Письмо об оплате задолженности, образец

Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.

При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.

Когда надо отправлять

Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:

  • невыполнение финансовых соглашений;
  • отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги полностью или частично;
  • игнорирование звонков, отказ от взаимодействия;
  • пренебрежение установленными в договоре сроками по внесению платежей.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 125 АПК РФ претензионный порядок урегулирования спора в настоящий момент для большинства исков является обязательным. То есть к исковому заявлению прикладывают подтверждение исполнения этой процедуры — копию письма, в котором содержится просьба оплатить счета в ближайшее время, в противном случае иск будет оставлен без движения по ст. 128 АПК РФ.

Функции

Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:

  • сохранение отношений;
  • решение денежных вопросов без участия судебных органов;
  • информирование контрагента о долге и его размере;
  • напоминание.

Как составить

При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:

  • наименование отправителя, основные реквизиты для идентификации: наименование, адрес, ИНН. Вариант: документ составляется на официальном бланке;
  • наименование адресата, адрес, фамилия, имя, отчество его руководителя;
  • название документа;
  • ссылка на основание взаимоотношений — конкретный договор с указанием реквизитов (дата, номер, предмет);
  • сумма долга и наименование и реквизиты документов, подтверждающих исполнение обязательства и долг;
  • предложение о перечислении средств или внесении их в кассу с указанием реквизитов (номер и иные данные счета);
  • упоминание о санкциях (неустойка, обращение в суд, увеличение расходов);
  • дата, подпись.

Образец

В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.

Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1

Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7

Исх. №9 от 12 мая 2020 года

По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.

Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).

Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:

Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.

В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.

Директор Сокол Д.Д.

Сроки реагирования

В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.

Оплата третьим лицом

В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.

В ситуации, когда один из участников сделки имеет опасение о том, что другой участник может не выполнить свою часть оговоренного, в частности оплатить задолженность, то составляется гарантийное письмо, в котором будет прописано, что должен будет сделать второй участник соглашения.

Гарантийное письмо об оплате – это вид делового письма, которое сможет подтвердить сроки и факт оплаты за полученный товар, оказанные услуги или выполненную работу.

Чаще всего такое письменное обязательство составляется тогда, когда один из участников получил или товар или услугу полностью, а другой участник со своей стороны вынужден задержать оплату.

Составление данного письма не является обязательным условием, но если все-таки его решили составить, то его нужно написать правильно.

Правила составления гарантийного письма об уплате задолженности

Такое письмо будет иметь стандартную письменную форму и составить его может как физическое, так и юридическое лицо.

Такая форма гарантийного письма об выплате обязательств в настоящее время очень часто применяется, особенно в таких сделках как купля-продажа имущества или для выполнения каких-либо услуг и так далее.

Основными пунктами, которые следует прописать в гарантийном письме, являются:

  • номер и число составления письма;
  • информацию, о том, кто получает данный письменныйбланк, то есть название соответствующей организации и фамилию, имя, отчество уполномоченному человеку, которому он адресован;
  • название письма: заголовок или названия соответствующего бланка можно не прописывать, можно вместо него прописать тему соответствующего бланка;
  • само содержание данного письменного извещения – гарантийное письмо можно начинать с просьбы, также здесь прописывают сроки, в которые будут произведена оплата, указываются банковские данные;
  • ставится личная подпись, прописывается должность, ставится также расшифровка подписи составителя соответствующего письма, а также ставится печать предприятия.

Гарантийное письмо будет иметь правовую силу только в том случае, если оно оформлено правильно и выполнены все условия.

Если какой-либо пункт не будет прописан в соответствующем письменном документе, то такой письменный документ не будет иметь юридическую силу.

Ниже расположен типовой бланк и образец гарантийного письма об оплате задолженности вариант которого можно скачать бесплатно.

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма требования об оплате задолженности .docСкачать образец письма требования об оплате задолженности .doc

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

  • Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
  • Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
  • Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
  • Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
  • Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  • Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  • Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  • Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  • Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  • Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.