Реестр описи документов

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.

Нормативная база и форма реестра

Для работника, назначенного в организации ответственным за ведение архива, главными нормативными актами являются:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Правила).

Из них следует, что организации обязаны вести учет документов, обеспечивать их сохранность, а по истечении определенного срока передавать данные в фонды государственных или муниципальных архивов. Согласно утвержденным Правилам (п. 6.3.3), одним из основных учетных документов признан реестр описей дел и документов, учета их количества и состава. На основании п. 6.4.6 Правил, реестр понадобится в том случае, если в архиве более 2 описей дел.

Форма учетного документа приведена в Приложении 26. Вот как она выглядит:

Титульный лист

Скачать

Предложенный бланк можно бесплатно скачать и распечатать. Также организации вправе приобрести «книжечку» по указанному формату и вести учет в ней. Никакие изменения или дополнения формы недопустимы.

Правила и образец заполнения

Первым делом можно заполнить титульный лист. Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета. Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.

Что касается самого реестра, то в нем фиксируются описи в порядке их поступления. Данные, которые должны быть указаны, следующие:

  • номер фонда (графа 2);
  • номер и название описи (графы 3 и 4);
  • количество описанных в них дел (графы 5-7);
  • количество листов (томов) в учетной единице и ее экземпляров (графы 9 и 10);
  • любые примечания для удобства ведения учета.

Разобрались, какие данные должны быть вписаны в реестр описей дел в архиве. Образец заполнения с учетом этих правил вы можете посмотреть ниже.

Из установленной Правилами формы реестра видно, что в нем необходимо составлять итоговые записи. Это надо делать ежегодно по состоянию на 1 января наступившего года.

В записях следует уточнять:

  • сколько учетных единиц хранится;
  • сколько из них должны храниться постоянно и временно, сколько — по личному составу;
  • сколько документов поступило и выбыло в прошлом году.

Такие итоговые записи должны быть подтверждены подписями работника, ответственного за ведение учета, а также заверены руководителем архива, если он назначен.

Реестр описей – документ, требующий своего составления при наличии двух или же более описей и, тем самым, служит для систематизации описей в архиве предприятия.

Информация, отображающаяся в реестре описей:

  • дата начала и окончания ведения данного учетного документа;
  • номер фонда, а так же регистрационный номер описи;
  • название описи;
  • количество дел, зафиксированных в описи как постоянного, временного хранения, так и дел по личному составу;
  • крайние даты всех перечисленных документов;
  • количество листов в конкретной описи;
  • количество экземпляров описи;
  • какие-либо примечания, касающиеся конкретной описи и занесенных в нее документов.

Описи вносятся в реестр в хронологической последовательности их поступления, соблюдая при этом их порядковые номера. В конце описи следует отобразить общее количество описей, зафиксированных в данном реестре (как цифрами, так и прописью), а так же общее количество из них дел постоянного хранения, временного, а так же документов по личному составу. Реестр описей должен быть подписан уполномоченным работником архива организации (как правило, им является руководитель архива или лицо его временно замещающее), а так же в обязательном порядке содержать расшифровку подписи заинтересованного лица.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

Правила заполнения внутренней описи документов дела

Порядковый номер

Указывается порядковый номер документа в деле.

Индекс документа

Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).

Дата документа

В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).

Заголовок документа

Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.

Номера листов

Нужно указать номера листов документа.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

Итоговая запись

В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.

Что такое реестр описей дел

Специализированный документ представляет собой отдельный перечень всех видов описей, номенклатур и иной документации, открытой и ведущейся в архивном отделе конкретной компании. То есть все дела и документы, сданные на ответственное архивное хранение организации, должны быть зарегистрированы — внесены в этот реестр.

Все российские организации без исключения обязаны вести учет документов и обеспечивать их сохранность. А по истечении определенного срока сдавать дела в специализированные архивные госучреждения. Такие требования установлены:

  • Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004;
  • основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.

Скачать

Зачем вести реестр описи дел в архиве

Ключевое предназначение — это обеспечение сохранности документации в архивах организаций. Ведение формуляра позволяет достичь следующих целей:

  • контроль над наличием документации в архивах экономического субъекта;
  • простота и удобство в поиске документов;
  • контроль над документооборотом архивных дел;
  • усиление ответственности за сохранность документации, переданной в архив предприятия;
  • упрощение передачи документации в государственные и муниципальные архивы.

Правильно заполненный формуляр позволит быстро определить, в каком секторе или фонде хранится требуемый документ. Опись можно использовать для проведения инвентаризации в архиве, пригодится она и при передаче документации в госархив, чтобы оперативно проверить список дел и номенклатур.

Кто должен вести реестр

Заводить унифицированный формуляр обязаны далеко не все компании. Чиновники обозначили несколько условий, при которых реестр описи дел в архиве становится обязательным:

  1. В организации либо ее структурном подразделении имеется архив. Если в компании архивное дело отсутствует, например, документация сразу передается на спецхранение в фонд или подразделение, то соответствующий формуляр будет заведен по месту архивирования дел.
  2. В архивном отделе на ответственном хранении имеются более двух описей дел. Если количество перечней документации меньше указанного лимита, специализированный перечень можно не заводить. В нем нет необходимости.
  3. В компании назначен ответственный работник за ведение архивного дела и сохранность документов.

Отдельной ставки архивариуса в учреждении может и не быть. Например, обязанности допускается возложить на другого работника. Не забудьте под подпись ознакомить ответственного сотрудника с его должностными обязанностями.

Правила оформления реестра

Реестр описей дел в архиве заполняется по общим требованиям ведения архивного дела:

  1. Организуйте ведение регистра на бумажном носителе. Электронный вариант допускается, но требует заверения цифровой подписью.
  2. Заполнять формуляр вправе только ответственный работник. Иные лица не должны иметь доступ к внесению данных в описи и номенклатуры.
  3. Записи вносят в хронологическом порядке, начиная с момента открытия учетного регистра.
  4. Дата открытия журнала регистрируется на титульном листе.
  5. Конец периода, на который открыт реестр, указывается только после того, как заполнена последняя строка журнала.
  6. Итоговые значения подводит ответственный работник. Затем итоговые данные заверяет руководитель учреждения.
  7. Бумажный бланк должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью.

ВАЖНО! Ошибки в реестре нельзя исправлять корректирующими средствами, лентами и замазками!

Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.

Порядок заполнения

Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.

Шаг 1. Титульный лист:

  • наименование организации — вписываем название предприятия или учреждения, в котором открыт регистр;
  • допускается указать в скобках структурное подразделение организации, при необходимости;
  • дата начала регистра — вписываем дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ», значение соответствует дню открытия документа;
  • дата окончания — заполняется по фактическому дню закрытия учетного регистра.

Шаг 2. Таблица регистра:

  • номер по порядку — вписываем номер записи, регистрируемой в журнале, соблюдаем хронологический порядок;
  • номер фонда, в котором заведена учетная документация;
  • номер описи и ее название — фиксируем значения на основании регистрируемого дела;
  • количество дел в формуляре — регистрируем данные, причем сведения детализируем по категориям документации;
  • годы — периоды, за которые велась регистрируемая номенклатура;
  • количество томов и экземпляров регистрируемого дела — фиксируем количество по фактическому наличию;
  • примечания — вносим дополнительную информацию о регистрируемых делах.

По окончанию календарного года требуется подвести итоги. Ответственный работник должен подсчитать на 1 января года следующего, сколько учетных единиц хранится в архиве по данному регистру. Отдельно выделить дела с постоянным и временным сроком хранения. А также детализировать количество списков дел по личному составу предприятия. Итоговые данные заверяет ответственный сотрудник и руководитель.

Образец заполнения описи

Скачать