Спецификация к договору поставки

Письменным приложением к договору поставки, составляемым для определения качественных и количественных характеристик поставляемого товара, является спецификация к договору. Это инструмент идентификации товара, который планируется поставлять на протяжении действия договора.

Актуальность данного приложения особенно очевидна, если поставляемый товар будет меняться как по своему количеству, так и по качественным или видовым характеристикам. При больших количествах разных поставляемых товаров все их требуемые характеристики неудобно включать в сам текст договора ввиду существенного объема такой информации.

Поскольку унифицированная форма спецификации действующим законодательством не предусмотрена, стороны составляют ее в произвольной форме. Существует только перечень сведений, которые, как правило, указываются в данном документе:

  • порядковый номер (как и для графика поставки товаров);
  • название поставляемого товара (в соответствии с накладной);
  • соответствие ГОСТу поставляемого товара;
  • единицы измерения, точное количество;
  • сумма договора (отдельно без НДС, затем сумма этого налога и сумма с НДС).

Часто стороны вписывают в отдельные графы конкретные условия поставки, если это необходимо, и требования к таре либо товарной упаковке.

О приложении спецификации к договору обязательно делают отметку в самом договоре поставке (в разделе «Порядок поставки»). Эта часть договора также должна быть подписана обеими сторонами, как и сам договор. В противном случае, спецификация не считается заключенной и имеющей юридическую силу.

На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом «подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.

Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется «спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.

Подробности в материале, подготовленном юрисконсультом «РосКо — Консалтинг и аудит» Валерием Ивановым и статье дальше:

Для чего требуется

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим «фундаментом” для последующей надстройки . Порой «многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется «небоскреб”.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Какие данные указываются в спецификации

Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:

— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);

— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;

— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;

— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;

— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;

— наименования, юрид. названия, адреса сторон;

— налог. и банк. реквизиты;

— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.

Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.

Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.

Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.

Можно ли обойтись без спецификации

Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.

Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.

Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.

В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.

На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание

Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:

● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, «согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов «при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.

● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.

● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.

● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.

● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.

● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.

● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.

Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.

Обращайтесь к специалистам

Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.

Так, обратившись в компанию «РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.

Выполнение данного документа регламентируется ГОСТ 21.110-2013″Система проектной документации для строительства. Спецификация оборудования, изделий и материалов» «СПДС Спецификация оборудования, изделий и материалов». Нет смысла приводить и пересказывать здесь текст этого ГОСТа, вопросы оформления в нём изложены предельно чётко, кратко и понятно. Однако на некоторых моментах всё же хочется остановиться для исключения наиболее часто встречающихся ошибок. Спецификация должна:

  • выполняться по определённой форме, приведённой в указанном выше ГОСТе (в конце данной статьи приводится для скачивания составленный мною шаблон в формате WORD);
  • выполняться на горизонтально расположенном формате А3;
  • в соответствии с п.4.11 при отсутствии обложки к ней (а так чаще всего и делается) иметь основную надпись по форме 3 ГОСТ Р 21.1101-2013″Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» (на первом листе) и по форме 6 на последующих;
  • в соответствии с п.4.10 получать обозначение, состоящее из обозначения основного комплекта рабочих чертежей и через точку шифра СО (очень часто проектировщики ставят С, что противоречит указанному в начале статьи ГОСТу; использование СО требовалось в редакции 1982-го года. В редакции ГОСТа на спецификацию 1995-го года ввели шифр «С». Редакция 2013-го года начиная с 2015-го года снова требует использовать СО).

Я не единожды встречал спецификации, в которых проектировщик длинное наименование разносит вручную по разным строкам, зачем-то тратя время на эту пустую работу. Мало того, потом сметчик или отдел закупок вместо простого копи-паста в Excel делает перенос через буфер, а затем мучительно объединяет фрагменты строк. А всего то надо читать ГОСТ 21.110-2013″Система проектной документации для строительства. Спецификация оборудования, изделий и материалов», п.4.1: «Допускается не печатать горизонтальные линии, разграничивающие строки спецификации, при этом необходимо соблюдать интервал не менее одного разряда печати между текстами соседних строк».

«4.5 … Наименования частей, разделов и подразделов записывают в графе «Наименование и техническая характеристика» в виде заголовка, симметричного тексту, и подчеркивают. При этом заголовок раздела и подраздела должен быть отделен от текста интервалом в одну-две строки. Заголовок допускается не подчеркивать.»

«4.6 В спецификацию не включают отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная организация, исходя из действующих технологических и производственных норм». Мне нередко приходится выслушивать требование включить в спецификацию саморезы для крепления кабель-каналов, изоленту и тому подобные вещи, которые должны учитываться иначе. Очень распространённая ошибка: в графе 1 должно быть позиционное обозначение оборудования, предусмотренное рабочими чертежами. На практике в эту графу ошибочно заносят порядковый номер оборудования в пределах спецификации (то есть просто нумерацию строк). Данная ошибка настолько часто встречается, что в редакции 2013-го года даже особо прописали, что нумерация выполняется в графе 2 в пределах раздела:

«Перед наименованием оборудования, изделий и материалов указывают их порядковый номер записи в спецификацию (как правило, в пределах раздела)».

Вроде бы не считается ошибкой, и в прежние годы даже рекомендовалось оставлять пустые строки между позициями спецификации. Но давайте будем реалистами: за последние десять лет я ни разу вручную ничего в спецификацию не дописывал, всё равно все правки выполняются на компьютере. Так зачем искусственно раздувать количество листов данного документа? (разумеется, если ваша зарплата зависит не от объёма выпускаемой документации).

Менее известным нормативным документом является действующий на момент написания данной статьи МР 21.01-95 «Методические рекомендации по составлению спецификации оборудования, изделий и материалов (с учётом новых изменений стандартов СПДС)». Правда, слово «новых» в названии относилось к 1995-му году. В нём приводятся примеры составления спецификаций по отдельным маркам.

Я постоянно сталкиваюсь с двумя подходами к наполнению спецификаций. Первый состоит в том, что каждый отдельный шкаф полностью расписан в спецификации: его оболочка, начинка, материалы для монтажа. Второй подход, который я считаю более оправданным, состоит в занесении в спецификацию итоговых значений по каждой позиции: общее количество распределительных коробок (оболочек шкафов) такой-то марки, общее количество блоков питания, преобразователей, клеммников, плинтов и так далее по каждой марке. Именно об этом сказано в МР 21.101-95 п.3.1 «Документ по существу является сводной спецификацией к соответствующему основному комплекту рабочих чертежей и предназначен для комплектования, подготовки и осуществления строительства…». Зачем отделу закупок знать состав шкафа? Его интересует общее количество оборудования или материалов. А состав отдельных шкафов можно найти в перечне оборудования на схеме каждого шкафа. К тому же исключается полное дублирование информации (сначала на схеме, затем то же самое в спецификации), отнимающее время при проектировании, исключаются ошибки при внесении изменений. А если ещё немного подумать или заплатить, то и формирование спецификации можно свести к нажатию кнопки запуска программы, которая перебирает чертежи основного комплекта, выбирает из перечней оборудования сведения, выполняет суммирование по одноименным позициям и автоматически формирует спецификацию по всему комплекту. Вам остаётся добавить ЗИП.

В начале статьи «Шаблон WORD со штампами Ф5 и Ф6» я уже рассуждал о достоинствах использования WORD для представления данных в табличной форме. Для быстрого перевода получаемых от смежников спецификаций в Excel в более удобный для меня WORD я написал программу WordToExcel, которая доступна для скачивания на странице «Программа для спецификации». Достаточно поставить курсор на левую верхнюю ячейку таблицы и запустить программу, которая откроет шаблонную спецификацию и ячейку за ячейкой скопирует данные из Excel в WORD. В общем-то программе всё равно, что копировать, поэтому можно использовать её и для копирования каких-то иных таблиц из одной среды в другую.

Доступный для свободного скачивания в конце статьи файл «Template_specification.doc» я использую в качестве шаблона для выполнения спецификаций. Он выполнен с использованием шрифта Arial Narrow. Если Вам необходим иной шрифт, отредактируйте данный шаблон. Если не справляетесь с редактированием, пишите 🙂 Как управлять номерами листов, располагаемыми в правом верхнем углу, описывается в статье «Шаблон WORD со штампами Ф5 и Ф6».

На всякий случай я перевёл данный шаблон в pdf-формат, при необходимости Вы можете посмотреть результат в файле «Scan_Template_specification.pdf«. Практика показала, что на ряде текстовых редакторов настройки съезжают, ячейки и текст перекрывают друг друга. В таком случае попробуйте для начала распечатать шаблон: нередко наложение происходит лишь на экране, а при печати всё получается правильно.

Ещё одна проблема возникает в MS Office 2013: при работе с большими спецификациями (десятки листов) начинаются нереальные тормоза, ввёл символ и ждёшь минуту для продолжения работы. Решение проблемы оказалось элементарным и состоит в отключении пробелов между листами: подведите курсор мыши к промежутку между любыми листами документа, появится всплывающее сообщение: «Дважды щёлкните, чтобы скрыть пробелы». Выполните данное указание и спокойно работайте дальше.

P.S. Я уже давно рекомендую своим коллегам вместо наименования «Спецификация» для проекта писать «Перечень», то есть «Перечень оборудования, изделий и материалов». Это сразу позволяет снять претензии по оформлению данного документа различных проверяющих. Дело в том, что «Спецификация» 87-м Постановлением не предусмотрена. Когда получаете замечание «… оформлена с нарушением требований ГОСТ 21.110-2013, то тут же пишите в ответе «У меня не спецификация, а указанный ГОСТ регламентирует оформление документа на стадии Р».

Если подходить к вопросу ещё более тщательно, то перечень оборудования (спецификация) для проекта должен иметь основную надпись по форме 5 (для текстовых документов), а не по форме 3. Хотя замечаний от экспертизы по этой причине не было ни разу. Для желающих выкладываю для скачивания соответствующий вариант внизу страницы под именем «Template_specification_project.doc«.

Сегодня мне попался по сути документ, которым можно размахивать перед лицом проверяльщиков. Называется он «ПИСЬМО
Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 18 июля 2017 г. № 31983-ОГ/03 «О форме ведомости объемов работ»». В нём черным по белому рукой чиновника (а не автора данного сайта) сказано:

«Правила оформления спецификаций и ведомостей в проектной документации не установлены, и разработчик вправе применять самостоятельно разработанные формы указанных выше документов.»