Составление архивных описей методические рекомендации 2007

Образец исторической справки

Details Created on Friday, 30 September 2016 10:36 Published on Friday, 30 September 2016 10:36 Hits: 20650

Составление исторической справки и дополнения к ней

Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.

Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.

Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.

Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.

Первый раздел освещает историю фондообразователя за определенный период его деятельности; второй – характеризует документы, отложившиеся в его деятельности за указанный период; третий — анализирует соответствующий справочный аппарат.

В первом разделе в обязательном порядке:

— указывается период деятельности фондообразователя;

— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;

— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);

— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;

— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);

— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.

Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.

В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.

Во втором разделе:

— указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);

— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.

В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).

Кроме этого прилагать документ (приказ , распоряжение, служебная записка) о реакции руководства фондообразователя на факт утери (порчи) документов НАФ.

— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.

В третьем разделе:

— даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);

— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).

Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).

Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.

Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.

Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.

Дополнение к исторической справке

Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.

Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.

Если каких-либо изменений в наименовании, подчиненности, юридическом статусе, форме собственности, правовой основе деятельности, задачах, функциях, масштабе деятельности, подведомственной сети, структуре административно-управленческого аппарата, производственной структуре фондообразователя за период, охватываемый дополнением к исторической справке не произошло, делается соответствующая запись: «За указанный период изменений в …, …, … не произошло».

Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.

Между первым и вторым разделами помещается информация о количестве и место нахождении упорядоченных ранее документов постоянного хранения и по личному составу с указанием номеров и дат протоколов заседаний ЭПК Госархива Луганской области, одобривших, согласовавших соответствующие описи например: «Документы постоянного хранения за … годы в количестве… ед. хр. с №… по №…, внесены в опись №…, одобрены ЭПК Госархива Луганской области(протокол от …, №…) и переданы на хранение в … .

Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.

Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).

Дополнение к исторической справке подписывается составителем и руководителем организации.