Средняя численность работников

1. Общие вопросы о среднесписочной численности в 1С 8.3

2. Отчет в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0

3. Регламентированный отчет в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

Общие вопросы о среднесписочной численности в 1С 8.3

Отчет о среднесписочной численности сдается раз в год (до 20 января включительно) теми организациями, которые имеют в штате наемных работников: за исключением сотрудников, работающих по договору ГПХ, внешних совместителей, а также не учитываются учредители, при условии, если им не происходит начисление зарплаты в организации.

Вкратце методика расчета:

— Считаем списочную численность работающих (не учитывая оговоренных выше).

— Рассчитываем среднесписочную численность сотрудников с занятостью полного рабочего дня за месяц (тут мы уже не учитываем сотрудниц в декретном отпуске, отпусках по уходу за детьми, работников, работающих неполный рабочий день, также находящихся в отпуске за свой счет по обучению).

— Далее среднесписочную численность сотрудников с неполным рабочим днем за месяц.

— Суммируем показатели по данным, полученным в прошлом пункте для получения общей месячной среднесписочной численности. Округляем.

— Суммируем помесячные данные, делим на количество месяцев расчета и получаем среднесписочную численность сотрудников за отчетный период.

Отчет в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3

Рассмотрим процедуру формирования данного отчета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3:

В подсистеме «Кадры» заходим в «Кадровые отчеты»:

На странице отчетов в поиске набираем «Численность» и находим отчет «Численность и текучесть кадров»:

Далее заполняем отчетный период, организацию. При необходимости формирования отчета по подразделениям в 1С ставим необходимую отметку:

Регламентированный отчет в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

Создание регламентированного отчета в 1С 8.3 «Отчет о среднесписочной численности» в конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0:

Заходим в подсистеме «Отчеты» в ссылку «Регламентированные отчеты»:

Создаем новый отчет вида «Сведения о среднесписочной численности работников» организации.

Соответственно выбираем организацию и отчетный период, после чего формируем отчет:

Вопрос: Организация с начала 2020 года применяет общую систему налогообложения. Она решила перейти со следующего года на УСН. В связи с этим организации нужно в период с 1 октября по 31 декабря текущего года подать в налоговую инспекцию уведомление о переходе на УСН. В нем в том числе следует указать сведения о средней численности работников. Как посчитать численность для УСН?

Ответ: Чтобы определить численность работников для целей перехода на УСН с 2021 года, нужно найти сумму средней численности работников за каждый месяц (с января по сентябрь текущего года) и поделить полученный результат на 9.

Обоснование: Организация вправе перейти на применение УСН с начала 2021 года при условии, что она представит в установленный срок (с 1 октября по 31 декабря 2020 года) соответствующее уведомление, которое содержит информацию о размере валовой выручки за первые 9 месяцев текущего года, а также о численности работников в среднем за этот период <*>.

На заметку
Критерии для перехода на УСН с 01.01.2021 для организаций <*>:
— средняя численность работников за первые 9 месяцев 2020 года — до 100 человек;
— валовая выручка нарастающим итогом за упомянутый период — до 1 538 843 руб.

Численность работников в среднем за 9 месяцев 2020 года рассчитывается в целом по организации (включая филиалы и иные обособленные подразделения) по формуле <*>:

Как видим, чтобы применить указанную формулу, нужно знать среднюю численность работников за каждый месяц (с января по сентябрь 2020 года). Численность исчисляют на основании соответствующих указаний органа статистики. Она включает <*>:

— списочную численность работников предприятия в среднем за месяц (среднемесячную численность);

— среднюю численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей (среднюю численность внешних совместителей);

— среднюю численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (ГПД).

Особенности порядка определения средней численности работников за месяц в разрезе ее составных частей представлены в таблице <*>.

Таблица

Составляющие средней численности Порядок определения численности Состав численности
Кто учитывается Кто не учитывается
Среднемесячная численность Сумма численности работников списочного состава за каждый календарный день делится на количество календарных дней месяца Работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более Работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев либо назначением их опекунами, по уходу за ребенком до 3 лет, в связи с усыновлением (удочерением) детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в возрасте от 3 до 16 лет и др.
Средняя численность внешних совместителей Общее количество человеко-дней, отработанных в месяце, делится на число рабочих дней в месяце либо учитывается как 0,5 человека за каждый день (если рабочее время — 4 часа) Лица, работающие по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, пропорционально отработанному времени Лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до 3 лет
Средняя численность лиц, выполнявших работу по ГПД Сумма численности лиц, выполнявших работу по ГПД, за каждый календарный день делится на количество календарных дней месяца Лица, выполнявшие работу по ГПД (в том числе по договорам, заключенным с организациями, если предмет договора — оказание услуги по предоставлению, найму работников), — как целые единицы за каждый календарный день в течение всего срока действия договора Работники списочного состава, заключившие ГПД на выполнение работ в этой же организации; ИП; лица, заключившие ГПД на создание объектов интеллектуальной собственности

На заметку
Результаты, полученные при расчете численности работников, округляются по правилам арифметики до целого числа <*>.

Какая численность работников установлена в качестве критерия

Сразу скажем, что в качестве критерия по численности применяется не просто количество работников в организации, а такой показатель, как численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно. Порядок расчета данного показателя установлен пунктом 1 статьи 286 НК. Для наглядности отразим расчет этого показателя, приведя несколько формул. Так, численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно определяется по следующей формуле:

Численность работников в среднем за период с начала года по отчетный
период включительно

=

Средняя численность работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный период включительно

Число месяцев с начала года по отчетный период включительно

В свою очередь, средняя численность работников за месяц определяется следующим образом:

Средняя численность работников за каждый месяц

=

Списочная численность работников организации в среднем за месяц (среднемесячная численность)*

+

+

Средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей (то есть внешних совместителей)

+

Средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (в том числе заключенным с юрлицами, оказывающими услуги по найму работников)

* В списочную численность работников организации в среднем за месяц не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (пункт 1 статьи 286 НК).

Исходя из этих формул, чтобы правильно рассчитать численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период, надо за каждый месяц правильно определить три составляющие средней численности работников:

1) списочную численность работников в среднем за месяц (среднемесячная численность работников);

2) среднюю численность внешних совместителей;

3) среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам (например, по договорам подряда).

В свою очередь, правила расчета вышеназванных показателей установлены Указаниями по заполнению в формах государственных статистических наблюдений показателей по труду, утвержденными постановлением Минстата от 29.07.2008 № 92 (далее — Указания № 92), и используются как в целях статистики, так и в целях применения УСН.

Округляем численность работников по правилам математики

При расчете средних значений численности работников могут получаться нецелые числа. В таких случаях необходимо руководствоваться частью второй пункта 53 Инструкции о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок, утвержденной постановлением МНС от 24.12.2014 № 42, согласно которой для целей применения УСН численность работников организации в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, списочная численность работников в среднем за месяц, средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, принимаются с округлением до целого числа по правилам арифметики. Так, если десятичная часть числа меньше 0,5, то она отбрасывается, а если более 0,5 — округляется до 1. Например, если расчетный показатель списочной численности составил 14,62 человека, то списочная численность равна 15 человекам, если 14,42 человека — то 14 человекам).

Среднемесячная численность работников

Рассчитывая среднемесячную численность работников, следует руководствоваться пунктом 9 Указаний № 92. Общая формула расчета такова:

Среднемесячная численность (в том числе в случаях работы организации неполный месяц)

=

Сумма численности работников списочного состава (списочная численность)* за каждый календарный день отчетного месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число), включая государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни

Число календарных дней отчетного месяца

* В списочный состав организации включаются работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более (пункт 3 Указаний № 92).

ПРИМЕР

Расчет среднемесячной численности работников

Организация зарегистрирована 14 апреля и с даты регистрации применяет УСН. Отчетным периодом является квартал. Данные о списочной и среднемесячной численности работников представлены в таблице.

Месяц

Период

Количество календарных дней в периоде

Списочная численность работников в периоде

Расчет среднемесячной численности: (гр. 3  гр. 4) /
/ кол-во дней в месяце

Среднемесячная численность работников (чел.)

Апрель

С 14 по 30 апреля

(17 х 5) /
/ 30

2,83

Май

С 1 по 18 мая

(18 х 5 +
+ 13  10) /
/ 31

7,10

С 19 по 31 мая

Июнь

С 1 по 11 июня

(11 х 10 +
+ 14 х 15 +
+ 5 х 22) / 30

14,33

С 12 по 25 июня

С 26 по 30 июня

Надо сказать, что не все категории работников учитываются в списочной численности. Так, согласно пункту 6 Указаний № 92 в списочную численность, в частности, не включаются:

  •  внешние совместители;
  • граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам. Если же гражданско-правовой договор заключен со своим работником, то этот работник учитывается только в списочной численности организации по месту основной работы;
  •  работники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения нанимателя или не вышедшие на работу до истечения установленного законодательством срока данного предупреждения, а также работники, уволенные за прогул. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;
  •  собственники (учредители) данной организации, не получающие в ней заработную плату.

Кто учитывается как один человек

При определении списочной численности учитывается как один человек:

а) работник, принятый на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), на неполную ставку (оклад) за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели, установленные для него при приеме на работу (подпункт 4.3 Указаний № 92);

б) работник, получающий в одной организации (включая обособленные подразделения) более или менее одной ставки (подпункт 6.1 Указаний № 92);

в) внутренний совместитель (то есть работник, который в одной организации выполняет работу и по основному трудовому договору, и по совместительству) (подпункт 6.1 Указаний № 92).

Средняя численность внешних совместителей

Рассчитывать среднюю численность внешних совместителей необходимо в соответствии с пунктом 11 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с подпунктом 10.4 Указаний № 92, а именно он учитывается пропорционально отработанному времени. При этом рекомендуется использовать два способа расчета средней численности внешних совместителей (назовем их «расчетный» и «упрощенный»).

«Расчетный» способ. При данном способе расчет средней численности внешних сов­местителей производится по следующим формулам:

Средняя численность внешних совместителей за отчетный период

=

Общее количество отработанных человеко-дней за отчетный период

Число рабочих дней по календарю в отчетном периоде

В свою очередь, общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц определяется так:

Общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц

=

Общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце

Продолжительность рабочего дня*

* Зависимость продолжительности рабочего дня от установленной в организации продолжительности рабочей недели отражена в таблице:

Продолжительность рабочей недели (ч)

Продолжительность рабочего дня
при 5-дневной рабочей неделе (ч)

Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе (ч)

6,67

5,83

4,6

3,83

ПРИМЕР

Расчет средней численности внешних совместителей

В организации, работающей по 40-часовой рабочей неделе, приняты на работу внешние совместители:

  •  с 1 по 31 мая — два человека на 0,25 ставки. Отработан 21 день по 2 часа;
  •  с 16 по 31 мая — пять человек на 0,5 ставки. Отработано 12 дней по 4 часа.

В мае 21 рабочий день.

Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей за май:

1) определим общее количество отработанных человеко-дней:

(21 день х 2 ч х 2 чел. / 8 ч) + (12 дн. х 4 ч х 5 чел. / 8 ч) = 40,5 чел/дн;

2) определим среднюю численность внешних совместителей за май:

40,5 чел/дн / 21 день = 2 чел. (с учетом округления).

«Упрощенный» способ. Этот способ расчета средней численности внешних совместителей может быть применен, если их рабочее время составляет 4 часа в день. Такие работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.

Отметим, что согласно подпункту 10.4 Указаний № 92 за дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов при расчете средней численности внешних совместителей условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Средняя численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам

Рассчитывать среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам, надо в соответствии с пунктом 12 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с пунктом 9 Указаний № 92 (см. раздел «Среднемесячная численность работников» на стр. 19). Не будем снова рассказывать об этом порядке расчета, отметим только некоторые нюансы:

1) граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, учитываются за каждый календарный день как один человек в течение всего срока действия этого договора (в отличие от внешних совместителей, которые учитываются пропорционально отработанному времени);

2) в среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам:

  •  не включаются:

а) работники, состоящие в списочном составе организации и заключившие гражданско-правовой договор на выполнение работ в этой же организации;

б) ИП;

в) граждане, заключившие гражданско-правовой договор на создание объектов интеллектуальной собственности;

  •  включаются граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, в том числе работающие в организации по заключенным с юрлицами договорам, если предметом договора является оказание услуги по предоставлению, найму работников (пункт 1 статьи 286 НК).

Что еще надо учесть

Рассчитывая численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, необходимо учитывать нормы, установленные главой 34 НК, а именно:

1) расчет численности работников производится в целом по организации, включая филиалы, представительства и иные ее обособленные подразделения (пункт 1 статьи 286 НК);

2) организации, у которых отчетным периодом по налогу при УСН является квартал, показатель средней численности рассчитывают ежеквартально, а организации, у которых отчетным периодом является месяц, — ежемесячно;

3) организации, применяющие УСН со дня госрегистрации, определяют численность работников в году регистрации в среднем за период с 1-го числа месяца применения УСН по отчетный период включительно (в отличие от «старых» организаций, которые определяют численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период) (часть вторая пункта 3 статьи 287 НК).

Жанна Диброва, экономист