Уничтожение архива бухгалтерских документов

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

ВАЖНО! Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Простое и правильное

Измельчение бумажных документов с соблюдением конфиденциальности с класом секретности 1-5 (по DIN 66399) и производительностью от 200-1500кг/час. К вашим услугам наш грузовой транспорт (без рекламы) для конфиденциального вывоза архива 24 часа 7 дней в неделю, любое количество грузчиков для оперативной погрузки. Для особо требовательных к конфиденциальности утилизации архива клиентов мы готовы предоставить вам мощный офисный шредер в аренду на выгодных условиях. Производить процедуру уничтожения документов нужно регулярно, для предотвращения утечек или претензий контролирующих органов. Если вашей организации требуется срочно избавиться от офисной бумаги, бухгалтерских документов, архива из хранилища, освободить арендуемое помещение под архив — наша компания готова оперативно погрузить, вывезти и измельчить любое количество документов чей срок хранения истек. Мы готовы предложить выгодные цены на наши услуги. Чем больше бумаги вы уничтожаете — тем меньше платите. По завершении процедуры утилизации, предоставляем Акт об уничтожении документов. Возможно присутствие при уничтожении. А так же фото/видео съемка поцеса уничтожения. По вашему запросу можем предоставить свои услуги фото/видео фиксации.

Стоимость уничтожения Заказать уничтожение

Преимущества уничтожения документов в нашей компании:

✔ Подача машины и грузчиков в указанное время (с 6 до 22 часов.Ежедневно, кроме Воскресения).
✔ Оперативный вывоз и погрузка. (наличие шредеров в разных районах Москвы)
✔ Конфиденциальность уничтожения документов.(Возможно присутствие клиента)
✔ Документальное подтверждение уничтожения.(Акт об уничтожении документов)
✔ Соблюдения законодательства Р.Ф.
✔ Уничтожение в выходные и праздничные дни.(по согласованию с клиентом)
✔ Уничтожения в ночное время.(по согласованию с клиентом)

Услуги уничтожения носителей информации

Какая стоимость инсайдерской информации можно узнать лишь когда происходит ее утечка. И стоимость эта может выражаться не только в деньгах, товарах и т.д., но и в репутации, перспективах и даже в чьих-то жизнях. Сегодня основным носителем информации является офисная бумага. Хотя, в наш цифровой век, доля носителей цифровой информации — СД, ДВД диски, флеш накопители, стримерные ленты, кассеты, жесткие диски и прочие, неуклонно растет. Вытесняя обычную бумагу. Однако, бухгалтерская отчетность, договора и акты, различные справки и квитанции, анкеты с персональными данными, судебные и юридические документы, документы партий, посольств, архивы больших и малых предприятий — по прежнему печатают на бумаге. И чем больше организация — тем больше образуется документации содержащей различные данные которые непременно нужно измельчать.

Стоимость уничтожения документов
от 6 руб./кг.
Цена утилизации тиража
от 4,5 руб./кг.

Однако, процент бумажных документов в наш цифровой век неуклонно падает. В противовес бумажному носителю увеличивается процент цифровых носителей информации. Это и пластиковые банковские карты, жесткие диски компьютеров, флеш накопители и конечно cd и dvd диски (а теперь и BD блюрей диски). Многая ценная и секретная информация продолжает храниться на магнитной ленте, в виде катушек и кассет и флоппи- дисках (дискетах). Даже когда внутренние документы компании утратили свой срок службы, вышли из документооборота компании, закончились сроки хранения документов. Старый архив может содержать информацию, используя которую, недоброжелатели могут нанести серьезный ущерб компании. В век, когда широко распространен промышленный, интеллектуальный и экономический шпионаж, конфиденциальное и оперативное уничтожение документов вышедших из документооборота должно быть налажено любой организацией в экономике, политике и промышленности. Компания АрхиваНет вот уже более 15 лет занимается утилизацией документов на бумажных носителях. Идя в ногу со временем, на сегодняшний день мы предлагаем своим клиентам следующие услуги:

  • Уничтожение бухгалтерских документов в присутствии заказчика промышленным шредером
  • Утилизация бухгалтерских документов на территории заказчика выездным шредером
  • Аренда мощных офисных шредеров для измельчения архива в прямо офисе
  • Уничтожение DVD, CD, BD дисков термическим способом или через выездной шредер
  • Уничтожение пластиковых карт измельчением или сжиганием в высокотемпературной печи
  • Уничтожение секретных документов через сжигание в высокотемпературной печи

Наличие в различных округах Москвы трех производственных площадок оборудованных промышленными шредерами, спецмашин — «выездных шредеров», позволяющих уничтожать бумагу на территории заказчика, грузового транспорта грузоподъемностью от 1,5 до 10 тонн, профессиональных кадров, позволяет нашей компании производить утилизацию документации любой сложности в короткие сроки. Для успешного и крупного бизнеса, уничтожение документов, вышедших из оборота, или утилизация архива, чей срок хранения истек, — одна из важных составляющих успешности и долговечности компании. Для небольших объемов документов достаточно обычного офисного шредера и время офисного работника. Справиться же с большими объемами бумаги поможем мы. Наши шредеры готовы перерабатывать до 3 тонн документов за один час работы. А накопленный опыт работы по утилизации списанных документов позволяет предложить Вам наиболее подходящий именно Вам способ уничтожения.
Мы ежегодно оказываем свои услуги множеству как больших организаций с мировым именем, посольствам государств, представительствам, политическим движениям, так и организациям так называемого мелкого и среднего бизнеса, а также частным лицам. Основная часть наших клиентов вновь обращаются к нам становясь нашими постоянными клиентами получающие особые привилегия и скидки. И конечно высокое качество наших услуг. Став нашим клиентом, Вы можете больше не беспокоиться о конфиденциальности уничтожения Ваших документов. Все наши услуги от погрузки и транспортировки до уничтожения Вы можете контролировать самостоятельно, наблюдая за процесс. Мы предлагаем только качественные услуги по реальным ценам. Может быть поэтому множество наших клиентов продолжают пользоваться нашими услугами и советуют нас другим. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — наша специализация!

Современный документооборот порождает множество бумаг, из которых лишь небольшая часть подлежит длительному хранению. Большинство документов хранится 3-5 лет, некоторые теряют ценность сразу после исполнения, поэтому от них следует своевременно избавляться.

Утилизация документов является важной частью работы организации. Такая процедура обеспечивает системность, экономит место, время сотрудников, повышает эффективность работы компании. Основные требования к процедуре уничтожения — сделать это в соответствии с законодательством, чтобы не допустить нарушения конфиденциальности, сохранить бумаги, подлежащие хранению, и не подвергать опасности сотрудников и помещения.

Этапы утилизации документов

Физическое уничтожение возможно после выполнения следующих действий:

  • оценки ценности документов, которую осуществляет специальная экспертная комиссия;
  • составления акта с перечнем реквизитов всех бумаг.

Существующий массив документов оценивается по времени формирования и типу — эти критерии являются основными в определении срока хранения. Однако учет необходим и бумагам, подлежащим уничтожению: их данные записываются в установленном порядке и сохраняются в архиве.

Профессиональные услуги по утилизации документов

Решение полного перечня задач по работе с архивами вы можете доверить специалистам компании «ОРБ». Утилизация бумаг нашими профессионалами — это:

  • гарантированное соблюдение требований законодательства;
  • полная конфиденциальность;
  • компетентная экспертиза ценности;
  • оперативный вывоз макулатуры;
  • уничтожение бумаг современным промышленным шредером с последующим прессованием;
  • ликвидация всех типов бумажных носителей, за исключением токсичных, с содержанием пластика или слюды.

Обращаясь в «ОРБ», вы экономите свое время и избегаете рисков, связанных с неправильным уничтожением бумаг. Мы обеспечим все необходимые меры безопасности и в короткие сроки избавим офис от накопившейся макулатуры.

Помещено в тему: Хранение и уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

К записи 346 комментариев

Елена | 08 08 2019

Добрый день. Подскажите, кто может затребовать акт об уничтожении дел? Может ли другая организация потребовать данный акт?

admin | 12 08 2019

Здравствуйте! Конечно, любая организация не может затребовать акт о выделении к уничтожению документов. Такой акт может затребовать вышестоящая организация, проверяющие организации, уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела, а также правоохранительные органы в рамках проведения расследования о незаконном или досрочном уничтожении документов.

Кристина | 09 10 2019

Добрый день. Если в организации есть своя мусоросжигательная установка, можно ли уничтожить документы с истекшим сроком хранения без приемо-сдаточной накладной?

admin | 11 10 2019

Здравствуйте! Можно. Тогда в конце акта о выделении к уничтожению документов надо сделать запись: «Документы уничтожены путем сожжения». Далее – дата и подписи присутствующих лиц.

Анастасия | 10 10 2019

Здравствуйте. А подскажите, пожалуйста, почему в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению не пишем статьи ? И какие последние изменения в нем были?

admin | 14 10 2019

Здравствуйте! Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 21 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. В графе 7 акта указываются сроки хранения документов и номера статьей по перечню. Так что статьи пишем!

Татьяна | 11 12 2019

Доброе утро! Можно ли уничтожить дела со сроком хранения 1 год за 2018 год, не ожидая утверждения описей дел пост.хранения за этот год? Мы- источник комплектования гос.архива

admin | 13 12 2019

Здравствуйте! Нет, нельзя уничтожить. По Правилам, которые вы, очевидно, знаете, документы можно уничтожить только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за эти же годы.

Ольга | 17 12 2019

Подскажите, какие надзорные органы могут придти с проверкой и обратить внимание на правильное ведение архива в организации и в особенности кому есть дело как организация уничтожила документы с временным сроком хранения. Мне не понятна мера ответственности. Мне не понятно, как именно должны уничтожаться документы с временным сроком хранения. мы должны заключить договор со сторонней организацией, которая имеет право на утилизацию? Или мы можем создать комиссию, соблюсти формально все требования и просто выкинуть дела на помойку для приличия разорвав их пополам? Нас ведь никто не проверит и по голове не настучит. Акты все есть, процедура соблюдена… Объясните, пожалуйста.

admin | 23 12 2019

Здравствуйте! Соблюдение законодательства об архивном деле в РФ на местах обеспечивают уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела, действующие в большинстве регионов в составе министерства культуры. Эти органы совместно с государственными архивами проводят регулярные проверки ведомственных архивов органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Другие организации может проверить вышестоящая организация, либо тот же уполномоченный орган в случае какого-либо сигнала (обращения), либо судебного разбирательства.

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, составление акта проводит сама организация. Непосредственно уничтожить документы можно путем сожжения, либо шредером. Но лучший вариант – сдать по накладной конторе по заготовке вторсырья. Они сами вывезут у вас бумаги, заплатят деньги (правда, небольшие) за макулатуру. Всё будет законно и цивилизованно. Выбрасывать «на помойку» не советую. Мошенники могут воспользоваться , такие случаи были.

Яна | 28 01 2020

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько раз в год можно уничтожать документы? Большой объем документов в организации, руководитель просит разделить на 2 раза. Спасибо!

admin | 31 01 2020

Здравствуйте! Документы можно уничтожать несколько раз в год. Правилами не ограничивается количество актов на уничтожение документов, составленных за один год. Главное, чтобы в акт включались документы, срок хранения которых истек 1 января текущего года.

Уничтожение архива документов

Утилизация любых типов документов — сложный, многоступенчатый процесс. На протяжении которого требуется и знание законодательной базы, и опыт решения специфических задач. Доверить задачу организации по уничтожению документов — значит существенно оптимизировать бизнес-процессы. Уничтожение архива документов в организации силами внутреннего персонала — это непрофильное использование сотрудников компании и дополнительные издержки на обработку документов. За преждевременное уничтожение документов предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. При совершении организацией двух или более правонарушений — штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.

Уничтожение архива документов производится согласно строго регламентированной законодательством процедуре. Порядок действий такой же, как и при обработке меньшего количества документации. Проводится экспертиза ценности документов, выделяются дела постоянного и длительного хранения. Архивная документация с истекшим сроком хранения может быть направлена на уничтожение. Для того чтобы гарантированно убедиться в том, что на уничтожение направлены только документы с истекшим сроком хранения — требуется провести полистный просмотр всех архивных дел. Статистика показывает, что при ведении архива силами внутреннего персонала компании до 25% документации лежит в папках, название корешков которых не соответствует их содержимому. В такой ситуации полистный просмотр — единственная возможность избежать риска уничтожения документов длительного или постоянного хранения.