Сдача нулевой отчетности в ФСС

Указание в форме 4-ФСС среднесписочной численности работников в 2019-2020 годах: на что обратить внимание

В форме 4-ФСС (утверждена приказом ФСС от 26.09.2016 № 381) среднесписочная численность работников указывается в отдельном поле титульного листа. Соответствующий показатель отражается в соответствии с приказом ФСС от 07.06.2017 № 275 за период с начала года. В действовавшей ранее редакции приказа № 381 среднесписочная численность заполнялась на отчетную дату.

А вот поля «Численность работающих инвалидов» и «Численность работников, занятых на работах с вредными/опасными производственными факторами» заполняются согласно списочной численности соответствующих категорий сотрудников на отчетную дату. Рассмотрим, каким образом рассчитывается среднесписочная численность в отчете ФСС на практике.

Разъяснения по заполнению расчета 4-ФСС см. .

Как рассчитать для 4-ФСС среднесписочную численность работников: этапы

Расчет рассматриваемого показателя за тот или иной квартал осуществляется в 5 этапов:

1. Исчисление среднесписочной численности всех работников за все дни месяцев с начала года, то есть если отчет сдается за 1 квартал 2020 года, то среднесписочная численность считается за январь-март 2020 года.

2. Исчисление среднесписочной численности по сотрудникам с неполной занятостью за все дни месяцев с начала года.

3. Исчисление среднесписочной численности сотрудников отдельно за каждый месяц.

4. Исчисление среднесписочной численности по работникам с неполной занятостью за каждый месяц.

5. Определение среднесписочной численности специалистов за период с начала года.

Такой алгоритм соответствует порядку определения среднесписочной численности, который Росстат рекомендует применять при заполнении форм статистической отчетности. Для применения в 2020 году этот порядок утвержден новым приказом Росстата от 27.11.2019 № 711.

Ознакомиться с нововведениями данного приказа можно .

Используют этот алгоритм для расчета сведений о численности, ежегодно подаваемых в ИФНС. Подходит он и для определения численности, отражаемой в 4-ФСС.

Об отчетности по численности, представляемой в ИФНС, читайте в статье «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».

Все показатели, указанные выше, должны высчитываться с округлением дробных чисел до целых.

Что делать, если в результате расчета получился ноль? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал бесплатно, получив пробный доступ к правовой системе.

Рассмотрим, как реализуются указанные этапы определения среднесписочной численности.

Этап 1: исчисление среднесписочной численности за день (пример расчета среднесписочной численности для ФСС-4)

На первом этапе необходимо подсчитать количество трудовых договоров, действующих по состоянию на учетный день. При этом в расчет не следует включать (пп. 78-79 приказа № 711):

  • сотрудников, работающих по совместительству;
  • сотрудников, находящихся в декрете или отпуске по уходу за ребенком, за исключением работающих на дому или неполный рабочий день с сохранением права на пособие;
  • сотрудников, которые вышли в неоплачиваемый отпуск по учебе;
  • сотрудников с неполной занятостью;
  • физлиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам;
  • собственников организации, не получающих заработную плату;
  • адвокатов;
  • военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы.

В выходной или праздничный день списочная численность определяется как соответствующая той, что зафиксирована в предыдущий рабочий день.

Пример:

Нам нужно рассчитать среднесписочную численность для отчета 4-ФСС за 4 квартал условного отчетного года. Так как среднесписочная численность считается за период с начала года, то нам понадобятся данные за январь-декабрь. Допустим, что в январе-марте в фирме работало каждый указанный месяц 100 сотрудников, с 1 по 15 апреля — каждый день работали 100 сотрудников, с 16 по 30 апреля — 90 (например, по причине того, что часть работников вышла в неоплачиваемый учебный отпуск на 2 недели), в мае с 1-го по 15-го — 100 человек, с 16-го по 31-е — 90, в июне с 1-го по 15-е — 100, с 16-е по 30-е — 90, в июле-декабре каждый рабочий день работало 100 сотрудников.

В этом случае суммарная списочная численность работников фирмы составит:

  • 3100 человек, или человеко-дней (100 × 31) — в январе;
  • 2800 человек — в феврале;
  • 3100 человек — в марте;
  • 2850 (100 × 15 + 90 × 15) — в апреле;
  • 2940 человек (100 ×15 + 90 ×16) — в мае;
  • 2850 человек — в июне;
  • 3100 человеко-дней в июле;
  • 3100 — в августе;
  • 3000 — в сентябре;
  • 3100 — в октябре;
  • 3000 — в ноябре;
  • 3100 — в декабре.

Как учитывать единственного сотрудника — внешнего совместителя при заполнении 4-ФСС, рассказала Н. Н. Пирогова — эксперт ГУ РО ФСС РФ по респ.Карелия. Узнайте точку зрения чиновника, получив пробный доступ к КонсультантПлюс бесплатно.

Этап 2: расчет среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью

При расчете среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью нужно иметь в виду, что их рабочие дни в период, когда они находятся на больничном или в отпуске, должны включаться в рабочее время в том количестве часов, которое отработано в предыдущий день.

Для того чтобы рассчитать рассматриваемый показатель, нужно:

1. Подсчитать общее количество часов, которые специалисты с неполной занятостью отработали в течение месяца.

2. Умножить длительность рабочего дня в фирме в часах на количество рабочих дней месяца.

3. Разделить результат п. 1 на результат п. 2.

Пример (продолжение):

Продолжим подсчеты для формирования отчетности в ФСС за 4 квартал условного отчетного года. Условимся, что в нашей фирме работают 4 специалиста на неполную ставку, каждый из которых приходит на работу на 4 часа с понедельника по пятницу.

Получается, что каждый из специалистов на неполной ставке отработает:

  • в январе — 68 часов (4 × 17 рабочих дней с понедельника по пятницу);
  • в феврале — 76 часов (4 × 19);
  • в марте — 80 часов (4 × 20);
  • в апреле — 84 часа (4 часа × 21 рабочий день с понедельника по пятницу);
  • в мае — 80 часов;
  • в июне — 80 часов;
  • в июле — 88 часов;
  • в августе — 92 часа;
  • в сентябре — 80 часов;
  • в октябре — 92 часа;
  • в ноябре — 84 часа;
  • в декабре — 84 часа.

Суммарно все сотрудники, что работают по неполной ставке, проработают:

  • в январе — 272 часа (68 часов × 4 человека);
  • в феврале — 304 часа;
  • в марте — 320 часов;
  • в апреле — 336 часов;
  • в мае — 320 часов;
  • в июне — 320 часов;
  • в июле — 352 часа;
  • в августе — 368 часов;
  • в сентябре — 320 часов;
  • в октябре — 368 часов;
  • в ноябре — 336 часов;
  • в декабре — 336 часов.

Этап 3: расчет среднесписочной численности за месяц

На этом этапе необходимо суммарную списочную численность разделить на количество дней месяца.

Пример (продолжение):

Если продолжить вычисления за 4 квартал, начатые выше, то получается, что среднесписочная численность за месяцы квартала составит:

  • 100 человек (3100 человек / 31 день месяца) — в январе;
  • 100 человек в феврале;
  • 100 человек в марте;
  • 95 человек (2850 человек / 30 дней месяца) — в апреле;
  • 95 человек (2940 / 31, результат округляем до 95) — в мае;
  • 95 человек — в июне;
  • 100 человек — в июле;
  • 100 человек — в августе;
  • 100 человек — в сентябре;
  • 100 человек — в октябре;
  • 100 человек — в ноябре;
  • 100 человек — в декабре.

Этап 4: расчет среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью за месяц

Данный показатель вычисляется, исходя из общего количества часов, отработанных сотрудниками по неполной ставке в месяц, количества рабочих часов по стандартному графику и количества рабочих дней в месяце.

Пример (продолжение):

Продолжая вычисления по рассмотренным выше примерам, условимся, что рабочий день в фирме длится 8 часов. В этом случае среднесписочная численность специалистов на неполной ставке составит:

Этап 5: расчет среднесписочной численности сотрудников за квартал

Теперь, используя имеющиеся цифры, мы можем рассмотреть, как рассчитать среднесписочную численность для 4-ФСС за квартал.

Для того чтобы вычислить требуемый показатель, нужно:

  1. Сложить результаты вычислений, полученных на этапах 3 и 4 по каждому месяцу.
  2. Разделить получившийся результат на 12 — количество месяцев с начала года.

Пример (продолжение):

Эта цифра и будет зафиксирована в форме 4-ФСС.

Итоги

Для того чтобы подсчитать среднесписочную численность работников организации в целях заполнения формы 4-ФСС, необходимо знать такие показатели: продолжительность рабочего дня в фирме на полную ставку, количество часов, отработанных сотрудниками с частичной занятостью, количество дней в месяце, а также количество трудовых договоров на полную и неполную ставку. Используя их в определенной последовательности, можно сделать необходимые расчеты по приведенной выше методике.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Когда нужно сдавать самую первую «нулевку» после открытия компании?

Первую отчетность вы сдаете за тот квартал, в котором зарегистрировались. Допустим, вы зарегистрировались 20 марта, тогда сдавать нулевую отчетность нужно за 1 квартал. Обратите внимание, и в случае, когда дата постановки на учет выпала на последний день квартала — сдавать нулевку обязательно.

Посмотрите в свидетельстве о государственной регистрации дату постановки на учет. С этого числа вы формально приступили к работе. Даже если по факту вести дела вы еще не начали — налоговая, ПФР, ФСС и Росстат уже ждут вашу отчетность.

Нужно ли сдавать нулевку, если расчетный счет еще не открыт? С ближайшей отчетной даты после гос. регистрации вы обязаны предоставлять отчетность. Открыли вы расчетный счет или нет — значения не имеет. Кстати, многие компании работают и без расчетного счета – используют только ККМ. Таким образом, дата открытия расчетного счета не влияет на сдачу нулевой отчетности. Кому обязательно сдавать нулевую отчетность в электронном виде?

С 2014 года компании и ИП на общем режиме обязаны подавать декларацию по НДС исключительно в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). В противном случае отчет считается несданным и налогоплательщику грозит штраф или блокировка расчетного счета.

Однако если у вас вообще не было движений по расчетному счету, можно подать единую (упрощенную) налоговую декларацию на бумаге (не путать с декларацией по УСН).

Единая декларация заменяет декларации по налогу на прибыль и НДС. Сдавать упрощенную декларацию могут только компании, у которых не было деятельности, то есть отчетность нулевая.

Важно! Подать единую (упрощенную) декларацию на бумаге можно только, если вы на 100% уверены, что не было никаких движений по счету. Если же, к примеру, банк списал комиссию, декларацию по НДС обязательно сдавать в электронном виде.

Как только инспекторы получат бумажную отчетность, они отправят запрос в ваш банк. Если выясниться, что движения по счету все-таки были – выпишут штраф, а также могут заблокировать счет. Поэтому, если у вас ОСН, безопаснее сразу подавать отчетность в ИФНС электронно.

Будет ли отчетность нулевой, если банк списал комиссию?

Часто встречается ситуация, когда уже открыт расчетный счет, и банк по тарифам списывает комиссию. В этом случае отчетность уже не будет нулевой. И вам необходимо принять одно из двух возможных решений.

Включить банковскую комиссию в состав расходов. В этой ситуации отчетность будет не нулевой, несмотря на отсутствие доходов за квартал. В налоговой декларации и в бухгалтерской отчетности у вас получится убыток.

Не включать банковскую комиссию в состав расходов. Вы имеете право не включать расходы по банковской комиссии в отчетность.

Тогда вы сможете подать нулевку. В таком случае вам не придется объяснять налоговикам откуда взялся убыток. Кроме того, сдать через нас «Нулевой отчет» стоит дешевле.

Спросит ли налоговая, почему не было деятельности?

Для налоговой инспекции важно, чтобы отчетность была сдана в срок и в полном объеме. А вот какие в ней содержатся данные — нулевые или не нулевые, — значения не имеет.

Если компания зарегистрирована и не сдает никакую отчетность, это грозит:

  • блокировкой счета;
  • вызовом генерального директора в налоговую;
  • наложением штрафа на компанию и лично на генерального директора.

Что будет если не сдано уже несколько нулевых
отчетов? Риски и последствия здесь те же, что и при несдаче нулевой отчетности в первый раз. Только за каждый не сданный комплект штрафы будут умножаться на соответствующее количество пропущенных отчетных периодов. Лучше скорее решить этот вопрос, тем более что за заказ нескольких комплектов одновременно у нас предусмотрена скидка. Как можно сдать нулевую отчетность самостоятельно?

Вы можете выбрать один из двух вариантов.

По почте, с описью вложений. Мы составим вам всю необходимую отчетность. А вам останется ее распечатать, подписать и отправить по почте в ближайшем отделении Почты России.

Опись вложений мы пришлем вместе с отчетностью по электронной почте. В описи есть перечень всех отчетов. А также адрес, куда необходимо отправить вашу нулевую отчетность.

Обратите внимание! Сотрудники почты должны поставить штамп, который выглядит так. На штампе есть информация о дате отправки отчетности. Именно этим числом ваша нулевая отчетность считается сданной. Опись вложений нужно хранить вместе со вторыми экземплярами отчетности не менее 5 лет.

У этого способа есть один недостаток. По вине почты отчетность может не дойти вовремя. Однако при наличии описи вложений с отметкой почты, вы сможете легко доказать, что претензии государственных органов не обоснованы.

Ещё один совет – помимо описи вложений вы можете отправить отчетность с уведомлением о вручении. Возьмите бланк в почтовом отделении. Вот образец.

Уведомление о вручении означает, что ваше письмо будет вручено лично адресату, о чем работники гос. органов поставят свою подпись. Это уведомление вернется к вам уже с подписью. Это 100%-е доказательство, что проверяющие получили вашу нулевую отчетность.

Инспектору лично «в руки». Если выберите этот способ, вам лично или вашему представителю придется поехать в налоговую и фонды для сдачи нулевой отчетности.

Если отчетность вы сдаете по юридическому лицу — представителем может быть кто угодно. Подойдет простая доверенность от руководителя компании. А вот представителям ИП необходима нотариальная доверенность.

Плюс такого способа – вы будете уверены, что нулевую отчетность приняли. О чем на вашем экземпляре проверяющие поставят штамп.

Недостаток же, в том, что придется потратить много времени на поездки до нужного учреждения и отстоять очередь.

Если не хотите сами никуда идти и ничего отправлять, заказывайте пакет «Комфорт». В него входит сдача нулевой отчетности нашими силами.