Покупка товара у физического лица

Бывает, что необходимый для бизнеса товар проще или дешевле приобрести у частного лица, а не организации или другого ИП.

Можно ли это делать и если да, то как оформить, ведь физлицо не может выдать ни накладную, ни чек?

Покупка товара у физического лица юридическим лицом или предпринимателем не запрещена.

Нужно ли для этого составлять договор – стороны решают сами, такой обязанности нет, но с договором всегда надежнее и меньше проблем.

Расплатиться с продавцом можно как перечислением на его лицевой счет в банке, так и наличными.

При этом ограничений по сумме наличных расчетов нет, ведь по закону расплачиваться с «физиками» живыми деньгами можно в любом размере.

Какие документы оформлять при покупке у физлица

Прием-передачу товара нужно оформить актом в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Можно для этого использовать стандартные формы:

  • акт приема-передачи имущества;
  • закупочный акт по форме ОП-5;
  • акт СП-40, если приобретаются животные;
  • приемо-сдаточный акт, если приобретается металлолом.

База бланков сервиса «Мое дело» содержит формы документов на все случаи жизни. Чтобы воспользоваться базой, достаточно зарегистрироваться.

Допускается и применение самостоятельно разработанной формы акта.

В этом случае нужно проследить, чтобы в форме присутствовали обязательные для первичных документов реквизиты.

Они перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.:

  • наименование документа;
  • дата;
  • название организации;

Если компания или индивидуальный предприниматель приобретают какие-либо товары у физического лица, составляется договор купли-продажи, а также закупочный акт. Образец этого документа, готовый вариант заполнения и правила по его составлению – все это подробно рассмотрено в статье.

Пустой бланк закупочного акта (word)

Образец заполнения акта закупки у физического лица (word)

Основное назначение

Каждая компания (и индивидуальный предприниматель) вправе приобретать товары не только у юридических лиц (или других ИП), но и у частных граждан. Эти товары могут использоваться в дальнейшем по любому назначению:

  • перепродажа с целью извлечения прибыли от разницы в цене;
  • хранение в течение определенного срока с целью дальнейшей реализации;
  • непосредственное использование в производстве в качестве исходного сырья (например, приобретение пищевых продуктов для изготовления других продуктов).

В любом случае у граждан могут приобрести товар:

  • коммерческие предприятия (ООО, ПАО и другие);
  • индивидуальные предприниматели;
  • некоммерческие компании для своих нужд (например, благотворительные, образовательные организации, религиозные и общественные объединения и другие).

При этом они должны быть надлежащего качества, что подтверждается соответствующими документами (например, ветеринарным свидетельством на мясо).

Покупка представляет собой обычную сделку купли-продажи, поэтому составляется соответствующий договор. Стороны могут осуществить сделку разово или периодически, в течение определенного времени. К договору купли-продажи в обязательном порядке составляется так называемый закупочный акт, который подтверждает сразу несколько фактов:

  1. Факт заключения сделки купли-продажи подробным описанием товара – название, количество, сумма по каждой позиции и итоговая сумма сделки.
  2. Факт передачи изделия от продавца (частного лица) покупателю (юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю).
  3. Факт отсутствия претензий к качеству и количеству (комплектации) продукции покупателя по отношению к продавцу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку закупочный акт свидетельствует о фактически совершенной сделке, он составляется и подписывается только в момент передачи продукции, а не в предварительном порядке.

Инструкция по заполнению документа

Составить документ самостоятельно или заполнить готовую форму достаточно просто. Важно внимательно вписать все данные синей или черной ручкой (допускается и составление печатного варианта). В акте по форме № ОП-5 содержатся такие сведения:

  1. Краткое название компании (например. ООО «Смарткон»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Название структурного подразделения (например, склад или отдел сбыта), если таковое есть.
  4. ИНН компании и ее вид деятельности в соответствии с системой ОКДП.
  5. Виза «Утверждаю», которая прописывается генеральным директором (или другим уполномоченным лицом – например, его заместителем): дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
  6. Номер и дата. Нумерацию можно использовать сквозную, по календарным годам. Допускается и применение другой системы – на усмотрение руководства компании.
  7. Далее указывается место закупки – адрес прописывается с точностью до названия населенного пункта. Употребляются общепринятые сокращения: д. – деревня, г. – город и т.п.: например, Омская область, Омский район, д. Путинцево.
  8. Далее прописываются ФИО и контактные данные сторон:
  • ответственный по закупкам (например, менеджер отдела снабжения) – фамилия, имя, отчество полностью;
  • ФИО продавца – частного лица (также полностью).
  1. Далее в табличном виде прописывают наименования сельскохозяйственных продуктов, которые были приобретены:
  • названия;
  • коды;
  • название единицы измерения и ее код в соответствии с ОКЕИ;
  • количество каждого товара и его цена с точностью до копейки (в случае целых чисел указывается «00» копеек);
  • общая сумма;
  • суммарная стоимость всех изделий.
  1. Итоговая сумма указывается отдельной строкой прописью, копейки прописываются цифрами – например, «00» коп.
  2. Далее указывают все данные паспорта гражданина, у которого были приобретены продукты: серия, номер и другие. Прописывается также адрес по прописке.
  3. Затем указывают данные свидетельства о регистрации ИП. Если покупки производит юридическое лицо, эти строки остаются незаполненными.
  4. В завершающей части необходимо указать данные о справке, которая подтверждает наличие у продавца личного подсобного хозяйства (кем, когда выдана, на чье имя).
  5. Сумма подоходного налог (в размере 13% от общей стоимости покупки).
  6. В самом конце указывают отметки:
  • о получении денег продавцом (подпись, расшифровка подписи);
  • о получении продуктов покупателем (подпись и расшифровка подписи ответственного лица).

Бланк и образец акта 2020

Каждая компания или индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно решить, какую форму удобнее использовать:

  1. Существует унифицированная форма № ОП-5, которая до недавнего времени применялась повсеместно в качестве единого варианта.
  2. Также можно самостоятельно разработать образец, с учетом конкретных особенностей процесса закупки.

Далее приводится пустой бланк единой формы – его можно использовать в качестве образца при составлении собственного варианта акта закупки.

А вот готовый образец:

Что касается собственной формы, то при ее разработке следует учесть, что документ должен содержать минимально такие сведения:

  • сумма закупки;
  • подпись, расшифровка подписи руководителя предприятия;
  • дата составления;
  • кто ответственен за сделку (фамилия, имя, отчество полностью и название должности);
  • сведения о продавце (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН);
  • какие товары (продукты) были приобретены – в табличном виде (название, количество, сумма по каждой позиции и общая стоимость сделки);
  • итоговая сумма прописью;
  • подпись продавца о том, что деньги были получены в полном объеме;
  • подпись покупателя о том, что изделия надлежащего качества были получены в полном объеме.

За основу можно взять следующий бланк:

А вот готовый образец, который также можно использовать в качестве одного из собственных вариантов.

Документ всегда составляется в 2 оригинальных экземплярах – один остается у продавца, другой – у покупателя. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу и могут использоваться в качестве основного или дополнительного доказательства в судебных разбирательствах. Использование печати необязательно – если компания не применяет оттиски в своей работе, то на нем достаточно поставить только подпись.

Порядок покупки у физических лиц

Покупателю следует понимать и общий порядок сделок. Расчет происходит непосредственно в момент передачи, причем возможны два варианта:

  1. Наличный расчет – деньги передаются из кассы предприятия или же сотрудник покупает товар за свой счет и составляет авансовый отчет, за который потом получает компенсацию в полном объеме. При этом крайне важно указать в нем, что расчет был произведен полностью, у продавца претензий нет.
  2. В случае безналичного расчета образец документа не меняется, однако ставится пометка о том, на какой счет и в какие сроки должны быть переведены денежные средства.

При этом компания должна донести до продавца, что он сам обязан уплатить НДФЛ, т.е. задекларировать свои доходы в местной налоговой инспекции, поскольку компания, приобретающая товар, не несет никакой ответственности за эту операцию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В отличие от расчетов между юридическими лицами, а также между индивидуальными предпринимателями, в случае покупки изделий у частного лица никаких ограничений на операцию нет.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

А. Снежковский, консультант по бухгалтерскому и налоговому учету

группы компаний по внедрению и сопровождению ПО » К2.Бюджет», САР, DipIFR

КАК ОФОРМИТЬ ПОКУПКУ ТОВАРА У ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА?

Компания на общеустановленном режиме налогообложения, закупила у физического лица товар на сумму 10 000 000 тенге. Возможна ли такая операция, какими документами она должна быть оформлена, и может ли физическое лицо реализовать товар на такую сумму, не образовав ИП?

На основании статьи 406 Гражданского кодекса по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать имущество (товар) в собственность, хозяйственное ведение или оперативное управление другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять это имущество (товар) и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов. Формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком РК в соответствии с законодательством РК.

Приказом министра финансов РК утверждена форма З-2 Накладная на отпуск запасов на сторону, которая должна быть подписана сторонами сделки

Согласно статье 19 Гражданского кодекса обязательной государственной регистрации подлежат индивидуальные предприниматели, которые отвечают одному из следующих условий:

а. используют труд наемных работников на постоянной основе;

б. имеют от предпринимательской деятельности СГД, исчисленный в соответствии с налоговым законодательством, в размере, превышающем необлагаемый налогом размер СГД, установленный для физических лиц законодательными актами РК, за исключением лиц, указанных в пункте 4-1 настоящей статьи. Деятельность перечисленных ИП без государственной регистрации запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Налоговым кодексом.

Согласно пункту 4-1 настоящей статьи физическое лицо, не использующее труд работников на постоянной основе, вправе не регистрироваться в качестве ИП при получении установленных налоговым законодательством РК доходов, облагаемых у источника выплаты.

Статья 168 Налогового кодекса раскрывает понятие дохода физического лица от налогового агента, облагаемого у источника выплаты, с учетом корректировок, предусмотренных статьей 156 настоящего Кодекса. Если иное не установлено настоящей статьей, доходом физического лица от налогового агента, подлежащим налогообложению, являются, в том числе и доход физического лица по заключенным с налоговым агентом в соответствии с законодательством РК договорам ГПХ, а также выплаты физическим лицам. Согласно статье 169 Налогового кодекса сумма ИПН исчисляется путем применения ставки, установленной пунктом 1 статьи 158 настоящего Кодекса (для 2014 года эта ставка составляет 10%), к сумме дохода физического лица от налоговых агентов, облагаемого у источника выплаты, определяемого в соответствии со статьей 168 настоящего Кодекса.

Таким образом, ТОО заключает с ним договор купли-продажи, подписывает накладную, удерживает ИПН у источника выплаты, тогда физическому лицу регистрироваться в качестве ИП не надо (при условии, что нет наемных работников).

Отразить данную операцию можно следующим образом:

Дебет-2410 ОС/1330 Товар;

Кредит-3390 — Прочая кредиторская задолженность/Частное лицо

Исчисление ИПН:

Дебет-3390 — Прочая кредиторская задолженность/Частное лицо

Кредит-3120 -ИПН;

Произведена выплата за приобретение:

Дебет-3390 — Прочая кредиторская задолженность/Частное лицо;

Кредит-1010,1030 — Деньги.

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

  1. Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

  1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.
  1. В течение трех рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — .

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Пример 1

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

См. также: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Пример 2

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

  • Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
  • Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

  • Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
  • Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

  1. Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
  2. Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
  3. Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.