Регистрация корреспонденции

Программа для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.

Программный продукт может быть доработан на заказ с учетом потребностей вашей организации.

Документация программы «Регистрация документов организации 4.8»

Купить программу
«Регистрация документов организации»

• Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный

• Все сведения о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в Карточке соответствующего документа

• Формат номера документа Вы можете настроить так, как это принято в Вашем делопроизводстве

• Вы не забудете в ежедневной рабочей суете про контрольный срок не исполненного документа! И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется — программа напомнит Вам о них сама

• Оповещения получат только уполномоченные должностные лица: настройка оповещений производится для каждого пользователя. А еще есть возможность посмотреть напоминания в виде календаря!

• Для начала работы с программой Вам не придется вручную вводить документы за предыдущие годы — Вы сможете автоматически загрузить их из екселевского файла.

• Удобная командная работа над документами обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав. Доступ и работа с программой «Регистрация документов организации 4.8» строго регламентированы: реализованы три уровня доступа в зависимости от разрешенных пользователю функций – административный, пользовательский и только для просмотра (без права внесения изменений). Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа.

• Поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.

Документация программы «Регистрация документов организации 4.8»

Купить программу
«Регистрация документов организации 4.8»

• Ответственные за исполнение документов должностные лица будут вовремя уведомлены о поступлении к ним новых заданий — в программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним

• Ведение в одной программе документов любого количества фирм: вся информация по документам находится в одном месте, она доступна и удобно представлена

• Функция «Видеть только свои документы» позволить разделить документы между исполнителями, исключив возможность просмотра и исправления чужих документов.

• Интеграция с бесплатным сервером IP телефонии Asterisk (Астериск) позволит Вам моментально находить документы звонящего в базе еще до того, как Вы снимете трубку, совершать звонки прямо из карточек документов и вести архив записей разговоров с контрагентами, а режим «Диспетчерская» поможет аварийно-диспетчерским службам соблюдать изменения от 1 марта 2019 года в Правилах осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами

• Функция внутренней почты в программе позволит оперативно общаться сотрудникам, работающим с программой в разных офисах

• Есть возможность формирования произвольных документов по Вашим шаблонам, в результате внешний вид документов именно такой, как принято в Вашей компании – документы формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer

• Легко получить нужную информацию для анализа: программа обеспечит отбор информации по различным критериям и сформирует необходимые отчеты, можно выводить результаты поиска по отдельным полям журналов входящих, исходящих и внутренних документов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и преобразовывать их в удобный для дальнейшей обработки вид

• Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc). А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях

• Карточку каждого документа также можно вывести в Word (OO Writer), а затем отформатировать и вывести на печать. Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа.

• В версии для SQL Sever можно настроить опцию просмотра данных программы через браузер (веб клиент) — Вы сможете получать информацию о зарегистрированных документах из любой точки мира, в том числе на смартфоне или планшетном компьютере под управлением любой операционной системы
• Приложение для Android смартфонов в SQL версии позволяет в режиме реального времени уведомлять исполнителей о поступлении документов, а исполнителям дает возможность просматривать карточки документов и приложенные файлы и вносить информацию об исполнении

Документация программы «Регистрация документов организации 4.8»

Купить программу
«Регистрация документов организации 4.8»

Для ежедневного автоматического архивирования файловых версий программ по времени можно использовать бесплатную утилиту Автоматическое архивирование файлов.

Для установки бесплатной версии программы:

1. Скачайте установочный архив по ссылке https://www.araxgroup.ru/doks.exe и установите программу.

(Как установить программу «Регистрация документов организации 4.8»)

2. Далее следуйте инструкции, представленной в файле «Readme» в папке с программой.

*Поддержка продукта производится через Интернет.

Лицензия на 1 рабочее место стандартной (не SQL) версии программы предоставляется бесплатно, без ограничений.

Для приобретения дополнительных сетевых рабочих мест отправьте нам заявку на адрес This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., укажите в ней название Вашей компании, наименование продукта («Регистрация документов организации 4.8») и количество дополнительных рабочих мест, и мы вышлем Вам договор и счет.
Оплатите счет любым удобным Вам способом.
После оплаты пришлите по адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. подтверждение платежа (копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежа), и мы вышлем Вам регистрационный код и код активации.
Оригиналы документов (договор, акт приема-передачи прав использования, счет, накладная, лицензионное соглашение) отправляются по почте после оплаты.
Далее следуйте инструкции, представленной в файле «Readme» в папке с программой.
Цена программы «Регистрация документов организации 4.8»
Базовая версия — 1 рабочее место — Бесплатно

Дополнительные рабочие места (для совместной работы по сети):
со 2-го до 5-го включительно — 4000 рублей за 1 рабочее место
со 6-го до 10-го включительно — 3000 рублей за 1 рабочее место
с 11-го до 20-го включительно — 2000 рублей за 1 рабочее место
с 21-го и больше — 1000 рублей за 1 рабочее место
Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены
Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:
0+1*4000=4000 руб.
Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:
0+4*4000+1*3000=19000 руб.
Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:
0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 руб.
* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет. При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.

* Срок действия лицензии не ограничен.

* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима «Диспетчерская» 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.

Для организаций, которым требуется повышенная надежность хранения данных и безопасность доступа к информации, закрытие несанкционированного доступа к данным, возможное встроенное шифрование данных, возможность использования web клиента для просмотра документов и андроид приложения для уведомления исполнителей о поступлении документов и контроля исполнения документов, есть версии программы Регистрация документов организации для Microsoft SQL Server и PostgreSQL.

Для приобретения программы «Регистрация документов организации» версия SQL:
1. Скачайте демоверсию программы (установочный файл MS SQL Server https://www.araxgroup.ru/dokssqld.exe и для PostgreSQL https://www.araxgroup.ru/dokssqlpgd.exe) и установите программу.
(Как установить программу «Регистрация документов организации 4.8»)
2. Отправьте нам заявку на адрес This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., укажите в ней название Вашей компании, наименование продукта («Регистрация документов организации 4.8 версия MS SQL» или «Регистрация документов организации 4.8 версия PostgreSQL») и количество рабочих мест, и мы вышлем Вам договор и счет.
3. Оплатите счет любым удобным Вам способом.
4. После оплаты пришлите по адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. подтверждение платежа (копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежа), и мы вышлем Вам регистрационный код и код активации.
Оригиналы документов (договор, акт приема-передачи прав использования, счет, накладная, лицензионное соглашение) отправляются по почте после оплаты.
5. Далее следуйте инструкции, представленной в файле «Readme» в папке с программой.
Цена программы «Регистрация документов организации 4.8 версия MS SQL»
Базовая версия — 1 рабочее место — 9000 рублей
Дополнительные рабочие места (для совместной работы по сети):
со 2-го до 5-го включительно — 6000 рублей за 1 рабочее место
с 6-го до 10-го включительно — 5000 рублей за 1 рабочее место
с 11-го до 20-го включительно — 4000 рублей за 1 рабочее место
с 21-го и больше — 3000 рублей за 1 рабочее место

Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены

Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:
9000+1*6000=15000 руб.
Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:
9000+4*6000+1*5000=38000 руб.
Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:
9000+4*6000+5*5000+10*4000+5*3000=113000 руб.
* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет. При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.

* Срок действия лицензии не ограничен.

* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима «Диспетчерская» 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.

PostgreSQL — это свободно распространяемый SQL сервер, являющийся достойной альтернативой коммерческому Microsoft SQL Server, СУБД PostgreSQL является особенно актуальной для государственных учреждений в рамках соответствия политике использования российских программных продуктов.
Цена программы «Регистрация документов организации 4.8 версия PostgreSQL»
Базовая версия — 1 рабочее место — 10000 рублей
Дополнительные рабочие места (для совместной работы по сети):
со 2-го до 5-го включительно — 7000 рублей за 1 рабочее место
с 6-го до 10-го включительно — 6000 рублей за 1 рабочее место
с 11-го до 20-го включительно — 5000 рублей за 1 рабочее место
с 21-го и больше — 4000 рублей за 1 рабочее место

Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены

Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:
10000+1*7000=17000 руб.
Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:
10000+4*7000+1*6000=44000 руб.
Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:
10000+4*7000+5*6000+10*5000+5*4000=138000 руб.
* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет. При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.

* Срок действия лицензии не ограничен.

* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима «Диспетчерская» 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.

Среди пользователей программы ГУП города Москвы «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов», АКБ «Русский Трастовый банк», ООО «КБ Финанс Бизнес Банк», Коммерческий банк «РБА», ООО «Многопрофильная процессинговая компания», ОАО «Центромашпроект», ОАО «Красногорский завод «Электродвигатель», ГКУ РД «Дирекция единого госзаказчика-застройщика» города Махачкалы и многие другие.

* Соответствие рабочих мест Федеральному Закону № 152-ФЗ «О персональных данных»

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>.

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— наименование организации;

— очередной порядковый номер;

— дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

└──────────────────────────────────────┘

Или же с помощью резинового штемпеля:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ «__» ___________________ 20__ г. │

│ Вх. N _______ │

└──────────────────────────────────────┘

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N

Дата
поступления

От кого
получен

Резолюция

Кому направлен

Расписка
в
получении

Вх-29

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Подготовить
проект
договора

О. Е. Пироговой

Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

┌───────────────────┐

│ Исх. N 03-05/61 │

└───────────────────┘

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

└───────────────────┘ └───────────────────┘

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N
п/п

N и дата
исходящего
документа

Кому
адресован
документ

Кем
подписан

Отметка об
исполнении

N дела,
куда подшит
документ

N 01-16ю от
23.01.2012

Директору
ООО «Плюс»
г. Москва

Об участии
юристов
компании в
конференции

Директор

Отправлен
почтой

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т. Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Подписано в печать

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  3. В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Образец документа: Журнал регистрации входящей корреспонденции.

Образец документа: Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив. Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству. Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже.

Регистрация документов

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия.

У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа. Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

ИнфоРегистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. ВниманиеС помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

  • вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
  • автор резолюции -список руководящих лиц организации;
  • структурное подразделение — список структурных подразделений;
  • исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
  • № дела — связан с номенклатурой дел организации;
  • связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка.

Как зарегистрировать письмо в организации

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.
При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

>Реквизиты служебного письма

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

Если мы посмотрим на номер какого-нибудь документа в системе (например, реализации), то увидим примерно такую картину:

Длина номера составляет 11 символов. При этом первые 5 символов зарезервированы системой, поэтому мы можем оперировать только шестью знаками (и будем надеяться, что число документов одного вида за один год не превысит один миллион).

На что же система резервирует эти 5 символов:

  • первые 2 — это префикс организации (в одной базе могут быть заведены документы по нескольким организациям и чтобы их удобно было отличать друг от друга, сделали такую возможность);
  • вторая пара символов — это префикс узла обмена (в том случае, если используется обмен с другими конфигурациями, и многие документы создаются сразу в нескольких системах, то по данной паре символов в номере документа можно однозначно определить, в какой системе этот документ был создан).
  • Знак «-» в номере нужен для того, чтобы отделить значающие символы от служебных. В печатные формы попадает та часть номера, которая расположена справа от дефиса.

Префикс организации устанавливается в карточке организации:

Префикс узла обмена устанавливается на вкладке Администрирование, Настройки синхронизации данных

Если обмен отключен, то вторая пара символов в номерах документов — «00», если префикс организации не задан, то первая пара символов в номере — «00».

Таким образом, даже если мы не используем обмен с другими конфигурациями и создаем документы только по одной организации, задействовать все символы в номере мы не можем.

В случае, если количество документов одного вида за один год в вашей базе приближается к одному миллиону, стоит привлечь опытного программиста. Альтернатив типовой функционал пока не предлагает.