Служебная записка, образец

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

С какой целью она составляется

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Просим Вас, рассмотреть возможность поставки товара согласно

договора № 1213 от 03.05.2000г. непосредственно в филиал ЗАО «Волна» находящийся в г. Краснодар. Способ доставки уточните отдельным сообщением.

С уважением к Вам,

коммерческий директор ЗАО «Волна»________________ Никитин В.И.

Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю

предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса,

поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Составить докладную записку:

На имя директора завода (название придумать самим) от имени руководителя технического отдела этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15.

В соответствии с планом научно-исследовательской работы и необходимостью формирования научной экспедиции ректор Барнаульского государственного университета И.А. Белов 1 мая текущего года подписал приказ о назначении руководителем экспедиции доцента кафедры Т.А. Кориной. Смету для организации экспедиции до 5 мая должен подготовить секретарь Ученого совета А.С. Коваленко. Контроль за исполнением приказа осуществляет проректор по вопросам науки А.Ю. Титов. Проект приказа подготовлен секретарем Я.С. Суворовой. Остальные реквизиты дополните самостоятельно.

От имени декана исторического факультета Зиновьева В.П. в государственный архив Томской области на имя зав.архивом Большаковой Н.Н. о прохождении практики студентов четвертого

курса. (5 апреля 20.. года. № 27.)

Составить объяснительную записку:

От сторожа детского сада «Солнышко» Кирюшина К.А. в адрес директора Глебова А.И., в которой укажите причину невыхода на работу 17 июня 20.. года.

Собрания трудового коллектива школы № 3 от 13 января 20..года. Присутствовало 32 человека из общего числа сотрудников. В повестке дня были рассмотрены следующие вопросы: итоги окончания первого полугодия, о выделении пособия в связи со сложным материальным положением техничке Семеновой С.Т. Укажите докладчиков, выступающих и принятое решение. Председатель Радионов В.А., секретарь Соловьева Т.Л.

О предоставлении внеочередного отпуска сроком две недели по семейным обстоятельствам от бухгалтера Прозоровой Н.Г. директору ООО «Север».

На получение от Смоленцевой П.Г. 15 тысяч рублей на срок один месяц от Баландина К.А.

Партнерской фирме о том, что Ваша фирма меняет политику продаж. Отметьте, что Вы больше не прикладываете прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные товары будут представлены по требованию. Подумайте над тоном письма и над тем, кто может подписать его.

Контрольная работа.doc

Томский межвузовский центр дистанционного образования

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Учебное пособие Аксеновой Ж.Н. «Документирование управленческой деятельности»

Задание №1. Составить договорное письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.

Задание №2. Составить проект приказа по строительной фирме АО «Форма» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см (при норме не более 10 см). в заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам (дров, штакетника, вагонки и т.д.).

Задание №3. Составить протокол. Заседание инвентаризационной комиссии ЗАО «Магеллан» (г. Томск), на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу №4 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи комплектующих в сумме 15 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу №4 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

Задание №4. Составить документ по личному составу. Написать заявление о предоставлении Вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание №5. Составить докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Пономаренко Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Задание №6. Оформить справку ЖЭУ Ленинского района г. Томска о месте проживания Сидорченко П.И., укажите полный перечень реквизитов (Ф.И.О., полный адрес проживания с указанием города, улицы, номера дома, номера квартиры и иждивенцев, проживающих с ним (если они есть, то указать их фамилии, имена, возраст место учебы), должность ответственного лица, выдавшего справку – начальник ЖЭУ).

10. Составьте докладную записку секретаря-референта руково­дителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. пись­ма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

11. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кеме­ровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

12. Составьте докладную записку начальника отдела руководи­телю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монта­же оборудования на участке по причине слабого контроля со сто­роны главного механика.

13. Составьте докладную записку главного бухгалтера руково­дителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников це­хов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предло­жение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и глав­ной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

14. Составьте докладную записку о причинах несвоевременно­сти представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

15. Составьте докладную записку начальника планово-экономи­ческого отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самосто­ятельно.

16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комис­сии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных ма­териалов. На заседании было принято постановление об утверж­дении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведую­щего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные дан­ные определите по своему усмотрению.

Я хочу довести до вашего сведения
муз.Е.Кpылатов
сл.Е.Евтушенко
Я хочу довести до вашего сведения,
Пассажиры в грохочущем поезде лет,
Что на карте не значится станция следования,
До которой вы взяли плацкартный билет.
Я хочу довести до вашего сведения,
Пассажиры в грохочущем поезде лет,
Установлено с точностью в ходе обследования:
Этой станции «Юность Вторая» — нет.
Я хочу довести до вашего сведения,
Что напрасно вы первую юность свою
Проворонили, будто бы дурни последние,
И к прискорбию в вас я себя узнаю.
Я хочу довести до вашего сведения,
Пассажиры в грохочущем поезде лет,
Установлено с точностью в ходе обследования:
Этой станции «Юность Вторая» — нет.
Я хочу довести до вашего сведения
То что далее станции — «Старость» и «Смерть».
Но бессмертие сомнительное исповедуя,
Не хотите вы этого предусмотреть.
Я хочу довести до вашего сведения,
Пассажиры в грохочущем поезде лет,
Установлено с точностью в ходе обследования:
Этой станции «Юность Вторая» — нет.
Другие тексты песен «Евгений Евтушенко»