Управление временем

Разделы: Менеджмент
Размещена 30.04.2020. Последняя правка: 29.04.2020.
Просмотров — 1123

Демура Анжелика Владимировна

Студент

Харьковский национальный экономический университет имени Семена Кузнеца

Студент, кафедра экономики и социальных наук
Луговая Виктория Николаевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и социальных наук, Харьковский национальный экономический университет имени Семена Кузнеца

Аннотация: Рассмотрено понятие «тайм-менеджмент». Проанализированы и раскрыты различные подходы ученых к определению сущности тайм-менеджмента. Предложено авторское толкование понятия «тайм-менеджмент». Рассмотрено существующий инструментарий тайм-менеджмента и проанализированы особенности его применения в отечественной практике. Обоснована важность применения методик управления рабочим временем с целью повышения эффективности функционирования предприятий в современных условиях.
Abstract: The concept of time management is considered. Various approaches of scientists in determining the essence of time management are analyzed and revealed. The author’s interpretation of the concept of time management is offered. Existing time management tools are considered and peculiarities of its application in domestic practice are analyzed. The importance of applying working time management techniques to increase the efficiency of functioning of enterprises in modern conditions is substantiated.
Ключевые слова: управление временем; тайм-менеджмент; предприятие; эффективное использование времени; рабочее время Keywords: time management; time management; enterprise; efficient use of time; working time

УДК 331.103.3

Введение. Под влиянием многих факторов, ключевым из которых является научно-технический прогресс, возникает вопрос эффективного использования ценных ресурсов, одним из которых является — время. Рассмотрение данного аспекта является актуальным в любой деятельности, так как время играет значимую роль в достижении поставленных целей.

Актуальность. На актуальность данного вопроса на современном этапе развития предпринимательской деятельности, влияет не умение внедрять технологии тайм–менеджмента, как элемента системы управления персоналом для роста эффективности использования рабочего времени.

Данный вопрос назрел для каждого, так как эффективное управление рабочим временем занимает лидирующую позицию и выступает одним из главных факторов в аспекте социально-экономического развития отдельных объектов, так и страны в целом. Особенно руководители акцентируют внимание на данном вопросе, так как они осуществляют управление не только собственным временем, но и временем своих подчиненных.

Большой вклад в решение вопросов эффективного использования времени внесли труды как отечественных, так и иностранных ученых. Среди классиков выделяют Ф. Тейлора, М. Мескона. На высоком уровне находятся работы зарубежных ученых, а именно Г. Архангельского, С. Прентис, Б. Трейси . Данный вопрос исследовался и отечественными специалистами такими как, Н. Алюшина А. Гаврилюк, А. Горбачев, А. Писаревская . Учитывая наработки исследователей все же эффективное управление временем требует более глубокого анализа на основе теоретических основ тайм-менеджмента.

Цель исследования. Целью статьи является уточнение теоретических основ и разработка практических рекомендаций по внедрению тайм-менеджмента в деятельность отечественных предприятий.

Научная новизна. В ходе написания работы, был проведен анализ теоретической базы, а также рассмотрены ключевые методы и системы управления временем. Представленную статью можно использовать как теоретическую основу для повышения эффективности работы предприятия, основываясь на разработанную технологию по внедрению тайм-менеджменту.

Результаты. В настоящее время используется множество инструментов для улучшения производительности работы предприятия и его работников. Одним из них является внедрение и применение технологий тайм–менеджмента, как движущего элемента системы управления персоналом.

О тайм–менеджменте как об отдельном направлении в науке впервые было заявлено в Голландии в семидесятых годах ХХ века, где появились специализированные курсы для служащих и бизнесменов по обучению планированию времени .

Содержание понятия «тайм–менеджмент» стало основой исследований многих ученых. Исходя из анализа научных источников, можно утверждать, что рассматриваемая теоретическая база достаточно широкая и разнообразная.

Каждый из исследователей выделяет определенные особенности и обосновывает виденье данного вопроса опираясь на свой подход. Так как прослеживаются существенные различия в трактовке сущности понятия «тайм–менеджмент» проанализировано несколько из них.

Прентис С. рассматривает тайм–менеджмент, как технологию управления временем в реальных ситуациях повседневной жизни, а также как множество примеров, приемов и практических рекомендаций, которые делают предлагаемые концепции управления временем наглядными и такими, которые легко запоминаются .

Тайм-менеджмент в понимании Трейси Б. — это искусство управления временем с учетом эффективной методики управления собственным временем .

Архангельский Г. выделяет, что тайм-менеджмент — это технология, максимального использования время согласно целям и ценностям .

Алюшина Н. акцентирует внимание на том, что тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать непоправимое время жизни в соответствии с личными целями и ценностями .

Каждый из авторов имеет свой собственный подход выделяя определенные особенности в данном понятии. Одни ученые рассматривают тайм–менеджмент как управление перераспределением объемов работы, другие – как искусство управления временем с учетом эффективной методики управления собственным временем. Но все эти утверждения имеют общую теоретическую основу, которая заключается в эффективном управлении временем. Тайм–менеджмент представляет собой совокупность технологий распределения и использования времени, которые применяется с целью повышения эффективности любой деятельности.

По результатам анализа научной литературы было выделено ряд методик и систем управления временем, которые имеют эффективное практическое применение. Данные направления управления временем помогут менеджерам разработать индивидуальную технологию тайм–менеджмента, которая в свою очередь будет способствовать оптимальному использованию возможностей . Важно помнить, что в тайм-менеджменте не существует единственного правильного решения. Необходимо учитывать личностные ориентиры каждого в выборе инструментария.

Мирового признания получил принцип итальянского экономиста Вильфредо Парето . Исследователь трактует данный принцип так, что примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. В ходе этого необходимо выделить ключевые задачи, то есть расставить приоритеты. Малоэффективные задачи должны быть заключительными в перечне необходимых действий для выполнения. На сегодняшний день это самая известная концепция тайм–менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты.

В число наиболее используемых концепций тайм–менеджмента на сегодня входит матрица Эйзенхауэра. Разработал ее 34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, так как был очень занятою личностью и требовал совершенствования рабочего времени.

Данная матрица является обобщенной разработкой в центре которой находится принцип Парето. Основная идея заключается в том, чтобы отделить важные дела от второстепенных, и тех, которые вообще неважны. Структура состоит из двух осей (важность и срочность) и четырех квадратов, согласно которым происходит распределение дел.

Одним из универсальных инструментариев тайм–менеджмента выступает пирамида Франклина . Методика направлена на выявление будущей эффективности организации за счет определения уже сейчас конкретных задач и целей. Преимуществом данной методики тайм-менеджмента среди других является планирование не только времени, но и занятости, так же путей достижения глобальной цели на всю жизнь.

Инструмент тайм–менеджмента может быть любым, главное, чтобы он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. Используя на практике инструменты тайм–менеджмента можно достичь лучших промежуточных результатов, оптимально определять приоритеты и получать высокие показатели деятельности за короткое время.

На сегодня тайм–менеджмент приобрел новые формы и признаки под влиянием изменений технологий и техники, стал неотъемлемой частью эффективного управления личностью и предприятия в целом. Стоит подчеркнуть, что результативность в управлении временем заключается не в скорости выполнения, а в корректной организации деятельности, грамотном распределении своих способностей и возможностей .

В приоритете предприятий является получение конкурентных преимуществ на рынке, а также эффективное построение управленческой деятельности, что как раз и позволяет решить тайм–менеджмент. В свою очередь механизм служит для составления оптимального плана действий на долгосрочные периоды деятельности организации и контроля времени в процессе выполнения целей.

Недостаток времени — главная проблема, которая касается каждого. Для достижения максимального успеха как самого предприятия, так и человека в целом, необходимо уметь правильно его использовать, ведь он невосполнимый и ограниченный .

Практическое внедрение технологий тайм–менеджмента на предприятиях положительно повлияет на эффективность повседневной деятельности руководителя и повысит производительность труда. Поэтому, автором была разработана технология внедрения тайм–менеджменту на предприятии, которая более детально поможет координировать процессы по управлению временем. С ее помощью удастся оптимально разделять время и добиваться желаемых результатов.

Механизм состоит из двух блоков. Первый из которых является целевым и включает в себя следующие составляющие: цель, задания, принципы. Второй блок нацелен непосредственно на эффективность, поэтому и носит название — процессный. В свою очередь он включает 5 этапов:

1 этап. Анализ эффективного использования рабочего времени

2 этап. Выявление непроизводительных потерь рабочего времени

3 этап. Формирование программы совершенствования использования рабочего времени

4 этап. Реализация программ внедрения тайм-менеджмента

4.1. Внедрение тренинговых технологий

4.2. Анализ программного обеспечения

5 этап. Оценка эффективности использования тайм-менеджмента на предприятии

Заключение. Таким образом, на основные показатели продуктивности работы персонала влияет процесс управление временем. Внедрение технологии тайм–менеджменту на предприятии послужит оптимальным способом повышения конкурентоспособности в целом и максимально эффективном использования человеческих ресурсов.

Библиографический список:

1. Алюшина Н. А. Тайм–менеджмент чиновника: искусство управлять своим временем / Н. А. Алюшина. – М.: НАГУ, 2009. – 40 с.
2. Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы: / Г. А. Архангельский. – второй изд. – СПб. : Питер, 2006. – 448 с.
3. Буняк Н. М. Тайм–менеджмент как инструмент повышения эффективности деятельности предприятия // Н. М. Буняк. – 2018. – № 14. – С. 279–283
4. Гаврилюк А. Н. Тайм–менеджмент как составляющая успешной коммуникативной взаимодействия в индустрии туризма Украины / А. Н. Гаврилюк, Х. В. Плецан // Эффективная экономика. – 2016. – № 1.
5. Горбачев А. Г. Тайм–менеджмент. Время руководителя: 24 + 2 / А. Г. Горбачев – М .: ДМК–пресс, 2007. – 128 с.
6. Писаревская А. И. Использование тайм-менеджмента для повышения эффективности управления персоналом / А. И. Писаревская // Вестник Херсонского государственного университета. Серия «Экономические науки». – 2016. – Вып. 20. Ч. 1. – С. 148–153.
7. Прентис С. Интегрированный тайм–менеджмент / Стив Прентис; пер. с англ. – М.: Издательство «Добрая книга», 2007. – 288 с.
8. Скибицкая Л. И. Тайм-менеджмент / А. И. Скибицька. – Киев: Кондор, 2009. – 528 с.
9. Ткаченко И. В. Тайм-менеджмент. Искусство управлять своим временем / И. В. Ткаченко. – Харьков: Аргумент Принт: Виват, 2014. – 218 с.
10. Трейси Б. Тайм-менеджмент по Трейси. Как заставить время работать на вас: / Б. Трейси. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2016. – 302 с.

Рецензии:
20.05.2020, 18:31 Феофанов Александр Николаевич
Рецензия: В статье рассматриваются теории и методики тайм-менеджмента, актуальность их применения и значение для повседневной жизни. В статье сформулировано, что эффективное управление рабочим временем занимает лидирующую позицию и выступает одним из главных факторов в аспекте социально- экономического развития отдельных объектов, так и страны в целом. Проведен анализ литературных источников посвященных вопросам эффективного использования времени. По результатам анализа научной литературы было выделен ряд методик и систем управления временем, которые имеют эффективное практическое применение. Оценены их преимущества и аспекты внедрения. Указано, что, применяя инструменты тайм- менеджмента, можно добиться оптимального определения приоритетов и получать высокие показатели деятельности за короткое время. Отмечено, что практическое внедрение технологий тайм–менеджмента на предприятиях положительно повлияет на эффективность повседневной деятельности руководителя и повысит производительность труда. Автором разработана технология внедрения тайм–менеджмента на предприятии, которая более детально поможет координировать процессы по управлению временем. Технология представляет собой механизм, состоящий из целевого и процессного блоков. Описаны составляющие блоков, однако не представлена методика внедрения предложенной концепции. Необходимо проверить статью на наличие синтаксических ошибок. После доработки статья может быть принята к публикации.Д.т.н., проф. Феофанов А.Н.
21.05.2020, 1:02 Черных Вероника Валерьевна
Рецензия: Рецензируемая статья «Тайм-менеджмент, как способ повышения эффективности использования человеческих ресурсов предприятия» авторов студентки Демура Анжелики Владимировны и кандидата экономических наук, доцента кафедры экономики и социальных наук, Харьковский национальный экономический университет имени Семена Кузнеца, Луговой Виктории Николаевны посвящена актуальной теме управления временем. Положительным моментом является изучение трудов как российских, так и зарубежных исследователей по тематике тайм-менеджмента, представленное авторами. Рекомендую сократить название и расширить заключение, добавив выводы по результатам анализа теорий и методик. Авторам следует внести правки в некоторые фразы, например, «было выделено ряд методик», заменить «наиболее используемых» на «часто используемых». Обратить внимание на словосочетание «в приоритете предприятий»: пропущен предлог «для». В абзац, где упомянута матрица Эйзенхауэра, следует поставить ссылку на источник информации. Статья может быть рекомендована к публикации после небольшой доработки.
Комментарии пользователей:

8.05.2020, 18:49 Адибекян Оганес Александрович
Отзыв: Адибекян Оганес Александрович. Статья Демуровой Анжелики Владимировны посвящена показу учета времени, затрачиваемого на производственные дела, на управление подчиненными с важностью эффективного его использования, а если можно, то и сокращения по нужным делам. К представлению автором статьи сведений об ученых, которые занялись выяснением важности учета временного фактора производственной, управленческой работы претензий нет. Всем об этом знать надо, а это поддерживает рекомендацию к ее публикации. Но упущено немало факторов достойных учета. Важной может быть не затрата времени вообще, а сделанная продукция за фактическое время. Планирование вначале определяет объем выпускаемой продукции и только потом выясняется необходимое время для его изготовления. Но, если нужное делать побыстрее, без лишних затрат времени, то продукцию сделать удастся больше. Не случайно на работу берут работников профессионально умелых, имеющих опыт работы, нацеленных на перевыполнение планов. В СССР нацеливали работников на перевыполнение планов, а при такой удаче выплачивали конце года премию. Предпринимательский вариант производства привлекателен тем, что позволяет оплачивать труд с очень строгим учетом продуктивности работника. Все это стоит учесть, чтобы содержание рукописи оказалось богаче.

Инструменты планирования рабочего дня

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это планирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты планирования:

– Держать в «голове»

– Е-mail

– Список дел

– Секретарь

– Метод Швабры

– В-АВВ

– Карта мыслей

– 4 по 25

– Принцип очереди

Держать в «голове»

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «пять – девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь критичны результаты и плотность дел низка.

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, будет забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».

Е-mail

Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.

Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.

Пример структуры папок в почтовом клиенте

Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.

1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак вначале позволяет всегда быть этой папке быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.

2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, поименованных именами людей, либо по названиям проектов.

3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.

4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они – в папке «Входящие».

5. Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.

6. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.

7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет не более нескольких минут, сразу их отпишите и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.

8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».

9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую утвердить такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.

Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.

Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.

Многие используют почтового клиента как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их – фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.

Список дел и карта мыслей

Это два структурно разных способа выкладки, представления информации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту.

Список дел известен нам со школы. Все наши планы и заметки мы делаем именно им. Поэтому этот инструмент уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело – карта мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент встречается впервые. В двух словах суть его такова. В центре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту от поверхности центрального кружка в любую сторону и фиксируем название задачи или действия, которое мы планируем выполнить. Обводим его в круг или овал. И таким образом набрасываем следующие задачи. Как спутники запускаем на орбиту вокруг нашей даты задачи, требующие нашего участия. Важно при зарисовке не придерживаться последовательности заполнения орбиты, типа слева направо или наоборот. Этот метод требует произвольности, а не последовательности.

Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12.00, 15.05, – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта. При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда ее записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13.15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.

Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно встречаются задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень навыков.

Секретарь

Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует отнюдь не слабой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если секретарь обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать входящий мусор, точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.

Метод швабры

Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:

– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня.

Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать.

«Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите», – с этими словами Ли удалился.

Иллюстрация метода швабры

Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было написано: «это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»

Это хорошая и поучительная история. Одно но: Англия, прошлый век. Россия, XXI век: насколько может позволить себе управленец весь день работать, не отрываясь ни на какие задачи, пока не завершит их? Практически нереально, находясь в офисе, пользоваться этим советом. Данный метод хорошо подходит только для закрытых часов, или day off, о которых речь пойдет дальше. Именно в такой день метод Швабры позволяет полноценно и качественно «зачистить» рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих задачах».

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком на Litres.ru

Содержание

Планирование рабочего времени

Планирование рабочего времени Планирование, или структурирование времени для наиболее эффективного его использования при решении управленческих задач. Планирование может быть долго-, средне– и краткосрочным. Наиболее короткий срок – план рабочего дня.Тайм-менеджмент

Понятие рабочего времени: его нормы, календарный фонд рабочего времени

6. Понятие рабочего времени: его нормы, календарный фонд рабочего времени Рабочее время представляет собой период, в течение которого совершается трудовой процесс. Оно бывает производительное, т. е. нормируемое, и непроизводительное (ненормируемое). Последнее включает

Потери рабочего времени, методы изучения потерь рабочего времени

7. Потери рабочего времени, методы изучения потерь рабочего времени Отработанным для работника считается день, когда он явился на работу и приступил к ней.Но в течение рабочего дня возможны потери рабочего времени, которые измеряются в человеко-часах. Такие потери могут

Улучшение рабочего места

Улучшение рабочего места Подумайте о своей работе. Это она вызывает у вас стресс или стресс влияет на продуктивность вашей работы? Приводим несколько способов улучшения ситуации.• Преобразите ваше рабочее место. Если рабочее место кажется вам мрачным и неуютным,

Организация рабочего пространства

Организация рабочего пространства Для такого человека, как Стив Джобс, команда – это нечто большее, чем группа людей. И ее формирование зависит и от среды, в которой работают люди. Само рабочее место может оказывать очень сильное влияние на эффективность деятельности

Глава 5 Инструменты планирования

Глава 5 Инструменты планирования Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени – то качество плана резко падает, что

Основные правила планирования рабочего дня

Основные правила планирования рабочего дня Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану…». Лучшая формулировка:

Системы учета рабочего времени

Системы учета рабочего времени Учет рабочего времени – это важная часть процесса оптимизации бизнеса. Существуют программы, которые контролируют компьютеры всех работников, сохраняя логи и отслеживая запущенные приложения и время, проведенное на

Распределение внутри рабочего подразделения

Распределение внутри рабочего подразделения В хорошо организованном подразделении должны быть сотрудники всех категорий. Отсутствие сотрудников в любой из них резко снижает эффективность работы подразделения в целом.Руководитель любого подразделения должен

Подготовка рабочего места

Подготовка рабочего места Ваше рабочее пространство должно быть свободно от всего лишнего, не относящегося к тем вопросам, которые вы в данный момент решаете. И напротив, все что вам может потребоваться в процессе работы должно всегда быть под рукой, чтобы вам не

Глава 1 Вечер рабочего дня

Глава 1 Вечер рабочего дня Напишите автору книги на info@ov1.ru, тема письма «Время на отдых: запрос материалов». Укажите ваши Ф.И.О., город, компанию, должность, контактный рабочий и мобильный телефон. Получите набор бесплатных электронных материалов по

Техники тайм менеджмента (управления временем)

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
— Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.
Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.
Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.
Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.
Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.
Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).
На нашем сайте Вы можете пройти бесплатный онлайн-тренинг «Управление временем (Тайм менеджмент)» в любое, удобное для Вас, время!

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.


Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю, а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

  • ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
  • ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
  • КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно , или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос «Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только «жаворонок” вы или «сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте .

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел «на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите «нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.