Приказ о ведении личных дел

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

5.2.2. Оформление и ведение личных дел пользователей

Оформление личного дела пользователя

Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о лице, занимающегося исследовательской деятельностью в архиве.

При первом посещении на каждого исследователя в читальном зале архива заводится личное дело, в которое сотрудник должен подшить следующие документы:

— все письма – направления от организации (ий) и заявления данного пользователя;

— анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

— заказы на выдачу описей и дел;

— заказы на копирование документов.

На лицевой стороне обложки личного дела указывается фамилия, имя, отчество исследователя в именительном падеже, а также номер дела в соответствии с порядковым номеров в журнале регистрации пользователей и их личных дел.

Основной признак систематизации документов в личном деле – хронологический (по дате составления документа или его утверждения), т.е. внутри дела документы располагаются в хронологической последовательности.

Оформление личного дела пользователя включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно. Личные дела, в соответствии с их долговременными сроками хранения (25 лет ЭПК) подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

— оформление обложки дела по установленной форме;

— нумерацию листов в деле;

— составление листа-заверителя в деле;

— составление внутренней описи документов дела (См. п. 4.1.3.);

— подшивка дела.

Личные дела пользователей оформляются, как правило, в конце года.

При последующей подшивке документов в личное дело пользователя не забывайте вносить сведения об изменении количества листов в деле в лист-заверитель дела.

Дела пользователей (исследователей), внёсших значительный вклад в разработку той или иной темы, могут быть оставлены на постоянное хранение.