Правовая база ДОУ

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность, исключающая возмозможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт — стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.

Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе — совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

  • законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
  • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
  • законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
  • технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • унифицированные системы документации;
  • нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база — документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.

3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства.

5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

  • Авторы
  • Резюме
  • Файлы
  • Ключевые слова
  • Литература

Дородных Е.Е. 1 Князьнеделин Р.А. 1 Курбанов А.Х. 2 1 ФГБУ «33 Центральный научно-исследовательский испытательный институт» Министерства обороны Российской Федерации 2 ФГКВОУ ВО «Военная академия материально-технического обеспечения им. генерала армии А. В. Хрулёва» Организация производственных процессов на предприятиях российской промышленности в современных условиях зависит от многих факторов. В первую очередь речь идет об отраслевой принадлежности предприятия, специфики, объемах и видах производимой продукции. Одной из задач производства является поиск направлений повышения его эффективности. В основе решения данной задачи, как правило, лежат результаты работы по диагностике производства, проведенной различными методами (статистический анализ, факторный анализ, методы математического программирования, экспертный метод и др.). Диагностика управления производственными процессами позволяет не только определить их соответствие нормативным требованиям (плановым показателям), но и своевременно выявить возможные отклонения фактических показателей от заданных, в том числе с помощью построения прогнозных моделей. Особое значение диагностика производственных процессов приобретает на предприятиях оборонно-промышленного комплекса. Однако данная сфера имеет определённую специфику (ограничения по предоставлению информации, как между предприятиями (предприятиями и внешней средой), так и внутри самого производства), которую необходимо учитывать при организации методического обеспечения и проведении диагностических мероприятий. В работе рассмотрены основные аспекты методического сопровождения диагностики управления производственными процессами на предприятиях отечественного оборонно-промышленного комплекса – раскрыты принципы диагностики, этапы и структура методического инструментария проведения диагностического исследования. 1423 KB диагностика производственных процессов управление производством оборонно-промышленный комплекс 1. Ансофф И. Стратегическое управление. М.: Экономика, 1989. 519 с. 2. Бабкин А.В., Васильев Ю.С., Барабанер Х., Здольникова С.В. Инструментарий и организационно-экономический механизм управления инновационным потенциалом интегрированных промышленных структур и комплексов // Теория и практика сервиса: экономика, социальная сфера, технологии. 2017. №4 (34). С. 30–35. 3. Бабкин А.В., Буркальцева Д.Д., Костень Д.Г., Воробьев Ю.Н. Формирование цифровой экономики в России: сущность, особенности, техническая нормализация, проблемы развития // Научно-технические ведомости СПбГПУ. Экономические науки. 2017. Т. 10, №3. С. 9–25. 4. Батьковский М.А., Клочков В.В., Кравчук П.В., Хрусталев Е.Ю. Модели планирования производства высокотехнологичной продукции военного назначения на предприятиях оборонно-промышленного комплекса // Экономические исследования и разработки. 2018. №11. С. 62–74. 5. Батьковский А.М., Кравчук П.В., Трофимец В.Я. Развитие оперативного управления производственными процессами на предприятиях оборонно-промышленного комплекса // Национальные интересы: приоритеты и безопасность. 2019. Т. 15, №2. С. 328–342. 6. Беккер В.Ф Управление технологическими процессами как подсистема управления качеством продукции // Проблемы теории и практики управления. 2010. №10. С. 78–84. 7. Бодрунов С.Д., Демиденко Д.С., Плотников В.А. Реиндустриализация и становление «цифровой экономики»: гармонизация тенденций через процесс инновационного развития // Управленческое консультирование. 2018. №2. С. 43–54. 8. Бычков В. П., Кладов А. В. Методические основы диагностики организации управления производственными процессами // Организатор производства. 2012. №1 (52). С. 54–57. 9. Вертакова Ю.В., Толстых Т.О., Шкарупета Е.В., Дмитриева В.В. Трансформация управленческих систем под воздействием цифровизации экономики: монография. Курск: Изд-во ЮЗГУ, 2017. 156 с. 10. Гладышевский В.Л., Швырков А.В. Методический подход к анализу текущего состояния предприятий и организаций оборонно-промышленного комплекса при различном объеме исходных данных // Вооружение и экономика. 2011. №1 (13). С. 121–132. 11. Гудкова Т.В. Цифровые технологии фирмы, ключевого звена американской экономики // США и Канада: экономика, политика, культура. 2019. №1. С. 63–75. 12. Дементьев В.Е., Новикова Е.С., Устюжанина Е.В. Место России в глобальных цепочках создания стоимости // Национальные интересы: приоритеты и безопасность. 2016. №1. С. 17–30. 13. Качина Ю.В. Этапы комплексной диагностики производственных систем // Вестник Воронежского государственного технического университета. 2010. №1. С. 148–150. 14. Князьнеделин Р.А. Научно-методическое сопровождение процессов конверсии, диверсификации и технологического трансфера на предприятиях оборонно-промышленного комплекса // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. 2017. №4 (106). С. 69–76. 15. Князьнеделин Р.А., Курбанов А.Х., Плотников В.А. Специфика оборонно-промышленного комплекса как объекта государственной промышленной политики в современных условиях // Экономика и предпринимательство. 2013. №8 (37). С. 100–107. 16. Кондратьев В.Б. Глобальные цепочки стоимости в отраслях экономики: общее и особенное // Мировая экономика и международные отношения. 2019. Т. 63, №1. С. 49–58. 17. Копотева А.В., Затонский А.В. Математическая модель выбора ресурсосберегающих мероприятий на промышленном предприятии в условиях риска // Управление финансовыми рисками. 2017. №1. С. 60–70. 18. Крылатков П.П., Калинина Н.Е. Эволюция цифрового пространства современного машиностроительного предприятия // Организатор производства. 2018. Т. 26, №3. С. 7–18. 19. Курбанов А.Х., Князьнеделин Р.А., Ворушилин Л.В. Трансформация инструментария управления предприятиями оборонно-промышленного комплекса под воздействием внешних факторов // Научно-технические ведомости Санкт-Петербургского государственного политехнического университета. Экономические науки. 2015. №6 (233). С. 40–50. 20. Курбанов А.Х., Наружный В.Е. Перспективы реализации программы импортозамещения в интересах оборонно-промышленного комплекса России в современных условиях // Проблемы современной экономики. 2015. №3 (55). С. 72–77. 21. Маликова Д.В. Моделирование эффективного механизма программно-проектного управления внедрением безлюдных технологий производства на предприятиях ОПК // Организатор производства. 2017. Т. 25, №4. С. 18–31. 22. Никоноров В.М. Классификация систем для управления // Наука Красноярья. 2016. Т. 5, №5. С. 146–160. 23. Орехин П. Трудная нефть: зачем нефтяники уходят в цифру // Эксперт. 2019. №18–19. С. 32–35. 24. Плотников В.А. Цифровизация производства: теоретическая сущность и перспективы развития в российской экономике // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. 2018. №4. С. 16–24. 25. Попова Е.С. Система диагностики производственного потенциала предприятия // ИнВестРегион. 2015. №3. С. 67–70. 26. Стельмашонок Е.В., Тарзанов В.В., Стельмашонок В.Л. Показатели качества организации бизнес-процессов промышленного предприятия // Вестник ИНЖЭКОНа. Серия: Экономика. 2012. №3. С. 190–199. 27. Тушавин В.А. Автоматизация бизнес-процессов. Начинаем с аудита // Управление проектами. 2010. №2. С. 34–37. 28. Федотова Г.В. Проблемы цифровизации промышленного сектора // Национальные интересы: приоритеты и безопасность. 2019. Т. 15, №2. С. 273–283. 29. Хрусталев Е.Ю. Когнитивные модели стратегического управления оборонно-промышленным комплексом // Вооружение и экономика. 2011. №1 (13). С. 105–120. 30. Ansoff I.H., Sullivan P.A. Optimizing Profitability in Turbulent Environments: A Formula for Strategic Success. Long Range Planning. 1993. Vol. 26, №5, Р. 11–23.

Введение

Снижение спроса на промышленную продукцию, сокращение товарооборота и объемов производства, связанное с падением реальных доходов населения, снижение доступности финансово-кредитных ресурсов, отток внешних инвестиций, введение санкций, нестабильная внешнеполитическая обстановка – все это отрицательно сказывается на перспективах развития производственно-технологической базы российской промышленности, в целом, и предприятий отечественно оборонно-промышленного комплекса (ОПК), в частности . В этих условиях поиск направлений повышения эффективности их деятельности является важной задачей .

Диагностика управления производственными процессами на промышленных предприятиях представляет собой комплекс мероприятий, направленных на выявление, мониторинг и анализ параметров процессов протекающих на различных объектах производственной системы с целью повышения их эффективности в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе . Проведение диагностических процедур, как правило, требует больших затрат финансовых, временных и организационных ресурсов. Особое внимание должно уделяться методическому обеспечению проведения диагностики. Неправильно выбранный инструментарий, низкая квалификация специалистов (при этом надо отметить, что рабочая группа должна включать в себя не только ведущих сотрудников предприятия, но и внешних консультантов, обладающих высоким уровнем компетенции) задействованных в диагностике, могут существенным образом повлиять на её результативность.

Цель исследования. Формирование структуры методического обеспечения диагностики управления производственными процессами на предприятиях отечественного ОПК, включающего в себя: принципы диагностики, этапы и методический инструментарий проведения диагностического исследования.

Материал и методы исследования. Исследование основывается на использовании общенаучных методов анализа и синтеза.

Результаты исследования и их обсуждение

Проведение диагностического исследования управления производственными процессами на предприятиях ОПК представляется в настоящее время одной из важнейших задач, связанных с реализацией возможностей их стратегического развития.

Если обратиться к классическому подходу к решению проблем повышения эффективности предприятий, то он может включать в себя несколько этапов (рис. 1).

Работа, как правило, начинается со сбора и анализа информации о существующих проблемах предприятия (разумеется, проблемы имеются у всех предприятий, степень их проявления, при этом, может быть различной), а заканчивается внедрением принятой концепции развития и мониторингом показателей эффективности. По сути, и в том и другом случае на двух важнейших этапах мы имеем дело с процессом диагностики. Разумно предположить, что неправильно проведенная диагностика на начальном этапе может с высокой вероятностью привести к неверной формулировке целей и задач преобразования предприятия, искажению структуры вариантов развития производства и проблемам при согласовании интересов задействованных организаций. Всё это, в конечном счете, при неблагоприятном сценарии, может поставить под вопрос существование организации. Поэтому методическому инструментарию диагностики управления производственными процессами предприятий необходимо уделять особое внимание.

По нашему мнению, в основу данного методического инструментария должны быть заложены принципы проведения диагностического исследования. Наряду с общеизвестными принципами (в первую очередь речь идет о научности, системности, комплексности, динамичности, регулярности, гибкости и др.) , особую роль для ОПК приобретают и частные – принцип действенности, принцип разумной достаточности и принцип обеспечения информационной безопасности. Разумеется, основополагающим принципом является принцип научности, поскольку диагностическое исследование промышленного предприятия, представляющего собой весьма сложную систему, должно носить научный характер (рис. 2).

Рис. 1. Возможные этапы решения проблем повышения эффективности предприятия. Источник: разработано Е.Е. Дородных и А.Х. Курбановым

Общеизвестные принципы диагностического исследования управления производственными процессами на предприятиях вряд ли нуждаются в комментариях. Они с достаточной полнотой описаны в специальной литературе . Их проявления, применительно к предприятиям ОПК, по нашему мнению, не будут иметь существенных специфических особенностей. По частным принципам можно дать некоторые пояснения. Так, например, если говорить о принципе действенности, то его суть будет состоять в возможности активного влияния проводимых мероприятий на предприятие ОПК. В некоторых случаях складывается парадоксальная ситуация – всем (речь в первую очередь идет и стейкхолдерах и органах государственного управления) известно о проблемах, но никто не предпринимает шагов, направленных на её устранение. Причинами могут быть, как инертность управленческого аппарата, так и факторы бюрократического характера. В отдельных случаях отмечается недостаточность ресурсной поддержки. Очевидно, что если заведомо известно о подобном сценарии развития событий, то и смысла в проведении диагностического исследования нет.

Что касается принципа разумной достаточности, то он во многом носит прикладной характер и в некоторой степени связан с принципом обеспечения информационной безопасности. Проявляется он в следующем – для целей диагностики необходимо использовать только те показатели, которые действительном могут служить информационной базой для разработки вариантов управленческих решений.

Рис. 2. Принципы проведения диагностического исследования управления производственными процессами на предприятиях ОПК. Источник: разработано Е.Е. Дородных и Р.А. Князьнеделиным на основе анализа работ В.А. Бычкова, А.В. Кладова, Е.С. Поповой и др. , а также результатов собственных исследований

Принцип обеспечения информационной безопасности, в свою очередь, предполагает недопущение распространение информации о технических характеристиках и объемах продукции, производимой и поставляемой по государственному оборонному заказу (ГОЗ), производственных мощностях предприятий и их возможностях, логистическому обеспечению производственного процесса и др. Разумеется, степень обеспечения информационной безопасности может быть различной, но данный принцип применим ко всем предприятиям отечественного ОПК.

Частные принципы, в совокупности с общеизвестными, формируют основу методического инструментария проведения диагностического исследования управления производственными процессами на предприятиях ОПК. Имея набор принципов, можно сформировать не только структуру методического инструментария, но и раскрыть особенности его применения.

Однако прежде чем приступить к рассмотрению структуры данного инструментария необходимо отметить, что в силу тесного переплетения со всеми сферами жизнедеятельности государства отечественный ОПК представляет собой сложную слабо структурируемую систему, которая обладает специфическими свойствами (уникальность, трудная формализуемость, неопределенность, невозможность полного описания, динамичность и и ряд других). В свою очередь среда, в которой функционирует ОПК, меняется очень стремительно, а возникающие ситуации практически не поддаются прогнозированию и не имеют аналогов в прошлом . В этих условиях методы, применяемые для проведения диагностических исследований производственных процессов на предприятиях ОПК должны позволять: производить учёт разнородных факторов, определяющих функционирование ОПК; исследовать предприятия в условиях дефицита информации о процессах, влияющих на их развитие; получать наглядные, обозримые и «информативные» результаты . Особое внимание должно уделяться защите информации, составляющей государственную или коммерческую тайну.

Анализ специальной литературы , позволяет выделить основные методы проведения диагностических исследований, применяемые производственными предприятиями в современных условиях. Прежде всего, речь идет об экспертном методе, методе статистического анализа, методе факторного анализа, методах математического программирования и экономико-математического моделирования. При этом следует отметить тот факт, что в последнее время всё больше внимания со стороны крупнейших мировых вендоров уделяется вопросам цифровизации производственных процессов, в том числе и тех, которые подлежат диагностике с целью повышения их эффективности . В нашей стране на фоне неблагоприятной рыночной конъюнктуры в интересах сохранения рентабельности и конкурентоспособности многим компаниям также приходится инвестировать в новые технологии. И несмотря на то, что, в основном, речь идет о сетевом ритейле и нефтегазовой отрасли , предприятиям ОПК также придется последовать их примеру. ОПК является, по сути, относительно самостоятельной системой, но его функционирование невозможно без наличия тесных межсистемных взаимосвязей с национальной экономикой, военной организацией и предприятиями экономического комплекса страны, которые не в входят в его состав . Таким образом, к методическому инструментарию (таблица) следует добавить метод цифровой диагностики, позволяющий не только собирать и обрабатывать информацию в реальном масштабе времени (в том числе и удаленно), но и строить прогнозные модели развития событий в зависимости от воздействия на производственный процесс различных факторов (геополитическая нестабильность, состояние социально-экономической среды, снижение объемов ГОЗ и т. д.). При этом можно ожидать снижения степени участия персонала предприятия в процессе диагностики в рамках перехода к концепции безлюдного производства .

Представленный комплекс приемов и методов диагностики может быть использован предприятиями ОПК как в совокупности, так и отдельно. По нашему мнению, при задействовании всего арсенала данного методического инструментария, возможно не только осуществить идентификацию возможных проблем, связанных с функционированием производственного предприятия и устранить их негативное воздействие, но и выработать наиболее приемлемое управленческое решение, направленное на развитие организации в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Этапы проведения диагностики производственных систем, как правило, имеют, типовую структуру и специфика предприятий ОПК, на наш взгляд, не требует их существенной трансформации.

Результатами диагностики может быть:

– повышение эффективности взаимодействия предприятия ОПК с поставщиками сырья, материалов и полуфабрикатов (возможна полная трансформация логистических процессов);

– внедрение средств автоматизации на отдельных участках или на предприятии в целом;

– реинжиниринг производственных процессов;

– рост производительности предприятия и качества производимой продукции;

– повышение качества (в том числе за счёт гибкости и адаптивности) функционирования системы управления производством;

– сокращение времени запуска нового продукта;

– оптимизация производственного цикла и др.

Состав методического инструментария проведения диагностического исследования управления производственными процессами на предприятии ОПК

№ п/п

Наименование метода

Содержание и особенности применения

Метод статистического анализа

Предназначен для идентификации характера и особенностей взаимодействия явлений, характеризующимся значительным набором различных свойств. В ходе практического использования метод основываются на результатах измерения компонент многомерного признака для каждого объекта из исследуемой совокупности. Выводы статистического анализа составляют существенный компонент системы поддержки принятия стратегических решений

Методы математического программирования

Наиболее разработанным и широко применяемым разделом математического программирования является линейное программирование, целью которого служит отыскивание оптимума (max, min) заданной линейной функции при наличии ограничений в виде линейных уравнений или неравенств. Применяются данные методы для оптимизации производственной программы предприятий, оптимального размещения и концентрации производства продукции военного назначения, управления производственными запасами и др.

Методы экономико-математического моделирования

Экономико-математические модели предназначены для определения специфических особенностей функционирования предприятий ОПК и прогнозирования их будущего поведения при изменении определенных параметров (например, снижения ГОЗ или проведения политики импортозамещения). В настоящее время методы экономико-математического моделирования, как правило, используются в процессах контроллинга, управления инновациями и инвестициями, при проведении маркетинговых исследований, управлении материальными ресурсами и при решении других задач

Метод факторного анализа

Представляет собой комплексное и системное изучение и измерение факторов на величину результативных показателей (результаты управления производственными процессами на предприятиях ОПК). Различают два типа факторного анализа – детерминированный (функциональный) и стохастический (вероятностный). Крайне важно при проведении расчетов правильно отобрать факторы, которые действительно оказывают влияние на результат деятельности предприятия ОПК

Метод экспертных оценок

Представляет собой способ диагностики состояние предприятия ОПК путем привлечения экспертов – специалистов, имеющих опыт в определенной сфере деятельности. Используется, как в случае отсутствия возможности формализованного (математического) описания предприятия, так и при отсутствии необходимых статистических данных. Как правило, могут быть эффективны в случае неопределённости внешней среды функционирования оцениваемого предприятия, когда формальные модели не позволяют осуществить решение проблемы

Метод цифровой диагностики

Автоматический мониторинг протекания производственного процесса с использованием специальных датчиков для сбора информации, приемо-передающих устройств, программного обеспечения, координирующего производственную деятельность и т. д.

Однако для достижения указанных результатов (они могу проявиться, как в совокупности, так и по отдельности) необходимо соблюдение, как минимум, трёх условий. Первое – диагностика должна осуществляться при помощи эффективных методов и подходов, которые должны постоянно совершенствоваться и учитывать специфику деятельности предприятия. Второе – результаты диагностики сами по себе не принесут никакого эффекта, если останутся предложениями, не нашедшими реализации. Современные условия характеризуются высоким уровнем нестабильности (если обратиться к шкале И. Ансоффа это становится очевидно ), ростом конкурентной борьбы, повышением стоимости и сокращением доступности ресурсов, востребованных промышленными предприятиями, и другими факторами. Следовательно, и решения должны приниматься в разумные сроки. Промедление весьма пагубно скажется на компании. Особенно если речь идет о тех направлениях трансформации, которые могут дать существенные конкурентные преимущества. И, наконец, третье, практически любая трансформация требует ресурсов (финансовых, людских, материальных, информационных и др.). И здесь возникает ещё одна проблема. Если предприятие обладает высоким уровнем кооперации и при изготовлении готовой продукции в его производственную систему встроены множество участников кооперационных связей (что типично для современной экономики, функционирующей в форме не отдельных фирм, а цепочек создания стоимости ), то, с высокой долей вероятности, следует говорить о необходимости проведения изменений (на основе рекомендаций по результатам диагностики) и у них. В противном случае цель, состоящая в повышении эффективности, не только не будет достигнута, но и компания может понести существенные потери.

Выводы

Подводя итог, можно констатировать следующее:

– проведение диагностики управления производственными процессами на предприятиях является важным условием повышение эффективности их функционирования. Особое значение данное мероприятие имеет для предприятий ОПК, вынужденных выстраивать стратегию своего дальнейшего развития в условиях практической изоляции от иностранных компаний (производящих необходимые комплектующие и использующих различные инновации), реализации программы импортозамещения, возможного сокращения ГОЗ и ориентации, в этом случае, на выпуск гражданской продукции (продукции двойного назначения);

– важной проблемой, препятствующей построению эффективной системы диагностики управления производственными процессами на предприятиях отечественного ОПК, является несовершенство методического инструментария проведения диагностических исследований, практическая невозможность привлечения организаций занятых в сфере промышленного консалтинга (особенно если речь идёт о зарубежных компаниях), незначительное количество финансовых ресурсов, которые можно было бы использовать для реализации рекомендаций получаемых в ходе проведения диагностических исследований управления производственными процессами;

– дальнейшее развитие методического инструментария проведения диагностического исследования управления производством на предприятиях ОПК представляется в автоматизации процессов сбора, обработки и анализа информации. Однако автоматизация должна предусматривать необходимость соблюдения режима ограничения распространения и защиты конфиденциальных данных. Обеспечение кибербезопасности, безусловно, приведет к существенному повышению величины инвестиций, необходимых для реализации соответствующих проектов, что для многих предприятий отечественного ОПК может поставить под сомнение их реализацию в обозримой перспективе.

Библиографическая ссылка

Дородных Е.Е., Князьнеделин Р.А., Курбанов А.Х. МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДИАГНОСТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ПРОЦЕССАМИ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ОБОРОННО-ПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2019. – № 5-3. – С. 56-63;

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

— Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

— Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

— Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.

Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.

Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Другие дисциплины › Делопроизводство

Как известно, делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

— правила оформления документов;
— правила работы с документами;
— обеспечение сохранности документов;
— порядок передачи документов на архивное хранение;
— работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
— внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
— работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
— юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

— законодательные и правовые акты Российской Федерации;
— государственные и отраслевые стандарты;
— нормативные документы;
— государственные и отраслевые классификаторы;
— Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
— инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

— законы Российской Федерации;
— указы и распоряжения Президента;
— постановления и распоряжения Правительства;
— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
— правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
— правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
— Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
— Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
— Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
— Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
— Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
— Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
— Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
— Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
— Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
— ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
— ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
— ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

— Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

— Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
— Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

— Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

— Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

— Механизация и автоматизация работы с документами.

— Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

— общие положения;
— порядок составления и оформления служебных документов;
— порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
— контроль исполнения документов;
— порядок работы с исходящими документами;
— порядок работы с внутренними документами;
— составление номенклатуры дел;
— правила формирования дел;
— порядок обеспечения сохранности документов;
— порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Другие статьи по данной теме:

  • далее: Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов