Предпроектного обследования

30% проектов по внедрению информационных технологий – неуспешны. 90% проектов из оставшихся заканчиваются с нарушением сроков, с превышением бюджета, неполным соответствием полученных и намечавшихся результатов.

Такая статистика – результат легкомысленного отношения к предварительной проработке состояния объекта автоматизации. Здесь возникает целый ряд взаимосвязанных вопросов.

КОГДА НЕОБХОДИМО ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ

Обследование можно и не проводить, но если специфика деятельности предприятия велика, то предпроектное обследование проводить нужно обязательно. Еще раз подчеркнем – необходимость в предпроектном обследовании зависит не от величины предприятия, а от степени отличия его бизнес-процессов от типовой конфигурации. Под типовой конфигурацией будем понимать «1С: Управление предприятием 2.0».

Цель обследования – выработать совместно с Заказчиком эффективные направления дальнейшего развития информационной системы управления, дать оценку существующих у Заказчика способов и методов учета.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ

    По результатам обследования заказчик получает:

  • список существующих в компании бизнес-процессов и требования к ним;
  • оценку соответствия функциональных возможностей предлагаемой автоматизации системы реальным бизнес-процессам заказчика;
  • бюджет и график реализации проекта автоматизации с учетом доработок системы под уникальные особенности бизнес-процессов заказчика;
  • стоимость программного обеспечения и техники;
  • оценку требуемых ресурсов, которые будут нужны на этапе внедрения системы;
  • рекомендации по оптимизации существующих бизнес-процессов (опыт предыдущих внедрений);
  • оценку возможных рисков, которые могут повлиять на качество работы;
  • предложения по оптимизации затрат на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами.
    Пример содержания отчета по предпроектному обследованию приведен на нашем сайте szv.ru по ссылке http://szv.ru/index.php/pp

Не нужно думать, что на этой стадии формируется детальное задание на доработку типовых механизмов системы с учетом требований заказчика. Техническое задание выполняется на стадии проектирования.

Технология выполнения предпроектного обследования заключается в составлении списка бизнес-процессов заказчика и оценке степени автоматизации их в типовой конфигурации. Для того чтобы качественно выполнить предпроектное обследование, нужно хорошо знать типовую конфигурацию, иметь опыт ее внедрения, положительные отзывы от заказчиков.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ

    Погрешность в оценке стоимости бывает всегда. Возникает она в результате следующих причин:

  • описаны не все бизнес-процессы (оплачено недостаточное количество времени на предпроектное обследование, не предоставлена информация заказчиком);
  • бизнес-процессы описаны неточно (недостаточная квалификация исполнителя и/или заказчика);
  • неверно оценен объем работ по автоматизации бизнес-процессов (недостаточная квалификация исполнителя).

Качество предпроектного обследования зависит от времени его выполнения, а значит, и от его стоимости.

Часть работ проводится в офисе заказчика, вторая часть выполняется в офисе исполнителя. Регламентирована пропорция этих часов – 1:2. Средний проект выполняется неделю у заказчика (40 ч) и две недели в своем офисе (80 ч).

На первой стадии выполняется экспресс-диагностика. Как правило, она длится 4-8 часов. В результате принимается решение о целесообразности предпроектного обследования и его продолжительности. Для небольших проектов часто достаточно этой первой стадии для определения стоимости проекта. Погрешность может составлять до 50%.

    Для экспресс-диагностики заказчик должен предоставить:

  • учетную политику,
  • коллективный договор,
  • регламентную отчетность по управленческому учету,
  • регламенты работы с покупателями и поставщиками,
  • схемы мотивации и другое.

Очень важно обеспечить исполнителю доступ к базам данных (копии или удаленно). Исполнитель выдает заказчику опросные листы для бухгалтерского учета.

ВЫВОДЫ:

  • При предполагаемой сумме проекта более 500000 рублей проводить обследование настоятельно рекомендуется.
  • Цель предпроектного обследования – успешно выполнить проект.
  • Результат предпроектного обследования – расчет объемов, сроков и стоимости работ проекта.
  • Предпроектное обследование может сэкономить 20-40% от стоимости проекта.
  • Часто экспресс-диагностика выполняется бесплатно. Само предпроектное обследование не может быть бесплатным, так как требует значительного времени специалистов высокой квалификации.
  • Уровень квалификации, опыта исполнителя на предпроектном обследовании не менее важен, чем на самом проекте.

Моисеев Сергей Михайлович

Компания: Должность: генеральный директор ГК «Созвездие», к.т.н. Сайт: www.mercuryszv.ru

Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь

Предпроектное обследование (ППО)

ППО является одним из этапов разработки системы, в ходе которого определяются границы проекта, основные требования заказчика, выявляются компетентные сотрудники, которые в дальнейшем будут составлять команду от заказчика, активно участвующей в процессе разработки технического задания, тестировании системы и ее внедрения.

Результатом проведения ППО является отчет, который будет представлен на рассмотрение руководителей компании заказчика. Кроме того, в ходе ППО определяется необходимость проведения этапов разработки, а также расчет длительностей и стоимостей каждого из них.

По технологии проведения ППО представляет собой интервьюирование ключевых сотрудников компании, исследование документооборота и регламентных документов предприятия, проведение совещаний.

ППО предполагает анализ следующих аспектов деятельности компании

  • анализ документооборота;
    Документооборот в любой компании отражает ее систему управления, поэтому анализ документооборота является очень важной составляющей предпроектного консалтинга. Собранные данные могут быть использованы для разработки рекомендаций по совершенствованию документооборота и уменьшению трудоемкости процесса обработки документации, а также для дальнейшей подготовки проекта внедрения.
  • анализ информационных потоков;
    Анализ информационных потоков, то есть перемещения информации от одного сотрудника или подразделения к другому, позволяет выявить недостатки в системе информационных потоков предприятия: точки дублирования, избытка и недостатка информации, а также причины задержек или сбоев.
  • анализ бизнес-процессов;
    Анализ бизнес-процессов компании позволяет представить четкую картину деятельности организации и выявить проблемные места, приводящие к недостаточно эффективной работе всего предприятия или отдельных подразделений: дублирование выполняемых сотрудниками функций, неоднозначное распределение ответственности по бизнес-процессам, функции «без хозяина».
  • анализ нормативно-справочной информации (НСИ); Правильно структурированная НСИ позволяет избегать большого количества сложностей, сбоев, потерь времени в работе организации. Даже такая банальная вещь, как отсутствие регламента для заведения новых номенклатурных позиций, может создать серьезные трудности для взаимодействия сотрудников компании друг с другом и с клиентами.

На основе анализа НСИ могут быть выработаны рекомендации и регламенты по созданию и поддержанию единой системы управления НСИ.

На этапе «Предпроектного обследования» производятся следующие работы

  • анализ участков и знакомство с требованиями заказчика по каждому из них;
  • проведение экспертной оценки степени существующей автоматизации участков заказчика и составление отчета о необходимом усовершенствовании;
  • выбор базовой конфигурации на платформе;
  • сопоставление основных бизнес-процессов и логики работы компании заказчика с реальными возможностями системы на платформе;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании;
  • утверждение отчета первыми лицами компании заказчика;
  • на основании отчета о ППО составление плана технического задания по реализации автоматизированной системы, его сроков и бюджета.

Результат:

Результатом этого этапа является документы «Отчет о ППО» и «Устав проекта». Документы утверждаются специалистами заказчика.Так же результатом ППО будет окончательный выбор программного продукта.

В документе «Отчет о ППО» отражены:

  • план проекта автоматизации, детализированный до каждого этапа проекта с описанием назначения каждого этапа и выполняемых работ;
  • перечень направлений автоматизации;
  • перечень необходимых изменений ПП «Предприятие»;
  • роли пользователей системы;
  • технические требования к системе и порядок приемки работ.

В документе «Устав проекта» отражены:

  • рамки проекта;
  • цели проекта;
  • временные рамки (ограничения) проекта;
  • критерии успешности проекта;
  • оргструктура проекта;
  • ключевые участники проекта;
  • менеджер проекта (заказчик);
  • менеджер проекта (Абис);
  • принципы работы по проекту;
  • технические условия выполнения работ;
  • согласование результатов работ;
  • оформление результатов работ;
  • риски проекта;
  • план работ по проекту.

Экспресс-обследование или предпроектное обследование является первым этапом проектного внедрения.

Обследование производится по всем планируемым к автоматизации областям. Возможно, что обследование захватит и смежные области деятельности, и по результатам может быть вынесено предложение по автоматизации и их, так как это позволит внести улучшения в бизнес процессы компании. Решение об этом принимается сотрудниками Исполнителя, исходя из результатов полученных в ходе проведения работ. Данное решение доводится и согласовывается с представителями Заказчика.

Предпроектное обследование проводится методом интервьюирования ответственных лиц Заказчика, а также изучается необходимая документация. Полученная информация анализируется и готовится отчет об экспресс-обследовании.

Перед Предпроектным обследованием стоят следующие цели:

  • Определение бизнес целей проекта, которые Заказчик планирует получить в результате внедрения новой системы.
  • Получить видение текущих бизнес-процессов, процедур. Определение способов, которыми можно достичь конечных бизнес целей проекта (рекомендации по программному обеспечение, разбиение работ на блоки, определение последовательности внедрения блоков, определение методики и идеология внедрения, согласование состава и формата проектной документации),
  • Утвердить единую с Заказчиком точку зрения на цели, задачи и приоритеты проекта.
  • Четко определить функциональные и структурные границы проекта
  • Определение рисков проекта. Выделение текущих проблем предприятия, которые могут помешать достижению целей проекта
  • Описание основных несоответствий между бизнес-процессами предприятия и типовой функциональностью систем, рекомендуемых к внедрению.
  • Определение состава рабочих групп.
  • Разработать план дальнейших действий. Определить схему и сроки внедрения на первые блоки внедрения.
  • Определение стоимости работ (стоимость для договора, оценочная полная стоимость проекта).

По результатам данного этапа формируется следующий пакет документов:

  • Отчет о предпроектном обследовании. Структура отчета согласуется с Заказчиком до начала работ по обследованию.
  • Календарный план-график работ.

К вашим услугам также другие услуги по консалтингу: постановка учета и аудит проекта
Первый шаг к внедрению
Возврат в раздел