Виды
Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:
- письма;
- докладные (служебные) и объяснительные записки;
- сводки;
- справки;
- акты;
- телеграммы и телефонограммы.
Особенности
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.
Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.
ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.
Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.
Все документы подразделяются на следующие группы:
-
по способу документирования;
-
по сфере использования;
-
по наименованию;
-
по содержанию;
-
по характеру содержания;
-
по месту составления;
-
по грифу ограничения доступа (степени гласности);
-
по происхождению;
-
по юридической силе;
-
по форме изложения (степени унификации);
-
по срокам исполнения;
-
по срокам хранения;
-
по степени обязательности.
Виды документов внутри каждой группы:
По способу документирования различают документы:
-
рукописные;
-
электронные;
-
графические;
-
кино- и фотодокументы.
По сфере использования различают:
-
организационно-распорядительные;
-
финансово-бухгалтерские;
-
научно-технические;
-
документы по труду;
-
отчетно-статистические.
По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.
По характеру содержания:
-
первичные (содержащие исходную информацию);
-
вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).
По месту составления:
-
внутренние (разработанные и используемые внутри организации);
-
входящие (поступившие в организацию);
-
исходящие (отправляемые из организации).
По грифу ограничения доступа (степени гласности):
-
открытые (несекретные документы);
-
с грифом ограничения доступа.
Работа с документами ДСП>>
Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);
— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению различают:
-
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);
-
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе:
-
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
-
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
-
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
-
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
-
выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);
-
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По  форме изложения (степени унификации):
-
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);
-
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
-
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);
-
примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
-
унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения различают:
-
срочные (с указанным сроком исполнения документа);
-
несрочные.
По срокам хранения различают документы:
-
временного хранения (до 10 лет);
-
долговременного хранения (свыше 10 лет);
-
постоянного хранения.
По степени обязательности:
-
информационные (содержащие сведения и факты);
-
директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:
-
организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
-
распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
-
информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.