Размер суточных в командировке

Добавить в «Нужное»

Обновление: 15 марта 2017 г.

Обязанностью каждого работодателя является оплата направляемому в командировку работнику командировочных расходов, предусмотренных трудовым законодательством. К числу таких командировочных расходов законодатель относит суточные. Выплата работнику суточных направлена на компенсацию его дополнительных расходов, возникающих в связи с тем, что работник в командировке находится вне своего постоянного места жительства. Командировочные расходы (суточные) в 2017 году выплачиваются работодателем в размере, установленном на основании ст. 168 Трудового кодекса РФ.

Как определяются нормы командировочных расходов в 2017 году в бюджетных организациях?

Для работников федеральных органов государственной власти и бюджетных организаций, финансируемых из федерального бюджета, размер суточных устанавливается Правительством РФ. По общему правилу размер суточных для данных сотрудников при командировках по территории России составляет 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). По решению работодателя данный размер суточных может быть увеличен, но при условии, что сумма суточных, превышающая установленные 100 рублей, будет выплачиваться за счет имеющейся экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Норма суточных командировочных расходов в 2017 году при загранкомандировках вышеуказанных работников установлена постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 в зависимости от того, в какую страну направляется работник.

Для работников региональных и муниципальных органов власти, а также для работников организаций, финансируемых из бюджета субъекта РФ или муниципального бюджета, размер суточных устанавливается в порядке, предусмотренном соответственно региональными нормативными актами и нормативными актами местного уровня (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Как устанавливаются нормы суточных при командировках в 2017 году в небюджетных организациях?

Для работников внебюджетного сектора размер суточных командировочных расходов устанавливается внутренними документами, действующими в организации. Величина выплачиваемых работнику суточных может быть установлена в одном из следующих документов (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ):

  • в коллективном договоре, заключаемом между работодателем и представителями работников;
  • в локальном нормативном акте работодателя.

Если коллективный договор в вашей организации не заключен, то работодатель может установить величину суточных в положении о служебных командировках или издать отдельное распоряжение или приказ о суточных в командировке.

Приведем образец приказа о размере суточных в командировке.

По общему правилу установленные работодателем суточные подлежат оплате за каждый день, когда работник был в служебной командировке. Однако данное правило имеет определенные исключения. В частности, если работник был направлен в однодневную командировку, командировочные расходы (суточные) возмещаются работодателем в зависимости от того, где расположена организация, в которую направляется работник, — на территории нашей страны или за границей. При однодневной командировке по России суточные не начисляются и не подлежат выплате работнику (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). И наоборот, если работник, направленный в служебную командировку за границу, возвращается тем же днем на территорию РФ, суточные выплачиваются работнику в размере 50% от суммы суточных, установленных при загранкомандировках (п. 20 Положения).

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

  • в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

  • в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

  • за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

  • для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

  • для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Что такое однодневная командировка

Предполагается, что командировка продлится не более дня в том случае, если пройдет она в местности, откуда сотрудник сможет легко добраться к месту своего проживания.

При направление работника в однодневную командировку руководство компании должно проанализировать несколько факторов. Помимо транспортной доступности, это еще и реальность выполнения задания за короткие сроки. Также важно наличие возможности вернуться домой достаточно рано, чтобы сотрудник смог полноценно отдохнуть – если предполагается, что уже на следующий день он должен снова быть на работе.

Нужно ли платить суточные при однодневной командировке

Согласно Положению о командировках, суточные при однодневных деловых поездках сотрудникам выплачивать не обязательно. Компания должна компенсировать сотруднику расходы, связанные с поездкой. Для этого работник должен получить разрешение на такие расходы, а затраты, например, на оплату проезда компенсируются при предоставлении подтверждающих документов.

Важно: для того, чтобы компания имела возможность возместить затраты, нужно заранее прописать порядок этой процедуры в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В случае однодневной поездки за границу, суточные платить нужно. Их размер составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны, прописанных в локальном нормативном акте компании.

В случае поездок по России, компания может установить компенсацию, которая будет заменять суточные. Ее размер может быть любым, но здесь важно помнить, что если он будет превышать 700 рублей, то возникнет необходимость уплаты НДФЛ.

Командировка на один день: как оформлять

Однодневные деловые поездки оформляются также, как и обычные командировки – в соответствии с законами страны и локальными актами компании.

Это значит, что нужно произвести ряд шагов:

  • издать приказ о командировке;
  • выдать работнику деньги на поездку (наличными или переводом на карту);
  • после завершения поездки сотрудник должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

Вот и все, как видно, оформить однодневную командировку не сложнее обычной. Это не должно вызвать проблемы у специалиста по кадровому администрированию.