Представительские расходы УСН

Оплата рекламы в Facebook по безналичному расчету, представительские расходы при усн

Здравствуйте.

Возможно Вам поможет в понимании Вашего вопроса разъяснение Департамента общего аудита по похожему расчёту с помощью корпоративной карты.

Вопрос:

Рассмотрите, пожалуйста, вариант закупки книг в зарубежном
интернет-магазине по корпоративной карте сотрудника.

Ответ:

Расчеты через подотчетное лицо с помощью корпоративной
карты.

Выпуск корпоративных платежных карт осуществляется в
соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П (далее – Положение № 266-П).

На основании пункта 1.4 Положения № 266-П на территории РФ кредитные организации — эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт,являющихся видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее — держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

Пунктом 1.5 Положения № 266-П установлено, что расчетная
(дебетовая) карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией — эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются

за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной

организацией — эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Соответственно, при ответе мы исходим из того, что
корпоративной картой является платежное средство, с помощью которого сотрудники Организации приобретают товары (работы, услуги) за счет денежных средств, находящихся на банковском счете Организации. При этом корпоративная карта оформлена на имя конкретного сотрудника (держателя карты), уполномоченного организацией на совершение операций по карте.

В силу пункта 2.5 Положения № 266-П клиент — юридическое
лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных

карт следующие операции:

— получение наличных денежных средств в валюте РФ для
осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

— оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью
юридического лица, в том числе оплатой командировочных и

представительских расходов, на территории РФ;

— иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

— получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

— оплата командировочных и представительских расходов в
иностранной валюте за пределами территории РФ;

— иные операции в иностранной валюте с соблюдением
требований валютного законодательства РФ.

Пунктом 2.6 Положения № 266-П также установлено, что клиенты
— юридические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического
лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных операций валюта, полученная кредитной организацией — эмитентом
в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента — юридического лица.

Учитывая изложенное, на наш взгляд, нормами действующего
законодательства не запрещено предоставление сотруднику организации корпоративной карты для приобретения через интернет магазин книги у нерезидента при условии
соблюдения требования валютного законодательства.

Налоговый учет.

НДФЛ.

Как было отмечено нами в ответе № 12-12/06 от 11.12.12, в
силу пункта 1 статьи 209 НК РФ объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный физическими лицами, являющимися налоговыми резидентами РФ, от
источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить (статья 41 НК РФ).

В рассматриваемом нами случае сотрудник использует средства Организации с помощью корпоративной карты для приобретения книги в интересах Организации, соответственно, экономическая выгода у него не возникает. Поэтому, на наш взгляд, в рассматриваемом нами случае у сотрудника не возникает дохода, подлежащего обложению НДФЛ.

Налог на прибыль.

В ответе № 12-12/06 от 11.12.12 нами было отмечено, что
стоимость книги подлежит признанию в целях налогового учета в составе материальных расходов на основании пункта 1 статьи 254 НК РФ.

При этом в силу пункта 1 статьи 252 НК РФ понесенные
Организацией расходы должны быть:

— экономически обоснованы,

— документально подтверждены;

— направлены на получение дохода.

Учитывая, что в рассматриваемом нами случае Организация не выдает денежных средств из кассы под отчет, а предоставляет в распоряжение сотрудника корпоративную карту, на наш взгляд, необходимо издать документ от имени руководителя организации (приказ, распоряжение), уполномочивающий сотрудника получить корпоративную карту для приобретения книги в интересах Организации через

интернет-магазин с применением указанной карты (можно
указать конкретную книгу, ее стоимость и адрес интернет магазина, через который будет осуществляться приобретение книги). В том случае, если корпоративная карта постоянно находится в пользовании сотрудника, целесообразно издать документ от имени руководителя Организации, уполномочивающий сотрудника приобрести с использованием корпоративной карты за счет средств

Организации соответствующую книгу.

В подтверждение того факта, что денежные средства с
расчетного счета Организации были израсходованы сотрудником в производственных целях, в бухгалтерию Организации следует представить авансовый отчет с приложением документов, полученных на

почте, а также выписки из банка, свидетельствующей о
фактической сумме расходов, понесенной сотрудником.

Бухгалтерский учет.

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его
применению для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках».

Соответственно, средства перечисленные Организацией со
своего текущего счета на счет, к которому обеспечен доступ сотрудника с помощью корпоративной карты, подлежит отражению следующим образом:

Департамент общего аудита повопросу приобретения сотруднико у нерезидента книги через Интернет-магазин с помощью корпоративной карты

Дт 55 Кт 51 – перечислены денежные средства Организации на специальный банковский счет.

Несмотря на тот факт,
что фактически денежные средства не выдаются сотруднику под отчет из кассы Организации, считаем, что, до того

момента, пока сотрудник не отчитается об израсходованных с
расчетного счета Организации суммах, целесообразно для отражения расчетов с сотрудником использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

Дт 71 Кт 55 – сотрудником израсходованы денежные средства с расчетного счета Организации (выписка с расчетного счета);

Дт 10 Кт 71 – книга, приобретенная сотрудником, принята к
учету (авансовый отчет, почтовые документы);

Дт счетов учета затрат Кт 10 – передача книги в
производство, использование в управленческой деятельности.

Валютное законодательство.

В ответе № 12-12/06 от 11.12.12 мы указали, что операция по
приобретению резидентом у нерезидента книги за валюту РФ может осуществляться без каких-либо ограничений с точки зрения валютного законодательства, независимо от того, является приобретателем сама Организация или ее сотрудник.
Кроме того, в этом случае также не оформляется паспорт сделки.

Поскольку расчеты за книгу будут осуществляться
непосредственно с расчетного счета Организации, на наш взгляд, можно говорить о том, что приобретателем книги в данном случае будет являться сама Организация.

Соответственно, как было отмечено нами выше, каких-либо нарушений валютного законодательства в данном случае не произойдет.

Какие расходы можно считать представительскими расходами? При УСН «доходы минус расходы» можно ли их учесть? Давайте попробуем разобраться.

Какие расходы – представительские?

Определение представительских расходов нам дает пункт 2 статьи 264 НК РФ. Представительскими признаются расходы, которые связаны с приемом и обслуживанием представителей других организаций, граждан, которые являются потенциальными или фактическими клиентами организации, направленные на установление выгодного сотрудничества. Важно, что НК РФ подчеркивает, что прием должен быть официальным и организован для партнеров из других компаний. То есть, общаясь с менеджерами из своих филиалов, учесть затраты как представительские, нельзя. К таким расходам относятся:

  • Расходы на прием потенциальных партнеров для установления сотрудничества;
  • Обеспечение участников переговоров транспортом для доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
  • Обеспечение партнеров напитками и едой во время переговоров;
  • Оплата услуг переводчиков для проведения переговоров.

Как и любые другие, представительские расходы должны быть оправданы экономически и подтверждены документами. Такие требования предъявляет статья 252 НК РФ.

Обратите внимание, далеко не все траты, которые связаны с переговорами и подобными мероприятиями, можно учесть, как представительские расходы. Например, если помимо переговоров с партнером у вас запланировано посещение концерта, то вы не сможете учесть эти затраты, так как данное мероприятие признается развлечением. Так же, например, если вы хотите поздравить партнера с праздником и отправить ему букет, вы не сможете учесть такие расходы как представительские.


© фотобанк Лори

Представительские мероприятия на УСН

Предприниматели, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», имеют право уменьшить сумму налога за счет снижения величины налоговой базы путём учёта расходов.

Но далеко не за счет всех расходов можно уменьшить сумму налога. Чтобы учесть затраты при расчете налога при УСН, расходы должны отвечать определенным требованиям:

  • должны присутствовать в перечне, указанном в статье 346.16 НК РФ;
  • должны соответствовать профилю ведения бизнеса;
  • должны быть подтвержденными и оплаченными;
  • должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Перечень расходов, которые налогоплательщики УСН имеют право учитывать при расчете налога, является закрытым. Представительские расходы при УСН «доходы минус расходы» в этом перечне не указаны, соответственно, ни факт оплаты, ни форма оплаты, а также экономическая оправданность таких расходов значения не имеют. Плательщики УСН с объектом «доходы минус расходы» не могут учитывать представительские расходы при расчете налога.

Расходы, связанные с проведением приема и обслуживания работников других предприятий называются представительские расходы организации, и порядок учета таких расходов у предприятий на упрощенной системе налогообложения будет отличаться.

Рассмотрим, как учитываются представительские расходы организации на УСН с объектом обложения доходы минус расходы в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

На основании пп.22 п.1 ст.264 НК представительскими расходами являются:

— расходы, связанные с организацией официальных приемов для участников переговоров;

— расходы по доставке гостей к месту проведения встречи и обратно;

— буфетное обслуживание во время встреч и переговоров;

— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, которые приглашены на мероприятие.

Для предприятий, которые находятся на общей системе налогообложения представительские расходы включаются в состав расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда в том отчетном периоде, когда представительские расходы возникли. Иная ситуация для предприятий на УСН, где перечень расходов является закрытым и представительские расходы в нем не указаны, соответственно они в состав расходов включаться не будут.

Представительские расходы организации на УСН в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0

В программе 1С Бухгалтерия 8 представительские расходы организации на УСН будут учитываться в бухгалтерском учете. Проводка: Дт 20, 26, 44 и т.д. Кт 71. Однако для налогового учета в графе «Расходы НУ» нужно указывать «Не принимаются».

Для отражения представительских расходов используется документ «Авансовый отчет», который можно найти на закладке «Банк и касса».

На первой закладке «Авансы» нужно указать документ, которым выдавались денежные средства в подотчет.

Сами представительские расходы отражаются на закладке «Прочее».

На данной закладке нужно указать документы, которые подтверждают представительские расходы (накладные, квитанции и т.д.), их сумму и счет, на который указанные расходы списываются. Это может быть счет 20, 26, 44 и другие счета затрат в зависимости от организации и подразделения. Также указываем субконто – Представительские расходы и при необходимости подразделение. И для целей налогового учета выбираем, что данные расходы «Не принимаются».

Таким образом, представительские расходы организации на УСН будут учтены в бухгалтерском учете, но не будут приниматься для целей налогового учета, и не будут отражаться в книге учета доходов и расходов.

О том, как учитываются представительские расходы организации на общей системе налогообложения в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите , редакция 2.0 .