Штатное расписание трудовой кодекс

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как вносить изменения

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

ВАЖНО! Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В Трудовом кодексе (ст. 15, 57) штатное расписание упоминается лишь при определении трудовой функции. Под ней понимается:

а) работа по
— должности в соответствии со штатным расписанием,
— профессии,
— специальности
с указанием квалификации;
б) конкретный вид поручаемой работнику работы.

В контексте такого применения штатное расписание можно определить как перечень должностей с указанием их численности, установленный в организации.

Что такое «должность»?

Как видно, законодатель связывает трудовую функцию не только с должностью, но и с профессией, специальностью и т.д. Однако штатному расписанию должны соответствовать исключительно должности. Получается, что профессии и специальности в штатном расписании не отражаются? Это настораживает. Разберемся, что же такое «должность».

Ответ мы обнаружим в статье 16 Трудового кодекса. Из нее следует, что должности должны быть предусмотрены нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, либо уставом (положением) организации. Причем работник может занимать должность в результате:

  • избрания на должность (ст. 17 ТК РФ);
  • избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности (ст. 18 ТК РФ);
  • назначения на должность или утверждения в должности (ст. 19 ТК РФ).

Важно

С точки зрения суда штатное расписание не является локальным нормативным актом. Следовательно, оно не может быть оспорено (апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу № 33-3491/13).

Так, должности гражданской службы утверждаются федеральным законом или указом Президента РФ, а также нормативными актами субъектов РФ (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»). Должности муниципальной службы устанавливаются муниципальными правовыми актами в соответствии с реестром должностей, утверждаемым законом субъекта РФ (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Обратите внимание

У рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Еще примеры: номенклатура должностей для педагогических работников и руководителей образовательных организаций утверждена постановлением Правительства РФ от 08.08.2013 № 678, а для медицинских и фармацевтических работников — приказом Минздрава России от 20.12.2012 № 1183н.

Порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия определяет его устав (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).

Так что должность – это статус, определенный нормативными или учредительными документами.

А вот еще один юридический факт. На основании постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 единые тарифно-квалификационные справочники устанавливают: для руководителей, специалистов и служащих — должности, а для рабочих – работы и профессии. В частности, специалист по охране труда – это должность (приказ Минздравсоцразвития России от 17.05.2012 № 559н). Поэтому она может быть предусмотрена штатным расписанием (ст. 217 ТК РФ).

На заметку

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава.

Между тем Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 утверждает, что в соответствии со штатным расписанием организации указывается не только наименование не только должности, но и профессии, а также специальности. Как видно, чиновники расширено трактуют Трудовой кодекс.

Подведем итоги:

  • есть ли в вашей компании должности? Не спешите отвечать на этот вопрос утвердительно. Изучите нормативные акты, регламентирующие вашу деятельность;
  • штатное расписание определяет именно должности, то есть устанавливает их перечень;
  • ниоткуда не следует, что штатное расписание должно характеризовать размеры оплаты труда.

Спорим с Рострудом

По мнению Роструда (письма от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1), штатное расписание является локальным нормативным актом организации. Оно в сводном виде фиксирует сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда. Из данной характеристики следует, что штатное расписание констатирует состав работников, уже состоящих в трудовых отношениях с организаций. Это не помешало чиновникам в письме № ПГ/13229-6-1 утверждать противоположное: «должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием». И подчеркнуть: принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо.

Так что же первично — трудовой договор или штатное расписание? Давайте рассуждать.

Штатное расписание предназначено для определения потребности организации в кадрах с учетом фонда оплаты труда. Если оно установлено работодателю вышестоящим органом, то отступать от него он не вправе. Тогда руководитель обязан нанимать работников строго в соответствии со штатным расписанием. В противном случае он выходит за пределы своей компетенции.

Другое дело, если руководитель уполномочен определять штатное расписание и утверждает его самостоятельно. Принимая работника на ранее непредусмотренную должность, руководитель тем самым расширяет штатное расписание. Зафиксировать факт изменения может уполномоченный кадровый работник, отдельного распоряжения на это не требуется.

В первом варианте — действительно, имеет место нарушение законодательства о труде и об охране труда. И с ответственностью по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях можно согласиться. А во втором? По мнению автора, несоответствие должностей — формальность, не влекущая вредных последствий. Всякое наказание должно быть соразмерно наступившим последствиям. При малозначительных правонарушениях санкции не применяются (ст. 2.9 КоАП РФ).

Важно

Расхождение наименований должности в трудовом договоре (трудовой книжке) и в штатном расписании может полечь нарушение пенсионных прав работника (кассационное определение Верховного суда Республики Татарстан от 24.03.2011 по делу № 33-3406/11).

Наконец, увольнение конкретного работника не влечет сокращение штатного расписания (апелляционное определение Липецкого областного суда от 17.12.2012 по делу № 33-3036/2012).

Трудовые инспекции нередко ориентируются на форму штатного расписания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но при этом они почему-то «забывают», что согласно указаниям по заполнению этой формы штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Если же из Устава (Положения) необходимость штатного расписания не вытекает – оно необязательно.

Обратите внимание: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 не зарегистрировано в Минюсте России. Поэтому претензии по его несоблюдению можно отклонить ссылкой на пункт 10 Указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.2010 № 09АП-27072/2010).

Какой же вывод можно сделать?

Необходимость штатного расписания и порядок его оформления определяется не Трудовым кодексом, а специальными документами, регламентирующими деятельность руководителя организации. Например, в автономном учреждении штатное расписание должно быть утверждено руководителем в силу закона (п. 3 ст. 13 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ).

Необходимо ли штатное расписание хозяйственному обществу?

В Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» термины «штатное расписание» и «штат» отсутствуют. Зато трудовые функции всех работников без исключения ассоциируются с должностью (подп. 3 п. 2 ст. 40). Нужно ли на этом основании считать, что штатное расписание необходимо? Вовсе нет, ибо данный закон не устанавливает нормы трудового права (п. 1 ст. 1).

В акционерных обществах штаты утверждает единоличный исполнительный орган общества – директор или генеральный директор. Основание — пункт 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но следовать своему собственному одностороннему решению он не обязан, поскольку штатное расписание публичной достоверностью не обладает (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.07.2011 № 09АП-15251/2011-ГК).

Справка

Слово «штат» — немецкого происхождения (от «staat»), буквально – государство.

Наконец, сокращение численности персонала возможно и в отсутствие штатного расписания.

Между тем штатное расписание может быть необходимо для осуществления отдельных видов деятельности – например, по техническому осмотру транспортных средств (подп. «д» п. 8 Правил, утв. приказом Минэкономразвития России от 28.11.2011 № 697). Но в этих случаях контроль за его наличием не относится к сфере компетенции трудовой инспекции.

Так что если вас пытаются оштрафовать за отсутствие штатного расписания или за несоответствие фактических должностей штатному расписанию – не спешите соглашаться.

Елена Диркова, редакция журнала «Практическая Бухгалтерия»

Ищете решение Вашей ситуации?

«Практическая бухгалтерия» — бухгалтерский журнал, который упростит Вашу работу и поможет вести бухгалтерию без ошибок. Издание доступно еще и в электронном виде. Получите полный доступ ко всем материалам >>

Одним из документов, необходимых для решения кадровых вопросов на предприятии, является штатное расписание. В то же на многих предприятиях возникает вопрос относительно порядка его составления. Об этих и о других вопросах, возникающих на практике, пойдет речь в данной статье.

Екатерина СКРИПКИНА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Документы статьи

ХКУ

— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

КоАП

— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

Классификатор профессий

— Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2005 г. № 375.

Постановление № 228

— постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений».

Письмо № 162

— письмо Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07.

Что представляет собой штатное расписание?

Согласно разъяснениям Минтруда, предоставленным в

письме № 162, «штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников». Штатное расписание представляет собой перечень должностей на предприятии с указанием их количества и размеров должностных окладов.

На основании штатного расписания, Правил внутреннего трудового распорядка, а также должностных (рабочих) инструкций руководитель предприятия принимает решения по кадровым вопросам, в частности относительно приема граждан на работу, перевода работников на другую работу, установления должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификацией).

Кадровая служба, в свою очередь, руководствуясь штатным расписанием, осуществляет набор персонала, оформляет необходимые кадровые документы, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения по поводу его улучшения, в установленном порядке подготавливает информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.

Обязательно ли составлять штатное расписание?

В соответствии со

ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Как видим, данная норма ХКУ предоставляет предприятию свободу в принятии решения относительно составления штатного расписания, но вместе с тем указывает на его необходимость.

Предприятие определяет формы и системы оплаты труда, ориентируясь на минимальные государственные гарантии, генеральное и отраслевые соглашения, устанавливает схемы должностных окладов, условия применения и размеры надбавок, доплат, премий, указывая все это в коллективном договоре. Но в коллективном договоре не отражается соответствие должностей и должностных окладов. Такое соответствие можно установить, составив и утвердив штатное расписание.

Относительно вопроса о необходимости составления штатного расписания Минтруда разъясняет в

письме № 162.

Так, по мнению Минтруда, с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии

является обязательным. Его отсутствие считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, а именно: наложение штрафа на должностных лиц от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 255 до 850 ннмдг).

Какие правила нужно соблюдать при составлении штатного расписания?

Штатное расписание разрабатывается на основе внутренних организационно-нормативных документов, таких как организационная структура и численность, Положение по оплате труда.

Что касается наименования структурных подразделений, то для коммерческих предприятий нет каких-либо ограничений в их определении. Как правило, структурные подразделения делятся на группы: административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.), производственные подразделения, обслуживающие подразделения (хозяйственный отдел, отдел охраны и т. п.).

А вот при указании наименования должности в штатном расписании необходимо учитывать требования нормативно-правовых актов, в частности руководствоваться

Классификатором профессий. Названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе профессий. В штатном расписании должны быть утверждены все возможные на предприятии должности, т. е. утверждаются как должности основных работников, так и должности, на которые принимаются совместители.

В штатном расписание следует указывать и

вакантные должности, поскольку на основании этого документа планируется необходимая численность работников

Обращаем внимание, что создание названия должности путем объединения двух названий должностей, если на самом деле имеет место совмещение профессий, является нарушением порядка, установленного

Классификатором профессий. В таком случае в штатное расписание должны быть введены две должности, а работник, который их совмещает, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей). Это не касается двойных должностей, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка и т. п.

Наименования профессий рабочих в штатном расписании необходимо указывать в точном соответствии с едиными тарифно-квалификационными справочниками (ЕТКС), обратив особое внимание на профессии, включенные в Списки № 1 и № 2 производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на льготную пенсию.

Следует учитывать, что должность, указанная в штатном расписании, на которую принят работник, заносится в его трудовую книжку. При этом согласно

п. 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения от 29.07.93 г. № 58 сведения о наименовании работы, профессии или должности вносятся в соответствии с Классификатором профессий.

Вопрос соответствия наименования должности

Классификатору профессий очень важен и принципиален особенно для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Записи в их трудовых книжках обязательно должны соответствовать еще и Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (далее — Списки). В случае если наименование одной и той же профессии или должности в Классификаторе профессий и Списках не совпадает, целесообразно указывать наименование профессии или должности, указанное в Списках.

При составлении штатного расписания используется такое понятие, как «штатная единица», под которым понимается определенная должность в каждом из структурных подразделений предприятия. В зависимости от потребностей предприятия по той или иной должности предусматривается 1; 0,5 и менее штатной единицы. 0,5 и менее штатной единицы устанавливается, как правило, работникам-совместителям. Это означает, что, например, работник, принятый на 0,5 штатной единицы, работает 50 % рабочего времени и получает половину полного оклада, соответствующего данной должности.

Надо отметить, что при подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью содержания планируемой численности персонала. При этом наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).

Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и количества выпускаемых изделий.

Для расчета численности вспомогательных рабочих применяются нормы обслуживания, которые зависят от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.

Численность специалистов и служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделений.

Относительно установления окладов отметим следующее. В коллективном договоре устанавливается схема должностных окладов. Она содержит по каждой должности так называемую вилку должностного оклада (его максимальный и минимальный размер). А в штатном расписании устанавливается оклад для каждого работника в отдельности.

При этом следует иметь в виду, что размер заработной платы зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его работы и хозяйственной деятельности предприятия (ч. 2 ст. 1 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).

Кроме того, при составлении штатного расписания нужно помнить, что

должностной оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не может быть меньше законодательно установленного размера минимальной заработной платы*. Напомним, что в 2008 году установлены следующие размеры минимальной заработной платы: январь — март — 515 грн., апрель — сентябрь — 525 грн., октябрь — ноябрь — 545 грн., декабрь — 605 грн. При этом, в случае если работника принимают на работу, например в сентябре 2008 года, на 0,5 ставки, месячная заработная плата такого работника должна составлять не менее 262,50 грн. (525 грн. х 0,5). Обращаем внимание: в минимальную заработную плату не включаются доплаты, надбавки и другие поощрительные и компенсационные выплаты.

* При установлении окладов (тарифных ставок) следует также принять во внимание положения Генерального соглашения между Кабмином, всеукраинскими объединениями организаций работодателей и предпринимателей и всеукраинскими профсоюзами и профобъединениями на 2008 — 2009 годы (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 6). Об этом см. подробнее в статье «Новое Генсоглашение — новые обязанности для работодателя» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 28, а также в письме Минтруда от 04.07.2008 г. № 435/13/84-08 и комментарии к нему // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 68, с. 13.

В штатном расписании могут устанавливаться

надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы оплаты труда и должны иметь постоянный характер. Перечень возможных доплат и надбавок к тарифным ставкам (должностным окладам, окладам) приведен в п.п. 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Доплаты и надбавки могут быть установлены в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) или в фиксированной сумме. В первом случае при изменении размера должностного оклада (тарифной ставки) размер доплаты или надбавки будет соответственно изменяться, а во втором случае сумма доплаты (надбавки) остается постоянной независимо от изменения должностного оклада (тарифной ставки).

По какой форме должно быть составлено штатное расписание?

На сегодняшний день типовой формы штатного расписания

нет. Исключение составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых постановлением № 228 определено, что типовая форма штатного расписания утверждается Министерством финансов Украины. Форма штатного расписания для бюджетных учреждений и организаций утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

Предприятия и организации других форм собственности вправе составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в

письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Штатное расписание должно содержать такие составляющие, как гриф утверждения, заголовок и текст. Кроме того, в штатное расписание вносят такие сведения: наименование структурного подразделения, перечень должностей, количество штатных единиц, размер (суммы) должностных окладов и надбавок, месячный фонд оплаты труда.

Целесообразно составлять штатное расписание таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.

Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда можно составлять таким образом. В случае если в штатном расписании нужно утвердить одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, то по каждой штатной единице в отдельной строке указывается профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад). Если в пределах структурного подразделения для одинаковых должностей установлены одинаковые оклады, в одной строке устанавливаются количество штатных единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для работников со сдельной оплатой труда в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые рассчитываются по определенным методикам на основании Положения об оплате труда и других документов, касающихся оплаты труда.

Кто составляет и утверждает штатное расписание?

Ответ на данный вопрос зависит от структуры предприятия. Так, если на предприятии создан отдел организации труда и заработной платы, именно такой отдел готовит проект штатного расписания предприятия и согласовывает его с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и руководителем. Если отдела организации труда и заработной платы на предприятии нет, разработкой указанного документа занимается кадровая служба (отдел кадров). На маленьких предприятиях обязанности по подготовке штатного расписания возлагаются на отдельного специалиста (например, бухгалтера).

Утверждается штатное расписание в начале года руководителем предприятия путем издания приказа о его утверждении.

Действует утвержденный документ в течение календарного года.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров для целей набора работников и составления соответствующих отчетов и в бухгалтерию для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.

В случае если возникает необходимость введения новых штатных единиц, выведения штатных единиц, изменения размера оплаты труда (оклада) или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.), в штатное расписание

могут вноситься изменения. В принципе количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничены. В то же время целесообразно при разработке штатного расписания учитывать перспективы развития предприятия, чтобы не пришлось вносить в него изменения ежемесячно.

При внесении изменений необходимо учитывать нормы

ст. 32 и 103 КЗоТ, согласно которым об изменениях существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов, наименования должностей и др.) в сторону ухудшения собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца до вступления в силу таких изменений.

Если изменения незначительны, то об их внесении в штатное расписание издается приказ, содержащий основание для таких действий. При этом штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не переделывать.

В случае, когда на протяжении календарного года структура предприятия изменяется существенно, а также изменяются должностные оклады, вводятся новые должности, целесообразно издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В данной ситуации штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается директором (руководителем) предприятия на момент внесения этих изменений.

Приведем образец приказа об утверждении штатного расписания предприятия и образец штатного расписания.

Общество с ограниченной ответственностью «Шанс»

ПРИКАЗ

28.12.2007 г. Харьков № 98-к

Об утверждении штатного расписания

С целью установления соответствия должностей на предприятии с должностными окладами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание ООО «Шанс» и ввести его в действие с 1 января 2008 года (прилагается).

Директор Яремчук Яремчук В. М.

 

ООО «Шанс»

(наименование предприятия, организации)

УТВЕРЖДАЮ
штат в количестве

18,5 единиц
с месячным фондом заработной
платы 32600 грн

Директор Яремчук
(подпись)
Яремчук В. М.
(фамилия, имя, отчество)

«

28″ декабря 200 7 года

Согласовано

Главный бухгалтер Шевчук
(подпись)
Шевчук Н. Ф.
(фамилия, имя, отчество)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ООО «Шанс»

на 2008 год

Вводится с 01.01.2008 г.

№ п/п

Название структурного подразделения

Должность (профессия)

Код по классификатору профессий ДК 003:2005

Количество штатных единиц

Должностной оклад, грн.

Надбавки (доплаты), грн.

Месячный фонд заработной платы, грн.

Администрация

Директор

Директор финансовый

Всего по подразделению

Х

Х

Х

Х

Отдел кадров

Начальник отдела кадров

Инспектор по кадрам

Всего по подразделению

Х

Х

Х

Х

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Бухгалтер

Консультант по налогам и сборам

0,5

Кассир

Всего по подразделению

Х

Х

3,5

Х

Х

Производственный отдел

Начальник производственного отдела

Инженер по подготовке производства

Инженер по внедрению новой техники и технологий

Инженер по ремонту

Всего по подразделению

Х

Х

Х

Х

Отдел сбыта

Начальник отдела сбыта

Менеджер (управляющий) по сбыту

Экспедитор

Водитель

Всего по подразделению

Х

Х

Х

Х

Всего по предприятию

Х

Х

18,5

Х

Х

Начальник отдела кадров Тарасенко
(подпись)
Тарасенко И. П.
(Ф. И. О.)

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять этот документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. В нем фиксируются вся кадровая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.

Для чего составляют «штатку»

В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

  • Устав;
  • утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
  • учетную политику;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2010). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 строительной организации, в которой 11 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример штатного расписания является приблизительным, в документ при наличии включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Скачать бесплатно бланк штатного расписания

Скачать образец штатного расписания на 2020 год для ООО
Скачать образец штатного расписания строительной организации в Excel

Скачать образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 в Word

Скачать образец приказа