План экспертной комиссии по архиву

Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

План работы экспертной комиссии

Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, «План работы экспертной комиссии по проверке состояния документационного обеспечения управления на 20… год».

Скачать пример общего плана можно здесь.

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее – по необходимости.

Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.

Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.

Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:

  • акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
  • акты о неисправимых повреждениях документов.

Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.

На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.

Протокол заседания ЭК

Каждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.

Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь.

Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.

Наш специалист поможет правильно поставить задачу, направление и подготовить перечень вопросов для исследования.

Правовая экспертиза проводится по желанию клиента на предмет выявления конкретного факта (нарушения), проверки отдельно взятых условий договора (права и обязанности сторон, порядок расчетов, ответственность сторон по договору и т.д.) и степени их детализации;

Определение количества и содержания иных документов, необходимых для подготовки документов (приложения, доверенности, акты и т.д.);

Определение юридических последствий подписания таких документов, так и на соответствие общим требованиям Федеральных законов, кодексов, а также нормам и правилам, утвержденным контролирующими органами, а также других законов и подзаконных актов, с целью выявления и предотвращения нарушений законодательства, которые могут быть допущены в процессе оформления и использования предоставляемых на экспертизу документов.

Для проведения экспертизы клиенту достаточно предоставить копии исследуемых документов и сформулировать перед специалистом задачу. Документ для экспертизы можно предоставить любым удобным для вас способом: лично, по почте либо в электронном виде по E-mail.

Специалист проводит проверку грамотности составления документа, оценивает его общую форму и содержание, определит вид документа (договор аренды, поставки, подряда, оказания услуг и т.д.), проверит соответствие документа установленным законом требованиям, с акцентом на Ваши требования и с учетом требований действующего законодательства;

Правовое исследование может быть проведено посредством устного заключения, когда специалист высказывает свое общее мнение и дает правовую оценку документу.

Такое заключение будет уместно в отношении не большого, отдельно взятого, одноразового документа, как то может быть доверенность, договор простой формы, акт и иные односложные документы.

Иная ситуация, когда требуется проведение правовой экспертизы комплекса документов, когда они касаются одного вопроса, либо необходимы для осуществления определенной операции или когда на экспертизу предоставляют смешанный договор, содержащий положения различных видов договоров (например: аренда оборудования плюс его поставка и работы по установке), в ситуации, когда цена договора очень высока. В этом случае рекомендуется составить письменное заключение, с подробным описанием всех правовых нарушений допущенных при подготовке данного документа, перечнем ошибок, изъянов и «подводных камней», выявление неблагоприятных для Вас условий проекта предлагаемого соглашения а также, получить от специалиста письменные рекомендации по устранению данных дефектов. Также изучив ряд судебных документов, проанализировав судебную практику, предложит различные пути правового решения комплекса имеющихся вопросов.

При проведении юридической экспертизы договоров аренды, поставки, подряда, оказания услуг, брачного договора, договора дарения квартиры, предварительный договор купли-продажи квартиры, коттеджа (аванс/задаток/предоплата), договора уступки прав (для новостройки), кредитного договора (ипотечного, потребительского, договора займа), и договоров других видов, и документов, имеющих отношение к недвижимости, ипотеке и кредитованию, семейному и гражданскому праву (договоры купли-продажи, дарения, ренты, приватизация, наследство), внесении изменений в договор, эксперт предложит внесение изменений в текст договора, составление протокола разногласий к договору, составление дополнительного соглашения к договору.

Непрофессиональная подготовка договоров и их оформление могут повлечь за собой следующие негативные последствия:

1. Договор может быть аннулирован (ст.166–181 ГК РФ);

2. Договор может получить статус не заключённого;

3. Договор может стать причиной неполучения ожидаемого результата;

4. Договор может стать причиной незапланированных налоговых расходов;

5. Неправильно заключённый договор может стать необходимостью для обращения в различные судебные инстанции.