1. Общие вопросы о среднесписочной численности в 1С 8.3
2. Отчет в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0
3. Регламентированный отчет в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
Общие вопросы о среднесписочной численности в 1С 8.3
Отчет о среднесписочной численности сдается раз в год (до 20 января включительно) теми организациями, которые имеют в штате наемных работников: за исключением сотрудников, работающих по договору ГПХ, внешних совместителей, а также не учитываются учредители, при условии, если им не происходит начисление зарплаты в организации.
Вкратце методика расчета:
— Считаем списочную численность работающих (не учитывая оговоренных выше).
— Рассчитываем среднесписочную численность сотрудников с занятостью полного рабочего дня за месяц (тут мы уже не учитываем сотрудниц в декретном отпуске, отпусках по уходу за детьми, работников, работающих неполный рабочий день, также находящихся в отпуске за свой счет по обучению).
— Далее среднесписочную численность сотрудников с неполным рабочим днем за месяц.
— Суммируем показатели по данным, полученным в прошлом пункте для получения общей месячной среднесписочной численности. Округляем.
— Суммируем помесячные данные, делим на количество месяцев расчета и получаем среднесписочную численность сотрудников за отчетный период.
Отчет в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3
Рассмотрим процедуру формирования данного отчета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3:
В подсистеме «Кадры» заходим в «Кадровые отчеты»:
На странице отчетов в поиске набираем «Численность» и находим отчет «Численность и текучесть кадров»:
Далее заполняем отчетный период, организацию. При необходимости формирования отчета по подразделениям в 1С ставим необходимую отметку:
Регламентированный отчет в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
Создание регламентированного отчета в 1С 8.3 «Отчет о среднесписочной численности» в конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0:
Заходим в подсистеме «Отчеты» в ссылку «Регламентированные отчеты»:
Создаем новый отчет вида «Сведения о среднесписочной численности работников» организации.
Соответственно выбираем организацию и отчетный период, после чего формируем отчет:
Вопрос: Организация с начала 2020 года применяет общую систему налогообложения. Она решила перейти со следующего года на УСН. В связи с этим организации нужно в период с 1 октября по 31 декабря текущего года подать в налоговую инспекцию уведомление о переходе на УСН. В нем в том числе следует указать сведения о средней численности работников. Как посчитать численность для УСН?
Ответ: Чтобы определить численность работников для целей перехода на УСН с 2021 года, нужно найти сумму средней численности работников за каждый месяц (с января по сентябрь текущего года) и поделить полученный результат на 9.
Обоснование: Организация вправе перейти на применение УСН с начала 2021 года при условии, что она представит в установленный срок (с 1 октября по 31 декабря 2020 года) соответствующее уведомление, которое содержит информацию о размере валовой выручки за первые 9 месяцев текущего года, а также о численности работников в среднем за этот период <*>.
На заметку
Критерии для перехода на УСН с 01.01.2021 для организаций <*>:
— средняя численность работников за первые 9 месяцев 2020 года — до 100 человек;
— валовая выручка нарастающим итогом за упомянутый период — до 1 538 843 руб.
Численность работников в среднем за 9 месяцев 2020 года рассчитывается в целом по организации (включая филиалы и иные обособленные подразделения) по формуле <*>:
Как видим, чтобы применить указанную формулу, нужно знать среднюю численность работников за каждый месяц (с января по сентябрь 2020 года). Численность исчисляют на основании соответствующих указаний органа статистики. Она включает <*>:
— списочную численность работников предприятия в среднем за месяц (среднемесячную численность);
— среднюю численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей (среднюю численность внешних совместителей);
— среднюю численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (ГПД).
Особенности порядка определения средней численности работников за месяц в разрезе ее составных частей представлены в таблице <*>.
Таблица
Составляющие средней численности | Порядок определения численности | Состав численности | |
Кто учитывается | Кто не учитывается | ||
Среднемесячная численность | Сумма численности работников списочного состава за каждый календарный день делится на количество календарных дней месяца | Работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более | Работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев либо назначением их опекунами, по уходу за ребенком до 3 лет, в связи с усыновлением (удочерением) детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в возрасте от 3 до 16 лет и др. |
Средняя численность внешних совместителей | Общее количество человеко-дней, отработанных в месяце, делится на число рабочих дней в месяце либо учитывается как 0,5 человека за каждый день (если рабочее время — 4 часа) | Лица, работающие по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, пропорционально отработанному времени | Лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до 3 лет |
Средняя численность лиц, выполнявших работу по ГПД | Сумма численности лиц, выполнявших работу по ГПД, за каждый календарный день делится на количество календарных дней месяца | Лица, выполнявшие работу по ГПД (в том числе по договорам, заключенным с организациями, если предмет договора — оказание услуги по предоставлению, найму работников), — как целые единицы за каждый календарный день в течение всего срока действия договора | Работники списочного состава, заключившие ГПД на выполнение работ в этой же организации; ИП; лица, заключившие ГПД на создание объектов интеллектуальной собственности |
На заметку
Результаты, полученные при расчете численности работников, округляются по правилам арифметики до целого числа <*>.
Какая численность работников установлена в качестве критерия
Сразу скажем, что в качестве критерия по численности применяется не просто количество работников в организации, а такой показатель, как численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно. Порядок расчета данного показателя установлен пунктом 1 статьи 286 НК. Для наглядности отразим расчет этого показателя, приведя несколько формул. Так, численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно определяется по следующей формуле:
Численность работников в среднем за период с начала года по отчетный |
= |
Средняя численность работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный период включительно |
Число месяцев с начала года по отчетный период включительно |
В свою очередь, средняя численность работников за месяц определяется следующим образом:
Средняя численность работников за каждый месяц |
= |
Списочная численность работников организации в среднем за месяц (среднемесячная численность)* |
+ |
+ |
Средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей (то есть внешних совместителей) |
+ |
Средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (в том числе заключенным с юрлицами, оказывающими услуги по найму работников) |
* В списочную численность работников организации в среднем за месяц не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (пункт 1 статьи 286 НК).
Исходя из этих формул, чтобы правильно рассчитать численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период, надо за каждый месяц правильно определить три составляющие средней численности работников:
1) списочную численность работников в среднем за месяц (среднемесячная численность работников);
2) среднюю численность внешних совместителей;
3) среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам (например, по договорам подряда).
В свою очередь, правила расчета вышеназванных показателей установлены Указаниями по заполнению в формах государственных статистических наблюдений показателей по труду, утвержденными постановлением Минстата от 29.07.2008 № 92 (далее — Указания № 92), и используются как в целях статистики, так и в целях применения УСН.
Округляем численность работников по правилам математики
При расчете средних значений численности работников могут получаться нецелые числа. В таких случаях необходимо руководствоваться частью второй пункта 53 Инструкции о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок, утвержденной постановлением МНС от 24.12.2014 № 42, согласно которой для целей применения УСН численность работников организации в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, списочная численность работников в среднем за месяц, средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, принимаются с округлением до целого числа по правилам арифметики. Так, если десятичная часть числа меньше 0,5, то она отбрасывается, а если более 0,5 — округляется до 1. Например, если расчетный показатель списочной численности составил 14,62 человека, то списочная численность равна 15 человекам, если 14,42 человека — то 14 человекам).
Среднемесячная численность работников
Рассчитывая среднемесячную численность работников, следует руководствоваться пунктом 9 Указаний № 92. Общая формула расчета такова:
Среднемесячная численность (в том числе в случаях работы организации неполный месяц) |
= |
Сумма численности работников списочного состава (списочная численность)* за каждый календарный день отчетного месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число), включая государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни |
Число календарных дней отчетного месяца |
* В списочный состав организации включаются работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более (пункт 3 Указаний № 92).
ПРИМЕР
Расчет среднемесячной численности работников
Организация зарегистрирована 14 апреля и с даты регистрации применяет УСН. Отчетным периодом является квартал. Данные о списочной и среднемесячной численности работников представлены в таблице.
Месяц |
Период |
Количество календарных дней в периоде |
Списочная численность работников в периоде |
Расчет среднемесячной численности: (гр. 3 гр. 4) / |
Среднемесячная численность работников (чел.) |
Апрель |
С 14 по 30 апреля |
(17 х 5) / |
2,83 |
||
Май |
С 1 по 18 мая |
(18 х 5 + |
7,10 |
||
С 19 по 31 мая |
|||||
Июнь |
С 1 по 11 июня |
(11 х 10 + |
14,33 |
||
С 12 по 25 июня |
|||||
С 26 по 30 июня |
Надо сказать, что не все категории работников учитываются в списочной численности. Так, согласно пункту 6 Указаний № 92 в списочную численность, в частности, не включаются:
- внешние совместители;
- граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам. Если же гражданско-правовой договор заключен со своим работником, то этот работник учитывается только в списочной численности организации по месту основной работы;
- работники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения нанимателя или не вышедшие на работу до истечения установленного законодательством срока данного предупреждения, а также работники, уволенные за прогул. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;
- собственники (учредители) данной организации, не получающие в ней заработную плату.
Кто учитывается как один человек
При определении списочной численности учитывается как один человек:
а) работник, принятый на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), на неполную ставку (оклад) за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели, установленные для него при приеме на работу (подпункт 4.3 Указаний № 92);
б) работник, получающий в одной организации (включая обособленные подразделения) более или менее одной ставки (подпункт 6.1 Указаний № 92);
в) внутренний совместитель (то есть работник, который в одной организации выполняет работу и по основному трудовому договору, и по совместительству) (подпункт 6.1 Указаний № 92).
Средняя численность внешних совместителей
Рассчитывать среднюю численность внешних совместителей необходимо в соответствии с пунктом 11 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с подпунктом 10.4 Указаний № 92, а именно он учитывается пропорционально отработанному времени. При этом рекомендуется использовать два способа расчета средней численности внешних совместителей (назовем их «расчетный» и «упрощенный»).
«Расчетный» способ. При данном способе расчет средней численности внешних совместителей производится по следующим формулам:
Средняя численность внешних совместителей за отчетный период |
= |
Общее количество отработанных человеко-дней за отчетный период |
Число рабочих дней по календарю в отчетном периоде |
В свою очередь, общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц определяется так:
Общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц |
= |
Общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце |
Продолжительность рабочего дня* |
* Зависимость продолжительности рабочего дня от установленной в организации продолжительности рабочей недели отражена в таблице:
Продолжительность рабочей недели (ч) |
Продолжительность рабочего дня |
Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе (ч) |
6,67 |
||
5,83 |
||
4,6 |
3,83 |
ПРИМЕР
Расчет средней численности внешних совместителей
В организации, работающей по 40-часовой рабочей неделе, приняты на работу внешние совместители:
- с 1 по 31 мая — два человека на 0,25 ставки. Отработан 21 день по 2 часа;
- с 16 по 31 мая — пять человек на 0,5 ставки. Отработано 12 дней по 4 часа.
В мае 21 рабочий день.
Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей за май:
1) определим общее количество отработанных человеко-дней:
(21 день х 2 ч х 2 чел. / 8 ч) + (12 дн. х 4 ч х 5 чел. / 8 ч) = 40,5 чел/дн;
2) определим среднюю численность внешних совместителей за май:
40,5 чел/дн / 21 день = 2 чел. (с учетом округления).
«Упрощенный» способ. Этот способ расчета средней численности внешних совместителей может быть применен, если их рабочее время составляет 4 часа в день. Такие работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.
Отметим, что согласно подпункту 10.4 Указаний № 92 за дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов при расчете средней численности внешних совместителей условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Средняя численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам
Рассчитывать среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам, надо в соответствии с пунктом 12 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с пунктом 9 Указаний № 92 (см. раздел «Среднемесячная численность работников» на стр. 19). Не будем снова рассказывать об этом порядке расчета, отметим только некоторые нюансы:
1) граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, учитываются за каждый календарный день как один человек в течение всего срока действия этого договора (в отличие от внешних совместителей, которые учитываются пропорционально отработанному времени);
2) в среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам:
- не включаются:
а) работники, состоящие в списочном составе организации и заключившие гражданско-правовой договор на выполнение работ в этой же организации;
б) ИП;
в) граждане, заключившие гражданско-правовой договор на создание объектов интеллектуальной собственности;
- включаются граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, в том числе работающие в организации по заключенным с юрлицами договорам, если предметом договора является оказание услуги по предоставлению, найму работников (пункт 1 статьи 286 НК).
Что еще надо учесть
Рассчитывая численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, необходимо учитывать нормы, установленные главой 34 НК, а именно:
1) расчет численности работников производится в целом по организации, включая филиалы, представительства и иные ее обособленные подразделения (пункт 1 статьи 286 НК);
2) организации, у которых отчетным периодом по налогу при УСН является квартал, показатель средней численности рассчитывают ежеквартально, а организации, у которых отчетным периодом является месяц, — ежемесячно;
3) организации, применяющие УСН со дня госрегистрации, определяют численность работников в году регистрации в среднем за период с 1-го числа месяца применения УСН по отчетный период включительно (в отличие от «старых» организаций, которые определяют численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период) (часть вторая пункта 3 статьи 287 НК).
Жанна Диброва, экономист