Ведения кассовых операций

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ДЕЙСТВИЯ СУБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ:

1. Новые формы кассовых документов, утвержденные Положением №148, необходимо использовать с 1 июля 2018 года.

Кассовые документы, которые действовали до вступления в силу Положения №148, субъекты хозяйствования имеют право использовать до 30 июня 2018 года включительно.

2. До 30 июня 2018 года включительно субъектам хозяйствования следует разработать и утвердить порядок оприходования наличности в кассе и порядок расчета лимита кассы с учетом норм Положения №148.

До 30 июня 2018 года включительно субъекты хозяйствования имеют право пользоваться лимитами кассы, установленными и утвержденными до вступления в силу Постановления № 148.

3. Изменилось определение оприходования наличности (п. 11 Положения №148)

до 05.01.2018

05.01.2018 – 01.06.2018

с 01.06.2018

Оприходованием наличности в кассах предприятий, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги в соответствии с Положением, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров. В случае проведения наличных расчетов с применением РРО или использованием РК, оприходованием наличности является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК)

Оприходованием наличности в кассах учреждений/предприятий/обособленных подразделений, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги/применением РРО и КУРО (в случае применения КУРО без применения РРО), является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров/фискальных отчетных чеков (или данных расчетных квитанций)

Оприходованием наличности в кассах учреждений/предприятий и их обособленных подразделений, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

Оприходованием наличности в кассах физических лиц-предпринимателей, которые проводят наличные расчеты с оформлением их товарными чеками (квитанциями) и ведением книги учета доходов и расходов (или книги учета доходов), является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в книге учета доходов и расходов (или книге учета доходов) на основании товарных чеков (квитанций).

Оприходованием наличности в кассах обособленных подразделений учреждений/предприятий, а также в кассах физических лиц-предпринимателей, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или КУРО без ведения кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений на основании данных расчетных документов путем формирования и печати фискальных отчетных чеков и их подклеивания к соответствующим страницам КУРО/занесения данных расчетных квитанций в КУРО.

4. Предельные суммы наличных расчетов

Предельные суммы наличных расчетов

между субъектами хозяйствования (предприятия, ФЛП) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам

10 000 гривень

между субъектами хозяйствования (предприятия, ФЛП) и физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам

50 000 гривень

между физическими лицами по договорам купли-продажи, которые подлежат нотариальному удостоверению

50 000 гривень

Как осуществлять платежи более 50 тысяч гривень (п.6, 7 Положения №148):

1) перевод средств с текущего счета на текущий счет;

2) внесение средств в банк или небанковское финансовое учреждение для дальнейшего их перевода на текущие счета в банк (в том числе на депозит нотариуса на отдельный текущий счет в национальной валюте).

Приведенные выше ограничения не касаются (п.8 Положения №148):

1) расчетов субъектов хозяйствования с бюджетами и государственными целевыми фондами;

2) добровольных пожертвований и благотворительной помощи;

3) использования наличности, выданной на командировку.

5. Четко определена необходимость КУРО (п.11 Положения №148):

до 05.01.2018

05.01.2018 – 01.06.2018

с 01.06.2018

Субъекты хозяйствования, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или КУРО, используют КУРО для:

1. подклеивания и хранения фискальных отчетных чеков на соответствующих страницах КУРО;

2. осуществления операций с расчетными квитанциями в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии;

3. учета ремонтов, работ по техническому обслуживанию, проверок конструкций и программного обеспечения РРО

6. Расширен перечень документов — подтверждений оприходования наличности в кассе (п. 29 раздела III Положения №148)

до 05.01.2018

05.01.2018 – 01.06.2018

с 01.06.2018

(п.3.7 Положения №637)

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк, является соответствующая квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка.

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкассаторов, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличными), заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк, является:

1) квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, подписанная ответственными лицами банка и заверенная печатью банка;

2) квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания;

3) копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличными), заверенная подписью и печатью инкассатора-сборщика;

4) чек платежного терминала в случае проведения инкассации средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк и является подтверждением оприходования наличности в кассе субъектов хозяйствования, является:

1) квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, подписанная ответственными лицами банка и заверенная печатью банка;

2) квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания;

3) экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличными), заверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика;

4) чек платежного терминала в случае проведения инкассации средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов

Начальник отдела фактических проверок, контроля за наличными операциями управления аудита главного управления ГФС в Черкасской области Владислав Юрьевич Белоус

Основными источниками поступления наличных денег в кассу являются денежные средства:
– снятые со счетов в обслуживающем банке на предстоящие расходы;

полненные работы и оказанные услуги;
– полученные от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
– полученные от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги и др.
Все наличные деньги, поступившие в кассу, подлежат оприходованию. Оприходование наличных денег организацией означает документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам, с использованием кассового оборудования, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и учинение в этот же день кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета на конец рабочего дня (смены) либо показаний денежных оборотов в книге кассира (п. 56 Инструкции № 107).
Документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам с использованием кассового оборудования, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и неучинение кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета либо показаний денежных оборотов в книге кассира в день совершения операции являются несвоевременным оприходованием наличных денег юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем (п. 57 Инструкции № 107).
Если в организацию поступают наличные деньги за реализацию товаров (работ, услуг), то их прием должен осуществляться с использованием кассового оборудования в порядке, определенном постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 «Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр и выпуске в обращение кассового оборудования». В этом же документе приведены случаи, когда выручку от реализации можно принимать без кассового оборудования.
В иных случаях, например, при оприходовании в кассу денег, полученных из банка, организация оформляет приходный кассовый ордер, форма и порядок оформления которого установлен в Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 (далее – Инструкция № 38).
Наличные денежные средства выдаются из касс организаций на следующие цели:
– на выплату средств на оплату труда, алиментов, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий и вознаграждений физическим лицам;
– под отчет на хозяйственные, операционные либо командировочные расходы;
– по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, и другие подобные цели.
Выдача наличных денег из касс организаций производится:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2 (по форме согласно приложению 3 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38);
– платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям), без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 27 Инструкции № 107).

Бюджетные организации в случае наличия у них различных источников поступления денежных средств расходные кассовые документы составляют по каждому источнику в отдельности.
На общую сумму наличных денег, выданных по нескольким платежным ведомостям, допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность (справку, подтверждающую личность), и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Выдача организациями наличных денег своим работникам может производиться при предъявлении удостоверения, выданного организацией, при наличии фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати организации, выдавших удостоверение.
Платежная ведомость выписывается вручную либо оформляется с помощью технических средств с указанием общей суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя наличных денег цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.
Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо в отдельности, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям).
Выдача наличных денег производится кассиром только лицам, указанным в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, предусмотренных законодательством, либо в доверенности, при предъявлении документов, определенных в п. 28 Инструкции № 107.
Процедура регистрации приходных и расходных ордеров в журнале предусмотрена п. 49 Инструкции № 107. При этом в настоящее время необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров до передачи их в кассу в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров определяется организацией самостоятельно (т.е. обязательной не является).
Таким образом, процедура выплаты наличных денег по расходным кассовым ордерам включает следующие шаги:
1) расходный кассовый ордер выписывается вручную либо оформляется с помощью технических средств в 1 экземпляре работником бухгалтерии;
2) заполненный расходный кассовый ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченное руководителем лицо;
3) до поступления в кассу РКО регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях (если организация приняла решение о ведении такого журнала). При выдаче наличных денег по платежной ведомости расходный кассовый ордер оформляется и регистрируется после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости;
4) зарегистрированный расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения;
5) наличные деньги отдельному лицу кассир выдает после предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. При этом кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером соответствующих реквизитов расходного кассового ордера: наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность получателя, кем и когда документ выдан;

6) получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой расписывается в получении денег. При этом возможны варианты:
– если расходный кассовый ордер выписан вручную, то получатель кроме подписи прописью указывает полученную сумму;
– если расходный кассовый ордер оформлен с помощью технических средств, то все реквизиты ордера и сумма получаемых наличных распечатываются, а получатель проставляет только свою подпись;
7) подписанный расходный кассовый ордер получатель передает кассиру;
8) кассир подписывает расходный кассовый ордер.
Платежные ведомости выписываются либо оформляются с помощью технических средств или от руки с указанием итоговой суммы цифрами и прописью:
– в графе напротив фамилии, имени, отчества получателя цифрами проставляется сумма причитающихся к получению денег;
– на титульном (заглавном) листе платежной ведомости должна быть разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или уполномоченных ими лиц с указанием сроков выдачи и суммы прописью.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели должны предъявить документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и собственноручно шариковой ручкой или чернилами расписаться в получении денег в соответствующей графе платежной ведомости. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости в ней не указываются:
– сумма прописью;
– данные документа, удостоверяющего личность получателя (доверенности).
При оформлении приходных и расходных кассовых ордеров необходимо помнить:
1) приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера заполняются бухгалтерией четко и ясно шариковой ручкой или чернилами. Подчистки, помарки или исправления (пусть и оговоренные) в этих документах не допускаются;
2) в ордерах обязательно указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы;
3) наличные деньги принимаются и выдаются по кассовым ордерам в день их составления. После получения или выдачи денег кассир подписывает ордера;
4) выдача ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещена;
5) выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира в соответствии с законодательством;
6) наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы.
Кроме этого, при получении приходных и расходных кассовых ордеров, а также платежных ведомостей кассир обязан проверить:
– наличие на приходном кассовом ордере подписи главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем;
– наличие на расходном кассовом ордере, платежной ведомости подписей руководителя, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных;
– правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов документа, удостоверяющего личность (справки, подтверждающей личность) получателя;
– наличие прилагаемых документов.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления. Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег (п. 48 Инструкции № 107).

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 17 января 2020 г.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Содержание

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2020 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2020 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

  • подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
  • записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
  • сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
  • проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

  • соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Вопрос: Организация открыла не имеющее самостоятельного баланса обособленное подразделение (филиал) в том же субъекте РФ, где находится головная организация. Правомерно ли вести две отдельные кассовые книги, учитывая отдаленность филиала и невозможность сдавать ежедневно выручку в кассу головной организации? Могут ли остатки по кассам головной организации и филиала быть в пределах лимита, установленного для них банком, или остаток в обеих кассах не должен превышать лимита головной организации?
Ответ: Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок), каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. При этом для организаций, имеющих филиалы, упомянутый Порядок исключений не устанавливает.
Согласно п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), на текущий момент законодательно не определен.
В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
При приеме и выдаче денежных средств обособленное подразделение, являясь частью организации, должно оформлять приходные или расходные кассовые ордера (п. п. 13, 14 Порядка).
В соответствии с п. 21 Порядка кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке. Кассовые ордера регистрируются в журналах регистрации приходных и расходных ордеров.
По нашему мнению, наиболее подходящий вариант в данной ситуации заключается в использовании составной нумерации приходных и расходных кассовых ордеров. То есть номер кассового ордера будет состоять из двух частей. Его первая часть будет идентифицировать обособленное подразделение организации, а вторая часть — порядковый номер кассового ордера в этом подразделении. Например, в обособленном подразделении организации выписан расходный кассовый ордер N Б/11, где Б — это код подразделения, 11 — номер самого кассового ордера. Выбрав такой вариант заполнения кассовых ордеров и закрепив его в учетной политике, организация обеспечит правильность нумерации кассовых документов.
Более того, законодательство позволяет компаниям иметь так называемую операционную кассу (Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»).
Руководствуясь данным Приказом, в учетной политике можно установить, что основная касса организации будет находиться по месторасположению головной организации, а в местах расположения обособленных подразделений открываются операционные кассы. Кассиры операционных касс ведут кассовые книги по форме N КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. При этом в учетной политике нужно обязательно отразить регулярность передачи остатков наличности и кассовых документов из операционных касс обособленных подразделений в кассу головной организации. К примеру, если невозможно ежедневно сдавать наличность и кассовые документы в кассу головной организации, то это делается еженедельно или ежемесячно.
В каждом обособленном подразделении составление кассовых документов, заполнение кассовой книги, выведение остатка наличных денег в кассе и сверка его с установленным лимитом кассы должны производиться ежедневно на конец рабочего дня. При этом обособленное подразделение ежедневно должно передавать в головную организацию информацию о произведенных кассовых операциях в подразделении посредством коммуникативных каналов связи.
Что касается лимита остатка денежных средств в кассе по окончании дня, то на основании п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утвержденного Решением Совета директоров Банка России, по предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. В расчет лимита нужно включить обороты наличных денег в целом по организации с учетом обособленных подразделений.
Д.С.Петряков
Консалтинговая группа «Аюдар»
24.09.2007

Чтобы понять, когда может понадобиться делегирование права подписи кассовых документов, считаем целесообразным напомнить еще раз, что считается оприходованием наличности.

Оприходование наличности

Согласно п. 11 Положения № 1481 наличность, поступающая в кассы, оприходуется в день ее получения в полной сумме. При этом важно учесть, что считается оприходованием наличности.

1 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Предприятия и обособленные подразделения с применением РРО и ведением кассовой книги. Для них оприходованием наличности считается осуществление учета наличности в полной сумме в день ее фактических поступлений в кассовой книге на основании ПКО (абз. 2 п. 11 Положения № 148). Иначе говоря, оформление ПКО и кассовой книги в день фактического получения наличности является обязательным для предприятий и обособленных подразделений с кассовой книгой.

Обособленные подразделения, которые проводят расчеты через РРО без ведения кассовой книги. Для них оприходованием наличности считается обеспечение хранения ежедневных Z-отчетов в электронной форме в течение 1095 дней (п. 44.3 НКУ)2 и внесение информации на основании Z-отчетов в соответствующие книги учета (КУРО — в случае ее использования) (абз. 3 п. 11 Положения № 148). То есть основанием для оприходования наличности служит Z-отчет. Без Z-отчета, сформированного днем поступления наличности, такая наличность не будет считаться своевременно оприходованной.

2 Напомним, что эту задачу выполняют сами РРО (кроме автоматов по продаже товаров/услуг), о чем подробнее вы могли прочесть в статье «Как хранить Z-отчеты в электронном виде» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 50).

Внимание! Второе условие для оприходования — «внесение информации на основании Z-отчетов в соответствующие книги учета (КУРО — в случае ее использования)» налоговики поняли превратно . В свое время мы высказывали предположение, что это условие касается лишь случаев выхода из строя РРО или отключения электроэнергии.

Ведь только в этом случае согласно последней редакции Порядка № 5473 (п.п. 6 п. 4 разд. II) требуется заполнение КУРО.

3 Порядок регистрации и ведения расчетных книжек, книг учета расчетных операций, утвержденный приказом Минфина Украины от 14.06.2016 г. № 547.

Но налоговики пишут, что запись в КУРО в интересующем нас случае (обособленное подразделение с РРО, но без кассовой книги) также является обязательным условием для оприходования . То есть, по логике налоговиков, нужно продолжать делать ежедневные записи в разделе «Облік руху готівки та сум розрахунків» КУРО в старом порядке (если от применения КУРО вообще не отказались). НБУ, похоже, придерживается аналогичной позиции (о чем в отдельном материале номера).

Письма ГФСУ: от 19.03.2019 г. № 1112/6/99-99-14-05-01-15/ІПК; от 05.03.2019 г. № 904/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

При этом:

1) если обособленное подразделение (без кассовой книги) самостоятельно сдает выручку в банк / инкассаторам, то фактически такая наличность пройдет мимо кассовой книги предприятия, так как поступит ему в безналичной форме. То есть Z-отчет (и, как настаивают фискалы, запись на его основании в КУРО) будет считаться оприходованием наличности. И в этом случае вопрос с делегированием права подписи в ПКО, если режим работы предприятия и подразделения не совпадает, не возникнет;

2) если обособленное подразделение сдает выручку напрямую в кассу головного предприятия, то

Согласно п. 15 Положения № 148 обособленные подразделения предприятий имеют право сдавать выручку (1) непосредственно в кассу юридического лица или (2) в банк или небанковское финучреждение, которое имеет лицензию на перевод денег в нацвалюте.

— если графики работы головного предприятия и обособленного подразделения совпадают, то, помимо Z-отчета и записи в КУРО в обособленном подразделении, наличность должна быть оприходована и в кассе предприятия в полной сумме в день ее получения. То есть в этот же день должен быть оформлен ПКО и сделана запись в кассовой книге;

— не совпадают — п. 40 Положения № 148 разрешает в таком случае внутренним документом предприятия (что можно сделать в порядке оприходования наличности, разработанном для обособленного подразделения) определить порядок взаимодействия обособленного подразделения и бухгалтерии предприятия. К примеру, в нем можно прописать, что наличность будет сдаваться в кассу предприятия на следующий рабочий день по графику работы предприятия-юрлица. В таком случае для обособленного подразделения важно сформировать Z-отчет в день получения наличности (и, как требуют фискалы, сделать запись в КУРО), а сама «наличность» будет «ночевать» в ящике РРО. А ПКО и запись в кассовой книге будут сделаны кассиром предприятия-юрлица уже на следующий рабочий день по графику работы предприятия.

Важно прописать эти условия в порядке оприходования наличности.

Если вы очень осторожный плательщик и хотите, чтобы наличность была оприходована в кассе предприятия в день ее получения, то тогда важно правильно установить график работы кассира и делегировать право подписи в ПКО «за главбуха» (о чем мы поговорим далее).

Говоря об обособленных подразделениях, стоит отметить, что Положение № 148 теперь под обособленными подразделениями понимает не только филиалы, представительства, отделения, но и другие структурные подразделения (стационарные или передвижные), где реализуются товары, предоставляются услуги и осуществляются расчетные операции. То есть любая торговая точка в терминах Положения № 148 может быть признана обособленным подразделением.

Для субъектов хозяйствования (юрлица, обособленные подразделения, ФЛП), которые ведут расчеты с применением КУРО вместо РРО. Оприходованием наличности считается внесение данных расчетных квитанций в КУРО.

Для ФЛП. Оприходованием наличности считается оприходование и учет полученных доходов, которые осуществляются в книгах учета доходов (доходов и расходов) в порядке, определенном НКУ4.

4 Вникнуть глубже в вопрос оприходования налички ФЛП вам поможет статья «Вникаем в новые правила оприходования налички у предпринимателей» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 9).

Кто должен подписывать кассовые ордера?

Приходный кассовый ордер (ПКО) должен подписываться:

1) главным бухгалтером или другим лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 25 Положения № 148);

2) кассиром (п. 34 Положения № 148).

Расходный кассовый ордер (РКО) подписывается:

1) директором предприятия (п. 26 Положения № 148). Подпись руководителя предприятия на РКО необязательна, если на приложенных к РКО документах, заявлениях, счетах есть его разрешительная надпись;

2) главбухом или другим уполномоченным руководителем предприятия лицом (п. 26 Положения № 148);

3) кассиром (п. 34 Положения № 148).

Ну и, конечно же, РКО должен обязательно содержать подпись получателя (п. 27 разд. III Положения № 148).

Сумма наличности по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя, прибавляется к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором оформлены указанные расходные документы, и в дальнейшем указанная сумма не берется для расчета сверхлимитных остатков наличности.

При этом важно! Согласно п. 451 Положения № 148 руководитель предприятия имеет право внутренним распорядительным документом определить перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы с целью обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля. Эта норма прямо закрепляет право руководителя предприятия делегировать право подписи в кассовых документах «за главбуха», «за кассира» и даже за самого «руководителя».

Какие ошибки в подписании могут быть опасными?

1. Фискалы всегда проверяют, мог ли физически «подписант» поставить подпись на кассовом ордере в день, которым оформлен кассовый ордер. Делают они это легко — по табелю учета рабочего времени. То есть если согласно табелю учета рабочего времени главбух, например, находился в отпуске, но им в этот день подписан ПКО, то фискалы посчитают, что ПКО не мог быть выписан датой получения наличности и соответственно посчитают наличность несвоевременно оприходованной.

А это сразу — 5-кратный штраф от суммы неоприходованной наличности.

Или если, например, у главбуха 8-часовой рабочий день (с 9:00 до 18:00), а по данным Z-отчета наличность могла быть физически оприходована только, к примеру, в 22:00, то наличку также не признают оприходованной в день ее фактического поступления, если ПКО подписал главбух (так как главбух не мог физически подписать ПКО в 22:00, поскольку он работает до 18:00).

Соглашаются с этим и суды . Ярким примером может стать «свежее» решение Второго апелляционного админсуда от 24.04.2019 г. по делу № 520/11526/18. Фискалы настаивали на том, что предоставленные к проверке ПКО не могли быть подписаны датами, которыми они выписаны, так как главбух отсутствовал на рабочем месте, о чем свидетельствуют табели учета рабочего времени.

И суд первой инстанции, и апелляционный суд поддержали фискалов в правомерности применения штрафных санкций к предприятию за несвоевременное оприходование наличности.

Следовательно, для избежания таких ситуаций важно правильно оформить «делегирование» права подписи кассовых документов на случай, когда главбух/кассир/директор физически не могут их подписать (о таком делегировании — чуть ниже).

Причем, как следует из материалов дела, предприятие вело дополнительные табели учета рабочего времени, в которых было зафиксировано, что главбух работал в те дни, которыми были подписаны ПКО. Однако суды не приняли во внимание эти дополнительные табели в счет, поскольку об этом не было никаких отметок в основном табеле учета рабочего времени. Видно, субъект хозяйствования таким образом пытался и на случай чего сразу (1) отбиться от претензий фискалов о невозможности подписания главбухом ПКО и (2) не нарваться на претензии «трудовиков» о несоблюдении трудовых прав работников. Но такая «хитрость» не помогла.

2. Вторая ошибка — когда подпись в кассовом ордере ставит лицо, которому вместо главбуха/директора/кассира делегировали право подписи, но при этом стоит Ф. И. О. директора/главбуха/кассира. То есть фактический подписант и его Ф. И. О, указанные в кассовом ордере, не совпадают. Поэтому если делегируете право подписи другим лицам, и именно они подписывают кассовый документ, — не забывайте менять настройки в программном обеспечении.

Внимание! Менять должность «директор», «головний бухгалтер», «касир» в кассовом ордере или дописывать дополнительно должность лица, которому делегировали право подписи, не нужно.

Как делегировать право подписи в кассовом документе?

Вопрос о делегировании права подписи кассового документа может стать актуальным:

— заместитель директора (у которого в должностной инструкции прямо прописано, что он заменяет директора);

— заместитель бухгалтера (который согласно должностной инструкции заменяет главного бухгалтера);

— в должностной инструкции, к примеру, главного бухгалтера или другого бухгалтера указано, что он заменяет кассира в случае его отсутствия),

то проблем никаких нет.

Именно эти лица будут тогда ставить свои подписи «за главбуха», «директора», «кассира». Причем поскольку такие обязанности прописаны в должностной инструкции, то никакие доплаты им делать не нужно.

Либо же руководитель предприятия приказом назначает лицо, которое будет «заменять» отсутствующего работника, и тогда ему производится доплата как за временное заместительство (в размере разницы между его фактическим окладом и должностным окладом (без персональной надбавки) работника, которого он замещает;

При этом если такой работник будет заменять кассира, с ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 45 Положения № 148).

2) когда (1) не совпадают графики необособленного подразделения предприятия и самого предприятия или (2) предприятия и обособленного подразделения без кассовой книги (если оно сдает выручку в кассу предприятия и предприятие не оставляет «ночевать» наличность в ящике РРО).

Если в штате есть должность кассира, как правило, в этом случае прописывают особый график работы кассира — так, чтобы рабочие часы кассира «захватывали» и период закрытия торговой точки и он мог оприходовать наличность в кассе предприятия. Но стоит отметить, что устанавливать график работы кассира, к примеру с 9:00 — 12:00 и с 19:00 — 22:00, не желательно. Ведь согласно ст. 60 КЗоТ рабочий день работника может быть поделен на части только на работах с особыми условиями и характером труда в порядке и случаях, предусмотренных законодательством. Учитывая, что этот вопрос не очень урегулирован законодательством, если нужно, чтобы кассир предприятия работал и в основное время работы предприятия, по возможности, лучше ввести в штат тогда еще одну должность кассира (к примеру, на 0,01 ставки) и принять этого же кассира по совместительству (т. е. это уже будет работа в свободное от основной работы время — сверх основного времени).

Кассиру можно делегировать и право подписи кассовых документов «за главного бухгалтера» во внерабочее время главного бухгалтера. Причем доплату (за то, что он будет подписывать документы «за главбуха») производить не нужно. Ведь он не будет выполнять функции главного бухгалтера, а ему просто будет делегировано право подписи в определенное время кассового документа за главного бухгалтера.

А можно ли возложить функции кассира, к примеру, на администратора зала? Если на предприятии есть должность кассира, то нежелательно. Иначе возникнет вопрос о том, как определить такую функцию (выполнение обязанностей кассира) в качестве должностной обязанности администратора и оплаты ему такой работы. Теоретически можно было бы ввести в штат еще одну должность кассира (к примеру, на 0,01 ставки) и считать это совмещением для администратора зала, но, учитывая, что, скорее всего, администраторы зала будут чередоваться (по графику сменности), этот вариант не совсем подходит. Если же, к примеру, в точке (подразделении) есть свой кассир (т. е. есть кассир предприятия и есть, к примеру, кассир торгового зала), то, учитывая, что это родственные должности, лучше поручить обязанности по оприходованию наличности кассиру торгового зала — ему можно прописать такие обязанности в должностной инструкции.

Если же должности кассира нет на предприятии вообще, то делегировать в принципе эти функции можно любому работнику, заключив с ним договор о полной материальной ответственности. В таком случае функции кассира следует прописать в должностной инструкции назначенного работника. То есть, по сути, расширить его должностные обязанности. Если вы решили так сделать, следует учесть, что это «расширение» будет изменением существенных условий труда. А значит, придется предупредить работника об этом за два месяца (ст. 32 КЗоТ). Но в таком случае ничего доплачивать работнику за «дополнительную» нагрузку не придется. Ведь это будет часть его должностных обязанностей5.

5 Детали можете найти в статье «Если бухгалтер выполняет функции кадровика» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19).

Конечно же, в идеале лучше, чтобы этот работник был назначен из числа тех профессий из Порядка № 4476, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Администратор зала может входить в перечень таких лиц.

6 Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24.

Ниже приведем образец формулировки приказа, которым делегируется право подписи кассовых документов.