Подшивка дел

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него. На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года). Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов. Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол. Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

  • дырокол;
  • ножницы;
  • файл сшивки;
  • нитки или тесьма;
  • игла;
  • шило;
  • клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты. Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

  • распечатать документ, упорядочить листы;
  • пробить дыроколом дыры;
  • продеть нить;
  • сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  • из файла сшивки вырезать лист;
  • приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  • заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

  • сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  • сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • заново вдеть иглу в отверстие №1;
  • завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  • приклеить лист прошивки;
  • заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

  • проделывание дырочек;
  • вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
  • вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
  • далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
  • после иглу отправляют в 3 дырку справа;
  • затем переходят на крайних левый прокол;
  • возвращаются к 3 отверстию;
  • выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

  • прошито, пронумеровано;
  • количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
  • инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Требования к оформлению прошитых документов

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые. Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам. Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций. Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия. Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

  • используются арабские цифры;
  • числа располагают по возрастанию;
  • место проставления: правый верхний угол;
  • нельзя, чтобы число заходило за край листа;
  • приложения также подлежат нумерации;
  • тип нумерации для приложения: сквозной;
  • при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
  • каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
  • при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Подпишитесь на наши Социальные сети

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились <*>.

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет <*>. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации <*>.

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается <*>.

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством <*>. Например, дело «Приказы по личному составу за 2017 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2019, но не позднее 31.12.2019.

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>:

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо <*>:

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте <*>.

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила <*>:

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) <*>.

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела <*>:

— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов <*>;

— личные;

— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела <*>.

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела <*>.

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела <*>.

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью <*>:

— количество пронумерованных листов;

— количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» <*>;

— наличие литерных и пропущенных номеров листов;

— номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле <*>.

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело <*>.

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что <*>:

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

На заметку
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома <*>.

Шаг 3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года <*>.

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела <*>:

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК <*>.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила <*>:

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

— из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;

— года, за который дела включаются в опись.

Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» <*>.

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2019 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить <*>:

— соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

— правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

— нумерацию листов дела;

— наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

— наличие и правильность оформления заверительной надписи.

На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации <*>;

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 91 Правил работы архивов).

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров <*>.

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Как сшить уголовное дело — Методика оформления уголовного дела, т.е. сама последовательность документов… — 22 ответа

В разделе Уголовное право на вопрос Методика оформления уголовного дела, т.е. сама последовательность документов… заданный автором Добрососедство лучший ответ это официального стандарта нет. А с остальными авторами позвольте не согласиться. Уголовное дело формируется изначально: 1) оглавление (нумерация документов с указанием л. д. подшивается первым, но прежде чем составить оглавление необходимо сформировать дело) 2) правильно сказано постановление о возбуждении уголовного дела. А вот далее применяются 2 основных вида формирования дела: Первый. строгая хронология документов. Второй блочно-хронологический. Т. е. блок процессульных документов по датам (постановление ВУД, продление сроков, принятие дела к производству и т. п. ) следующий блок — документы доследственной проверки (заявление, протокол ОМП, и т. д. ) и проведенных осмотров, обысков, выемок и т. п. третий блок — обвиняемый (задержание, допрос подозреваемого, обвиняемого, следственный эксперимент и т. п. ) четвертый блок — терпила, пятый — свидетели, шестой экспертизы и все с ними связанное, седьмой — характеризиющий материал и последний блок — 215-217 УПК Внутри блоков все по хронологии. Принцип формирования дела определяется начальником или прокурором )) Чем бы дитя не тешилось — сошью как скажут )) Ну и последние и главное в формирование дела — корки (обложка) и профессиональное сшивание на станке черными нитками. Вот в военной прокуратуре (СК) жесть там вообще если корки сшиты не кирпичиком тебе ентим делом по башке и настучат . Не важно что внутри и как расследовал — главное штабную культуру соблюсти . Жесть ))

Ответ от 22 ответа

Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Методика оформления уголовного дела, т.е. сама последовательность документов…

Ответ от Опороситься
Основной материал оформляется в деж. сутки. А так сперва идет опись документов, потом постановление о возбуждении, потом все остальное. Конкретизируй, что табе важно

Ответ от
первое всегда постановление о возбуждении уголовного дела, потом все документы по датам. Когда практику будете проходить, макет дела сделаете, там все будет. А конкретного документа, регалментирующего последовательность документов в деле нет, чисто календарно.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы необходимо сшивать?

<!–

p, blockquote

3,0,0,0,0–>

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

<!–

p, blockquote

4,0,0,0,0–>

Подлежат прошивке следующие виды документации:

<!–

p, blockquote

5,0,0,0,0–>

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

<!–adsp-pro-1–> <!–

p, blockquote

6,0,0,0,0–>

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

<!–

p, blockquote

7,0,0,0,0–>

<!–

h2

2,0,0,0,0–>

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Коллективный договор — локальный норма­тивный правовой акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работниками (ст. 361 Трудового кодекса РБ (далее — ТК)).

Универсальные нормы, регулирующие отно­шения работника и работодателя, закреплены в положениях ТК. А вот правила игры, характерные для определенной отрасли, организации, пред­приятия, должны указываться именно в коллек­тивном договоре. Получается, что содержание этого документа шире, он защищает работника в большей степени, дает ему больше возможно­стей. Коллективный договор — объемный документ, который затрагивает и оплату труда, охрану тру­да, регулирование рабочего времени и отдыха, а также социальные льготы и гарантии.

В данной статье рассмотрим, что такое кол­лективный договор, определим основные функ­ции, принципы, значение этого документа и научимся его составлять при помощи алгоритма пошаговых действий.

Функции коллективного договора

Прежде всего рассмотрим основные функ­ции коллективного договора.

Защитная функция коллективного договора заключается в том, чтобы защитить интересы ра­ботников, так как в трудовых отношениях рабо­тодатель является экономически более сильной стороной (например, в коллективном договоре можно предусмотреть меры по сохранению ра­бочих мест на случай механизации или автома­тизации производства).

Упрощению трудовых договоров, оптимиза­ции расчетов затрат на оплату труда способству­ет оптимизирующая функция.

Регулирующая функция коллективного дого­вора позволяет избежать открытых конфликтов между работниками и работодателем. Пока до­говор остается в силе, он регулирует трудовые отношения и помогает разрешить все вопросы, возникающие у сторон.

С точки зрения эффективного управления коллективный договор выполняет в организации еще целый ряд важных функций, в числе кото­рых нормативно-регулирующая (создание сво­да правил и норм организации), интегративная (снижение уровня конфликтности, объединение коллектива) и коммуникативная (расширение информационного обмена в организации и взаимо­понимания между менеджерами и работни­ками).

В процессе работы над проектом коллектив­ного договора у руководителя появляется воз­можность составить максимально точное пред­ставление о реальных интересах и потребностях работников. Заключение коллективного догово­ра помогает наладить партнерские отношения работодателя с профсоюзом.

Принципы заключения коллективного договора

Заключение коллективного договора базиру­ется на определенных принципах. Среди них:

соблюдение законодательства. В основе этого принципа лежит выполнение всех законо­дательных норм, действующих в сфере коллек­тивных трудовых отношений;

полномочность представителей сторон. Поскольку полномочие — это право, предостав­ленное кому-либо на осуществление какой-либо деятельности, то стороны, ведущие коллектив­ные переговоры, должны наделять своих представителей полномочиями, необходимыми для ведения переговоров и подписания соответству­ющих документов;

равноправие сторон. Этот принцип пред­определяет степень эффективности взаимодей­ствия сторон коллективных трудовых отношений. Партнеры могут договариваться и принимать взвешенные, взаимовыгодные решения только в том случае, если они наделены равными правами;

добровольность принятия обязательств, что означает свободу выбора условий, составляю­щих содержание коллективного договора. При ведении договорного процесса стороны должны быть свободны в выборе вопросов, входящих в сферу труда;

реальность обеспечения принимаемых обязательств. Коллективные договоры не долж­ны заключаться формально и включать в себя невыполнимые обязательства, поэтому необ­ходимо учитывать реальные возможности сторон;
систематичность контроля и неотврати­мость ответственности. Формы контроля могут быть разными: как проверка выполнения отдель­ных конкретных обязательств сторон, так и со­держание договора в целом. При осуществлении контроля стороны обязаны представлять всю не­обходимую для этого информацию.

Значение коллективного договора

Коллективный договор устанавливает права и гарантии, улучшающие положение работников по сравнению с законодательством. В ситуации, существующей на рынке труда, большинство ра­ботников не могут в одиночку существенно из­менить условия труда. В то же время это может сделать профсоюз в процессе коллективных пе­реговоров.

Необходимость заключения коллективных договоров признана в большинстве стран с ры­ночной экономикой. Статус коллективных дого­воров в развитых странах чрезвычайно высок: они являются важным, а зачастую главным ис­точником трудового права.

Из тех вопросов, которые содержит коллек­тивный договор, очевидно, что это документ, ко­торый сотрудники кадровой службы используют в своей каждодневной работе. Вопросы трудо­вых договоров, социального страхования, тру­дового распорядка или предоставления отпусков — все это вопросы регулирования трудовых отно­шений, которые находятся в ведении кадровой службы.

Перечень вопросов, которые может содержать коллективный договор

Содержание коллективного договора опре­деляется сторонами в соответствии с генераль­ным, тарифным и местным соглашениями (при их наличии) в пределах их компетенции, а также в соответствии с ТК.

Коллективный договор может содержать по­ложения:

об организации труда и повышении эф­фективности производства;

нормировании, формах, системах оплаты труда, иных видах доходов работников;

размерах тарифных ставок (окладов), до­плат и надбавок к ним;

продолжительности рабочего времени и времени отдыха;

создании здоровых и безопасных условий труда, улучшении охраны здоровья, гарантиях государственного социального страхования ра­ботников и их семей, охране окружающей среды;

заключении и расторжении трудовых до­говоров;

обеспечении занятости, подготовке, повы­шении квалификации, переподготовке, трудоуст­ройстве высвобождаемых работников;

регулировании внутреннего трудового распорядка и дисциплины труда;

строительстве, содержании и распределе­нии жилья, объектов социально-культурного на­значения;

организации санаторно-курортного лече­ния и отдыха работников и членов их семей;

предоставлении дополнительных гаран­тий многодетным и неполным семьям, а также семьям, воспитывающим детей-инвалидов;

улучшении условий жизни ветеранов, ин­валидов и пенсионеров, работающих или рабо­тавших у нанимателя;

создании условий для повышения куль­турного уровня и физического совершенствова­ния работников;

минимуме необходимых работ (услуг), обеспечиваемых при проведении забастовки;

ответственности сторон за невыполне­ние коллективного договора;

гарантиях социально-экономических прав работников при разгосударствлении и при­ватизации;

ответственности нанимателя за вред, причиненный жизни и здоровью работника;

других трудовых и социально-экономи­ческих условиях.

Этот перечень не является обязательным, он лишь дает представление о том, какие проблемы могут быть предметом обсуждения при заклю­чении коллективного договора. Он также не яв­ляется исчерпывающим, так как стороны могут определить другие актуальные в данной органи­зации вопросы организации трудовой деятель­ности и охраны трудовых прав.

Алгоритм пошаговых действий заключения коллективного договора

Представим последовательность действий по заключению коллективного договора в виде алгоритма пошаговых действий.

ШАГ 1 . Представители работников и ра­ботодатель могут проявить инициативу по прове­дению переговоров и заключению коллективного договора. Традиционно инициирует заключение договора профсоюз, однако с таким предложени­ем вполне может выступить и работодатель. За­ключению коллективного договора, как правило, предшествуют коллективные переговоры.

Именно на этом этапе происходит принятие решения о необходимости заключения коллектив­ного договора и направление письменного уве­домления другой стороне о начале коллективных переговоров.

Каждая сторона коллективных трудовых от­ношений имеет право направить другой стороне письменное требование о проведении коллектив­ных переговоров по заключению, изменению или дополнению коллективного договора, соглашения, которые другая сторона обязана начать в 7-днев­ный срок. Эта норма содержится в части первой ст. 357 ТК. Коллективные переговоры могут быть начаты в иной срок по соглашению сторон.

Стороны не вправе уклониться от ведения коллективных переговоров или прекратить их в одностороннем порядке.

ШАГ 2 . Создание комиссии для ведения коллективных переговоров из уполномоченных представителей сторон.

Комиссия образуется на паритетной (равной) основе, что означает одинаковое количество представителей от каждой из сторон.

Состав комиссии, сроки и место проведения коллективных переговоров определяются сторо­нами коллективных трудовых отношений.

Руководителем организации издается приказ, определяющий представителей от нанимателя. Одновременно с приказом по этому же вопросу принимается решение представительного органа работников (например, на заседании профкома). Возможен вариант издания единого решения сто­рон путем издания нанимателем приказа, согла­сованного с профсоюзом. Здесь же определяются порядок и сроки разработки проекта коллектив­ного договора, а также его заключения.

Как показывает практика, коллективные пе­реговоры эффективны и результативны только тогда, когда полно и качественно проведена под­готовка к ним.

До начала переговоров стороны подбирают и анализируют законодательные акты, норма­тивные правовые документы, в т.ч. генеральное, тарифные и местные соглашения; анализируют результаты финансово-хозяйственной деятель­ности нанимателя, перспективы его развития; критически оценивают позитивные и негатив­ные стороны предыдущего коллективного дого­вора, а также коллективно-договорную практику прошлых лет в отрасли; организуют сбор предло­жений всех работников в проект коллективного договора; всесторонне и полно оценивают эти предложения, например, путем разделения их на «самые значимые и принципиальные», которые будут на переговорах отстаиваться до конца, и на «компромиссные», по которым можно уступить.

Наниматели (их объединения), соответствую­щие органы государственного управления обяза­ны представлять информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров. За непред­ставление лицом, уполномоченным в соответ­ствии с законодательством представлять нани­мателя, информации, необходимой для ведения коллективных переговоров, предусмотрена адми­нистративная ответственность в виде наложения штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст. 9.18 Кодекса Республики Беларусь об адми­нистративных правонарушениях).

С другой стороны, представители сторон кол­лективных переговоров, разглашающие сведения, являющиеся государственной или коммерческой тайной, несут ответственность согласно законо­дательству.

ШАГ 3. Обсуждение комиссией проекта коллективного договора.

Проект коллективного договора может быть подготовлен любой из сторон. Если свой проект предлагает каждая из сторон, комиссия опреде­ляет, какой из них принять за основу. Одновре­менно с обсуждением текста проекта комиссия рассматривает предложения, поступающие от ра­ботников по включению в коллективный договор дополнительных льгот и гарантий.

На каждом заседании комиссии должен вес­тись протокол.

Решение комиссии по обсуждаемым вопро­сам принимается на основе взаимного согласия сторон. Это означает, что за принятие какого- либо решения должно проголосовать большинство представителей от каждой из сторон (со стороны нанимателя и со стороны профсоюза).

Если комиссия так и не смогла принять со­гласованное решение по какому-либо пункту, то составляется протокол разногласий, который вместе с проектом уже согласованного комисси­ей коллективного договора выносится на собра­ние (конференцию) работников. По результатам принятого на собрании решения стороны могут подписать коллективный договор как в целом, так и по согласованным позициям. Неурегулирован­ные разногласия могут стать по решению того же собрания предметом дальнейших переговоров или предметом коллективного трудового спора.

ШАГ 4. Обсуждение разработанного ко­миссией проекта коллективного договора с ра­ботниками в структурных подразделениях орга­низации и последующая его доработка с учетом поступивших от работников замечаний и предло­жений.

Обсуждение проекта договора работниками осуществляется в порядке и сроки, определенные сторонами. При этом проект коллективного до­говора может быть размещен на стендах, опуб­ликован в газете или иным способом доведен до сведения работников.

ШАГ 5 . Утверждение проекта коллектив­ного договора на общем собрании (либо конфе­ренции) работников организации и подписание его уполномоченными представителями сторон.

От имени нанимателя коллективный договор подписывает руководитель организации, от име­ни работников, как правило, руководитель пред­ставительного органа работников, т.е. соответ­ствующего профсоюза.

ШАГ 6. Регистрация коллективного дого­вора в местном исполнительно-распорядитель­ном органе.

Требование о регистрации подписанного кол­лективного договора установлено ст. 370 ТК. Вве­дение обязательной регистрации коллективно­го договора означает, что без выполнения этого требования он не будет иметь юридической силы и не будет отражать действительных отношений между сторонами. Не зарегистрированный в ус­тановленном порядке коллективный договор не может являться источником доказательств в слу­чае коллективного или индивидуального трудово­го спора.

Порядок регистрации коллективного догово­ра предусмотрен ст. 371 ТК.

Для регистрации коллективного договора на­ниматель представляет в регистрирующий орган следующие документы:

заявление в письменной форме с просьбой о регистрации с указанием: юридического ад­реса, фамилии, имени, отчества (полностью), контактного телефона представителей сторон, подписавших изменения и дополнения в коллек­тивный договор, даты подписания, отрасли (по основному виду деятельности), формы собствен­ности, общей численности работников организа­ции, в т.ч. профсоюзной организации, наимено­вание вышестоящего профсоюзного органа;

подписанный сторонами коллективный до­говор в количестве, соответствующем числу сто­рон коллективного договора, плюс один экземп­ляр для регистрирующего органа (при этом сто­ронами должна быть подписана каждая страница коллективного договора);

копии документов, подтверждающих полно­мочия сторон на подписание коллективного до­говора.

Все необходимые для регистрации документы направляются в регистрирующий орган в течение одного месяца со дня заключения коллективного договора.

Регистрирующий орган не позднее 2 недель с момента подачи заявления делает соответствую­щую запись в специальном журнале и на первой странице представленного коллективного догово­ра ставит штамп о регистрации.

Регистрирующие органы могут отказать в ре­гистрации коллективного договора только в том случае, если не все указанные документы пред­ставлены или если представленные документы не оформлены надлежащим образом. Отказ в регист­рации может быть обжалован в вышестоящий ор­ган, а в случае его отказа — в суд.

Порядок внесения изменений и дополнений в коллективный договор

Порядок внесения изменений и дополнений в коллективный договор аналогичен порядку, ус­тановленному для заключения коллективного до­говора, включая регистрацию внесенных в коллек — тивный договор изменений и дополнений в мест­ном исполнительно-распорядительном органе.