Проводки по командировочным расходам

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Подробнее о том, читайте здесь.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

  • Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
  • Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

  • При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
  • Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре. В «расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении. Деньги необходимо пересчитать присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

  • Дебет 71 Кредит 50 (51).

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

  • Дебет 50 Кредит 71.

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

  • Дебет 71 Кредит 50.

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

  • Дебет 68 НДС Кредит 19.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

  • по дебету 76 счета и кредиту 51.

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

  • Дебет 50.3 Кредит 76.

Выдачу сотруднику:

  • по дебету 71 и кредиту 50.3.

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Пример:

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
50.3 76 Поступили билеты в кассу 31 270 Билеты
71 50.3 Выданы билеты сотруднику 31 270 Билеты
71 50 Проводка по выдаче суточных 4200 Расходный кассовый ордер
71 50 Проводка по командировочным расходам 12 000 Расходный кассовый ордер
20 71 Списаны расходы на гостиницу 13 000 Авансовый отчет Счет-фактура
19 71 Учтен входной НДС 1983 Счет-фактура
68 НДС 19 НДС принят к вычету 1983 Бухгалтерская справка
20 71 Расходы на транспорт 250 Авансовый отчет
26 71 Представительские расходы 3000 Авансовый отчет
71 50 Компенсированы расходы работника 4250 Авансовый отчет
  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Иванова И., Сертифицированный бухгалтер-практик, САР

ОТРАЖАЮТСЯ ЛИ СУТОЧНЫЕ, ВЫПЛАЧИВАЕМЫЕ В ПЕРИОД КОМАНДИРОВОК, В ДЕКЛАРАЦИИ ПО НДС? В КАКУЮ ГРУППУ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ВКЛЮЧАЕТСЯ ПРИОБРЕТЕННАЯ ПРОГРАММА 1С-БУХГАЛТЕРИЯ?

ТОО, общеустановленный режим. По командировочным расходам делаются следующие проводки: Дебет 1251 Кредит 1010. Деньги с кассы выдаются подотчетному лицу, проводки: Дебет 3310 Кредит 1251. Подотчетное лицо приносит документы на проезд, проживание, проводки: Дебет 7210 Кредит 1251. С подотчетного лица списываются суточные. Когда заполняется форма 100.00 за 2013 год, командировочные (проживание, проезд, суточные) отражаются в строке 100.00.020. Когда делается анализ отклонений общего оборота НДС по форме 300.00 и СГД по форме 100.00 — выходит разница именно в расходах по суточным, потому что в форме 300.00 суточные не отражаются ни в каких строках. Чтобы не выходила разница между формой 100.00 и 300.00 за 2013 год, суточные нужно отражать в строке 300.00.015 поквартально в форме 300.00? Какие будут проводки по командировочным? Как отразить суточные в Декларациях по форме 100.00 и 300.00? Так же ТОО 12 сентября 2013 г. купило через банк программу 1С 8.2. на сумму 45 000 тенге без НДС. Оприходовало как НМА и амортизирует средневзвешенным методом каждый месяц. В регистре фиксированных активов к годовому отчету за 2013 г. программу нужно включить в III или IV группу фиксированных активов по статье 120 Налогового кодекса? На какой срок дается амортизация?

ТОО правильно представлены проводки по выдаче и закрытию командировочных расходов.

Описание ситуации

Дебет

Кредит

Выданы денежные средства в подотчет

1251

1010

Согласно авансовому отчету признание оплаты за проезд и проживание

3310

1251

Согласно авансовому отчету признание расходов по суточным

7210

1251

Признание расходов за проезд и проживание

7210

3310

На сумму НДС

1420

3310

Суточные не подлежат отражению в Декларации по НДС (форма 300.00), т. к. не являются оборотом по реализации в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса.

Командировочные расходы подлежат отражению в Декларации по КПН (форма 100.00) в соответствии со статьей 101 Налогового кодекса.

Если программное обеспечение было признано нематериальным активом с определенным сроком использования, то в соответствии со статьей 117 Налогового кодекса оно относится к фиксированным активам группы III, амортизация по которой определяется в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса. Срок полезного использования НМА устанавливается субъектом самостоятельно и отражается в учетной политике.