Сколько лет хранить документы

Содержание

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Наименование

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 236

Состояние документа

Статья

Срок хранения

Примечание

Табели учета рабочего времени за период с 2008 по 2019 год

5 лет (1)

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет

Частичная утрата текстовой информации

Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2010–2013 годы

5 лет

Трудночитаемые

Личные дела работников

50/75 лет

ЭПК

Имеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют

Анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2015–2019 годы

1 год

Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2009–2019 годах

5 лет

Графики предоставления отпусков

3 года

Текст частично выгорел от воздействия солнечного света

Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2009–2019 годы

5 лет

Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2009–2019 годы

Весь период деятельности компании

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 5 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2017-2019 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2009–2016 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2010–2013 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2015–2019 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2009–2019 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 50/75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 3 года для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 50/75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

  • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
  • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
  • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
  • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
  • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
  • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
  • договоры дарения;
  • документы по операциям с ценными бумагами;
  • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
  • паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

  • трудовые договоры;
  • реестры сведений о доходах физлиц;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

  • по продаже движимого имущества;
  • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

  • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
  • Для договоров – год окончания действия договора.
  • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
  • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

Будьте внимательны!

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Заказать услугу

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2020.

Законодательные основы

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

  • меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
  • меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

  • Налогового кодекса РФ;
  • закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • приказа Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;
  • перечня, утвержденного Главархивом СССР от 15.08.1988;
  • положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

ВАЖНО! Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу 18.02.2020. Новые сроки хранения бухгалтерских документов введены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Основные сроки хранения

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

ВАЖНО! Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации

Вид документации

Сроки

Основание

Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности).

Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л.

Но если есть споры или разногласия, храните их до принятия решения.

Пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

5 л. после года составления.

Пп. 310-313 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты приема-передачи недвижимости 5 л. после выбытия основных средств или нематериальных активов. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним.

Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

В зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

6 л. после окончания года, в котором составлен.

Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле:

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации. Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).

Правила определения сроков

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

  • для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2019 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
  • для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
  • как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.

Получили три разные даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это 31.12.2024.

Перечень документов, которые необходимо хранить

Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020).

Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.

В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:

  • подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
  • внутреннюю документацию хозобщества;
  • документы по эмиссии ценных бумаг;
  • иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.

В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:

  • документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
  • вся внутренняя документация;
  • годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
  • документы бухучета;
  • другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.

Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

  • приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
  • штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
  • соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
  • документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
  • документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
  • документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
  • документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
  • дела по архивному хранению документов — постоянно;
  • годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
  • документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
  • отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
  • сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
  • декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

  • Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
  • Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
  • Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Особенности хранения различных бухгалтерских документов

Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.

В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.

Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Где следует хранить документы бухучета?

Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).

Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как подготовить документы к сдаче в архив?

Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.

Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:

  • составление описи;
  • нумерация страниц и сшивание дела;
  • оформление обложки.

Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.

Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.

Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.