Подготовка документов к последующему хранению и использованию

ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ 3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

.

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных доку­ментов — создание условий для их использования в справочной рабо­те учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного хране­ния;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для’ организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, ну­мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в де­лопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к пере­даче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводит­ся работниками службы делопроизводства. В зависимости от сро­ков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внут­ренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывать­ся следующие реквизиты: наименование учреждения и его непо­средственная подчиненность; наименование структурного подраз­деления, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел по­стоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения го­сударственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются черни­лами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соот­ветствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблю­дать следующие требования: название учреждения пишут полнос­тью с указанием подчиненности в именительном падеже или ука­зывают его официально принятое сокращенное наименование; за­головок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удоб­ства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вы­шестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделе­ние), на обложке дописывают название этого учреждения (струк­турного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответ­ствующего учреждения государственной архивной службы. В не­обходимых случаях (например, если заголовок на обложке не от­ражает содержания документов в деле) в него вносятся дополни­тельные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указы­ваться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, пос­ле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части до­кументов или к одному из них, то их пишут после описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле несколь­ких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное дати­рование дел зависит от всестороннего учета характера и вида до­кументов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (докла­ды, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, ме­сяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и пос­леднего протоколов или даты их утверждения (если они утвержда­ются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — ко­личество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверитель­ная надпись пишется разборчиво, с указанием должности состави­теля, даты составления и подписывается составителем с расшиф­ровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной над­писи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговремен­ного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван специ­фикой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степе­ней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по раз­новидностям документов, заголовки которых не раскрывают их кон­кретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систе­матизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их со­став и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учет­ным документом и основным видом научно-справочного стандар­та, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, ко­торые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят ко­решками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требова­нию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную за­веренную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе уч­реждения или в интересах отдельных граждан делают с разреше­ния руководства или должностных лиц, которым такое право пре­доставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается вы­давать документы для работы сотрудникам учреждения. При вы­даче документа на его место помещают лист-заместитель, на кото­ром указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. Пос­ле завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроиз­водства, несут ответственность заведующий канцелярией, секре­тарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каж­дой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений и ут­вержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив структурными подразделениями. Если в фор­мировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

.

1.1. Работы по рациональному размещению документов в хранилищах

Работы по рациональному размещению документов в хранилищах являются частью обеспечения сохранности документов архива (комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов1).

Они включают следующие виды деятельности:

— размещение на места хранения дел, коробок, связок, микрофильмов, микрофиш, описей, печатных изданий, подшивок газет;

— проверку правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования;

— перемещение дел из одного хранилища в другое;

— прием-передачу дел на постоянное хранение в хранилище;

— составление и систематизацию карточек для пофондового и постеллажного топографических указателей2.

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы – в хранилищах.

Документы в государственных и муниципальных архивах подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.

Обособленному хранению подлежат документы:

— секретные;

— уникальные;

— имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

— на нитрооснове;

— пораженные биологическими вредителями;

— переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу документов Архивного фонда Российской Федерации3.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяется государственным или муниципальным архивом самостоятельно, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. В каждом архиве, хранящем секретные документы, должна быть разработана соответствующая инструкция по работе с секретными документами, утвержденная директором архива.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных документов в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел или при частичном рассекречивании архивного фонда.

Уникальные документы (особо ценные докуменыт, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности)4 и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта – заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилищ документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельном электронном носителе: один из которых является основным, другой – рабочим. Виды цифровых носителей: жесткие диски, ленточные или оптические носители.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов следует размещать в разных хранилищах и, возможно, — на разных видах носителей5.

Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в нетермичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с физическими обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах или на полках закрытых стеллажей или шкафов.

Не допускается хранение физически обособленных материальных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах6.

Дела общего и обособленного хранения размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафа и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо7.

Для закрепления места хранения и оперативного поиска архивных документов необходимо составлять пофондовые и постелажные топографические указатели. Они составляются в карточной или листовой форме.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд. Карточки располагаются в порядке возрастания номеров архивных фондов.

Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж. Карточки располагаются по порядку возрастания номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Один экземпляр топографического указателя хранится у работника, ответственного за учет документов архива – второй в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном (электронном) режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографическим способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилам. Можно также использовать штампы или аналогичные средства.

Размещение фонда пользования

Фонд пользования (архива) – это совокупность копий архивных документов, предназначенных для использования вместо подлинников с целью предотвращения их износа8.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Они могут быть: — на бумажной основе; — на пленочной основе9.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе в одном архивохранилище, но на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке возрастания номеров фондов.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются отдельно от подлинных документов на бумажной основе в архивохранилищах с нормативными для них режимах хранения (температура (С): пленка – не выше +15 (черно-белые), — не выше +5 (цветные), относительная влажность воздуха, 40-45% .

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

Размещение учетных документов

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (их) за учет документов архива.

В состав основных (обязательных) документов архива входят:

— книга учета поступлений документов;

— список фондов;

— лист фонда;

— лист учета аудиовизуальных документов;

— опись дел, документов;

— реестр описей дел документов;

— инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

— паспорт архивохранилища;

— лист учета и описания уникального документа;

— список фондов, содержащих особо ценные документы;

— опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов;

— реестр описей особо ценных дел, документов;

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

— опись страхового фонда;

— дело фонда;

— лист-заверитель дела;

— внутренняя опись документов дела.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

— карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;

— книги учета документов, переданных в другие архивы;

— книги повидового учета документов и другие учетные документы, которые разрабатываются и ведутся архивом самостоятельно10.

Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища могут размещаться в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.

Ответственность за сохранность и использование учетных документов несут работники архива, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении (архивохранилище) и по архиву в целом. Данная функция должна быть прописана в должностной инструкции работника.

Первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (их) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале11.

1 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.

2 Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД. М. 2007. С. 32-33.

3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 31.

4Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российском Федерации». П. 6. Ст. 3.

5 Рекомендации по комплектованию, учета и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 28.

6 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 27-28.

7 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 33.

8 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.

9 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.

10 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 61-62.

11 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень).

В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации:

организационно-распорядительную и правовую деятельность;

планирование, финансирование, учет и отчетность;

кадровое обеспечение;

трудовые отношения;

материально-техническое обеспечение;

административно-хозяйственные вопросы;

социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и по видам. В нем не содержится конкретных наименований документов, а даются их обобщенные наименования.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.

Деятельность экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение (если сроки их хранения истекли) в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, способные определить значение и ценность информации, содержащейся в документах.

В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель службы документационного обеспечения управления организации и заведующий архивом организации (или ответственный за архив). Комиссию, как правило, возглавляет один из заместителей руководителя организации, курирующий деятельность делопроизводственной службы и архива.

В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Деятельность ЭК регламентируется положением, которое разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:

1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.

2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней дел со сроками хранения, номенклатур дел и т.п.);

3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:

● на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – описи дел постоянного хранения; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, документов с отметкой «ЭПК» в типовом перечне, документов до 1945 г. включительно);

● на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – сводную номенклатуру дел организации; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

● на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения) – предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных существующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

● на утверждение руководителя организации – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

● в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;

● запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

● заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;

● приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;

● не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с Правилами работы архивов организаций.

Уничтожение архивных документов

После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.

Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись (см. Приложение). К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.