Принять на должность

Содержание

Трудоустройство на должность исполняющего обязанности директора

Добрый день.
Вы обязаны принять работника на должность согласно штатному расписанию .
ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции (работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретном виде поручаемой работнику работы).
Исполняющий обязанности, такой должности не бывает.
Исполнять обязанности директора может только штатный сотрудник организации. Должен быть издан приказ по основной деятельности кто и на какой период будет исполнять обязанности директора, ДС к ТД, согласие работника. Чтобы этот человек имел право подписи за директора на него нужно оформить доверенность, в ней должно быть прописано в каких именно документах может расписываться и.о. за директора.
Для оформления исполнения обязанностей необходимо руководствоваться ст. 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

5 советов новоиспеченному начальнику отдела

Хочу поделиться 5 важными, на мой взгляд, вещами, которые должен осознать специалист, внезапно ставший начальником своего отдела. Это скорее напутствие, психологическая накачка, чем конкретные методики, но как мне кажется, карьерные изменения — момент для изменений внутренних. Мне самому повезло стать начальником нового отдела, созданного из сотрудников, занятых определенным направлением, и вот что я успел для себя уяснить.

Не дорожите своим местом

Ваша позиция не самоценна — ценен ваш вклад в дело, пока вы на этой позиции. Цепляться за место, какие бы выгоды оно ни приносило — разрушительно для вашей личности и карьеры.
Вам может показаться большой удачей, что вас сделали руководителем. Удачей, сравнимой с выигрышем в лотерею, удачей, которую нужно хватать и держать как только возможно. Это ошибочная позиция: ваш шеф не идиот, он выбрал вас на это место за ваши качества, а не методом научного тыка. (Если ваш шеф идиот, это тоже довольно сложно считать удачей — бегите оттуда скорее). Ваши качества непостоянны, как и обстоятельства снаружи, и шеф точно так же может решить сместить вас с этой позиции.
Будут времена, когда вы возненавидите своё кресло и все те нудные и тяжелые обязанности, которые к нему прилагаются. Ваша руководящая позиция — всего лишь этап в вашей жизни, такой же, как любой другой. Если ваша жена беременна, вы же не станете надеяться, что она походит еще годик-другой с этим милым животиком — наоборот, вы приложите все усилия, чтобы беременность закончилась успешно и в срок, какой бы долгой она ни казалась. С работой то же самое — как бы ни был приятен сам факт перехода на руководящую должность, пытаться там удержаться ради самого факта глупо, а вот стараться принести максимум пользы — это правильно.
В свою очередь, уход с руководящей должности — не катастрофа, если вы уверены, что всё делали правильно. Если вы такой же стоящий специалист, каким были — вы не пропадете и не прогадаете.

Говорите, как сделать, а не делайте.

Возглавив отдел, вы, разумеется, несете отвественность за его эффективную работу. Но будет большой ошибкой систематически обеспечивать эту эффективность личными усилиями.
Да, скорее всего, вас выбрали на роль руководителя из-за огромного опыта и навыков. И теперь ваша задача — не применять эти навыки лично, а сделать так, чтобы они были в таком же объеме у как можно большего числа ваших сотрудников.
Начальник транспортного цеха лично не доставляет клиентов в разливочную прямо к штуцеру. Он следит за тем, чтобы водители Ларионов и Кутько не забывали о своей работе.
Главной ошибкой новоиспеченного руководителя будет делать всё что надо и как надо за своих сотрудников молча. Вы действительно можете и должны применить свои навыки и опыт для прямого участия в сложных ситуациях, но при этом прежде всего ситуация должна быть такова, что ваш сотрудник уже не справился и наверняка не справится в ходе следующей попытки, и только поэтому вы вмешиваетесь. Сотрудник должен узнать, что именно пошло не так и как это обнаружить в следующий раз, а также что нужно сделать в такой ситуации и почему, и каков будет результат. На его глазах вы должны продемонстрировать этот предсказуемый результат — только так достигается авторитет.
Во всех остальных ситуациях верьте: если вы точно знаете, как совершить ту или иную рядовую операцию лучше всего, сотруднику можно поручить ее выполнение (по возможности без ценных указаний с вашей стороны). Он либо справится, либо нет — и вот тогда вы сможете проявить себя как хороший начальник, а не рядовой сотрудник.

Люди — не машины

ИТ-шникам особенно свойственно отношение к окружающим, как к компьютерам из мяса. Компьютер устроен так, что когда ты даешь ему одну и ту же программу, он производит одинаковый результат. Парни в свитерах склонны ожидать того же от людей, но человек — живое существо, живущее своим непостоянством (и не будь у нас этого свойства, лично вы бы до сих пор пачкали пеленки, а не читали эту статью).
Ваши сотрудники будут неправильно интерпретировать ваши указания, проявлять различную трудоспособность в разные дни, болеть, ссориться, лениться, менять род деятельности, косячить и не высыпаться. Это живые люди, и это та элементная база, с которой вам в ближайшее время предстоит работать. Игнорировать эти суперспособности людей не получится — вам придется работать напрямую с каждым фактом таких проявлений, а иначе ваш отдел под угрозой. Постарайтесь принять и по возможности полюбить этот новый аспект вашей работы.
Именно вам, а не кому-то еще, придется разбираться с личными проблемами ваших сотрудников, давать или не давать отгул кому-то, ругать кого-то (лично, в глаза) за косяки и недоработки, хвалить кого-то (при всем честном народе) за хорошую работу, разбирать ссоры и претензии, назначать выходные и рабочие дни (а также до скольки работаем 31 декабря — и работаем ли вообще), поздравлять с днями рождений и свадьбами, увольнять — вобщем, вся кадровая работа теперь ваша. Заранее выясните, как решаются все эти вопросы в вашей компании. Задумайтесь, хорошо ли шли эти дела, пока вы еще не были руководителем — если что-то можно было сделать лучше, то вот он, ваш шанс проявить себя. И не ждите, что люди будут как заведенные каждый день по восемь часов тарабанить всю рабочую рутину, даже если вы каждого научили, как это делать. Они найдут миллион причин сделать по-другому.
Чтобы снизить влияние человеческого фактора на работу вашего отдела, регулярно думайте об автоматизации рутинных операций.

Считайте. Записывайте. Храните.

Вашему шефу будет интересно, как идут дела, да и вам самим тоже. Работа на руководящей должности подвергнет вашу память суровым испытаниям — даже если вы уверены, что раньше она вас не подводила, теперь настает время найти запасные варианты для хранения фактов.
Устной договоренности недостаточно. Даже если вы поговорили с кем-то, и точно договорились, и оба точно помните о чем договорились, всё равно пришлите email с точным указанием формулировок, о которых вы смогли договориться. Будьте маниакально последовательны с этой техникой особенно при разговорах с начальством. Поговорили — осознали — email.
Если вы что-то важное для себя обдумали — пришлите email о результатах самому себе. Если случилось ЧП — правильно будет, если оно отражено в соответствующих журналах, багтрекерах, вики и так далее. Ну или хотя бы в виде email самому себе. И вообще, начните вести дневник своего отдела — что случилось за прошедший день, неделю, месяц, почему это важно. Через полгода вы скажете себе спасибо.
Рано или поздно от вас потребуют отчетности — подумайте, какие цифры служат показателями вашей работы, с помощью каких показателей можно увидеть проблемы в отделе. Как температура у человека: если выше 37 градусов, значит болеет, если ниже 30 или выше 42 — умер. Теперь подумайте, что можно измерять в вашей работе для выявления опасных тенденций. Начните собирать эти цифры, даже если никто от вас этого пока не требует — лучше быть способным их предоставить, чем сидеть над внезапным отчетом всю ночь с горящими штанами. Прочитайте, что такое KPI.

Да, это неприятно, но бюрократия — теперь часть вашей работы, лично ваша обязанность. Опять-таки, ее можно возложить на плечи автоматики, если вы сами хорошо знаете, что и как нужно записывать и считать. Не пожалейте на автоматизацию несколько часов, чтобы сэкономить себе дни. Часть этих обязанностей можно возложить на своих сотрудников, но просто подумайте, какой объем бюрократии вы бы сами вытерпели, будучи сотрудником — и всеми силами старайтесь не превышать этого порога.

«Не пытайся ударить, а бей.»

Каким бы хорошим руководителем вы ни мечтали стать, вы всё равно настолько хороши, насколько можно об этом судить по вашему отделу. Важны дела, а не намерения. Никого вообще не интересует, что вы там хотели сделать, что думали бессонными ночами, какие тренинги и семинары посещали, какую книгу прочли и видео посмотрели. Прочитайте хоть все на свете, но пока вы не делаете ничего со своим отделом или делаете что-то не то, ваша работа над собой равноценна корню из минус единицы.
Если вас сдерживает страх, помните, что страх — это не то, чего от вас здесь ожидают. Страшно всем и каждому, а руководитель — вы. И решать вам. Твердое решение — ваш основной продукт на этом месте. Вы можете ошибаться — и тогда система подведения отчетности и внимательное отношение к вам руководства не позволят ошибке нанести слишком большой урон. Вы со временем научитесь смотреть в корень причин, которые вас привели к тем или иным решениям, и вырабатывать верные решения систематически (даже если вы их принимаете, подбрасывая монету).
Но если вы колеблетесь, укрываете проблемы, уходите от решений — вы работаете против себя и никто вам не поможет.
На этом всё. Искренне желаю вам удачи и благоразумия.

Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно

Волкова М. Н., эксперт журнала

Журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения» № 2/2020

В каждом госучреждении, осуществляющем закупки, должен быть контрактный управляющий или контрактная служба. При этом порядок оформления таких работников четко не установлен, что вызывает вопросы у работодателей. Как создается такая служба, кто может исполнять обязанности контрактного управляющего, на каких основаниях и как оформлять контрактного управляющего – расскажем в статье.

Контрактная служба.

В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает 100 млн руб., создают контрактные службы.

Чтобы определить, должен ли работодатель создать контрактную службу, нужно определить среднегодовой объем закупок. Он должен включать весь утвержденный на год объем финансового обеспечения для осуществления закупок в соответствии с Законом № 44-ФЗ. В данный объем включаются также средства для оплаты контрактов, заключенных до начала указанного финансового года и подлежащих оплате в этом году (п. 16 ч. 1 ст. 3 Закона № 44-ФЗ).

Общие требования к контрактной службе определены Законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утвержденным Приказом Минэкономразвития РФ от 29.10.2013 № 631. В соответствии с этим Типовым положением контрактная служба создается одним из следующих способов:

  • создание отдельного структурного подразделения;

  • утверждение работодателем постоянного состава работников, выполняющих функции контрактной службы, без образования отдельного структурного подразделения.

Численность контрактной службы не может составлять менее двух человек.

Если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель структурного подразделения, назначаемый на должность приказом руководителя либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель или один из его заместителей.

Руководитель контрактной службы определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников этой службы (п. 10 Типового положения).

Как формируется отдельное структурное подразделение – Законом № 44-ФЗ и Типовым положением не установлено, но можно предположить, что оно создается из новых либо из своих, но полностью освобожденных от прежних обязанностей работников. В любом случае это должны быть сотрудники работодателя, а не сторонние лица, оказывающие услуги.

Служба без образования структурного подразделения создается из работников организации.

К сведению:

Работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

Контрактная служба создается на основании Положения о контрактной службе, разработанного на основании Типового положения и приказа руководителя.

В приказе отражается:

  • информация о лице, которое назначается руководителем;

  • список сотрудников, входящих в состав службы без выделенного подразделения;

  • срок подготовки руководителем документов, определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы.

Приказ утверждается не позднее начала финансового года, в котором совокупный годовой объем закупок превысит 100 млн руб., либо не позднее даты принятия решения об утверждении дополнительных объемов финансирования.

С приказом рекомендуется ознакомить задействованных лиц за два месяца до запланированной даты создания контрактной службы.

Контрактный управляющий.

В организациях, где совокупный годовой объем закупок менее 100 млн руб. (а таких большинство), назначается контрактный управляющий по 44 фз– должностное лицо, ответственное за осуществление одной или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта.

Контрактным управляющим может быть только должностное лицо заказчика (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ) с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок (ч. 6 ст. 38).

Можно выделить несколько вариантов назначения на должность контрактный управляющия.

Контрактный управляющий

Новый работник, оформленный на должность контрактный управляющий, введенную в штатное расписание

Работник организации, переведенный на должность контрактного управляющего, введенную в штатное расписание

Работник организации, совмещающий свою должность и вакантную должность контрактного управляющего

Работник организации, исполняющий обязанности контрактного управляющего дополнительно к своим

Введение должности управляющего в штатное расписание.

Итак, работодатель может ввести должность контрактного управляющего в штатное расписание. Причем это не обязательно должна быть целая ставка – можно установить и 0,5, и 0,3 ставки, и др.

Обратите внимание:

Закон № 44-ФЗ не содержит положений о том, что в штатное расписание заказчика, выступающего работодателем, необходимо вводить такие должности, как работник контрактной службы, контрактный управляющий. Должностное лицо, на которое возложены обязанности контрактного управляющего, является соответствующим субъектом независимо от на­именования указанной в штатном расписании должности (Письмо Минэкономразвития РФ от 18.02.2015 № ОГ-Д28-2128).

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа работодателя.

Кроме этого, работодателю целесообразно утвердить должностную инструкцию контрактного управляющего, в которой определить его функции и полномочия. В инструкции, в частности, рекомендуется указать:

  • наименование должности;

  • информацию о том, что контрактный управляющий по 44 фз отвечает за осуществление всех (или нескольких) закупок заказчика;

  • требования к образованию (иные квалификационные требования – при их наличии);

  • требования к знанию законодательства;

  • полномочия по осуществлению закупок;

  • права и обязанности;

  • ответственность.

Для установления функций и полномочий можно обратиться к ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ, Типовому положению и профстандартам «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок».

Если в организации есть работник, получивший соответствующее образование в сфере закупок, но занимающий другую должность, который не возражает перейти полностью на должность контрактного управляющего, его можно перевести. Перевод осуществляется путем заключения дополнительного соглашения, издания приказа о постоянном переводе и внесения записи о переводе в трудовую книжку.

Назначение на должность управляющего.

Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.

Государственное автономное учреждение «Горводоканал»

(ГАУ «Горводоканал»)

ПРИКАЗ

о назначении контрактного управляющего

г. Самара

10.01.2020 № 2-К

В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить главного бухгалтера ГАУ «Горводоканал» Иванову И. Е. на должность контрактного управляющего, ответственного за закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАУ «Горводоканал», включая контроль исполнения контрактов.

  2. Возложить на Иванову И. Е. функции и полномочия, предусмотренные должностной инструкцией контрактного управляющего, утвержденной приказом руководителя ГАУ «Горводоканал» от 12.12.2019 № 55.

  3. Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Ивановой И. Е. до 14 января 2020 г.

  4. В соглашении установить следующее:
    • контрактный управляющий действует на основании настоящего приказа и должностной инструкции с 14 января 2020 г. бессрочно;

    • контрактный управляющий несет персональную ответственность в пределах возложенных на него полномочий.

  1. Секретарю Борисовой С. К. довести настоящий приказ до сведения Ивановой И. Е. под подпись.

  2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С.

Руководитель Дмитриев В. В. Дмитриев

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Машкова, С. С. Машкова

Главный бухгалтер Иванова, И. Е. Иванова

Заказчик вправе возложить на контрактного управляющего полномочия по проведению одной или нескольких закупок (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Поэтому управляющих может быть несколько. Соответственно в приказе нужно отметить, за сколько закупок конкретный управляющий отвечает. Удобнее, если один управляющий отвечает за все закупки. Но когда объем закупок большой, можно назначить управляющих для закупок по каждому виду товаров: оргтехники, запчастей, канцелярских товаров и т. д.

Затем с работником следует заключить дополнительное соглашение. При этом, если должность контрактного управляющего преду­смотрена штатным расписанием, оформляется совмещение должностей в порядке ст. 60.2 ТК РФ. Соглашением устанавливаются срок совмещения, объем дополнительной работы и размер доплаты за совмещение. Доплата может быть любая исходя из объема дополнительной работы.

Вменяя работнику дополнительные обязанности в случае, когда должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена, необходимо учитывать, что согласно ч. 1 ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы) является одним из условий трудового договора. Изменение условия трудового договора о трудовой функции работника допускается только по соглашению сторон этого договора и изменить данное условие в одностороннем порядке работодатель не вправе (ст. 72, ч. 1 ст. 74 ТК РФ).

Поэтому для расширения должностных обязанностей работника и включения в них обязанностей контрактного управляющего с ним также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о расширении должностных обязанностей. Изменения следует внести и в должностную инструкцию работника по его должности, подробно прописав все дополнительные обязанности – обязанности контрактного управляющего. За исполнение этих обязанностей работнику может быть установлена доплата.

* * *

Подводя итог, отметим еще раз, что если в организации должна быть образована контрактная служба – она может быть или в виде отдельного структурного подразделения, когда все его должности вводятся в штатное расписание, или в виде службы без образования структурного подразделения, когда обязанности специалистов по закупкам возлагаются на имеющихся работников организации.

Что касается контрактного управляющего, для него также может быть введена отдельная должность в штатное расписание. Иначе обязанности управляющего возлагаются на одного или нескольких работников организации.

Если должность, предусмотренная штатным расписанием, свободна, обязанности контрактного управляющего исполняются другим работником в порядке совмещения должностей. Если не предусмотрена – на работника с его согласия возлагаются дополнительные функции контрактного управляющего. При этом следует иметь в виду, что если изменение (расширение) трудовой функции осуществляется бессрочно, то от совмещения должностей работник может отказаться, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня в силу ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.

Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу нового сотрудника.

Перед оформлением трудового договора – нужно проверить, что у него есть все нужные документы.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

  • Паспорт гражданина;

  • Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;

  • Свидетельство о присвоении ИНН;

  • СНИЛС – страховое свидетельство – зеленая карточка ИНН. Если его также не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;

  • Документы об образовании;

  • Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;

  • Медицинская справка.

Прежде чем принять сотрудника, в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское обследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Порядок приема на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заявление на работу
Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником
Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале
Шаг 4. Приказ о приеме на работу
Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями
Шаг 6. Заполнение трудовой книжки
Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек
Шаг 8. Заполнение личной карточки
Шаг 9. Учет рабочего времени
Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

Шаг 1. Заявление на работу

Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявления о приеме на работу.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление не является обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него.

Это следует из того, что основанием для возникновения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор.

На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия.

Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.

Существенные условия договора

Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда.

Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:

1) место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

2) работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

3) дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период с указанием даты увольнения.

В случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такой контракт переводится в бессрочный.

Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (ч. 3 ст. 58 ТК РФ);

4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

5) режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

6) гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

7) условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

8) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

9) условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

10) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания.

Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком 6 месяцев.

Договоры, заключаемые вместе с трудовым договором

Также, помимо заключения трудового договора, возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами).

Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями.

Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

В частности, обязательными для ознакомления являются следующие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

  • правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

  • правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.

Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.

Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в последствии, организация имела возможность доказать, что этот трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.

Шаг 4. Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1, который должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.

Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-1.

В приказе следует отразить:

  • наименование работодателя;

  • дату поступления на работу;

  • условия приема на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);

  • должность и и отдел;

  • оклад в соответствии с трудовым договором;

  • срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).

Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно прописать такие обязанности в должностной инструкции.

Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

  • приложением к трудовому договору;
  • отдельным документом.

После ознакомления с должностной инструкцией ставится печать и дата ознакомления, и должностная инструкция распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности относятся к группе лиц или являются типовыми, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию, с указанием их фамилий и дат подписания.

Шаг 6. Заполнение трудовой книжки

После того, как оформлен приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты подписания трудового договора, следует произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.

Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этого Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Ведется в бухгалтерии организации и предназначена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серии и номера;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:

  • в кадровой службе организации;
  • в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных от работников трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Шаг 8. Заполнение личной карточки

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 «Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Личная карточка является обязательным документом кадрового учета.

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные данные.

Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:

  • приказа (распоряжения) о приеме на работу;

  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

  • страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

  • документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Таким образом, личная карточка заводится в момент поступления и ведётся на протяжении всего срока.

После этого в личной карточке отражаются все события, касающиеся работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

То есть, прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а затем записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.

Шаг 9. Учет рабочего времени

В ходе деятельности предприятия и посещения его сотрудниками необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника.

Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Форма № Т-12 может использоваться, если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.

Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

После оформления наемных сотрудников – необходимо зарегистрировать организацию в фондах в качестве работодателя.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 дней;

  • ФСС – 10 дней;

  • ФОМС – 30 дней.

Оформление иностранных работников

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу).

Разрешение на работу – это документ, который подтверждает право иностранного гражданина на временное осуществление на территории РФ трудовой деятельности.

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»