Первичная бухгалтерская отчетность

Содержание

Первичная бухгалтерская отчетность

Вводная информация о первичной отчетности

Бухгалтерская отчетность организации невозможна без корректно заполненной первичной отчетности. Первичная бухгалтерская отчетность – это документы, письменно фиксирующие факты осуществления хозяйственной деятельности предприятия.

Порядок заполнения документов первичной бухгалтерской отчетности

Правила составления первичной бухгалтерской отчетности прописаны в ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ. Закон гласит, что имеющая юридическую силу первичная документация должна содержать:

  • наименование и дату составления документа
  • название организации и ее полные реквизиты
  • содержание факта хозяйственной деятельности
  • измерители хозяйственной операции в количественном и денежном эквиваленте
  • ФИО, должности и подписи лиц, ответственных за операцию

Перечень документов

Первичной бухгалтерской отчетностью являются приходные и расходные ордеры, накладные, платежные поручения, счета-фактуры, договоры, приказы руководства, расчетные документы и пр. Первичная бухгалтерская отчетность крайне важна. Опираясь на данные первичных документов, ведется бухгалтерский учет, готовится налоговая отчетность, заполняются промежуточные отчетности, по которым делаются выводы о прибыльности или убыточности бизнеса.

Внесение первичных документов в регистры бухгалтерского учета

Все первичные документы подлежат обязательной регистрации. Сведения об их составлении или получении сразу должны вноситься в регистры бухгалтерского учета. Хотя существует ряд общеобязательных требований к первичной бухгалтерской отчетности, необходимую форму бухгалтерского учета определяет руководитель или владелец организации исходя из собственных приоритетов и задач. При любом варианте ведения бухгалтерского учета первостепенное внимание уделяется точности и своевременности заполнения всех первичных документов. Именно к ним будут апеллировать сами бухгалтеры и проверяющие инстанции в спорных ситуациях.

Помощь в составлении первичной бухгалтерской отчетности

Составление первичной бухгалтерской отчетности требует профессиональных знаний и навыков. Участие стороннего специалиста может быть полезным как на начальной стадии создания бухгалтерии, так и для исправления ошибок в уже действующей схеме. Доверяя ведение первичного бухгалтерского учета компании «БАЛИОТ», Вы гарантированно защищаете себя от ошибок и проблем, которые они за собой влекут. Мы научим оформлению первичной документации «с нуля» или возьмем на себя эту кропотливую задачу в постоянном режиме. Вы можете оставить заявку на сайте или позвонить нам в офис по телефону +7(495)127-7398. Будем рады отказаться Вам полезными!

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Первичная документация в бухгалтерии

Но что должно произойти, чтобы на ксерокс потребовалось составлять первичный документ? Прежде всего, он мог прийти в негодность без возможности ремонта. А значит, после этого его должны были отправить на утиль. По причине своей бесполезности данный прибор перестал бы числиться за предприятием и подлежал списанию. Теперь мы видим, что появилось новое событие – списание, которое обычно отражает первичная документация в бухгалтерии.

Как видим, каждое событие, которое влияет на достоверность сведений об обязательствах, долгах или имуществе организации, носит название «хозяйственная операция» и оформляется первичным документом с последующей бухгалтерской проводкой по счетам.

Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011). Как правило, она необходима для налоговой инспекции, чтобы подтвердить расходы и корректность определения налогооблагаемой базы.

Каждый документ первичного учета формируется при совершении хозяйственных операций, письменно подтверждая этот факт. Список сопроводительных бумаг для какой-либо операции бывает разным и определяется типом сделки.

Чаще всего подобную документацию готовит бухгалтерия поставщика товаров или услуг. Важно обращать внимание на все бумаги, оформляемые при покупке. В отличие от поставщика вы платите деньги и несете расходы, поэтому все сделать по закону в ваших интересах.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии

В отчетном периоде 2019–2020 гг. примерный перечень первичной документации в бухгалтерии приводится ниже.

Товарная накладная используется при продаже товарно-материальных ценностей. Это документ, в котором отражается перечень отпускаемых ТМЦ. Он составляется в двух экземплярах и включает данные, которые в дальнейшем переносят в счет-фактуру. В накладной должны быть подписи обеих сторон сделки и печать (если это практикуется организацией).

Акт сдачи-приемки обычно составляется по факту окончания работ или предоставления услуг. Его цель – отразить, насколько результат соответствует заказу и условиям договора.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
  • Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
  • Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (как правило, это расчетно-платежные ведомости).

Предприятие должно оформлять документы, связанные с наличием объектов ОС. Исходя из того, какая операция отражается, по основным средствам предусмотрено ведение следующей первичной документации в бухгалтерии:

  • Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф. ОС-1)
  • Для объектов ОС в виде зданий и сооружений приемка или передача оформляется в соответствии с ф. ОС-1а.
  • Форма акта ОС-4 используется для списания объектов основных средств.
  • Инвентаризационная опись ИНВ-1 позволяет отразить результаты инвентаризации ОС.
  • Если имела место инвентаризация нематериальных активов, бухгалтерия делает опись на бланке ИНВ-1а.

Существует отдельный блок первичной документации, куда входят кассовые документы бухгалтерии. Это следующие формы бухучета 2018–2020 гг.:

  • Форма КО-1 – приходный кассовый ордер.
  • Форма КО-2 – расходный кассовый ордер.

К первичным формам бухгалтерии относятся:

  • платежное поручение;
  • акт взаимозачета;
  • авансовый отчет;
  • бухгалтерская справка.

Чуть ниже перечислена «первичка», которая сейчас используется в бухучете.

Первичная документация в бухгалтерии (список, актуальный для 2019 г.)

Сфера назначения

Список документов

Расчеты и платежи

Платежное поручение, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение

Табельный учет отработанного времени, расчет зарплаты персонала

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а), лицевой счет работника (ф. Т-54), записка-расчёт при увольнении (ф. Т-61), записка-расчёт о предоставлении отпускаф. Т-60), справка о средней зарплате за три месяца, акт приемки работ.

Расчеты с применением контрольно-кассовой техники (ККТ)

Акт о проверке наличных средств кассы (КМ-9), журнал учета вызовов технических специалистов (КМ-8), журнал кассира-операциониста (КМ-4), журнал регистрации показаний ККМ (КМ-5), акт о возврате денежных средств покупателю по неиспользованному чеку (КМ-3),акт о переводе показаний счетчиков ККТ на нули (КМ-1), акт о снятии показаний денежных счетчиков ККМ перед отправкой в ремонт и при возвращении в организацию (КМ-2).

Ремонтно-строительные работы

Общий журнал работ (КС-6), акт о приемке выполненных работ (КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3), журнал учета выполненных работ (КС-6а), акт о разборке временных сооружений (КС-9), акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения (КС-8), акт об оценке подлежащих сносу зданий (КС-10), акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (КС-18).

Торговые операции

Акт о приемке товаров, акт о списании товаров, журнал учета ТМЦ (МХ-2), книга учета выполненных работ (КС-6а), счет-фактура, расходно-приходная накладная – все, что относится к первичной документации бухгалтерии по проведению торговых операций, отражено в постановлении Госкомстата № 132 от 1998 года.

Автомобильный транспорт

Путевые листы для автотранспорта различных видов (легкового, грузового, специального, пассажирского), журнал учета путевых листов, товарно-транспортная накладная (ТТН).

Основные средства и нематериальные активы

Акты о приеме-передаче разных объектов (ОС или зданий), об их списании, о выявленных дефектах оборудования (ОС-16), карточка учета НМА (ф.НМА-1).

Товарно-материальные ценности и продукция

Книга учета ТМЦ, акты приема-передачи (МХ-1) или уценки ТМЦ (МХ-15), отчет экспедитора (МХ-21) – полный список бланков бухгалтерской отчетности утвержден Постановлением Госкомстата № 66 от 1999 года.

Инвентаризация 2019

Инвентаризационные описи: ТМЦ (ф. ИНВ-3), НМА (ф. ИНВ-1а), основных средств (ИНВ-1); акт о контрольной проверке проведения инвентаризации (ф. ИНВ-24) – все необходимые бланки перечислены в Постановлении № 88 Госкомстата России, утвержденного в 1998 году.

Все перечисленные виды первичной документации в бухгалтерии являются лишь частью утвержденных бланков, которые используют в бухгалтерской отчетности. Этот список можно продолжать в соответствии со спецификой работы каждой организации.

ВАЖНО! Назовем бланки, которые не имеют отношения к первичному учету и не входят в список 2019-2020, представленный выше.

  • Договор – это соглашение двух и более сторон, которое определяет правоотношения участников сделки, сроки и способы расчета, особые условия. Данные, указанные в договоре, используют в анализе расчетов с контрагентами, однако сам документ учетных функций не несет.
  • Счет – это важный документ, где обозначена сумма денег, которые приобретатель должен заплатить поставщику согласно договору. Счет может содержать добавочную информацию бухгалтерии по сделке – сроки поставок и оплаты, порядок зачисления денег и др. Иначе говоря, он дополняет договор.
  • Счет-фактура составляется по сделкам купли-продажи и содержит перечень и сумму товара, что важно для начисления налогов. На основании этого документа принимают к вычету входящий НДС, сумму которого указал поставщик (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Но при отсутствии другой бухгалтерской документации по сделке счета-фактура будет недостаточно для подтверждения расходов. Это разъяснено в письмах Минфина № 03-03-06/1/392 от 25.06.2007 и ФНС № 02-3-08/31 от 31.03.2006, в постановлении Арбитражного суда ВСО № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1 от 19.04.2006.

Нужно заметить, что перечисленные в перечне стандартизованные формы, по которым проводится учет первичной документации в бухгалтерии, не обязательно использовать в работе. По закону № 402-ФЗ с начала 2013-го такие банки можно создавать самостоятельно на уровне организации. Но в основном их также продолжают применять. Поэтому список унифицированных форм бухгалтерской «первички», который установлен Госкомстатом, остается актуальным и поныне.

Классификация первичной учетной документации в бухгалтерии

Поговорим о том, как группируются исходные документы бухучета. «Первичка», разработанная на предприятии, может быть и внутренней, и внешней. Если документ оформлен в самой компании и действует локально, его относят к внутренней бухгалтерской документации. Формы, полученные от другого адресата, или составленные в организации, но выданные посторонним лицам, считаются внешней «первичкой».

Есть три категории, по которым распределяется внутренняя первичная документация в бухгалтерии:

  • Распорядительная (локальные приказы и распоряжения, издаваемые для структурных единиц или работников).
  • Исполнительная (фиксирует хозяйственные операции предприятия).
  • Бухгалтерская (позволяет упорядочить и обобщить все данные, которые содержатся в двух предыдущих категориях).

После оформления определенного события первичным документом необходимо отразить его в регистрах бухгалтерии. Они-то и являются носителями структурированных данных. Там собираются и группируются все показатели и основания для сделок.

Учетные регистры могут быть различного формата:

  • книги;
  • карточки, напечатанные в виде таблиц;
  • свободные листы.

По назначению бухгалтерские регистры подразделяют на три группы:

  • Хронологические, где последовательно фиксируют события по мере их наступления.
  • Систематические, где все проведенные сделки группируют по счетам (к примеру, кассовая книга).
  • Комбинированные (синхронистические).

По внутреннему содержанию данных регистры бывают:

  • синтетическими (такими, как журнал-ордер);
  • аналитическими (к примеру, платежная ведомость);
  • комбинированными, объединяющими оба предыдущих вида.

Что должно быть в первичной документации в бухгалтерии

Любой субъект хозяйственной деятельности может разработать и утвердить свою первичную документацию, которая будет использоваться в бухгалтерском учете.

Сегодня законодатель не обязывает всех подряд использовать официально установленные формы «первички». Однако требования к их содержанию все же есть. В п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 перечислен список реквизитов, которые должны быть в каждом документе бухучета. А именно:

  • название;
  • дата оформления;
  • сведения о составителе (наименование организации, ИП);
  • суть хозяйственной операции, фиксируемой в этом документе;
  • финансовые и числовые показатели, измерители события (например, объем, количество, общая стоимость реализованной продукции);
  • данные о лицах, ответственных за оформление текущей операции, и их личные подписи.

Важно! Для того чтобы работа с первичной документацией в бухгалтерии велась по формам, разработанным самостоятельно, их нужно утвердить распорядительным актом предприятия.

Платежные и кассовые документы входят в категорию официально установленных шаблонов, структура которых неизменна. То есть ни приказом, ни другим локальным документом организация не вправе убирать оттуда строки и столбцы. Что касается неунифицированных форм, то коррективы в них разрешены, так же как и добавление (исключение) отдельных информационных блоков. При создании собственной бухгалтерской документации можно взять за основу типовой стандарт.

При комплексном внедрении «первички» список форм, как правило, перечисляют в специальном приложении к учетной политике организации. Но можно пойти другим путем и утвердить приказом каждый бланк. Текст этого приказа содержит преамбулу о введении в документооборот новых форм первичных документов, которые отныне будут создаваться по единому шаблону. Образцы бланков прилагаются к приказу в виде отдельных приложений и хранятся в бухгалтерии.

Если предприятие использует в работе унифицированные формы, установленные вышестоящими структурами, такие бланки локальным актом утверждать не нужно. Для констатации этого факта достаточно упомянуть в учетной политике, что некоторые операции проводятся по типовым шаблонам.

Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению

При оформлении бухгалтерской «первички» нужно не только вносить данные, которые предусматривает бланк. Есть установленные правила для заполнения бумаг такого плана. И если их не соблюдать, налоговая может предъявить претензии. Тогда придется переделать документ и заплатить приличный штраф, особенно при повторном нарушении.

Какие требования к первичной документации в бухгалтерии нужно выполнять, чтобы не прогневать ФНС:

  • Заполнять бланки без исправлений и ошибок (включая пунктуационные). Не делать опечаток в электронных формах.
  • Ручки можно выбирать любые. Главное, чтобы они не пачкали бумагу при письме. Помарки в бухгалтерской документации недопустимы.
  • Если намечается определенная хозяйственная операция, можно заполнить бланк заблаговременно. На худой конец (что очень нежелательно) можно заполнить «первичку» по факту операции.
  • Все расчетные данные, написанные цифрами, нужно дублировать прописью.
  • При отсутствии цифр в некоторых ячейках первичного документа там следует поставить прочерки. Пустые строки в учетных формах недопустимы.

Запомните одно: чем тщательней заполнена первичная документация, тем меньше неприятностей у предприятия.

Если возникла необходимость внести исправления в «первичку» бухгалтерии, то нужно понимать, что можно и чего нельзя делать. Для устранения ошибок допустимо следующее:

  • Зачеркнуть неправильную запись и рядом сделать правильную. Сделать сноску «исправленному верить», поставить дату и подпись исполнителя, который внес коррективы.
  • Сделать уточняющие записи. Это возможно, если общие итоги сделок были зафиксированы ранее, но по факту суммы оказались немного выше. В этой ситуации нужно перенести остатки в новый документ, чтобы учесть их в следующей отчетной форме.
  • Бухгалтерское сторнирование (контрстатья) – исправление ошибки с помощью отрицательных значений. Нужно указать неправильные цифры красной пастой, а рядом поставить верные.

Как мы работаем? Услуги. Первичный аудит. Договор.

Сколько лет хранится первичная документация в бухгалтерии

Учет бухгалтерской «первички» нужно организовать так, чтобы вся документация проходила внутреннюю регистрацию на предприятии. Это позволит исключить потерю бланков и отчетов. Ответственные лица – делопроизводитель или секретарь – регистрируют все поступающие документы в журнале входящей корреспонденции. Те формы, что создают внутри хозяйствующего субъекта, считают исходящими, независимо от места их дальнейшего хранения (будут ли они отправлены другому адресату либо останутся в своей организации).

Входящая первичная документация проходит несколько этапов обработки:

  • Получение корреспонденции.
  • Предварительная обработка.
  • Сортировка по виду и назначению документов.
  • Регистрация в журналах учета и штамповка документов с проставлением входящих номеров и даты поступления в организацию.
  • Визирование первым руководителем (директор просматривает полученную почту и пишет резолюцию на каждом бланке).
  • Передача документа на исполнение.

Чтобы документооборот в организации был эффективным, а бланки строго контролировались, следует разработать номенклатуру дел и утвердить график обращения бухгалтерской «первички». График предусматривает все ступени оформления бланков, начиная с регистрации и до отправления их в архив с указанием срока хранения. Здесь же перечислены лица, отвечающие за все этапы продвижения бумаг.

Срок хранения первичной документации в бухгалтерии после ее учета и исполнения – от 5 лет. Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 утвержден перечень типовых архивных документов, которые образовались в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения:

  • Распорядительные документы по основной деятельности должны находиться в бухгалтерии постоянно, по личному составу – 75 лет. Остальные приказы и распоряжения хранят 5 лет, если они связаны с решением административных проблем.
  • Бланки, отражающие проведение хозяйственных событий, должны храниться от 3 до 5 лет.

Важно! Статья 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» гласит, что первичная документация в бухгалтерии хранится не менее 5 лет после завершения отчетного периода. Налоговое право требует обеспечивать сохранность бухгалтерской «первички» от 4 лет и более.

Есть бланки, для которых предусмотрены специальные условия хранения первичной документации в бухгалтерии:

  • Документы по оприходованию активов, которые подлежат амортизации, запрещено сдавать в архив еще четыре года после списания данного имущества.
  • Если бухгалтерия оформила «первичку» во время появления убытка, который снизил налог на прибыль, такие документы следует хранить, пока последствия убыточности не перестанут влиять на налогооблагаемую базу.
  • Первичная документация, которая сопровождает операции с появлением дебиторской задолженности, хранится не менее 4 лет после признания невыплаченного долга безнадежным (если таковой имеется).

Срок хранения электронных документов бухгалтерии такой же, как у бумажных документов. Списание первичных бланков проводится на заседании специально созданной комиссии.

Что нужно знать каждому бухгалтеру про первичную документацию

Если первичная документация бухгалтерии будет содержаться в идеальном порядке, у предприятия не будет сложностей с налоговой инспекцией и проверяющими органами, появится возможность отстоять свои позиции в спорах с контрагентами.

Назовем важные моменты, которые должен знать работник бухгалтерии, работая с «первичкой».

  1. Первичная документация является единственным доказательством. Без нее невозможно подтвердить многие события (поставки, расходы, проведение или срыв сделок). Чаще всего вам не поможет даже суд, так как бывали случаи, когда истцы проигрывали дело или виновные уходили от ответственности из-за отсутствия документальных подтверждений ключевых этапов сделки.
  2. Не имея «первички», сложно доказать и оказание услуг, поскольку суд может вынести решение на основании экспертных заключений и сторонних документов. Если факт проведения работ имеет подтверждение, даже отсутствие подписанного акта не освободит заказчика от оплаты.
  3. Необходимо избегать ошибок при заполнении первичных документов. Однако мелкие недоработки допустимы. Самый плохой исход для бухгалтерии – отказ в возврате НДС из-за неправильности данных, внесенных в форму. При незначительных ошибках в оформлении отказа не последует. Критерии серьезности просчетов установлены ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» в части 2 (ФЗ-402 от 06.12.2011). Налоговые органы разъяснили это в письме ФНС № ГД-4-3/2104@ от 12.02.2015. При этом важно, чтобы доказательные данные подтверждали выполнение поставки и проведение оплаты за товар или услугу. К примеру, если в ТТН не упомянут договор или отсутствует вес груза, это считают недостатком, а не предлогом для отказа в НДС. Но если не указано название продукта или дата оформления документа, итоговая стоимость товара и остальные обязательные данные, суд вправе признать такую сделку недействительной.