Титульный лист нумеруется или нет?

Титульный лист и нумерация страниц

5.2.1 Титульный лист оформляется по образцу, приведенному в приложении А (для специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учёт (по отраслям), в Приложении Б (для специальностей 230113 Компьютерные системы и комплексы; 230115 Программирование в компьютерных системах; 140407 Электрические станции, сети и системы; 140448 Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования (по отраслям).

Титульный лист включают в общую нумерацию страниц работы. Номер страницы на титульном листе не проставляют.

5.2.2 Страницы работы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту документа. Номер страницы проставлять внизу страницы в средней ее части без точки в конце и, не заключая в дефисы. Номер страницы не должен сливаться с текстом.

5.2.3 Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, компьютерные распечатки, приложения включают в общую нумерацию страниц документа.

5.2.4. Иллюстрации, таблицы и компьютерные распечатки на листе формата А3 учитывают как одну страницу.

Последовательность расположения материала дипломного проекта следующая:

Первой страницей является титульный лист.

— ДР – дипломная работа;

— ДП – дипломный проект;

— 140448 — шифр специальности;

— 51 — уровень обучения;

— 410 — № зачетной книжки;

— 15 – год выпуска документа;

— ПЗ – пояснительная записка.

Подписи и даты подписания должны быть выполнены только черной пастой или черными чернилами.

Образец титульного листа приводится в приложениях А, Б.

Второй страницей является задание на дипломную работу (проект) (выдается руководителем).

Образец бланка задания на дипломную работу (проект), отзыва, рецензии приводится в приложениях В, Г, Ж, З.

Третьей страницей является реферат. Реферат должен содержать общие сведения и краткую характеристику работы с указанием задачи работы (проекта) и принятых решений, достигнутых результатов. Образец бланка в приложении Д, Е.


Четвёртой страницей является содержание дипломной работы (проекта) (приложение И.) Содержание включает все структурные элементы документа, которые входят в его состав (введение, наименование всех разделов и подразделов основной части, заключение, список литературы, приложения) с указанием номеров листов, с которых начинаются эти элементы документа. Содержание дипломной работы (проекта) помещают на четвертом листе и включают в общую нумерацию листов пояснительной записки.

Далее сама работа.

Цифровой материал рекомендуется оформлять в виде таблиц. Таблицы должны нумероваться внутри каждого раздела (например, ко второму разделу номера таблиц 2.1, 2.2, 2.3 и т.д.) в пределах всей пояснительной записки арабскими цифрами без точки.

Таблица ___________ — _____________________________

номер название таблицы

Над левым верхним углом таблицы помещают надпись «Таблица» с указанием ее порядкового номера. Каждая таблица должна иметь заголовок, который помещают над соответствующей таблицей в одну строку с номером. Подчеркивать заголовок не следует. Если таблица прерывается, и ее продолжение располагают на следующей странице, то над таблицей пишут » Продолжение таблицы…».

Таблицу размещают сразу после ссылки на нее в тексте пояснительной записки.

Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов

5.3.1 Разделы, подразделы, пункты, подпункты дипломной работы (проекта) следует нумеровать арабскими цифрами с точкой.

5.3.2 Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

5.3.3 Пункты должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела и подраздела. Номер пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой.

Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой.

Например:

1 Раздел 1
1.1 Подразделы раздела 1
1.2
1.2.1 Пункты подраздела 2 раздела 1
1.2.2
2 Раздел 2
2.1 Пункты раздела 2, не разбитого на подразделы
2.2
2.2.1 Подпункты пункта 2 раздела 2
2.2.2

Иллюстрации

5.4.1 В качестве иллюстраций могут использоваться рисунки, графики, фотографии, схемы.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста, то есть каждая иллюстрация должна отвечать тексту, а текст — иллюстрации.

Иллюстрации следует размещать после ссылки на нее и как можно ближе к ней. Иллюстрация не должна завершать текст раздела (подраздела).

5.4.2 Все иллюстрации, если их в документе более одной, следует пронумеровать в пределах раздела арабскими цифрами. Номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например: Рисунок 1.1, Рисунок 1.2.

Допускается нумерация иллюстраций в пределах всего документа. Если иллюстрация в документе одна, то номер ей не присваивается и слово «рисунок» не пишется.

5.4.3 Каждая иллюстрация снабжается подрисуночной подписью. Оформление подрисуночных подписей должно быть единообразным по всему документу.

Подрисуночные подписи могут быть расположены под самим рисунком либо рядом с рисунком (зависит от способа расположения иллюстрации).

Подпись под иллюстрацией обычно имеет четыре основных элемента:

— наименование графического сюжета, обозначаемое словом «Рисунок»;

— порядковый номер иллюстрации арабскими цифрами без знака №;

— тематический заголовок иллюстрации (с прописной буквы);

— экспликацию (расшифровку рисунка), которая поясняет рисунок.

5.4.4 На все иллюстрации в тексте должны быть приведены ссылки.

Ссылка на рисунок состоит:

Сокращения

5.5.1 Однотипные слова и словосочетания должны одинаково сокращаться или не сокращаться по всему тексту.

5.5.2 Для всех грамматических форм одного и того же слова следует применять одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа и времени.

5.5.4 Не допускаются сокращения типа вм. (вместо), ур-ние (уравнение), ф-ла (формула), п.ч. (потому что), ок. (около) и другие.

5.5.5. Необходимо ставить точку:

— когда слово, сокращенное отсечением конечной части, при чтении произносится полностью, а не в сокращенной форме. Например, сокращение г. читается как год, а не как гэ;

— в сокращениях без гласных (млн, млрд).

5.5.6 Точка не ставится:

— в конце сокращения, если сокращенное словосочетание и при чтении произносится сокращенно, например: РКЦ;

— в середине удвоенного однобуквенного сокращения, например: гг., пп.

5.5.7 Дефис ставится, когда выбрасывается срединная часть слова (дефис ее заменяет), но сохраняется начальная и конечная его части. Например: изд-во, кол-во.

5.5.9 Если сокращенное слово относится не к одному, а к ряду чисел, названий, то оно указывается только перед этим рядом или после него. Например: таблицы 3, 4, 5; стоимостью 5, 10, 15 руб.

5.5.10 Аббревиатуры следует писать строчными буквами, если они обозначают нарицательные названия. Эти аббревиатуры читаются по слогам, а не по буквам, и склоняются. Например: вуз(а).

5.5.11. Аббревиатуры необходимо писать прописными буквами:

— если аббревиатура представляет собой сокращение имени собственного (название организации);

— если аббревиатура, обозначающая нарицательное название, читается по названиям букв, например: ПЭВМ;

— если аббревиатура, обозначающая нарицательное название и читаемая не по названиям букв, а по слогам, не склоняется, например: НИИ.

5.5.12 Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам:

— склоняются, если род ведущего слова совпадает с родовой формой самой аббревиатуры, например: ГОСТа (аббревиатура не склоняется в сочетании с цифрами — ГОСТ Р 6.30-2003);

— не склоняются, если род ведущего слова не совпадает с родовой формой аббревиатуры, например: ГЭС — ведущее слово станция женского рода, а сама аббревиатура имеет форму мужского рода — не склоняется).

— аббревиатуры, читаемые по буквам, никогда не склоняются, например: РКЦ.

5.5.13. Буквенные сокращения технических величин применяются только в формулах (t = 45°С), в тексте их писать словами: температура 45°.

Повреждения листов дипломной работы, помарки и следы не полностью удаленного текста, зачеркивания не допускается.

Приложения

5.6.1 Приложение оформляется как продолжение данного документа на последующих листах.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием в правом верхнем углу первого листа слова Приложение. Заголовок приложения писать симметрично тексту также прописными буквами.

Текст каждого приложения можно разделять на разделы, подразделы
и пункты, нумеруемые отдельно по каждому приложению.

Нумерация листов документа и приложений должна быть сквозной. Иллюстрации и таблицы нумеруют в пределах каждого приложения.

При наличии в документе более одного приложения их нумеруют арабскими цифрами. Например: Приложение 1, Приложение 2.

На все приложения в основном тексте документа должны быть сделаны ссылки, а в содержании перечислены все приложения с указанием их номера и заголовка.

5.6.2 Если в качестве приложения в дипломной работе (проекте) используется документ, имеющий самостоятельное значение и оформленный согласно требованиям к документу данного вида, его вкладывают в дипломную работу (проект) без изменений в оригинале. На титульном листе печатают слово Приложение и проставляют его номер, а страницы, на которых размещен документ, включают в общую нумерацию страниц документа.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

N

п/п

Дата документа Заголовок документа Номера

листов

Количество листов Примечание
1
2
3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.