Порядок хранения и уничтожения документов

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Скачайте полезные документы:

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документовПубликуйте, чтобы определить, какие документы можно уничтожитьБланк акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюЧтобы создать перечень документов, которые надо уничтожитьЗаполненный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюИспользуйте как образецАкт об уничтожении документов с истекшим сроком храненияСоставляйте после того, как подготовили документы к уничтожению

Для чего и когда нужно уничтожать документы

В процессе деятельности предприятия образуется много бумаг. Документами подтверждаются все аспекты деятельности компании: финансовой, административной, организационной, кадровой.

Для каждого вида документов установлены сроки хранения. Например, сроки хранения финансовых документов и документов первичного бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ, законом «О бухгалтерском учете». Для основной части деловых бумаг, составляющих документооборот предприятия, сроки хранения устанавливают согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

Памятка: сроки хранения архивных документов

По окончании календарного года и по мере утраты актуальности документы формируют в дела и с текущего хранения передают на архивное хранение. Все деловые бумаги, как находящиеся на текущем, так и на архивном хранении в организации можно разбить на три группы:

  • не подлежащие хранению;
  • временного хранения;
  • постоянного хранения.

Уничтожение бумажных документов, отнесенных к категории постоянного хранения, невозможно. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за сохранность таких бумаг. В организации они хранятся в специально оборудованных помещениях, чтобы исключить порчу или утрату. Если предприятие ликвидируют, дела с документами постоянного хранения передают в муниципальные архивы.

А вот бумаги, которые не подлежат хранению или имеют ограниченные сроки хранения, необходимо периодически уничтожать.

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от журнала «Справочник секретаря»

Обратите внимание! После того, как работник уволился, организация хранит только те документы по личному составу, которые были созданы в период трудоустройства. Все личные документы уволенного сотрудника подлежат унижтожению.

Порядок уничтожения документов, срок хранения которых истек, одинаков для всех организаций независимо от формы собственности. Он установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях(утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Ежегодно, в начале нового календарного года специально созданная приказом руководителя комиссия проводит экспертизу ценности документов с истекшим сроком хранения.

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Комиссия проводит инспекцию дел, которые хранятся в архиве, и изымает документы, которые подлежат утилизации. Одновременно с этим члены комиссии определяют, не представляют ли эти документы какой-либо ценности: практической, культурной, научной или исторической. Эти дела и бумаги складывают отдельно и затем могут передать на хранение в муниципальный архив, библиотеку, музей.

Если документ, по мнению комиссии, не утерял своей важности, срок его хранения в архиве организации продлевают. Работодатели вправе увеличивать сроки хранения по сравнению с теми, что установлены нормами закона и отраслевыми регламентами. Но это нужно оговорить в ЛНА.

Бланк акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Те документы, которые нужно утилизировать, вносят в перечень — приложение к акту об уничтожении документов, не подлежащих хранению. Если предприятие крупное, такие акты составляют в каждом структурном подразделении. Затем на их основе составляется сводный акт, его утверждает руководитель организации. После этого отобранные бумаги могут быть уничтожены.

Обратите внимание! Подлежат утилизации и включаются в акт об уничтожении только те документы, у которых срок хранения истек до 1 января того года, когда составлен акт.

Памятка: какие документы подлежат уничтожению в 2020 году

2018 год, если срок хранения составляет 1 год;

2016 год, если срок хранения составляет 3 года;

2014 год, если срок хранения составляет 5 лет;

2009 год, если срок хранения составляет 10 лет;

1974 год, если срок хранения составляет 45 лет;

Основные способы уничтожения документов: какой выбрать

Основная задача утилизации деловых бумаг с истекшим сроком хранения — невозможность восстановить их в дальнейшем. Эту задачу нужно выполнить независимо от того, какой способ уничтожения документов выберет компания. В настоящее время используется три способа утилизации деловых бумаг.

Способ 1. Термический. Сжигание— самый простой и дешевый способ избавиться от документа. Он гарантирует невозможность восстановить информацию и не требует сложного дорогостоящего оборудования. К недостаткам можно отнести запрет на сжигание бумаг на открытом воздухе, действующий в населенных пунктах. Кроме того, сжигание большого количества документов потребует времен и бдительности от исполнителя. Сшитые в дела документы горят не очень хорошо и нужно следить, чтобы все папки прогорели до основания.

Памятка: сколько хранить различные документы организации

2. Химический. При этом способе уничтожения документов используют обработку химически активными веществами. Они воздействуют на бумагу, разлагая ее и превращая в однородную массу. К достоинствам способа относится надежность — после обработки восстановлению документы уже не подлежат. Но он достаточно затратный — нужно специальное оборудование и реактивы. Кроме того, исполнитель должен строго соблюдать правила техники безопасности.

3. Механический или шредирование. Для этого способа уничтожения документов используют специальное оборудование — резаки, которые режут бумагу на множество тонких полосок из которых уже невозможно восстановить документы. Этот способ экологичен и безопасен для окружающей среды и исполнителя, использовать его можно, как силами специалистов компании, так и заключив договор со специализированной организацией. Привлечение стороннего исполнителя целесообразно при больших объемах документов, подлежащих уничтожению.

Как подтверждается факт уничтожения документов

Если компания избавляется от бумаг с истекшим сроком хранения своими силами, факт их утилизации подтверждается актом об уничтожении. Его составляют в произвольной форме. Форму утверждают как приложение к Положению или Инструкции о делопроизводстве.

Образец акта об уничтожении документов

Если утилизировать документы поручили специализированной компании, уничтожение документов также нужно подтвердить актом, подписанным руководителем организации-исполнителя.

Когда сотрудник увольняется, его личные документы и их копии, хранящиеся в личном деле, нужно утилизировать с помощью шредера, без составления акта об уничтожении.

Чтобы исключить конфликтные ситуации, уничтожить такие документы нужно в присутствии работника. После этого в личной карточке попросите его сделать запись: «Копии личных документов уничтожены в моем присутствии». Он также должен расписаться и указать дату.

Обратите внимание! Запрещено уничтожать документы с истекшим сроком хранения просто разорвав их на части и отправив в мусорную корзину. Также нельзя использовать их как черновики.

Технология уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

При уничтожении документов ограниченного доступа и особо ценных, необходимо исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполной утилизации, кражи или подмены.

Проконтролировать процесс, независимо от того, какие способы уничтожения документов используются, можно, если соблюдены следующие условия:

  • решение об уничтожении приняли коллегиально, в процессе уничтожения участвуют члены комиссии;
  • на каждом этапе утилизации составляют соответствующие акты;
  • комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг.

Без оформления акта, но при коллегиальном участии членов комиссии, могут утилизироваться проекты, черновики и испорченные бумажные и электронные носители конфиденциальной информации, другие незавершенные и второстепенные материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Итог

При выборе способа уничтожения документов с истекшим сроком хранения обеспечьте безопасность их утилизации и невозможность последующего восстановления.

Ответ

Как следует их дополнительных пояснений, Организация является импортером и осуществляла декларирование товаров в электронной форме (т.е. ГТД представлялись таможенному органу в электронном виде).

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Таможенного кодекса Таможенного союза (ТК ТС) таможенные органы обеспечивают на таможенной территории таможенного союза решение следующих основных задач:

1) содействие реализации единой торговой политики таможенного союза;

2) обеспечение исполнения таможенного законодательства таможенного союза и иного законодательства государств — членов таможенного союза, контроль за исполнением которого возложен на таможенные органы;

3) совершение таможенных операций и проведение таможенного контроля, в том числе в рамках оказания взаимной административной помощи;

4) взимание таможенных платежей, а также специальных, антидемпинговых и компенсационных пошлин, контроль правильности их исчисления и своевременности уплаты, принятие мер по их принудительному взысканию в пределах своей компетенции;

5) обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения мер таможенно-тарифного регулирования и запретов и ограничений в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу;

6) обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения прав и законных интересов лиц в области таможенного регулирования и создание условий для ускорения товарооборота через таможенную границу;

7) обеспечение в пределах своей компетенции мер по защите национальной безопасности государств — членов таможенного союза, жизни и здоровья человека, животного и растительного мира, окружающей среды, а также в соответствии с международным договором государств — членов таможенного союза — мер по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма при осуществлении контроля за перемещением через таможенную границу валюты государств — членов таможенного союза, ценных бумаг и (или) валютных ценностей, дорожных чеков;

8) выявление, предупреждение и пресечение административных правонарушений и преступлений в соответствии с законодательством государств — членов таможенного союза;

9) обеспечение защиты прав интеллектуальной собственности на таможенной территории таможенного союза в пределах своей компетенции;

10) ведение таможенной статистики.

Законодательством государств — членов таможенного союза могут быть установлены и иные задачи, решаемые таможенными органами.

Согласно пункту 2 статьи 8 ТК ТС система таможенных органов, их права, обязанности и ответственность, а также условия прохождения службы в таможенных органах определяются законодательством государств — членов таможенного союза.

Отметим, что обязанности, права и ответственность таможенных органов Российской Федерации и их должностных лиц установлены Главой 2 Закона № 311-ФЗ.

Статьей 8 ТК ТС установлено, что любая информация, полученная таможенными органами в соответствии с таможенным законодательством таможенного союза и (или) законодательством государств — членов таможенного союза, используется такими органами исключительно для таможенных целей, в том числе для предупреждения и пресечения административных правонарушений и преступлений.

Таможенные органы, их должностные лица, а также иные лица, получившие в соответствии с законодательством государств — членов таможенного союза доступ к информации, указанной в пункте 1 настоящей статьи, не вправе разглашать, использовать в личных целях либо передавать третьим лицам, в том числе государственным органам, информацию, составляющую государственную, коммерческую, банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну (секреты), и другую конфиденциальную информацию, за исключением случаев, установленных настоящим Кодексом и (или) законодательством государств — членов таможенного союза.

В соответствии с пунктом 1 статьи 44 ТК ТС информационные ресурсы таможенных органов, сформированные на базе документов и сведений, представляемых при совершении таможенных операций, а также документов, необходимых для их совершения, имеют ограниченный доступ. Порядок формирования информационных ресурсов и доступа к ним определяется законодательством государств — членов таможенного союза.

Под информационными ресурсами таможенных органов понимается организованная совокупность документированной информации, включающая в себя базы данных, создаваемые, обрабатываемые и накапливаемые в информационных системах таможенных органов.

Информационные ресурсы таможенных органов, касающиеся таможенного законодательства таможенного союза, являются открытыми и общедоступными.

Общедоступные информационные ресурсы размещаются на сайтах таможенных органов и Комиссии таможенного союза.

Согласно пункту 2 статьи 44 ТК ТС порядок получения лицами информации, содержащейся в информационных ресурсах, имеющих ограниченный доступ, находящихся в ведении таможенных органов, определяется законодательством государств — членов таможенного союза.

В Российской Федерации соответствующие отношения регламентируются Федеральным законом от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Согласно пункту 2 статьи 8 Закона № 149-ФЗ Организация имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с указанными органами при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 99 Закона № 311-ФЗ информационные ресурсы таможенных органов составляет документированная информация (сведения), имеющаяся (имеющиеся) в распоряжении таможенных органов в соответствии с международными договорами, таможенным законодательством Таможенного союза, настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, в том числе:

1) представляемая (представляемые) лицами при совершении таможенных операций в соответствии с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле;

2) представляемая (представляемые) федеральными органами исполнительной власти в соответствии с межведомственными соглашениями об обмене информацией;

3) направляемая (направляемые) ведомствами иностранных государств по запросу федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области таможенного дела, и (или) в соответствии с международными договорами об обмене информацией.

Документы, представление которых предусмотрено в соответствии с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, в том числе таможенная декларация, могут представляться в форме электронного документа при соблюдении требований к документированию информации, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 2 статьи 99 ТК ТС).

В соответствии с пунктом 1 статьи 100 ТК ТС лица, осуществляющие деятельность, связанную с перемещением товаров и транспортных средств через таможенную границу, либо деятельность в сфере таможенного дела, имеют право на доступ к имеющейся у таможенных органов документированной информации о себе и на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности. Таможенные органы предоставляют лицам имеющуюся информацию о них бесплатно.

Информация предоставляется таможенными органами на основании письменного обращения заинтересованного лица путем предоставления ответа в письменной форме в сроки, установленные законодательством Российской Федерации для рассмотрения письменных обращений граждан в государственные органы. При рассмотрении обращения и направлении ответа таможенный орган обязан убедиться в том, что информация о лице, имеющая ограниченный доступ, передается именно тому лицу, к которому она относится (пункт 2 статьи 100 ТК ТС).

Согласно пункту 3 статьи 100 ТК ТС для получения необходимой информации заинтересованное лицо вправе обратиться в любой таможенный орган.

Пунктом 1 статьи 106 ТК ТС предусмотрено, что в целях проведения таможенного контроля таможенные органы вправе осуществлять сбор информации о лицах, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность, связанную с перемещением товаров через таможенную границу, либо предпринимательскую деятельность в отношении товаров, находящихся под таможенным контролем, включающей сведения:

1) об учредителях организации;

2) о государственной регистрации юридического лица либо в качестве индивидуального предпринимателя;

3) о составе имущества, используемого для осуществления предпринимательской деятельности;

4) об открытых банковских счетах;

5) о деятельности в сфере внешнеэкономической деятельности;

6) о местонахождении организации;

7) о постановке на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика и об идентификационном (регистрационном, учетном) номере налогоплательщика;

8) о платежеспособности лиц, включенных в реестры лиц, осуществляющих деятельность в сфере таможенного дела;

9) в отношении физических лиц — о персональных данных граждан (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, адрес места жительства, сведения из документа, удостоверяющего личность, идентификационный (регистрационный, учетный) номер налогоплательщика (при наличии), а также о частоте перемещения ими товаров через таможенную границу.

Лица, указанные в пункте 1 настоящей статьи, имеют право на ознакомление с документированной информацией о себе, имеющейся у таможенных органов, и на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности (пункт 2 статьи 106 ТК РФ).

Сбор информации о лицах осуществляется таможенными органами при совершении таможенных операций в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу, а также посредством получения указанной информации от других государственных органов государств — членов таможенного союза (пункт 3 статьи 106 ТК РФ).

Из приведенных норм, по нашему мнению, следует, в обязанности таможенного органа входит предоставление организациям, осуществляющим внешнеэкономическую деятельность, связанную с перемещением товаров через таможенную границу, информации о них, содержащейся в информационных ресурсах, имеющих ограниченный доступ.

При этом информация о ГТД в состав информации о лицах, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность, связанную с перемещением товаров через таможенную границу, не входит.

В связи с этим, по нашему мнению, предоставление копий ГТД в рамках статьи 100 ТК ТС таможенным органом не производится.

В то же время пунктом 23 Приказа ФТС РФ от 18.12.06 № 1327 «Об утверждении Порядка действий должностных лиц таможенных органов при подтверждении фактического вывоза товаров с таможенной территории Российской Федерации (ввоза товаров на территорию Российской Федерации)» установлено, что в случаях, когда представить документы, необходимые для подтверждения фактического вывоза товаров, невозможно, на основании мотивированного обоснования Заявителя об отсутствии у него документов (копий), по письменному решению начальника таможни либо лица, его замещающего, допускается изготовление и направление заявителю копий таможенных деклараций, а также транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, хранящихся в архиве таможенного органа. При этом на данных документах таможенный орган проставляет отметки, предусмотренные пунктом 15 Порядка. В указанном случае срок ответа заявителю увеличивается на время, необходимое для изготовления копий документов, но не более чем до 45 дней с даты получения таможенным органом обращения Заявителя.

При этом таможенные органы обязаны соблюдать требования законодательства Российской Федерации о неразглашении информации, составляющей государственную, коммерческую, банковскую и иную охраняемую законом тайну, и другой конфиденциальной информации.

Из приведенной нормы, по нашему мнению, следует, что в случае отсутствия ГТД, подтверждающей вывоз товаров, таможенный орган вправе выдать Заявителю, являющемуся декларантом, копию соответствующей ГТД на основании его письменного заявления в срок не позднее 45 дней.

Отметим, что при буквальном прочтении данной нормы следует, что копия ГТД выдается только в случае вывоза товара. Между тем в рассматриваемой ситуации Организация осуществляла ввоз товара на территорию РФ. В связи с этим, мы не исключаем, что по указанному основанию в выдаче декларанту копий ГТД, подтверждающих ввоз товара, таможенными органами будет отказано.

Между тем необходимо учитывать следующее.

В соответствии с пунктом 5 статьи 180 ТК ТС таможенная декларация может быть представлена в виде электронного документа.

Приказом ГТК России от 30.03.04 № 395 утверждена Инструкция о совершении таможенных операций при декларировании товаров в электронной форме (далее – Инструкция № 395), действующая в соответствии с частью 3 статьи 322 Закона № 311-ФЗ в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации о таможенном деле.

Согласно пункту 22 Инструкции № 395 таможенные органы могут распечатывать копии электронных деклараций на бумажном носителе (листы формата A4 по форме бланков грузовой таможенной декларации) после помещения товаров под определенный таможенный режим в следующих случаях:

а) по желанию декларанта;

б) по требованию правоохранительных, а также судебных органов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

в) в случаях применения электронной формы при декларировании товаров, помещаемых под таможенные режимы, предусматривающие вывоз товаров за пределы таможенной территории Российской Федерации;

г) в иных случаях, установленных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области таможенного дела.

При этом уполномоченное должностное лицо таможенного органа в установленных графах бумажной копии электронной декларации проставляет штамп «Выпуск разрешен», заверяет подписью и личной номерной печатью, а в правом верхнем углу делает отметку «Копия».

Таким образом, при электронной форме декларирования у Организации-декларанта имеется возможность получения в таможенном органе бумажной копии электронной декларации.

Обращаем Ваше внимание, что Инструкция № 395 действует до 11.11.2014 включительно.

С 12.11.2014 применяется Порядок использования Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов при таможенном декларировании и выпуске (отказе в выпуске) товаров в электронной форме, после выпуска таких товаров, а также при осуществлении в отношении них таможенного контроля, утвержденный Приказом ФТС от 17.09.13 № 1761 (далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 39 данного Порядка таможенные органы распечатывают копии электронных документов, в том числе ЭДТ, авторизованные сообщения и протоколы информационного взаимодействия лиц на бумажных носителях после выпуска или отказа в выпуске товаров в следующих случаях:

а) по обращению декларанта в порядке, определенном правилами ведения делопроизводства в таможенных органах;

б) по запросу правоохранительных, судебных органов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

в) выявления признаков преступления и (или) административного правонарушения, отнесенных к компетенции таможенных органов, при возникновении необходимости использования документов на бумажных носителях, а также при поступлении информации от правоохранительных подразделений таможенных органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность;

г) необходимости направления документов по международным запросам (при отсутствии технической возможности направления документов в электронной форме);

д) необходимости хранения оригиналов документов, представленных при таможенном декларировании товаров в письменном (бумажном) виде.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах утверждена Приказом ФТС от 09.07.14 № 1331 (далее – Инструкция № 1331).

В соответствии с пунктом 8.6 Инструкции № 1331 срок, в течение которого исполняется запрос, поступивший в таможенный орган (в том числе запрос на предоставление копий электронных ГТД на бумажном носителе), не может превышать одного месяца.

В нормативных актах таможенных органов не указано, в течение какого срока после выполнения процедуры ввоза товара декларант вправе обратиться в таможенный орган за предоставлением бумажной копии электронной декларации.

При этом, по нашему мнению, таможенный орган не сможет предоставить соответствующую копию декларации в случае, если истек срок ее хранения таможенным органом.

В соответствии с Приказом ГТК РФ № 602 от 24.06.04 «О распределении листов ГТД и сроках хранения таможенных деклараций» (действовал в 2004-2007 гг.) хранение укомплектованных таможенных деклараций в архиве таможни осуществляется в течение трех календарных лет.

В период с 2007 по настоящее время действует Приказ ФТС России от 07.12.07 № 1515, в соответствии с которым срок хранения укомплектованных таможенных документов (УТД) составляет 3 года, кроме УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенным режимом экспорта, — их срок хранения составляет 6 лет.

В соответствии с Приказом ФТС от 23.12.08 № 1648 срок хранения электронной копии оформленной таможенной декларации:

— в базе данных таможенного поста – не менее 3-х лет;

— в базе данных таможенного органа – не менее 7 лет.

Отметим, что до вступления в силу указанного Приказа ФТС срок хранения электронных копий ГТД не был регламентирован.

Данный вывод подтверждается Постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.04.08 № А06-7007/2007-23, в котором указано:

«Ссылка Астраханской таможни на уничтожение электронных копий ГТД, не может быть принята судом во внимание поскольку доказательств их уничтожения в материалы дела не представлено, срок их хранения не регламентирован законодательством, а порядок их корректировки или аннулирования утвержден Приказом ГТК от 21 сентября 200 года N 855».

Таким образом, если исходить из того, что срок хранения электронных копий таможенных деклараций в таможенном органе составляет 7 лет, то применительно к рассматриваемой ситуации срок хранения деклараций за 2001-2006 гг. на сегодняшний момент истек.

В таком случае, по нашему мнению, таможенный орган не сможет выдать Организации копии запрашиваемых ГТД.

Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»

Отметим, что до вступления в силу ТК ТС возможность подачи ГТД в электронной форме допускалась статьями 63 и 124 Таможенного кодекса РФ

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах утверждена Приказом ФТС от 09.07.14 № 1331

Назад в раздел