Сканы документов

Морфологические и синтаксические свойстваПравить

наст./будущ. прош. повелит.
Я скани́рую скани́ровал
скани́ровала
Ты скани́руешь скани́ровал
скани́ровала
скани́руй
Он
Она
Оно
скани́рует скани́ровал
скани́ровала
скани́ровало
Мы скани́руем скани́ровали
Вы скани́руете скани́ровали скани́руйте
Они скани́руют скани́ровали
Пр. действ. наст. скани́рующий
Пр. действ. прош. скани́ровавший
Деепр. наст. скани́руя
Деепр. прош. скани́ровав, скани́ровавши
Пр. страд. наст. скани́руемый
Пр. страд. прош. скани́рованный
Будущее буду/будешь… скани́ровать

ска-ни́-ро-вать

Глагол, двувидовой (может образовывать формы совершенного и несовершенного вида), переходный, тип спряжения по классификации А. Зализняка — 2a. Соответствующие глаголы совершенного вида — отсканировать, сосканировать, просканировать.

Корень: -скан-; суффиксы: -ир-ова; глагольное окончание: -ть .

ПроизношениеПравить

  • МФА:

Семантические свойстваПравить

ЗначениеПравить

  1. спец. непрерывно просматривать пространство или какой-либо объект, последовательно переходя от одного участка к другому ◆ Отсутствует пример употребления (см. рекомендации).
  2. комп. заниматься переводом в цифру бумаг, любых плоских предметов с помощью специального устройства ◆ Отсутствует пример употребления (см. рекомендации).

СинонимыПравить

АнтонимыПравить

ГиперонимыПравить

  1. оцифровать

ГипонимыПравить

Родственные словаПравить

Ближайшее родство

  • существительные: сканер, скан, сканирование
  • глаголы: отсканировать, сосканировать, просканировать, досканировать

ЭтимологияПравить

Происходит от ??

Фразеологизмы и устойчивые сочетанияПравить

    ПереводПравить

    непрерывно просматривать

    • Английскийen: scan (en)
    • Французскийfr: scanner
    • Шведскийsv: avsöka (sv)

    заниматься переводом в цифру бумаг

    • Английскийen: scan (en)
    • Французскийfr: scanner
    • Шведскийsv: scanna (sv), skanna (sv)

    АнаграммыПравить

    • окснаривать

    БиблиографияПравить

    • Новые слова и значения. Словарь-справочник по материалам прессы и литературы 60-х годов / Под редакцией Н. З. Котеловой и Ю. С. Сорокина. — М. : Советская энциклопедия, 1971.

    Для улучшения этой статьи желательно:

    • Добавить пример словоупотребления для значения с помощью {{пример}}
    • Добавить сведения об этимологии в секцию «Этимология»

    При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.

    Читайте также «Почему ФНС не принимает сканы документов?»

    Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».

    Требования к файлу

    Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

    Обратите внимание

    В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

    Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

    Мнение налоговиков

    Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.

    Формат описи

    Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.

    Читайте также «Документы, которые можно представить налоговикам в электронном виде»

    Проект приказа

    Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

    Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

    Обратите внимание

    5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

    Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

    Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

    • KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
    • О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
    • P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
    • GGGGMMDD – дата формирования файла;
    • N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

    электронное издание
    100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

    Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
    наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
    7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

    Получить издание

    Если раньше, чтобы отсканировать документы, нужно было приобрести сканер или того хуже — пойти на работу и отсканировать там, то теперь это можно сделать при помощи смартфона. Качество сканирования и распознавания текста мобильными устройствами значительно выросли за последние несколько лет. И сегодня я хочу предложить на выбор несколько программ для сканирования документов.

    Evernote (Android, iOS)

    Начну с программы, которой я лично пользуюсь каждый день. Evernote — это огромная база данных, в которой можно хранить практически любую информацию. Это очень удобно и можно быстро найти нужный документ, фото, заметки или файл. Поэтому логично сканировать документы именно этой программой.

    Отсканированный Evernote документ

    В последней версии Evernote есть две опции для сканирования. Первая — сканирование «в фоне». Для этого достаточно просто сделать фотографию документа, так же, как вы обычно фотографируете еду, котиков или себя. Наутро Evernote предложит сохранить распознанную версию документа.

    Второй вариант — сделать фотографию камерой Evernote. Для этого нужно навести камеру на документ, и программа автоматически сфотографирует нужную область.

    Установить Evernote

    Google Drive (Android, iOS)

    Google Drive — облачное хранилище от Google. Как и в Evernote, здесь вы можете легко находить документы, а следовательно их так же удобно хранить и в этом сервисе.

    Для того чтобы сделать скан, откройте приложение, нажмите на «плюсик» и выберите пункт «Скан»:

    Сканируем в Google Drive

    Google Play | App Store

    CamScanner (Android, iOS)

    В отличие от описанных выше программ, CamScanner специально разработан для сканирования документов при помощи смартфона. Приложение позволяет не просто сфотографировать документ, но и настроить более тонко весь процесс сканирования, а следовательно, получить более качественный результат.

    Google Play | App Store

    Office Lens (Android, iOS)

    Office Lens — мощное приложение для сканирования документов от знаменитой Microsoft. Кроме сканирования документов, программа позволяет создавать «сканы» презентаций с досок. Все документы можно хранить в облачном хранилище One Drive.

    «Скан» презентации

    Goole Play | App Store

    Adobe Fill and Sign DC (Android, iOS)

    Как можно догадаться из названия, эта программа разработана Adobe. Фирмой, которая прочно ассоциируется с качественным распознаванием даже самого сложного текста. Программа позволяет не просто отсканировать документ, но и сразу же заполнить его, подписать и отправить нужному адресату.

    Подписываем отсканированный документ

    Googe Play | App Store

    SkanApp (Android)

    SkanApp — программа для автоматического сканирования длинных или многостраничных документов. Для этого вам понадобится специальный штатив или прямые руки, палка и стакан.

    Google Play

    Photomyne (Android, iOS)

    Photomyne — самый быстрый и простой способ оцифровать ваши фотографии и поделиться ими с вашими друзьями и близкими.

    Android и iOS

    TextGrabber (Android, iOS)

    TextGrabber — мощный сканер с OCR от известной всем компании ABBYY. Распознаёт тексты более, чем на 60 языках в реальном времени. Отсканированные документы можно хранить в самой программе с разбивкой по папкам.

    Android и iOS

    ABBYY FineScanner (Android, iOS)

    Ещё одна программа для сканирования документов от ABBY. Если TextGrabber больше подходит для «сбора» текста, то это уже полноценный карманный сканер. Поддерживается редактирование и аннотация сканов.

    Android и iOS

    Mobile Doc Scanner (Android)

    Mobile Doc Scanner — одно из самых популярных приложений для сканирования документов. Его главное преимущество в скорости и обширном наборе функций, которые помогут отсканировать практически любое изображение.

    ScanBee (iOS)

    ScanBee отличный сканер для iPhone. Файлы сохраняются в PDF с возможностью быстро поделиться ими. Для улучшения изображений используются различные фильтры.

    Какой аппарат лучше купить – копир или сканер? А может, остановить выбор на мультифункциональном устройстве?

    Давайте рассмотрим эти вопросы

    Итак, копирование документов – это их размножение на бумажных носителях. «Прогнав” бумагу через копировальный аппарат, мы получим тот же документ во множестве экземпляров. В народе это называется «ксерокс”. Поскольку пару десятков лет назад самым известным копиром был аппарат марки Ксерокс (Xerox), то и получаемые копии, и даже сам процесс копирования в России стали называть именно так. Количество копий, которые можно снять с документа, не ограничено. Всё, что для этого понадобится – белая бумага нужного формата.

    Сканирование документов

    А вот для сканирования документов никакой бумаги не нужно. Сканер тоже создаёт копию документа, но в электронном виде, и сохраняет её на компьютере. Выглядит это как фотография. На этом «снимке” графически отображается любой текст, картинка, таблица, чертёж и т.д.

    Так что же всё-таки выбрать

    Снятие копий – хороший вариант, если одну и ту же бумагу Вам нужно «подшить” в разные папки. К примеру, Вы ведёте бумажный архив, состоящий из множества папок: «Документы длительного хранения”, «Документы по личному составу” и т.д. В этом случае копировальный аппарат станет Вашим верным помощником.

    Работает автономно

    Если архив фирмы электронный или Вы планируете создать таковой в скором времени – здесь не обойтись без сканера. Подумайте, как удобно: каждый оцифрованный файл сразу же отправляется в нужную папку архива. А перед этим виртуальную копию можно будет обработать в специальной программе. Скажем, распознать нечёткий текст или изменить яркость картинки. К тому же сканирование документов позволит быстро разослать их по электронной почте множеству абонентов.

    Многофункциональное устройство

    Если же Вам необходимо и копирование, и сканирование документов, есть экономичный выход – МФУ (многофункциональное устройство). Сначала этот аппарат создаёт цифровую копию оригинала, а затем, если нужно, выводит её на печать.