Реестр недостающих документов

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачатьобразец бланкареестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

  • электронным;
  • рукописным.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Содержание и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Реестр передачи документов образец бланк

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

  • название документа;
  • место и дата его составления;
  • наименование юридического лица;
  • полное имя составителя самого акта
  • полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
  • непосредственно перечень документов;
  • указание их регистрационного номера;
  • подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Формируем отчет в 1С о недостающих первичных документах в несколько секунд

Источник: ГК «Эффективные решения»

Советы бухгалтеру, как подготовиться к налоговой или встречной проверке без проблем.

Предлагаем вашему вниманию серию материалов о программах и решениях, которые существенным образом облегчают рутинный труд бухгалтера. Первый материал посвящен обзору инструментов, связанных с контролем, учетом и обработкой первичной документации.

Деятельность современных компаний базируется на расчетах с поставщиками и клиентами, все доходы и расходы необходимо документально учитывать при подготовке налоговых отчетов. Чем сложнее структура предприятия и количество происходящих внутренних процессов, тем сложнее осуществлять учет изменений. Практически все хозяйственные операции необходимо документировать, поскольку каждая из них связана с получением прибыли или расходами.

Наиболее типичные ситуации возникновения трудностей и ошибок при работе с документами следующие:

  • Не удается найти оригинал печатной версии документа.Чем больше компания, тем больше вероятность потери времени в связи с долгим поиском документа. Если в организации создан электронный архив, это не исключает устранение проблемы, поскольку искать нужно документ по заранее известным реквизитам, которые также не всегда известны или доступны.
  • Затруднительно или вовсе невозможно определить актуальную версию исходящего документа. В процессе множественных визуальных сверок возникает большое количество неточностей, например, при обработке многостраничных счетов на оплату или товарных накладных, которые ранее печатались менеджерами. Документы могут переделываться, но при этом в базе хранятся все версии вместе. Из-за этого усложняется контроль оплат или задерживаются сроки отгрузок товаров.

Это наиболее типичные ситуации возникновения сложностей в документообороте организаций. Вопрос заключается в том, как часто они могут возникать и к каким последствиям приводят.

Наиболее острой проблемой является проблема с нахождением оригиналов первичных документов. В первую очередь это резко ощутимо при закрытии периодов либо подготовке отчетов для встречных или камеральных проверок.

Быстро найти оригиналы первичных документов порой очень сложно. Первопричиной этого является то, что авторов и ответственных за формирование документов, как правило, несколько или целая группа. При этом бухгалтеру зачастую нужно как можно быстрее определить, есть ли документ в наличии или удостовериться, является ли эта редакция актуальной. Проще говоря, необходим централизованный учет документов.

Рассмотрим наиболее типичную ситуацию, как происходит регистрация первичных документов, которые поступают в компании после подписания контрагентами.

К огда торговая организация работает с клиентами через посредника (например, через транспортно-логистическую компанию), накладная отправляется вместе с отгруженным товаром. Получив товар, клиент возвращает документ с подписью и печатью по почте или через курьерскую службу. После того, как документ поступает в канцелярию, бухгалтеру нужно сразу об этом сообщить, но в силу технических причин это происходит крайне редко. Для этого должна действовать система оповещения. На практике, для того, чтобы получить необходимые документы при закрытии периода, бухгалтеру необходимо самостоятельно организовать поиск, обращаясь напрямую к менеджерам или работникам канцелярии.

Это усложняет работу бухгалтера и превращает в рутину. Наилучший способ изменить ситуацию — организовать действенную систему контроля документооборота, позволяющую вести учет входящих и исходящих документов.

Система контроля первичных документов должна базироваться на следующих функциональных возможностях:

  • при создании документа должна фиксироваться информация об авторе и ответственном за проведение документа;
  • каждый документ, который печатается менеджером, должен автоматически регистрироваться в системе с уникальным цифровым номером либо штрих-кодом;
  • новой редакции документа должен присваиваться новый код (если в документ будут вноситься изменения);
  • после подписания документа и его возвращения от контрагента факт получения должен регистрироваться в базе;
  • при регистрации документа достаточно считать штрих-код и поставить отметку «Документ в наличии» (при этом произойдёт изменение статуса документа); после считывания документа можно легко установить дополнительную информацию о создании документа.

Такой подход в организации документооборота позволит бухгалтеру получить инструмент, с помощью которого можно легко формировать отчеты обо всех поступающих или исходящих документах.

Сформировав отчет о недостающих документах, можно инициировать процесс сбора документов. Ответственным за дальнейший поиск документов может быть не только бухгалтер, а офис-менеджер или сотрудник архивного отдела.

Учитывая все указанные критерии, на основе которых должен быть налажен учет первичной документации, современные разработчики программного обеспечения предлагают ИТ-решения, позволяющие организовать контроль первичных документов, в том числе возврат документов после их подписания.

Проанализировав предложенные варианты, выбор остановился на программных продуктах, которые работают на базе программ «1С:Предприятие» (наиболее популярная платформа для автоматизации бухгалтерии на сегодняшний день).

Основные требования к программам по контролю и учету первичных документов в 1С:

  • программа должна интегрироваться в существующую базу «1С:Предприятие», не требуя значительных изменений системы;
  • программа должна включать в себя комплекс функций, которые позволят отобразить историю документооборота на основе различных критериев (по контрагенту, автору создания и т.д.).
  • лучше всего, если специалисты компании-разработчика смогут провести наглядную демонстрацию о возможностях программы и ответят на все вопросы бухгалтера.

По подсчетам экспертов, программы для контроля первичных документов позволяют бухгалтеру делать отчеты об оригиналах документов, находящихся в компании, за считанные минуты. Рутинную работу легко устранить, стоит только правильно выбрать инструмент!