Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.
Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.
Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.
В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.
В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.
Содержание
Нормативная база и форма реестра
Для работника, назначенного в организации ответственным за ведение архива, главными нормативными актами являются:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Правила).
Из них следует, что организации обязаны вести учет документов, обеспечивать их сохранность, а по истечении определенного срока передавать данные в фонды государственных или муниципальных архивов. Согласно утвержденным Правилам (п. 6.3.3), одним из основных учетных документов признан реестр описей дел и документов, учета их количества и состава. На основании п. 6.4.6 Правил, реестр понадобится в том случае, если в архиве более 2 описей дел.
Форма учетного документа приведена в Приложении 26. Вот как она выглядит:
Титульный лист
Предложенный бланк можно бесплатно скачать и распечатать. Также организации вправе приобрести «книжечку» по указанному формату и вести учет в ней. Никакие изменения или дополнения формы недопустимы.
Правила и образец заполнения
Первым делом можно заполнить титульный лист. Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета. Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.
Что касается самого реестра, то в нем фиксируются описи в порядке их поступления. Данные, которые должны быть указаны, следующие:
- номер фонда (графа 2);
- номер и название описи (графы 3 и 4);
- количество описанных в них дел (графы 5-7);
- количество листов (томов) в учетной единице и ее экземпляров (графы 9 и 10);
- любые примечания для удобства ведения учета.
Разобрались, какие данные должны быть вписаны в реестр описей дел в архиве. Образец заполнения с учетом этих правил вы можете посмотреть ниже.
Из установленной Правилами формы реестра видно, что в нем необходимо составлять итоговые записи. Это надо делать ежегодно по состоянию на 1 января наступившего года.
В записях следует уточнять:
- сколько учетных единиц хранится;
- сколько из них должны храниться постоянно и временно, сколько — по личному составу;
- сколько документов поступило и выбыло в прошлом году.
Такие итоговые записи должны быть подтверждены подписями работника, ответственного за ведение учета, а также заверены руководителем архива, если он назначен.
Реестр описей – документ, требующий своего составления при наличии двух или же более описей и, тем самым, служит для систематизации описей в архиве предприятия.
Информация, отображающаяся в реестре описей:
- дата начала и окончания ведения данного учетного документа;
- номер фонда, а так же регистрационный номер описи;
- название описи;
- количество дел, зафиксированных в описи как постоянного, временного хранения, так и дел по личному составу;
- крайние даты всех перечисленных документов;
- количество листов в конкретной описи;
- количество экземпляров описи;
- какие-либо примечания, касающиеся конкретной описи и занесенных в нее документов.
Описи вносятся в реестр в хронологической последовательности их поступления, соблюдая при этом их порядковые номера. В конце описи следует отобразить общее количество описей, зафиксированных в данном реестре (как цифрами, так и прописью), а так же общее количество из них дел постоянного хранения, временного, а так же документов по личному составу. Реестр описей должен быть подписан уполномоченным работником архива организации (как правило, им является руководитель архива или лицо его временно замещающее), а так же в обязательном порядке содержать расшифровку подписи заинтересованного лица.
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.
Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.
Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.
В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».
Правила заполнения внутренней описи документов дела
Порядковый номер
Указывается порядковый номер документа в деле.
Индекс документа
Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).
Дата документа
В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).
Заголовок документа
Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
Номера листов
Нужно указать номера листов документа.
Примечание
В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
Итоговая запись
В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.
Что такое реестр описей дел
Специализированный документ представляет собой отдельный перечень всех видов описей, номенклатур и иной документации, открытой и ведущейся в архивном отделе конкретной компании. То есть все дела и документы, сданные на ответственное архивное хранение организации, должны быть зарегистрированы — внесены в этот реестр.
Все российские организации без исключения обязаны вести учет документов и обеспечивать их сохранность. А по истечении определенного срока сдавать дела в специализированные архивные госучреждения. Такие требования установлены:
- Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.
Зачем вести реестр описи дел в архиве
Ключевое предназначение — это обеспечение сохранности документации в архивах организаций. Ведение формуляра позволяет достичь следующих целей:
- контроль над наличием документации в архивах экономического субъекта;
- простота и удобство в поиске документов;
- контроль над документооборотом архивных дел;
- усиление ответственности за сохранность документации, переданной в архив предприятия;
- упрощение передачи документации в государственные и муниципальные архивы.
Правильно заполненный формуляр позволит быстро определить, в каком секторе или фонде хранится требуемый документ. Опись можно использовать для проведения инвентаризации в архиве, пригодится она и при передаче документации в госархив, чтобы оперативно проверить список дел и номенклатур.
Кто должен вести реестр
Заводить унифицированный формуляр обязаны далеко не все компании. Чиновники обозначили несколько условий, при которых реестр описи дел в архиве становится обязательным:
- В организации либо ее структурном подразделении имеется архив. Если в компании архивное дело отсутствует, например, документация сразу передается на спецхранение в фонд или подразделение, то соответствующий формуляр будет заведен по месту архивирования дел.
- В архивном отделе на ответственном хранении имеются более двух описей дел. Если количество перечней документации меньше указанного лимита, специализированный перечень можно не заводить. В нем нет необходимости.
- В компании назначен ответственный работник за ведение архивного дела и сохранность документов.
Отдельной ставки архивариуса в учреждении может и не быть. Например, обязанности допускается возложить на другого работника. Не забудьте под подпись ознакомить ответственного сотрудника с его должностными обязанностями.
Правила оформления реестра
Реестр описей дел в архиве заполняется по общим требованиям ведения архивного дела:
- Организуйте ведение регистра на бумажном носителе. Электронный вариант допускается, но требует заверения цифровой подписью.
- Заполнять формуляр вправе только ответственный работник. Иные лица не должны иметь доступ к внесению данных в описи и номенклатуры.
- Записи вносят в хронологическом порядке, начиная с момента открытия учетного регистра.
- Дата открытия журнала регистрируется на титульном листе.
- Конец периода, на который открыт реестр, указывается только после того, как заполнена последняя строка журнала.
- Итоговые значения подводит ответственный работник. Затем итоговые данные заверяет руководитель учреждения.
- Бумажный бланк должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью.
ВАЖНО! Ошибки в реестре нельзя исправлять корректирующими средствами, лентами и замазками!
Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.
Порядок заполнения
Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.
Шаг 1. Титульный лист:
- наименование организации — вписываем название предприятия или учреждения, в котором открыт регистр;
- допускается указать в скобках структурное подразделение организации, при необходимости;
- дата начала регистра — вписываем дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ», значение соответствует дню открытия документа;
- дата окончания — заполняется по фактическому дню закрытия учетного регистра.
Шаг 2. Таблица регистра:
- номер по порядку — вписываем номер записи, регистрируемой в журнале, соблюдаем хронологический порядок;
- номер фонда, в котором заведена учетная документация;
- номер описи и ее название — фиксируем значения на основании регистрируемого дела;
- количество дел в формуляре — регистрируем данные, причем сведения детализируем по категориям документации;
- годы — периоды, за которые велась регистрируемая номенклатура;
- количество томов и экземпляров регистрируемого дела — фиксируем количество по фактическому наличию;
- примечания — вносим дополнительную информацию о регистрируемых делах.
По окончанию календарного года требуется подвести итоги. Ответственный работник должен подсчитать на 1 января года следующего, сколько учетных единиц хранится в архиве по данному регистру. Отдельно выделить дела с постоянным и временным сроком хранения. А также детализировать количество списков дел по личному составу предприятия. Итоговые данные заверяет ответственный сотрудник и руководитель.