Виды экономической информации в системе хозяйственного учета

Управление организацией невозможно без разнообразной информации. В широком смысле под информацией понимаются любые сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления (ст. 2 Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ). Организационно-упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, образует информационную систему.

Информацию, необходимую для управления организацией (управленческую информацию) можно классифицировать по различным признакам. Так, в зависимости от места формирования информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация – это сведения, которые формируются в информационной системе организации. Она доступна руководителям и специалистам , но всегда требует определенных затрат на её получение.

Внешняя управленческая информация формируется во внешней среде организации. Это сведения о различных аспектах экономической, политической, социальной и других сферах жизни общества. Она может быть получена бесплатно, но нередко стоит очень дорого. Точная и своевременная внешняя информация часто бывает труднодоступна. Каналы получения внешней управленческой информации – данные статистики, средства массовой информации, компьютерные сети, собственные исследования рыночной конъюнктуры, цен и товаров конкурентов, тенденций развития науки и техники и т. п.

По форме выражения управленческая информация может быть количественной и качественной. Качественная информация – это визуальные впечатления, слухи, мнения, формируемые средствами массовой информации, складывающиеся в результате переговоров, личных контактов и т. п. Отличительным свойством такой информации является то, что она почти не поддается формализации, т. е. числовому выражению.

Количественная информация выражается показателями, принимающими то или иное конкретное числовое значение.

В зависимости от того, какую сторону объекта она отражает, информация, может быть экономической, технической (конструкторско-технологической), маркетинговой, организационно-правовой, кадровой, экологической, социальной и др.

Экономическая информация отражает экономические процессы и экономическое состояние объекта и его внешней среды. Экономическую информацию можно подразделить на нормативно-справочную, плановую и учетную информацию.

Нормативно-справочная информация представляет собой материальные и трудовые нормы, нормативы, налоговые ставки, ставки банковских процентов, цены, курсы валют и другие данные, которые какое-то время сохраняют свою стабильность. Они используются для подготовки плановой и учётной информации. Состав внутренней нормативно-справочной информации на предприятии определяется видом и составом выпускаемой продукции, технологией и организацией производства, типом производства по степени его массовости, внутрипроизводственным разделением труда и другими факторами.

Плановая экономическая информация характеризует будущие параметры хозяйственной деятельности и экономического состояния организации. Она формируется в процессе технико-экономического и оперативно-производственного планирования.

Учётная экономическая информация отражает прошлую хозяйственную деятельность и прошлое экономическое состояние организации. Она формируется в учётной системе организации, состоящей из трёх основных видов хозяйственного учёта: оперативного, финансового и управленческого учёта.

Состав экономической информации и структура хозяйственного учёта в организации схематично показаны на рис. 2.

Оперативный учет обеспечивает управленческий персонал информацией о движении материальных ценностей, объёмах выпускаемой продукции, её отгрузке покупателям, о наличии материально-производственных запасов и т. п. Источниками такой информации могут быть как первичные бухгалтерские документы, так и данные, полученные в устной форме, по телефону, телефаксу, из компьютерной сети. Оперативный учёт ведется не всегда систематически, может прерываться во времени и возникать по мере необходимости в нём. Оперативный учёт называется также первичным учётом, так как он обеспечивает исходной (первичной) информацией финансовый и управленческий виды учёта, в которых формируется итоговая информация, направляемая пользователям.

Финансовый

учёт

Производственный

учёт

Рис. 2. Взаимосвязь экономической информации и видов хозяйственного учёта

(Пунктирными линиями на схеме показаны информационные потоки)

Финансовый учёт ведется по общим для всех организаций правилам. Он обеспечивает информацией преимущественно внешних пользователей. Внешними пользователями информации являются представители налоговых органов и внебюджетных фондов, органы государственной статистки, кредиторы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, акционеры и работники предприятия. Данными финансовой отчётности пользуются также высшие менеджеры и участники организации, которые являются внутренними пользователями.

Управленческий учёт необходим менеджерам в процессе управления организацией. Большой объём первичной оперативной информации не позволяет менеджерам вовремя её осмыслить, проанализировать и использовать в своей работе. Им нужны краткие обзоры, аналитические расчёты для различных целей и уровней управления.

Управленческий учёт и финансовый учёт – это две составные части бухгалтерского учёта, который представляет собой основу всей информационной системы организации. Он изучает количественную сторону хозяйственных явлений в неразрывной связи с их качественной стороной путем сплошной, непрерывной, документально обоснованной и взаимосвязанной регистрации хозяйственных фактов, как в денежном измерении, так и в натуральных показателях. По оценкам специалистов, на долю бухгалтерского учёта приходится около двух третей всей экономической информации, формируемой в организациях.

В составе бухгалтерского учёта выделяют производственный учёт, который включает учёт затрат на производство и калькулирование отчётной себестоимости продукции. Большей своей частью производственный учёт входит в состав управленческого учёта, а в части учёта затрат относится также к финансовому учёту, что отражено на рис. 2.

В последние два десятилетия из финансового учёта выделился налоговый учёт. Его выделение и обособление объясняется различием правил учёта расходов в бухгалтерском учёте и для целей налогообложения прибыли. Взаимосвязь между видами учёта показана также на рис. 3.

Рис. 3. Взаимосвязь видов хозяйственного учёта

Обозначения: УУ – управленческий учёт; ПУ – производственный учёт; ФУ – финансовый учёт; НУ – налоговый учёт

Управленческий учёт пришел в Россию в основном из англо-американской традиции, поэтому широкое распространение получили у нас англоязычные термины. Многочисленные переводы и пересказы англоязычных первоисточников, которых было очень много издано за последние три десятилетия, пестрят англицизмами даже там, где есть однозначно трактуемые и традиционно используемые в отечественной учётной практике русскоязычные аналоги. Такая терминологическая путаница требует некоторых комментариев .

В английском языке есть несколько терминов, касающихся учёта и учётной работы. То, что в русском языке обобщенно называется учётом, имеет как минимум три англоязычных аналога. Они отражают не только частные аспекты этой деятельности, но и три уровня освоения учётной профессии.

Bookkeeping – счетоводство, ведение учётных записей. Соответственно bookkeeper – это бухгалтер-счетовод, кассир или бухгалтер-операционист.

Accounting – оперирование бухгалтерской информацией, ведение бухгалтерского учёта на уровне всего предприятия. Accountant – это уже «настоящий» бухгалтер, обладатель профессиональных дипломов, который способен не просто регистрировать факты хозяйственной жизни, но и формировать отчётность в соответствии с теми или иными принципами. Accounting — ёмкое экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство – ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми правилами. На основе счетоводства формируется информационная база, необходимая каждому предприятию в условиях рыночной экономики (рис. 4).

Рис. 4. Слагаемые эккаунтинга

Accountancy – бухгалтерский учёт как система специальных знаний, концепций, принципов и методов. Это Учёт с большой буквы, из которого выделились учёт управленческий (Management accounting) и учёт финансовый (Financial accounting). Эти направления в США и Великобритании формируют два почти независимых профессиональных сообщества. Для того чтобы заниматься каким-либо из двух видов профессиональной деятельности, нужно сдать специальный экзамен и получить соответствующую квалификацию. Для карьерного роста в крупной компании, скорее всего, нужно сдать оба эти экзамена.

Costing – учёт затрат, соответствующий производственному учёту в российской практике.

Controlling – немецкая концепция производственного учёта, делающая упор в первую очередь на контроль за поведением и общим уровнем затрат и уже во вторую очередь — на калькулирование себестоимости продукции. Примерно в таком же значении этот термин употребляется и в англоязычной литературе. В отечественных изданиях его содержание размыто, под контроллингом понимают и управленческий учёт в целом, и учёт затрат, и контроль как управленческую функцию, и мониторинг,

В учебниках в составе системы хозяйственного учёта часто указывают статистический учёт, который характеризует явления массового характера и ведётся в общегосударственном масштабе. В системе управления предприятиями он не играет заметной роли. Предприятия и организации представляют органам статистики специальную статистическую отчётность, данные которой формируются в информационных системах этих хозяйствующих субъектов.

Следует отметить, что автоматизация учётных процедур стирает границы между различными видами учёта. Сейчас все виды учёта и другой экономической работы в организациях служат, прежде всего, целям управления этими организациями. Главные бухгалтеры все в большей мере становятся финансовыми менеджерами, т. е. в первую очередь специалистами по управлению, и уже во вторую очередь – специалистами по учёту.

(К предыдущему разделу…) | Оглавление

Оперативный учет — это довольно общее понятие, под которым скрывается множество различных видов учета.

Под оперативным учетом будем понимать отражение в системе фактов финансово-хозяйственной деятельности в виде первичных документов, а также оперативную отчетность на основе вводимых данных. Слово оперативный тут используется в смысле: «необходимый для текущей работы”.

Потребителями оперативного учета являются сотрудники, отвечающие за вводимые документы и за автоматизированные процессы.

Типичный пример оперативного учета — складской учет. Он оперативный, потому что результаты этого учета (отдельные документы, реестры накладных, остатки товаров на складе и т.п.) необходимы кладовщикам, менеджерам по продажам и другим сотрудникам в их оперативной работе.

Правильный подход к оперативному учету при комплексной автоматизации следующий: документы в систему вводит и отвечает за корректность их ввода тот, кто отвечает за первичные документы. То есть, в случае складского учета, приходные и расходные накладные в автоматизированную систему вводит кладовщик, и он же отвечает за корректность остатков на складе, получившихся в результате ввода документов.

Учет закупок, то есть учет поступлений ТМЦ, оплат поставщикам, взаиморасчетов с поставщиками — это тоже оперативный учет. В зависимости от нюансов организации работы в конкретном предприятии, учет закупок может вестись бухгалтерией в составе бухгалтерского учета, но чем больше компания и сложнее логистические процессы, тем более целесообразно ведение учета закупок отделом снабжения (или логистики, или еще как-то, структуры везде разные)

Аналогичная ситуация с автоматизацией учета продаж. Это тоже оперативный учет: отгрузки, оплаты, дебиторка и т.д. Учет продаж бывает довольно развитый, с множеством дополнительной информации о товарах, покупателях, продавцах и в различных аналитических разрезах. Учет продаж — это как раз тот случай, когда целесообразно в той же системе, что учет, автоматизировать и планирование продаж. Продажи планируются также в аналитических разрезах, из числа тех аналитик, в которых ведется учет (Например, регион, продавец, товарная группа и т.п. для оптовых продаж).

Еще один пример оперативного учета — кадровый учет, то есть ввод документов о приеме на работу, увольнениях, перемещениях, отпусках и т.д. С кадровым учетом связано и кадровое планирование — работа с вакансиями (планирование приема на работу), планирование и учет обучения, аттестаций персонала и т.п.

Отдельно стоит упомянуть еще и производственный учет. Тема производственного учета и планирования настолько обширна, что даже просто перечислить все разделы производственного учета, не забыв ничего важного — невозможно. Поэтому, скажем так, что к производственному учету в числе всего прочего относится: работа с калькуляциями готовой продукции и полуфабрикатов, списание материалов в производство, выпуск полуфабрикатов и готовой продукции, учет энергозатрат на производство, учет прямых затрат на оплату труда и т.д., и т.п.. Планирование производства производится как на длительные периоды (производственный план на месяц по видам продукции), так и оперативное планирование (задание на производственную смену).

Учет движения денежных средств также относится к оперативному учету. В больших компаниях этот учет ведется, как правило, не бухгалтерией, а казначейством — подразделением финансового департамента.
Список бизнес-процессов, для которых необходимо автоматизировать оперативный учет и планирование можно продолжать и дальше. Все зависит от отрасли, в которой работает предприятие, его размера, и множества внутренних факторов.

На автоматизации описанных выше бизнес-процессов, то есть, другими словами, на автоматизации оперативного учета и планирования, фокусируется большинство современных ERP-систем. И это действительно правильный фокус, поскольку оперативный учет не только отражает основные бизнес-процессы предприятия, но и (забегая вперед) является основным источником данных как для регламентированного учета, так и для управленческого.

Бухгалтерский учет является достаточной строгой дисциплиной. Строгой в том смысле, что существуют определенные принципы ведения учета, несоблюдение которых может привести к тому, что его данные будут недостоверными, неполными, непонятными пользователям бухгалтерской информации, а ведь на ней строится управление как отдельно взятым предприятием, так и страной в целом.

Так, в процессе многовекового становления бухгалтерского учета были определены такие принципы бухгалтерского учета:

  • начисления;
  • непрерывности;
  • понятности;
  • существенности;
  • значимости;
  • достоверности и правдивости;
  • объективности;
  • осмотрительности;
  • завершенности;
  • сопоставимости;
  • последовательности;
  • единства денежного измерения;
  • конфиденциальности.

Принцип начисления

Один из основополагающих принципов. Все операции в бухгалтерском учете должны отображаться в момент их совершения, а не тогда, когда произойдет ожидаемое от этой операции действие. К примеру, вы отгрузили товар покупателю. Эта операция подлежит отображению в бухгалтерском учете уже в момент отгрузки, а не тогда, когда поступит ожидаемая прибыль.

Принцип непрерывности

Бухгалтерский учет может вестись только на том предприятии, которое видит себя действующим в обозримом будущем и не собирается прекращать деятельность.

Принцип понятности

Учет должен вестись так, чтобы его данные были понятны пользователю информации. С этой целью разработан единый порядок записи операций.

Принцип существенности

Информация бухгалтерского учета представляет собой большую ценность, поэтому при ведении учета следует заботиться о том, чтобы она подавалась по существу и представляла собой интерес для пользователя.

Принцип значимости

Этот принцип дополняет предыдущий – вся информация бухгалтерского учета должна не только подаваться по существу, но быть полезной и значимой для управления, оценки и анализа финансовой, операционной, хозяйственной деятельности.

Принцип достоверности и правдивости

Учетная информация должна подаваться без предвзятости и не может содержать ошибок.

Принцип объективности

Все без исключения проходящие на предприятии операции должны найти отображение в бухгалтерском учете и подтверждаться документально.

Принцип осмотрительности

Проводить оценку в процессе бухгалтерского учета следует с осторожностью – доходы и активы не могут быть завышены, а расходы, обязательства – занижены.

Принцип завершенности

Операция, отображенная в бухгалтерском учете должна быть логически завершенной и представленной в полном объеме.

Принцип сопоставимости

Поскольку бухгалтерский учет должен быть полезным для управления и анализа деятельности, его данные должны отображаться так из периода в период, чтобы их можно было сопоставить. С этой целью и разрабатываются унифицированные отчетные формы, учетная политика на предприятии.

Принцип последовательности

Несмотря на то, что у бухгалтерской отчетности существуют установленные сроки: месяц, квартал, декада, полгода и год, она должна быть последовательной из года, в год, с начала и до конца деятельности предприятия. Таким образом, как и при применении принципа сопоставимости можно отслеживать динамику развития предприятия и принимать на основании полученной информации необходимые управленческие решения.

Принцип единства измерения

Несмотря на то, что в процессе ведения деятельности информация поступает в денежных, натуральных и трудовых измерителях, ее сопоставление и анализ может проводиться только с использованием денежных показателей. Так реализуются и другие принципы, важные для принятия решений – принципы сопоставимости и последовательности.

Принцип конфиденциальности

Данные бухгалтерского учета представляют собой коммерческую тайну. Если исключения возможны, они оговариваются с бухгалтером заранее. За нарушение этого принципа в РФ предусмотрена административная и уголовная ответственность.
бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
На указанных выше принципах бухгалтерского учета строится нормативная и законодательная база РФ в этой сфере.

Хозяйственный учет делится на три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Оперативный учет осуществляется на местах совершения хозяйственных операций (в цехе, на складе, участке, в филиале). Поэтому его сведения ограничиваются рамками производства. Данные оперативного учета используются для повседневного текущего руководства и управления предприятием (учет численности работников, учет выработки, учет выпуска продукции, учет отгрузки и реализации продукции, наличия материальных запасов). Эти данные могут быть получены письменным образом, устно, по телефону. Оперативный учет непрерывен во времени.

Статистический учет (или статистика) изучает явления, носящие массовый характер в области экономики, культуры, образования, науки и пр. Она готовит и собирает информацию о состоянии экономики, движении рабочей силы, товарной массе, о численности и составе населения, складывающихся ценах на рынках труда, товаров, ценных бумаг с целью анализа и прогнозирования. Статистика применяет выборочный метод наблюдения и регистрации, проводит единовременный учет и перепись, использует данные оперативного и бухгалтерского учета.

Оперативный и статистический учет использует три вида измерителей:

1) натуральные измерители;

2) трудовые;

3) денежные.

Натуральные измерители определяют количество хозяйственных средств и выполненных работ (в килограммах, метрах, штуках и т. д.).

Трудовые измерители используются для соизмерения затрат рабочего времени (час, день, год и т. д.). На их основе нормируются задания, начисляется заработная плата, и рассчитывается производительность труда.

Денежный измеритель обобщающий, так как через рубли и другую валюту определяются объемы имущества предприятия, его затраты, ранее выраженные в натуральных и трудовых измерителях, составляются сметы, производственные задания, отчеты о балансе.

Бухгалтерский учет– непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия на основании документов в различных измерителях. Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимается обязательный учет всего имущества, всех видов производственных запасов, затрат, задолженности предприятия.

Непрерывность во времени требует постоянного наблюдения и записей в документах, совершающихся на предприятии фактов движения материальных ценностей, денежных средств, расчетов, фондов, кредитов. Каждый факт оформляется документом и называется хозяйственной операцией.

Взаимосвязанность– это отражение хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете, инициировано зависимостью совершающихся фактов между собой.

< Предыдущая