Распознавание документов 1С

Версия КОРП системы 1С:Документооборот имеет множество функций, необходимых для работы с бумажными и электронными документами. Там предусмотрена возможность сканирования и распознавания отсканированных экземпляров с последующим переводом их в текстовый формат.

Антикризисный комплект – набор сервисов для организации удаленной работы на 180 дней. Включает:

  • программу «1С:Документооборот КОРП» со встроенными функциями, которые нужны для удаленной работы сотрудников.
  • сервер 1С:Предприятия (x86-64);
  • 1С:Сервер взаимодействия;
  • клиентскую лицензию на 100 подключений.

Сканирование и распознавание документов в 1С Документооборот

Чтобы добавлять сканы, не нужно открывать дополнительные приложения и интерфейсы. Все делается из карточки самого документа.

Для использования сканера прямо из 1С:Документооборот требуется установка специальной утилиты сканирования и настройка подключенного локального сканера. Это делается в разделе «Настройка», где надо выбрать пункт «Персональные настройки» и открыть меню «Файлы».

Откроется окно, где следует выбрать команду «Настройка сканирования».

Там из списка сканеров надо выбрать нужный вариант, установить разрешение сканирования, цветность, форматы сохранения изображений и другие настройки.

Когда надо сканировать много документов, лучше воспользоваться подсистемой потокового сканирования. Чтобы перейти к этой функции, надо зайти в раздел «документы и файлы» и выбрать вариант «Потоковое сканирование».

Откроется окно, где можно выбрать вариант использования сканера. Если сканер подключен непосредственно к компьютеру пользователя, надо использовать команду «Загрузить со сканера». Сетевой сканер отправляет все отсканированные документы в общий сетевой каталог. В этом случае надо выбрать «Загрузить из каталога».

Далее будут рассмотрены оба варианта.

Чтобы загрузить документ непосредственно со сканера, надо установить нужные параметры. Можно настроить обработку страниц, распределение изображений по файлам, распознавание штриховых кодов, историю.

Для работы с файлами, которые были отсканированы раньше, надо выбрать соответствующую команду, указать сетевой каталог, задать нужные настройки и выполнить команду «Загрузить».

Неважно, какой способ загрузки изображений выбрал пользователь. Когда обработка завершится, система выдаст результат.

Пользователь увидит список, какие файлы были отсканированы и прикреплены. Чтобы посмотреть результат, надо перейти в документ.

В данном примере отсканированные файлы система прикрепила к карточке договора.

Распознавание формата PDF и графических файлов на сервере

Чтобы система могла распознавать графические и PDF файлы на сервере, потребуется:

  • установить специальные утилиты CuneiForm, Ghostscript и ImageMagic;
  • зайти в настройки программы и указать параметры распознавания и путь к ImageMagic.

Утилита CuneiForm позволяет системе распознавать графические файлы. Если используется файловый вариант системы 1С:Документооборот, надо указать того пользователя, который будет с ней работать. Если используется клиент-серверный вариант, следует указать пользователя, под чьим именем осуществляется работа сервиса 1С:Предприятие.

Утилита ImageMagic преобразовывает графические файлы в формат PDF и наоборот. Ghostscript является вспомогательной программой для ImageMagic и обеспечивает преобразование файлов. Обе программы устанавливаются на компьютер пользователя.

Распознавание документов в 1С:Документооборот

Чтобы распознавать документы в 1С:Документооборот, надо зайти в меню «Настройка и администрирование», перейти в раздел «Настройка программы» и выбрать пункт «Работа с файлами».

Откроется окно, где надо отметить галочкой строку «Распознавание изображений с помощью CuneiForm», выбрать команду «Настройки распознавания» и задать нужные параметры.

Там нужно выбрать язык распознавание и указать путь к ImageMagick, которая была установлена ранее.

Открыть персональные настройки работы с файлами. Там также надо указать путь к ImageMagick в соответствующей строке и задать нужные параметры.

Подготовка системы к работе с файлами завершена.

Чтобы выполнить распознавание, надо открыть отсканированный файл.

Вызвать контекстное меню, выбрать пункт «Дополнительно», потом команду «Распознать».

Для просмотра результата нужно открыть текстовый образ документа.

Когда распознавание файла завершено, он попадет в индексацию 1С:Документооборот. Это позволит быстро найти его через полнотекстовый поиск документов по вхождению фраз и слов. Пользователи смогут получить доступ к основной его версии в формате PNG.

Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick

Чтобы преобразовать файлы формата PDF, используется программа ImageMagick.

Распознавание файлов выполняется аналогично примеру, описанному выше. Завершив работу с документом, можно посмотреть результат.

Система 1С:Документооборот сканирует и обрабатывает сканы документов, преобразовывает формат PDF и графические файлы, упорядочивает их, индексирует и позволяет находить через функцию полнотекстового поиска. Для этого достаточно установить всего три небольшие утилиты, которые распространяются бесплатно. Важно, что файлы обрабатываются в фоновом режиме, который не мешает пользователям.

Возможность выполнять потоковое сканирование, распознавать файлы, использовать штриховое кодирование документов позволяет службам ДОУ работать максимально эффективно. Это особенно важно для крупных предприятий, где необходимо сократить трудовые и временные затраты при обработке больших объемов бумажных документов. Сокращение ручного труда сводит к минимуму ошибки и влияние человеческого фактора. В результате повышается уровень достоверности документации и общая дисциплина коллектива. Потоки информации обрабатываются оперативно, что положительно сказывается на общей информационной поддержке бизнеса.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Для использования обработки на вашем компьютере должен быть установлен сканер (обработка его найдет сама).

После добавления внешней обработки к информационной базе в тех справочниках и документах системы, которые позволяют делать прикрепление файлов, появится такая кнопка:

При нажатии на нее появляется окно настроек сканирования. Старайтесь без необходимости не выставлять максимальные настройки (цветное сканирование, большое разрешение), т.к. в этом случае размер файлов будет значительным, и если такихфайлов будет много, то размер базы очень сильно увеличится.

Для того, чтобы данное окно не появлялось каждый раз при начале сканирования, установите признак Запомнить:

После заполнения настроек нажмите Загрузить скан, далее вы услышите характерные звуки работы сканера — процесс сканирования начался.

После окончания сканирования и прикрепления файла к объекту системы в нижнем углу рабочего экрана появится такое сообщение:

Перейдем по ссылке Файлы и убедимся, что процесс завершен успешно:

В качестве имени файла используется текущая дата. Если необходимо прикрепить к объекту конфигурации несколько сканов, повторяем процедуру нужное число раз.

Напоминаю, что данная обработка универсальна — подходит для всех типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.3 и автоматически подключается ко всем объектам конфигурации, позволяющим делать прикрепление файлов.

Давайте разберемся, можно ли ускорить этот процесс с помощью программы для автоматического ввода первичных документов в 1С. Устранит ли это ручной ввод?

Отношение к таким новшествам скептическое, но попробовать стоит. Если верить отзывам бухгалтеров некоторые сервисы действительно помогают.

Программа для ввода первички в 1С поможет если документов много

Наш тест показал – автоматизация полезна если документов на ввод — от 50 штук на 1 бухгалтера в месяц. Если документов меньше, то пользы в сравнении с ручным вводом будет мало, ведь документы нужно еще отсканировать, а распознание данные перепроверить.

Если документов много, то программа для автоматического ввода первички может ускорить процесс в 3-5 раз. И чем больше документов, тем выгоднее использовать решения по автоматизации.

Как мы тестировали автоматизацию

Функции распознавания сканированного документа в 1С нету, но есть сторонние сервисы, которые с этим помогут.

Изначально, мы отобрали несколько сервисов для тестирования, но после изучения отзывов и первых попыток использования решили сосредоточиться на лидере рынка, потому что другие сервисы так или иначе ограниченны. Поэтому этот обзор сделан на основании использования сервиса Jetlex , который мы подключили к 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, а также к конфигурации ERP.

Процесс сканирования и распознавания первичных документов в 1С

Процесс автоматического ввода можно разделить на 5 этапов:

  1. Сканирование первичных документов для загрузки в 1С через сканер
  2. Распознавание первичных документов
  3. Проверка корректности распознавания первички
  4. Ввод аналитических данных (счета учета, вид номенклатуры и прочие)
  5. Загрузка документов в раздел поступлений 1С.

Кажется, что действий много, но на практике все происходит быстро. В среднем, на всю процедуру тратиться около 1-2 минут на документ при условии если вы обрабатываете хотя бы 10 документов сразу, а не по одному.

1.Сканирование и загрузка документов в программу для ввода в 1С

Чтобы провести распознавание, нужно начать со сканирования первичных документов в 1С. Программы для ввода первички также обрабатывают фотографии, excel и word документы. Загружать документы можно в любых электронных форматах, в том числе pdf и jpeg.

Важно наличие функции потокового сканирования документов, так можно будет загружать в сервис пачку файлов с документами, не разделяя их на отдельные.

Скан загрузка документов в 1С – это еще одна полезная функция подобных сервисов, позволяющая прямо из сканера отправлять первичные документы на распознавание. Ввод первичных документов в 1С через сканер напрямую без перепроверки человеком возможен, однако изображения документов должны быть очень хорошего качества.

2. Распознавание первички для ввода в 1С

Распознавание первички в 1С – это шаг, когда программа автоматически распознает сканированные первичные документы, чтобы извлечь из них данные и проверить их корректность.

Есть 2 важных фактора этого процесса:

(1) скорость обработки документов – лучше, чтобы не превышала 15 сек. на документ. Иначе придется долго ждать документы с обработки и это затянет весь процесс.

(2) качество распознавания должно быть такого уровня, чтобы проверка извлечения данных занимала не больше минуты на документ.

Качество изображений документов влияет на качество распознавания первички. Сканировать документы в 1С для этих целей можно на любом сканере, но данные и структура должны быть хорошо видны человеческим глазом. Кляксы и небольшие помятости не влияют на качество распознавания.

3.Проверка корректности распознавания первичных документов

После того как документы обработались, нужно проверить корректно ли прошел процесс. Здесь очень важно удобство интерфейса, которое заключается в следующем:

(1) данные, в которых система сомневается должны быть отмечены, чтобы бухгалтеру оставалось проверить только эти области, а не весь документ; и

(2) изображение документа и извлеченные данные должны быть хорошо видны и легко-управляемы.

Если такого функционала нет, то документы придется проверять полностью, а делать это будет неудобно, что сделает автоматизацию бессмысленной.

Желательно, чтобы интерфейс программы для проверки документов был не в 1С, а предоставлялся как внешняя программа, как это реализовано у Jetlex. Дело в том, что сервисы, которые работают полностью внутри 1С не удобны для перепроверки документов, потому что интерфейс 1С ограничен для этих целей.

4.Загрузка документов в 1С и ввод аналитических данных

Чтобы загрузить первичные документы в 1С, нужно произвести интеграцию с 1С. Нужно лишь установить обработку 1С через саму 1С. Занимает процедура несколько минут на одну базу. Кстати, не все программы поддерживают работу с несколькими базами 1С, это нужно учитывать.

Интеграция происходит один раз и дальше можно загружать распознанные документы в 1С.

Обычно выгрузка документов в 1С происходит в полуавтоматическом режиме – выбираете документы для выгрузки и они попадают в раздел поступлений. Но до этого нужно еще проставить аналитические данные.

Стоит отметить, что в Jetlex для этого есть эксклюзивный функционал – вся аналитика заполняется прямо в Jetlex, причем автоматически по вашим предпочтениям. То есть счета учета, виды номенклатур и прочие данные выставляются автоматом по вашим настройкам и при необходимости эти данные можно изменить из Jetlex для конкретного случая.

Также только в Jetlex документы из 1C попадают в раздел поступлений одни кликом. А так как вся аналитика вводится из Jetlex, то в 1С остается только провести документ.

Электронный архив

Загрузка сканов в 1С производится вместе с извлеченными данными, но лучше хранить документы в электронном архиве сервиса, так 1С не начнет со временем подтормаживать из-за объема изображений. К тому же из электронного архива сервиса удобнее выгружать документы для налоговой – уже в нужном формате и с нужным названием.

Выводы и отзыв о Jetlex

Автоматический ввод первички в 1С со сканера – это хорошее подспорье для экономии времени бухгалтера. Довольно соблазнительно, что можно сэкономить часы, а то и недели на рутинной задаче. Помните, что чем больше документов, тем полезнее сервис.

Jetlex – это хороший выбор, если все же автоматизация ввода вам подходит и у вас от 100 документов в месяц. Нам сервис понравился высокой точностью распознавания первичных документов, простотой использования и удобством интерфейса.