Виды справочных документов

Виды

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

  • письма;
  • докладные (служебные) и объяснительные записки;
  • сводки;
  • справки;
  • акты;
  • телеграммы и телефонограммы.

Особенности

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы:

  1. по способу документирования;

  2. по сфере использования;

  3. по наименованию;

  4. по содержанию;

  5. по характеру содержания;

  6. по месту составления;

  7. по грифу ограничения доступа (степени гласности);

  8. по происхождению;

  9. по юридической силе;

  10. по форме изложения (степени унификации);

  11. по срокам исполнения;

  12. по срокам хранения;

  13. по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

  1. рукописные;

  2. электронные;

  3. графические;

  4. кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

  1. организационно-распорядительные;

  2. финансово-бухгалтерские;

  3. научно-технические;

  4. документы по труду;

  5. отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

  1. первичные (содержащие исходную информацию);

  2. вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

  1. внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

  2. входящие (поступившие в организацию);

  3. исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

  1. открытые (несекретные документы);

  2. с грифом ограничения доступа.

    Работа с документами ДСП>>

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

  1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

  2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

  1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

  2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

  3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

  4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

  5. выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

  6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По&nbsp форме изложения (степени унификации):

  1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

  2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

  3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

  4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

  5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

  1. срочные (с указанным сроком исполнения документа);

  2. несрочные.

По срокам хранения различают документы:

  1. временного хранения (до 10 лет);

  2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

  3. постоянного хранения.

По степени обязательности:

  1. информационные (содержащие сведения и факты);

  2. директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:

  1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

  2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

  3. информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.