Температурно влажностный режим в хранилище

12.4 Организация хранения документов

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

  • комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
  • комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

К помещениям основного назначения архива относятся:

  • хранилища для хранения документов;
  • помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
  • помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
  • рабочие комнаты сотрудников архива.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Световой режим

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20-50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).

Температурно-влажностный режим

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Аспирационный психрометр — метеорологический переносной прибор универсального назначения, предназначенный для измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха, а также для проверки гигрометров и термометров в качестве эталонного контрольного прибора (поскольку этот прибор в силу особенностей конструкции является наиболее точным). Термометр — прибор для измерения температуры. Гигрометры — стрелочные, механические приборы для измерения относительной влажности воздуха с измерительной шкалой, отградуированной в диапазоне от 0 до 100% относительной влажности. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм .

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

К основным средствам хранения относятся стационарные металлические стеллажи, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками и др. В помещениях хранилищ с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей.

Стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм размещения оборудования:

  • расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) — 120 см;
  • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), параллельными стене — 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.

Документы располагаются на стеллаже в соответствующих первичных защитных средствах. Документы постоянного хранения размещаются в коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и т.д. На крышке архивной коробки наклеивается ярлык с обозначением номера и названия фонда, описи, крайних дат и номеров дел. Документы временного хранения хранятся в архиве организации в связках. Микрофильмы страхового фонда наматываются на сердечники фотослоем наружу, хранятся на стеллажах в специальных металлических коробках по ГОСТу 4097-48. Микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТу 7-65-92.

Кроме того, в хранилище используется дополнительное оборудование — лестницы, средства транспортировки документов (тележки, конвейеры).

Топографирование

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем — в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а также стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники — топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя — постеллажный, то есть карточка (Приложение Х) составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи и номера дел, хранящихся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов (Приложение Ц).

Помещение для использования документов, особенно читальный зал, организуется особым образом. Основным оборудованием являются одноместные и двухместные читательские столы, а также стационарные или передвижные библиотечные стеллажи открытого доступа, встроенные специальные шкафы и стеллажи для хранения периодических изданий.

Расстановка оборудования в читальных залах осуществляется по следующим нормам:

  • расстояние между одноместными столами, включая место для стульев — 0,7 м ;
  • расстояние между двухместными столами, включая место для стульев при проходе с одной стороны — 0,9 м ;
  • то же, включая местный поперечный проход — 1,5 м;
  • ширина обхода между стеной и торцами столов — 0,6 м ;
  • ширина прохода между стеной и торцами столов — 1,05 м ;
  • ширина прохода между пристенными стеллажами и торцами столов — 1,2 м ;
  • ширина местных продольных проходов между торцами столов — 0,6 м .

Для размещения научно-справочного аппарата — описей, каталогов, картотек — используются специальные картотечные шкафы, картотеки настольные металлические, напольные, картотеки файловые, картотеки с продольным файлингом. Кроме того, в архиве, конечно, необходима оргтехника (средства связи, множительная техника, компьютерная техника).

Президентом Российской Федерации 7 мая 2013 г. подписан Федеральный закон № 96-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» (далее – Закон), предусматривающий усиление административной ответственности за нарушения требований законодательства в области сохранения и использования объектов культурного наследия. Закон вступил в силу 7 августа 2013 г.

Законом не только актуализированы положения КоАП с учетом изменений, внесенных в законодательство об охране объектов культурного наследия, но и введены ключевые новации, позволяющие поставить работу по предупреждению и пресечению правонарушений в указанной сфере на качественно новый уровень. При этом именно за нарушения законодательства об охране объектов культурного наследия предусматриваются самые крупные в рамках КоАП штрафы (до 60 млн. руб.).

Так, Законом исключена дифференциация ответственности за нарушения требований сохранения, использования и государственной охраны объектов культурного наследия в зависимости от их категории историко-культурного значения. Новая редакция статьи 7.13 КоАП устанавливает равную ответственность за нарушения, совершенные как в отношении объектов культурного наследия федерального значения, так и в отношении объектов культурного наследия регионального (местного) значения. Штрафные санкции, налагаемые на юридических лиц, составляют от 200 тыс. до 5 млн. руб., в отношении особо ценных объектов – от 1 до 20 млн. руб., в отношении выявленных объектов культурного наследия – от 100 тыс. до 1 млн. руб.

Ранее данная статья предусматривала ответственность за совершение правонарушений только в отношении объектов культурного наследия федерального значения (штраф – от 20 до 30 тыс. руб.) и выявленных объектов культурного наследия (штраф – от 10 до 20 тыс. руб.). Ответственность за аналогичные правонарушения в отношении объектов культурного наследия регионального (местного) значения устанавливалась законами субъектов Российской Федерации (например, в Чувашской Республике – от трех до 15 минимальных размеров оплаты труда).

В каких случаях применяется статья 7.13?

Во-первых — при выполнении работ по реставрации объектов культурного наследия без разрешения и задания на проведение работ по сохранению ОКН, выданных Минкультуры Чувашии (т.е. если будут установлены нарушения в порядке, установленного ст. 45 Федерального закона № 73-ФЗ);

во-вторых, при проведении работ по сохранению объекта культурного наследия выяснится, что к работам допущены юридические лица и индивидуальные предприниматели, не имеющие лицензии на осуществление деятельности по реставрации объектов культурного наследия либо в лицензии отсутствуют выполняемые виды работ. По данным нарушениям к административной ответственности имеет право привлечь Минкультуры России, его территориальные органы и органы прокуратуры (п. 3 ст. 45);

в-третьих, при непредставлении либо несвоевременном представлении лиц, осуществлявших научное руководство проведением работ, отчетную документацию, включая научный отчет о выполненных работах.

Такие документы должны представляться в орган охраны объектов культурного наследия, выдавший разрешение на проведение указанных работ, со дня завершения работ на ОКН в трехмесячный срок (п. 6 ст. 45).

Здесь я хочу отметить, что данная работа проводится практически всеми организациями, поскольку без представления научного отчета приемку работ по сохранению объекта культурного наследия Минкультуры Чувашии не осуществляет;

в-пятых, при не соблюдении режима использования земель в границах территории объекта культурного наследия (ст. 46) и несоблюдение ограничений, установленных в границах зон охраны объектов культурного наследия (на основании проекта зон охраны);

в-шестых, при отсутствии у собственника ОКН или пользователя этим объектом охранного обязательства либо при несоблюдении собственником и пользователем условий охранного обязательства, включающие в себя требования к содержанию объекта культурного наследия, условиям доступа к нему граждан, порядку и срокам проведения реставрационных, ремонтных и иных работ по его сохранению (п.4 ст. 48 или п.5 ст. 55);

в-седьмых, при отсутствии в договоре аренды ОКН, заключенному между собственником и арендатором, сведений об особенностях, составляющих предмет охраны данного ОКН, и требования к сохранению объекта культурного наследия (п.2 ст. 55);

в-восьмых, при отсутствии на территории памятника информационных надписей и обозначений, содержащих информацию об объекте культурного наследия (ст. 27).

Безусловно самым распространенным нарушением является проведение работ на ОКН без соответствующего разрешения и задания на проведения работ по сохранению ОКН с уполномоченным республиканским органом, осуществляющим охрану объектов культурного наследия, т.е. Минкультуры Чувашии.

Второе место, на наш взгляд, занимает отсутствие информационных надписей и обозначений. При этом применение ответственности на пользователя за непринятие мер по установке информационных надписей считаем незаконным, поскольку обязанность по установке информационных надписей и обозначений законом возлагается только на собственника.

На практике также часто встречаются нарушения лицензионных требований. Зачастую у реставрационных организаций в перечне работ, составляющих деятельность по сохранению ОКН, не содержаться необходимые виды работ либо разрешения получают организация на те работы, которые отражены в лицензии, а фактически выполняются и те работы, которые не указаны в лицензии.

Результат выполнения работ без необходимой лицензии приводит к подмене ремонтно-реставрационных работ работами по капитальному ремонту, реконструкции объектов культурного наследия, в том числе, связанной со строительством мансард, перепланировкой, возведением новых этажей и пристроек.

В штате юридического лица, проводившего реставрацию, должны быть работники, обладающие профессиональными знаниями и навыками рабочих в области реставрации объектов культурного наследия и удовлетворяющие соответствующим квалификационным требованиям, установленным разделом «Реставрационные работы» выпуска 57 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 21.03.2008 N 135);

Важное изменение внесено в статью 7.14 КоАП. Законом вводится административная ответственность не только за непосредственное проведение земляных, строительных или иных работ без разрешения государственного органа охраны объектов культурного наследия, но и за организацию таких работ. Это позволит привлекать к ответственности не только исполнителей, но и заказчиков этих работ, в связи с чем у реальных инициаторов правонарушения исчезнет возможность спрятаться за подрядчика. Штрафные санкции на юридических лиц по указанной статье составляют от 100 тыс. до 1 млн. руб. (ранее – от 20 тыс. до 30 тыс. руб.).

Сюда можно отнестиосуществление проектирования и проведение землеустроительных, земляных, строительных, мелиоративных, хозяйственных и иных работ на территории объекта культурного наследия либо на земельном участке или водном объекте, в пределах которых располагается объект археологического наследия (п. 4 ст. 35).

в том числе незаконные работы на территории объекта археологического наследия по возведению новых капитальных и некапитальных строений, земляные работы по прокладке водопровода, электрокабеля и другие незаконные работы.

В дополнение к действующей в настоящее время уголовной ответственности физических лиц за уничтожение или повреждение объектов культурного наследия (статья 243 Уголовного кодекса Российской Федерации) впервые за совершение данных правонарушений установлена административная ответственность юридических лиц (статья 7.14.1КоАП). Данной статьей предусматриваются максимальные штрафы – до 20 миллионов рублей.

Статьей 7.14.2КоАП впервые введена ответственность за неисполнение заказчиком или исполнителем работ обязанности по приостановлению земляных, строительных и иных работ в случае обнаружения объекта, обладающего признаками объекта культурного наследия, или работ, проведение которых может ухудшить состояние объекта культурного наследия либо нарушить его целостность и сохранность (ст. 37). Штрафные санкции на юридических лиц за совершение указанных деяний составляют от 200 тыс. до 5 млн. руб.

Статья 7.15. Ведение археологических разведок или раскопок без разрешения

Если физическое лицо, получившее разрешение (открытый лист), не позднее чем за пять рабочих дней до начала проведения археологических полевых работ не представило в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченный в области охраны объектов культурного наследия, орган местного самоуправления муниципального образования, на территориях которых планируется проведение археологических полевых работ, уведомление в письменной форме о проведении археологических полевых работ с указанием срока и места их проведения, а также копию разрешения (открытого листа).

В случае обнаружения при проведении археологических полевых работ объектов археологического наследия физическое лицо, получившее разрешение (открытый лист), не проинформировало в течение десяти рабочих дней со дня выявления данного объекта Минкультуры Чувашии и не направлено в указанный орган описание обнаруженного объекта археологического наследия, текстовое и графическое описания местоположения границ указанного объекта, а также перечень географических координат характерных точек этих границ.

В случае, если в результате проведения археологических полевых работ изменились учетные данные объекта археологического наследия (площадь объекта, предмет охраны и другие данные), физическое лицо, получившее разрешение (открытый лист), обязано в течение тридцати рабочих дней со дня завершения археологических полевых работ письменно проинформировать об этих изменениях орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченный в сфере охраны объектов культурного наследия.

Либо при использовании специальных технических средств поиска и (или) землеройных машин в целях обнаружения объектов археологического наследия и (или) археологических предметов (ст. 45.2)

Статья 7.16. Незаконное изменение правового режима земельных участков, отнесенных к землям историко-культурного назначения

в случае нарушения режима содержания земель историко-культурного назначения (п.3 ст. 52);

Законом увеличен срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения законодательства об охране объектов культурного наследия с двух месяцев до одного года, а также введена возможность проведения по фактам данных нарушений административного расследования (в течение одного месяца с возможностью продления еще на один месяц).

Эти принципиальные изменения позволят, во-первых, обеспечить неотвратимость наказания в отношении правонарушителей, уклоняющихся от получения процессуальных документов и иным образом затягивающих производство по делу.

Во-вторых, проведение административного расследования позволит установить все обстоятельства административного правонарушения, обеспечить их фиксацию, юридическую квалификацию и процессуальное оформление, в том числе путем проведения экспертизы, установления свидетелей, их допроса. Причем издержки по делу в случае признания лица виновным возлагаются на это лицо.

Кроме того, проведение расследования позволит применять меры обеспечения производства по делам, в том числе налагать до момента принятия решения по делу арест на орудия совершения правонарушения, в частности на строительную технику, используемую для производства незаконных работ на объекте культурного наследия, его территории или в зоне охраны.

Штрафные санкции за невыполнение в установленный срок законного предписания увеличены до 500 тыс. руб., а при повторном невыполнении – до 1 млн. руб. (части 18 и 19 статьи 19.5 КоАП).

Помимо штрафа, в качестве возможной санкции предусматривается также дисквалификация должностных лиц – потенциально мощный превентивный инструмент, позволяющий лишать должностное лицо на срок от шести месяцев до 3 (трех) лет права замещать должности государственной службы, занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом.

Кроме того, Законом предусмотрены и иные новации, в частности:

введена административная ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностным лицом возложенных на него должностных обязанностей, повлекшее причинение вреда объекту культурного наследия либо уничтожение объекта культурного наследия, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния (часть 4 статьи 7.13 КоАП);

рассмотрение дел об административных правонарушениях в сфере охраны объектов культурного наследия передается судьям районных судов.

Действия законодателя в части ужесточения мер, направлены, прежде всего, на обеспечение сохранности объектов культурного. Это одна из ключевых, актуальных и необходимых на сегодняшний день мер по сохранению исторического облика городов Российской Федерации.

Выступление О.В. Игнатьевой — Начальника отдела государственных и
муниципальных архивов Минкультуры Чувашии
Уважаемые члены коллегии, приглашенные!

Вопрос, вынесенный сегодня на обсуждение коллегии, не является узко профессиональным вопросом, решением которого занимаются только архивные учреждения. Архивный фонд — интеллектуальное, культурное, информационное богатство нашего народа. Каждый из нас является его владельцем и пользователем. И решать проблему сохранности необходимо всем вместе, объединив максимальные усилия в этом направлении.

Архивный фонд Чувашии насчитывает свыше 2 млн. дел, сосредоточенных в 4 государственных и 25 муниципальных архивах, а также музеях и библиотеках республики. Самый ранний документ датируется 1639 годом. В них отражены сведения экономического, культурного, социального и исторического развития нашего края, необходимые сегодня для обеспечения задач государственного управления, развития науки и культуры, подтверждения прав граждан, воспитания подрастающего поколения и др.

Архивы, хранящие это интеллектуальное богатство, решают две, казалось бы, противоречивые, но, тем не менее, взаимосвязанные задачи. Это обеспечение прав граждан и общества на информацию и защита информационных ресурсов.

Использование информационного материала Архивного фонда Чувашской Республики в последние годы значительно активизировалось, что вызвано ростом общественного интереса к архивам и архивным документам, введением в научный оборот и популяризацией документальных комплексов по истории России и Чувашии, закрытых ранее для широкого изучения. За период с 1991 г. по настоящее время исследователям и другим пользователям предоставлено свыше 260 тыс. дел. За это же время гражданам выдано около 170 тыс. справок, подтверждающих трудовой стаж, факты учебы, награждения, имущественные права. За 1991 — 2004 гг. архивами издано 23 сборника документов, опубликовано более 1000 статей и подборок документов, в эфир вышло около 600 теле- и радиопередач.

При таком интенсивном уровне использования обостряется и без того сложная проблема безопасности документов Архивного фонда. Это сложная, многоаспектная проблема государственного уровня, потому что во-первых, она зависит от решения различных юридических, архивоведческих, технологических, организационных и кадровых вопросов; во-вторых, включает в себя не только проблему сохранности документов, находящихся на госхранении, но и документов в организациях, личных фондов и связана с уровнем делопроизводства и самой культурой составления документов.

Поэтому и решать проблему необходимо системно, комплексно и только совместными усилиями государства, общества и гражданина.
Сотрудничество государственной архивной службы с органами исполнительной власти и местного самоуправления, организациями по обеспечению сохранности документов принесло определенные результаты:

  • создано необходимое законодательное и нормативно-методическое обеспечение безопасности документов, которое постоянно совершенствуется;
  • государственные архивы размещены в специально построенных, а муниципальные — в приспособленных зданиях;
  • обеспечена круглосуточная охрана зданий госархивов;
  • решена кадровая проблема специалистов, занимающихся непосредственно сохранностью документов — однако это, как правило, специалисты-практики, не имеющие специального профессионального образования;
  • с 2001 года увеличена протяженность стеллажных полок на 505 метров (увеличение произошло за счет муниципальных архивов);
  • разработана система мер по организации работы архивов при чрезвычайных ситуациях, все госархивы оснащены пожарной и охранной сигнализацией; муниципальные соответственно на 64% и 52%;
    организован учет документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, начата работа по автоматизации учета архивных документов — внедрению в архивах базы данных «Архивный фонд»;
  • ведется выявление документов для включения их в республиканский реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики;
    создан комплекс информационно-поисковых систем, позволяющих оперативно осуществлять поиск информации без обращения к документам — это базы данных: «Ревизские сказки», «Законодательные акты Чувашской Республики», «Реабилитированные», «Награжденные медалью «За доблестный труд» в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», «Фотокаталог»;
  • ведется работа по созданию страхового фонда и фонда пользования документов на электронных носителях;
  • в целях эффективного нормативно-методического обеспечения работы по сохранению документов на стадии ведомственного хранения на базе РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики» создан отдел документационного обеспечения управления и методической работы — своеобразный информационный центр для делопроизводственных служб и архивов организаций республики;
  • для организации контроля по сохранению документов в организациях-источниках комплектования в госархивах созданы специальные структурные подразделения, сотрудниками которых ведется целенаправленная работа по сохранению документов в организациях, проводятся проверки состояния делопроизводства и работы ведомственного архива, методические совещания по актуальным вопросам архивного дела;

Вместе с тем, некоторые проблемы сохранения архивных документов решить не удалось.
Основная проблема обеспечения сохранности документов заключается в недостатке площадей для их размещения. Рост количества ежегодно образующихся в организациях документов не соответствует приросту протяженности архивных полок.

В связи с этим, сегодня хранилища старейшего республиканского архива РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» полностью заполнены, архив с 2000 года ограничил комплектование. Сверх сроков временного хранения в учреждениях и организациях находится свыше 65 тыс. дел постоянного хранения.
Решением проблемы станет введение в эксплуатацию здания площадью около 2600 кв. м. по ул. Урукова, которое в настоящее время реконструируется. После реконструкции здесь предполагается разместить около 800 тыс. ед. хранения архивных документов. Ввод в эксплуатацию намечен в 2008 г.

Однако если в госархивах при плановом финансировании эта проблема в будущем решиться, то на муниципальном уровне она остается острой для архивов г. Канаш, Алатырского, Ибресинского, Канашского, Комсомольского, Красноармейского, Порецкого, Цивильского, Яльчикского и Янтиковского районов. 100% заполненность архивохранилищ не позволяет уже сегодня принимать документы на хранение. Это создает реальную угрозу для их сохранности.

К сожалению, уже имеются факты утраты документов в профучилище N 31, Чувашском академическом драмтеатре им К.В. Иванова, Управлении госинспекции по торговле, качеству и защите прав потребителей по Чувашской Республике, Управлении федерального казначейства Минфина России по Чувашской Республике, некоторых организациях районного звена.
Проблема обостряется тем, что сегодня архивы вынуждены принимать на хранение документы по личному составу (личные дела, приказы, финансовые документы по заработной плате и т.д.). Как правило, это документы организаций-банкротов и не имеющих правопреемников. Эти документы не относятся к составу Архивного фонда и традиционно хранились в архивах организаций. Сегодня в связи с тем, что в законе о банкротстве не прописаны нормы о правопреемственности архивных документов организаций-банкротов, архивные учреждения, чтобы исключить их утерю, принимают их на хранение. В государственных и муниципальных архивах Чувашии хранится около 200 тыс. документов этой категории.

В решении проблемы сохранения социально значимой документации существуют несколько подходов:

  • во-первых, необходимо решать вопрос на уровне организации — настаивать на включении в учредительные документы положений о преемственности и ответственности за документы при ликвидации учреждения, разрабатывать методические рекомендации, организовывать совещания по вопросам сохранности документов и т.д. Так, республиканской архивной службой совместно с отделением Пенсионного фонда РФ по Чувашской Республике в декабре 2004 года подготовлены и разосланы письма руководителям организаций, изменивших форму собственности об их ответственности за обеспечение сохранности документов, оказавшихся в их собственности (владении), регулярно проводятся встречи, Круглые столы, совещания с участием руководителей организаций по вопросам сохранения социально-значимой документации. Однако, несмотря на принимаемые меры, имеют место факты утраты документов по личному составу. Необходимо усилить контроль со стороны архивных учреждений за принятием организациями комплексных мер, направленных на сохранение документов по личному составу.
  • Еще один подход к решению проблемы — создание специализированных архивов документов по личному составу на муниципальном уровне. Подобный успешный опыт сохранения социально-значимой документации имеется в Татарстане, Мордовии.

Серьезной проблемой для сохранения истории республики и ее столицы — г. Чебоксары является отсутствие городского архива. Создание полноценного городского архива в Чебоксарах решило бы проблему сохранности документов по истории учреждений и организаций города, а также документов социально-правового характера. (Из 130 тыс. документов по личному составу, хранящихся в государственных архивах, 80 тыс. — документы организаций города). Руководство республиканской архивной службы неоднократно выходило в администрацию г. Чебоксары с вопросом о муниципальном архиве, создание которого предусмотрено Уставом города, однако вопрос до сих пор не решен.
Данная группа проблем, связанная с отсутствием архивных учреждений или недостатком площадей архивохранилищ, для решения требует совместных усилий властных структур, организаций и архивных учреждений.
В обеспечении безопасности Архивного фонда существует еще один комплекс вопросов, связанных с физической сохранностью документов.
Для государственных архивов нерешенной проблемой является температурно-влажностный режим, где из-за изношенности оборудования наблюдаются значительные колебания температуры воздуха и влажности от нормативных параметров, что приводит к негативным процессам разрушения носителей информации. Оборудование изношено, ежегодные ремонтные работы не приводят к желаемому результату. Для замены всего оборудования необходимо выделение значительных финансовых средств.

Стратегической линией является дифференцированный подход к обеспечению сохранности архивных документов с учетом их ценности и физического состояния. В рамках реализации этого подхода с 2003 года организована работа по созданию республиканского реестра уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики и переведение этого вида документов на сейфовое хранение.Решением вопроса физического сохранения документов является и создание сборников документов — как традиционных, так и электронных. Представляя пользователям информацию в виде публикаций, сборников, мы сохраняем сам документ и его носитель.

Методом защиты документа является создание страхового фонда и фонда страхового фонда. Однако темпы этой работы невелики — страховой фонд создан лишь на 24206 документов Архивного фонда, что составляет 1,48% от его общего объема. На сегодня технически устарело оборудование для микрофильмирования, устарела и сама технология. Еще одно направление — создание страхового фонда на электронных носителях. У нас есть специалисты, но при имеющемся неэффективном оборудовании работа растянется на десятилетия.

Физическая сохранность документов Архивного фонда обеспечивается и за счет проведения традиционных реставрационно-восстановительных работ. По данным учета физического состояния документов в государственных архивах в реставрации нуждается свыше 72 тыс. единиц хранения, в том числе крупноформатные документы, имеющие особую информационную значимость и пользующиеся повышенным спросом у пользователей. В историческом архиве создана лаборатория реставрации и микрофильмирования, прошли обучение специалисты-реставраторы. Однако существующая сегодня материально-техническая база позволяет лишь в незначительных объемах проводить несложную реставрацию.

Решением этого комплекса проблем могло бы стать создание республиканской лаборатории реставрации документов для сохранения документальной информации, хранящейся в архивах, музеях и библиотеках республики с современным реставрационным оборудованием и техникой для создания страхового фонда документов. Архивные учреждения обладают для этого необходимыми интеллектуальными и кадровыми ресурсами.
Данные положения предусмотрены в проекте программы «Культура Чувашии» (подпрограмма «Архивы Чувашии»), мы надеемся на их реализацию.