Предоставление дополнительного выходного дня

Дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами предоставляются одному из родителей (опекуну, попечителю, другому лицу, воспитывающему детей без матери) по его письменному заявлению. Это предусмотрено ч.1 ст.262 ТК РФ, абз.1 п.2 Правил предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2014 №1048; далее — Правила предоставления выходных дней), абз.1 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Форма заявления о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней утверждена Приказом Минтруда России от 19.12.2014 №1055н.

Периодичность подачи заявления работник определяет по согласованию с работодателем в зависимости от необходимости использования указанных выходных дней (ежемесячно, раз в квартал, раз в год, по мере обращения и т.д.). Это предусмотрено абз.2 п.2 Правил предоставления выходных дней.

Для подтверждения права на использование дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами работник помимо заявления должен представить следующие документы:

1. Справку (ее копию) об установлении инвалидности ребенку

Данная справка выдается бюро (главным бюро, Федеральным бюро) медико-социальной экспертизы (пп. «а» п. 3 Правил предоставления выходных дней).

Форма справки утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 №1031н.

Справка предоставляется в соответствии со сроками установления инвалидности — один раз, раз в год, раз в два года, раз в пять лет (абз.1 п.4 Правил предоставления выходных дней).

2. Документ (его копию), подтверждающий место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида

Представление этого документа предусмотрено п.п.»б» п.3 Правил предоставления выходных дней.

Подтвердить место жительства ребенка-инвалида можно, например, выпиской из домовой книги, свидетельством о регистрации по месту жительства, а место его пребывания — свидетельством о регистрации по месту пребывания (п.п.28, 29 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 №713).

Форма свидетельства о регистрации по месту жительства и форма свидетельства о регистрации по месту пребывания утверждены Приказом ФМС России от 11.09.2012 №288.

Документ, подтверждающий место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида, работник должен представить только один раз (абз.2 п.4 Правил предоставления выходных дней).

3. Свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, документ, подтверждающий установление опеки, попечительства над ребенком-инвалидом, или копии указанных документов

Эти документы представляются в соответствии с п.п.»в» п.3 Правил предоставления выходных дней.

Форма бланка свидетельства о рождении утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.07.1998 №709.

Документом, подтверждающим установление опеки и попечительства, может служить договор об осуществлении опеки или попечительства либо акт органа опеки и попечительства о назначении опекуна или попечителя (ст. ст. 14, 16 Федерального закона от 24.04.2008 №48-ФЗ «Об опеке и попечительстве», п. 7 ст. 145 СК РФ).

Факт усыновления (удочерения) может подтверждаться соответствующим решением суда, вступившим в силу, или свидетельством об усыновлении (удочерении) (ст. ст. 39, 43 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Форма свидетельства об усыновлении (удочерении) утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.07.1998 №709.

Эти документы работник представляет работодателю один раз (абз.2 п.4 Правил предоставления выходных дней).

4. Справку с места работы другого родителя (опекуна, попечителя, другого лица, воспитывающего ребенка без матери)

Работник должен представить справку о том, что на момент обращения другой родитель (опекун, попечитель, другое лицо, воспитывающее детей без матери) дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом календарном месяце не использовал или использовал частично, либо справку о том, что от него не поступало заявления о предоставлении указанных дней (п.п.»г» п.3 Правил предоставления выходных дней, абз.2 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1).

Представление такой справки необходимо в связи с тем, что дополнительные выходные дни предоставляются только одному из родителей (опекуну, попечителю, другому лицу, воспитывающему детей без матери). На это указано в ч. 1 ст. 262 ТК РФ, п.1 Правил предоставления выходных дней, абз.1 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Работник обязан представлять названную справку при каждом обращении с заявлением о предоставлении выходных дней (абз.2 п.4 Правил предоставления выходных дней). Это не требуется, если документально подтверждено, что другой родитель (опекун, попечитель, другое лицо, воспитывающее детей без матери) уклоняется от ухода или не может ухаживать за ребенком-инвалидом. Причины возникновения такой ситуации приведены в п.5 Правил предоставления выходных дней, абз.3 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Какие документы вместо справки с места работы другого родителя нужно представить для получения дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом, если другой родитель не работает либо самостоятельно обеспечивает себя работой?

В этом случае работник при каждом обращении с заявлением о предоставлении дополнительных выходных дней должен представлять документы (их копии), подтверждающие, что другой родитель не работает или самостоятельно обеспечивает себя работой. Это предусмотрено абз.3 п.4 Правил предоставления выходных дней, абз.4 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1. Вместе с тем ни Правилами предоставления выходных дней, ни Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1 перечень таких документов не установлен.

Документы, подтверждающие незанятость другого родителя

Полагаем, что документом, подтверждающим, что второй родитель не состоит в трудовых отношениях, может быть его трудовая книжка, если в ней отсутствует актуальная запись о приеме на работу.

Если второй родитель зарегистрирован в качестве безработного в соответствии с требованиями п.1 ст.3 Закона РФ от 19.04.1991 №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», то подтверждающим документом может являться соответствующая справка, выданная органом службы занятости. Это следует, в частности, из п.п.»д» п.87 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (утв. Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 №81; далее — Методические указания).

Документы, подтверждающие факт самостоятельного обеспечения работой

К лицам, самостоятельно обеспечивающим себя работой, относятся, в частности, индивидуальные предприниматели, адвокаты, частные нотариусы (абз.4 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1, абз.3 п.4 Правил предоставления выходных дней).

В качестве документа, подтверждающего занятие предпринимательской деятельностью, может выступать, например, свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. Его форма утверждена Приказом ФНС России от 13.11.2012 №ММВ-7-6/843@.

Статус адвоката может подтверждаться соответствующим удостоверением, форма которого утверждена Приказом Минюста России от 23.04.2014 №84, осуществление нотариальной деятельности — лицензией на право ее осуществления (ч.1 ст.3 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 №4462-1).

Хранение документов

Представленные работником документы, включая заявление, должны храниться в бухгалтерии. Это следует из абз. 2 п. 87 Методических указаний.

Последствия получения недостоверных сведений

Ответственность за достоверность полученных от работника сведений, на основании которых последнему предоставляются дополнительные оплачиваемые выходные дни, несет работник, а не работодатель (п. 13 Правил предоставления выходных дней).

Это означает, что при выявлении недостоверных сведений работодатель не обязан предоставлять работнику дополнительные выходные дни. Такой вывод следует из анализа п.п.3-5 Правил предоставления выходных дней, абз.2-4 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Если в такой ситуации работодатель предоставит работнику дополнительные оплачиваемые выходные дни, ФСС РФ может отказать в возмещении расходов на их оплату. Взыскать указанные средства с работника работодатель может только через суд, поскольку согласно ст.137 ТК РФ оснований для их удержания из заработной платы работника нет. В связи с этим следует внимательно проверять представленные работником документы.

Последствия неизвещения работодателя об утрате права на дополнительные выходные

При наступлении обстоятельств, влекущих потерю права на использование дополнительных оплачиваемых дней, работник обязан известить об этом работодателя (п.14 Правил предоставления выходных дней). Вместе с тем Правилами предоставления выходных дней ответственность работника за невыполнение данной обязанности не установлена. Не предусмотрен и порядок действий работодателя в случае выявления злоупотребления со стороны работника. В частности, работодатель не вправе повторно потребовать у работника справку, подтверждающую факт установления инвалидности ребенка, если срок действия уже предоставленной справки не истек. Это нарушит положения п.4 Правил предоставления выходных дней.

В результате такого неуведомления у работодателя могут возникнуть определенные риски. В частности, при обнаружении факта предоставления дополнительных выходных дней работнику, который не имел на это права, работодателю может быть отказано в возмещении расходов на их оплату в том числе в случае, если он не знал или не мог знать о данных обстоятельствах. Взыскать указанные средства с работника работодатель может только через суд, поскольку согласно ст.137 ТК РФ оснований для их удержания из заработной платы работника нет.

Проверка наличия у работника права на использование дополнительных выходных дней

Дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами предоставляются работнику, если на момент обращения другой родитель (опекун, попечитель, другое лицо, воспитывающее детей без матери) в этом календарном месяце не использовал указанные дни или использовал их частично. Это следует из ч.1 ст.262 ТК РФ, п.п.1 и 6 Правил предоставления выходных дней, абз.1 и 6 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1. Данное обстоятельство устанавливается работодателем на основании представленных работником документов.

Дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами не предоставляются в следующих случаях:

1) если работник просит предоставить неиспользованные выходные дни за прошедший календарный месяц. Такой вывод следует из п.10 Правил предоставления выходных дней, где указано, что не использованные в календарном месяце дополнительные выходные дни на другой календарный месяц не переносятся;

2) если работник просит предоставить дополнительные выходные в период очередного ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком в возрасте до трех лет (п.7 Правил предоставления выходных дней, абз.5 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1).

При этом у другого родителя (опекуна, попечителя, другого лица, воспитывающего ребенка без матери) право на четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня сохраняется (п.7 Правил предоставления выходных дней, абз.5 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1).

Следует отметить, что в качестве одного из периодов, когда дополнительные выходные дни не предоставляются, Пленум Верховного Суда РФ упоминает отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет (абз.5 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1). Однако законом не предусмотрен отпуск по уходу за ребенком до достижения им указанного возраста. Частью 1 ст. 256 ТК РФ установлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. В связи с этим к периодам, когда работник не может воспользоваться своим правом на дополнительные выходные дни, следует относить отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Если работодатель предоставил работнику дополнительные выходные дни в указанные периоды, работодателю может быть отказано в возмещении расходов на их оплату. Взыскать эти средства с работника можно будет только через суд, поскольку согласно ст. 137 ТК РФ оснований для их удержания из его заработной платы нет.

Вправе ли работодатель привлечь к дисциплинарной ответственности работника, который использовал дополнительные выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом, хотя работодатель отказал в их предоставлении?

Ответ: Не вправе, если работодатель в силу прямого указания закона обязан был предоставить работнику дополнительные выходные дни.

Обоснование: Обязанность работодателя предоставить дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами предусмотрена ст.262 ТК РФ, абз.1 п.2 Правил предоставления выходных дней, абз.1 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Для подтверждения права на использование этих выходных дней работнику необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением и представить все необходимые документы. Их перечень установлен в п. п. 3 — 5 Правил предоставления выходных дней, абз.2-4 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1. В этом случае работодатель обязан предоставить работнику указанные выходные дни. Данный вывод подтверждают положения абз.9 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Определение количества предоставляемых дополнительных выходных дней

Общее количество дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, предоставляемых одному из родителей (опекуну, попечителю, другому лицу, воспитывающему детей без матери) в календарном месяце, составляет четыре дня. Это предусмотрено ч.1 ст.262 ТК РФ, абз.1 п.2 Правил предоставления дополнительных выходных дней, абз.1 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

При определении количества дополнительных выходных дней в конкретном календарном месяце нужно учитывать следующее.

Правило 1. Если один из работающих родителей (опекун, попечитель, другое лицо, воспитывающее детей без матери) частично использовал дополнительные выходные дни в календарном месяце, другому работающему родителю (опекуну и др.) в этом месяце предоставляются только оставшиеся дни отдыха. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 262 ТК РФ, п.6 Правил предоставления выходных дней, абз.6 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1.

Например, один из родителей использовал три дополнительных оплачиваемых выходных дня в январе 2015 г. Следовательно, второй родитель в этом месяце вправе использовать только один такой день.

Правило 2. Если в семье больше одного ребенка-инвалида, количество дополнительных оплачиваемых выходных дней, предоставляемых в календарном месяце, не увеличивается (п. 8 Правил предоставления выходных дней).

Правило 3. Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, дополнительные выходные дни предоставляются из расчета увеличенного в четыре раза суммарного количества рабочих часов в день при нормальной продолжительности рабочего времени, что указано в п. 11Правил предоставления выходных дней.

Из буквального толкования данного пункта следует, что при суммированном учете количество дней должно рассчитываться в часах. Однако согласно ч. 1ст.262 ТК РФ, абз.1 п.2 Правил предоставления выходных дней, абз.1 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1 время отдыха по уходу за ребенком-инвалидом предоставляется в днях. Следовательно, по нашему мнению, работника нужно освободить от работы на полные рабочие дни (смены) независимо от их продолжительности. В противном случае работник, в частности, может обратиться в государственную инспекцию труда, что может грозить работодателю привлечением к административной ответственности по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

Представляется, что руководствоваться п.11 Правил предоставления выходных дней нужно только при определении размера оплаты дополнительных выходных дней. Учитывая, что нормальная продолжительность рабочего дня в организации равна 8 часам, оплате подлежат 32 часа (8 часов x 4).

Например, норма рабочего времени в организации при пятидневной рабочей неделе продолжительностью 40 часов составляет 8 часов в день. Продолжительность смены работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, — 12 часов. Если такой работник обратится с просьбой предоставить четыре дополнительных выходных дня, работодатель обязан предоставить указанные дни полностью, а не по 8 часов из каждой смены. При этом оплате подлежат только 32 часа (8 часов x 4).

Оформление приказа о предоставлении дополнительных выходных дней

Предоставление дополнительных выходных дней оформляется приказом (распоряжением) работодателя (абз.1 п.2 Правил предоставления выходных дней).

Форма приказа: унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно.

В приказе должны быть приведены следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество и должность работника, которому предоставляется дополнительный выходной день (дни);

— дата предоставления выходного дня (дней);

— причина, по которой он (они) предоставляется;

— условие об оплате дополнительного выходного дня (дней);

— основания предоставления дополнительного выходного дня (дней).

С содержанием приказа работника необходимо ознакомить под подпись.

Ведение табеля учета рабочего времени при предоставлении дополнительных выходных дней

Период отсутствия работника на работе в связи с использованием дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Это следует из анализа ч.4 ст.91 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Форма табеля: унифицированная форма №Т-12 или №Т-13 (применяется для учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных) (разд.2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Работодатели, не относящиеся к организациям государственного сектора, могут самостоятельно разработать иную форму табеля и кодовые обозначения для него. Это следует из анализа ч.4 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В табеле учета рабочего времени по форме №Т-12 (№Т-13) дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами отмечаются кодом «ОВ» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые)) или цифровым кодом «27″.

Оплата дополнительных выходных дней

Дополнительные выходные дни, предоставляемые работнику для ухода за детьми-инвалидами, необходимо оплатить по месту его работы в ближайший после оформления день, установленный для выплаты заработной платы.

Каждый такой выходной день оплачивается в размере среднего заработка работающего родителя (опекуна, попечителя, другого лица, воспитывающего ребенка без матери) (ч.1 ст.262 ТК РФ, п.12 Правил предоставления выходных дней, абз.1, 7 п.17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 №1). Средний заработок рассчитывается в порядке, определенном ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Оплата указанных дополнительных выходных производится за счет средств федерального бюджета, выделяемых ФСС РФ (ч.17 ст.37 Федерального закона от 24.07.2009 №213-ФЗ).

Время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению, — это время отдыха (ст. 106 ТК РФ). Видами времени отдыха являются (ст. 107 ТК РФ):

  • перерывы в течение рабочего дня (смены);
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
  • нерабочие праздничные дни;
  • отпуска.

Отдельным категориям работникам полагаются также дополнительные дни отдыха. Предоставление таких дней обычно оформляется приказом о дополнительном отдыхе. О том, как составить такой приказ, расскажем в нашем материале.

Кому полагаются дополнительные дни отдыха?

На основании заявления дополнительные дни отдыха полагаются, в частности, следующим работникам:

Категория работников Количество дополнительных дней отдыха Оплачиваемый/
без сохранения заработной платы
Обоснование
Один из родителей (опекун, попечитель) для ухода за ребенком-инвалидом До 4-х дней в месяц Оплачиваемый Ч.1 ст. 262 ТК РФ
Один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеющий ребенка в возрасте до 16 лет 1 день в месяц Без сохранения заработной платы Ст.319 ТК РФ
Работник-донор крови 1 день за каждый день сдачи крови Оплачиваемый Ч.4 ст. 186 ТК РФ
Женщины, работающие в сельской местности 1 день в месяц Без сохранения заработной платы Ч.2 ст. 262 ТК РФ

Кроме того, день отдыха может предоставляться по желанию работника, отработавшего в выходной или нерабочий праздничный день. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Работодатель может предоставлять работникам и иные дополнительные дни отдыха в соответствии с условиями трудового, коллективного договора или локального нормативного акта организации.

Образец приказа о предоставлении дополнительного дня отдыха

Предоставление дополнительного дня отдыха обычно оформляется в виде приказа на основании заявления работника и документов, подтверждающих право на дополнительный отдых. К примеру, при сдаче крови у работника должна быть справка из медицинской организации по форме 402/у (утв. Приказом Минздрава СССР от 07.08.1985 № 1055). А, скажем, для предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами представляются следующие документы либо их копии (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2014 № 1048):

  • справка, подтверждающая факт установления инвалидности, выданная бюро (главным бюро, Федеральным бюро) медико-социальной экспертизы;
  • документы, подтверждающие место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида;
  • свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка либо документ, подтверждающий установление опеки, попечительства над ребенком-инвалидом;

— оригинал справки с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) о том, что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично, либо о том, что от этого родителя (опекуна, попечителя) не поступало заявления о предоставлении ему в этом же календарном месяце дополнительных оплачиваемых выходных дней.

Форма приказа на предоставление дополнительного дня отдыха произвольная. В нем указываются должность, Ф.И.О. лица, которому представляется дополнительный отдых, причина предоставления отдыха, день, на который отпуск предоставляется, а также отмечается, является ли такой день оплачиваемым или нет. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Приведем пример заполнения приказа о предоставлении дополнительного дня отдыха донору.

Пред. / След. Скачать образец приказа о предоставлении дополнительного дня отдыха донору можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Приказ об отгуле за ранее отработанное время будет кстати тогда, когда работник договаривается с работодателем об оформлении оплачиваемого выходного дня.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об отгуле за ранее отработанное время .docСкачать образец приказа об отгуле за ранее отработанное время .doc

Терминология

Вообще, в деловой практике не встречается понятия «отгул». Этим просторечным выражением называются все виды выходных дней. Тогда как каждому квалифицированному кадровику известно, что бывает оплачиваемый выходной день, а бывает неоплачиваемый. Также есть дни отпуска за свой счет. В документации, табеле все они имеют разные обозначения.

А так как приказ – это официальный документ организации, то в нем должно быть точно указано, какой именно выходной сотруднику предоставляется.

Законные основания

Работник может получить отгул за уже отработанное время или отработать его в будущем. Все зависит от характера договоренности с работодателем. Что же касается правовых норм, то о такой возможности четко прописано в 153 статье ТК РФ. На него и необходимо ссылаться в документе.

Оплата

Если сотрудник работал в праздничный или выходной день, то ему полагается двойная либо тройная оплата (это будет зависеть от конкретных условий). Но если в этом же месяце вышел приказ об отгуле за ранее отработанное время, то никаких дополнительных доплат не осуществляется. Разница может перекрываться днем отдыха.

Элементы приказа

Подобного рода документация всегда оформляется на фирменных бланках Это делается для того, чтобы в верхней части гордо красовались реквизиты печатающей официальную бумагу организации. Так принято оформлять приказы по личному составу согласно существующему законодательству.

Если же организация небольшая, фирменных бланков не имеется, то для соблюдения требований необходимо будет указать в верхней части бумаги наименование организации и ее основные реквизиты: юридический адрес, ИНН, КПП, телефон и пр.

В основной же части приказа описываются значимые моменты конкретно и четко. В нем должна фигурировать такая информация:

  • Какой день был либо будет отработан и зачтен как отработанный. Должна фигурировать конкретная дата, включая год.
  • ФИО работника и его должность. Очень часто бывает достаточно просто фамилии и инициалов.
  • Какой из дней будет днем отдыха в счет отработанного. Если таких дней несколько, то перечисляются даты через запятую.
  • Начисление заработной платы. Может быть сказано просто: «Начислить заработную плату в соответствии с приказом», а может упоминаться конкретная фамилия бухгалтера, который поставит подпись в конце.
  • Кто отвечает за ознакомление сотрудников с вышедшим приказом. Это довольно формальная процедура, так как по закону работники уже должны быть в курсе, так как сами написали заявление с просьбой предоставить этот отгул.

Если приказ составляется сразу на нескольких работников (например, на целое структурное подразделение, которое ранее полным составом работало в праздничный либо выходной день), то удобнее в тексте приказа размещать таблицу. Если список обширный, то прибегают к составлению табличной части в качестве приложения.

Не стоит забывать в этом случае о том, что от каждого сотрудника потребуется отдельное заявление в юридически грамотной форме. На практике их распечатывают и предоставляют каждому на подпись перед подписанием приказа.

Подпись сотрудника в нижней части бумаги будет означать лишь то, что он ознакомлен с событием, что информация дошла до него в полном объеме. Но его поддержку и полное одобрение этот «автограф» не означает.

Ознакомление

Помимо подписи руководителя, на документе должны быть еще «автографы». Во-первых, там расписывается сам работник, который писал заявление о предоставлении выходного дня в счет отработанного. Во-вторых, должна быть в курсе таких перестановок бухгалтерия, вне зависимости от того, имеется ли подпись на бланке приказа или нет.

Если в тексте приказа есть пункты про осуществление выплат, значит, заверить все это должен и бухгалтер либо лицо, которое непосредственно занимается выплатами в организации. Только в таким виде приказ об отгуле за ранее отработанное время приобретет необходимую юридическую силу. Стоит отметить, что взять выходной можно не за ранее отработанное время, а при договоре, что этот день будет отработан. Причем во избежание недопонимания необходимо точно договариваться о том, в какую дату это будет осуществлено.

Отметки

Перестановки рабочих и выходных дней должны быть указаны в табеле учета рабочего времени, если таковой ведется в организации. При этом отмечает его ответственное за это мероприятие лицо. Например, один из работников отдела кадров.

Важная деталь: если в приказе о работе в выходной день уже был пункт о предоставлении выходного, то новую бумагу заводить не нужно.

Это только внесет путаницу в документацию по личному составу.

Обязательно ли оформление

Если отношения между работником и работодателем доверительные, они подчас «договариваются на словах» и меняют местами рабочий и выходные дни без оформления официальных бумаг.

Такое безответственное поведение противоречит Трудовому кодексу. Мало того, оно еще и создает дополнительные трудности в бухгалтерии. При начислении положенных выплат могут не учитываться рабочий и выходной день сотрудника, и увеличение оплаты. А все потому, что соответствующего заявления и приказа об отгуле за ранее отработанное время не оформлялось. Как кадровик, так и бухгалтер должны иметь законные основания в виде первичных документов для надлежащего оформления своих и произведения выплат. Помимо этого, здесь кроется риск как для работодателя, так и для работника.

Ведь по закону ответственность за безопасность сотрудника на рабочем месте лежит на работодателе. А если работник травмирует себя в предоставленный выходной и не оформит этого, то это будет считаться травмой на производстве.

Что же касается срока хранения, то приказ об отгуле за ранее отработанное время относится к документации по личному составу и хранится 5 лет (в случае, если работник не имеет дела с тяжелыми и вредными условиями труда).