Восстановление кассового расхода

В текущем году казенное учреждение (не администратор доходов) произвело расходы за обучение сотрудника. В ученическом договоре (локальном) было установлено условие, что при увольнении работник возмещает казенному учреждению затраты на обучение в полном объеме. Работник при увольнении возместил в кассу данную сумму, далее средства были сданы на лицевой счет учреждения.
Как оформить данную операцию, какими бухгалтерскими проводками? Должны ли данные средства быть перечислены в бюджет, или казенное учреждение может использовать для своих целей?

24 января 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение сотрудником расходов на обучение в кассу учреждения отражается в бюджетном учете казенного учреждения путем начисления дохода по новому основанию с применением счета 0 209 34 000 «Расчеты по компенсации затрат».

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что при ведении бюджетного учета необходимо проводить четкую границу между «доходными» операциями и операциями по восстановлению кассовых выплат. Под «восстановлением кассовой выплаты», как правило, понимается поступление денежных средств, направленное на восстановление (компенсацию) конкретных кассовых расходов учреждения госсектора — денежные средства должны поступать от того юридического (физического) лица (контрагента), которому такая выплата была произведена ранее, и в рамках того же договора (в рамках той же операции).
Поэтому возмещение сотрудником стоимости обучения в качестве операции по восстановлению кассовых расходов рассматривать некорректно. В такой ситуации нет оснований для изменения бюджетного обязательства, принятого на основании договора (контракта) с образовательным учреждением.
В бюджетном учете казенного учреждения начисление задолженности сотрудника по возмещению стоимости за обучение следует отражать в учете путем начисления новых доходов, согласно новым основаниям. Расчеты с сотрудниками по компенсации расходов, осуществленных ранее учреждением госсектора, отражаются в учете с применением счета 209 30 «Расчеты по компенсации затрат» (п.п. 220, 221 Инструкции N 157н). В такой ситуации в 1-17 разрядах номера счета аналитического учета счета 1 209 34 000 отражаются код классификации доходов бюджета.
В соответствии с положениями Указаний N 65н доходы от компенсации затрат подлежат отражению по статье аналитической группы подвида доходов бюджетов 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ) и компенсации затрат» и подстатье 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ.
Как правило, доходы казенного учреждения сразу поступают на счет администратора доходов. Однако в данном случае сумма дохода из кассы была внесена на лицевой счет получателя бюджетных средств и, соответственно, не может быть отражена в разрезе доходных статей бюджетной классификации. Так, в соответствии с приложением 2 к Инструкции N 162н в 1-17 номерах счета 304 05 указываются либо код классификации расходов бюджетов (КРБ), либо код классификации источников финансирования дефицитов бюджетов (КИФ). Поэтому, несмотря на то, что в бюджетном учете казенного учреждения должна быть отражена доходная операция, поступление денежных средств в кассу, затем на лицевой счет получателя бюджетных средств, а также перечисление их в доход бюджета отражается с применением кода расходов.
Согласно Указаниям N 65н расходы на оплату договоров на оказание услуг по обучению (образовательных услуг) отражаются по элементу 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. В связи с этим в данной ситуации операции по возмещению средств в кассу учреждения с последующим внесением их на лицевой счет получателя бюджетных средств можно отразить с применением промежуточного КВР 244 и подстатье 226 КОСГУ.
Любые доходы казенного учреждения подлежат зачислению в соответствующий бюджет (смотрите, в частности, ст. 41, п.п. 2, 3 ст. 161 БК РФ, п. 4 ст. 298 ГК РФ). Соответственно, возмещенная сотрудником стоимость обучения должна быть перечислена в доход бюджета.
Таким образом, в соответствии с положениями Инструкции N 162н рассматриваемая в вопросе хозяйственная ситуация может быть оформлена следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет КДБ 1 209 34 560 Кредит КДБ 1 401 10 134 — отражена задолженность сотрудника в части возмещения стоимости обучения;
2. Дебет КИФ 1 201 34 510 (Уменьшение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 226) Кредит КДБ 1 209 34 660 — отражено поступление в кассу учреждения денежных средств в счет возмещения расходов;
3. Дебет КРБ 1 210 03 560 (Уменьшение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 226) Кредит КИФ 1 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 226) — осуществлен взнос наличных денежных средств на лицевой счет учреждения;
4. Дебет КРБ 1 304 05 226 Кредит КРБ 1 210 03 660 (Уменьшение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 226) — денежные средства поступили на лицевой счет получателя бюджетных средств;
5. Дебет КДБ 1 303 05 830 Кредит КРБ 1 304 05 226 — в доход бюджета перечислена сумма возмещения за обучение, ранее внесенная сотрудником в кассу учреждения;
6. Дебет КДБ 1 304 04 134 Кредит КДБ 1 303 05 730 — на основании Извещения (ф. 0504805) с соответствующими отметками администратора кассовых поступлений отражено поступление в доход бюджета суммы возмещения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

В соответствии с указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. № 74н, учреждение оплачивает услуги междугородней связи по статье 221 «Услуги связи». Денежные средства, внесенные сотрудником в кассу учреждения в возмещение стоимости личных переговоров, считаются восстановлением расходов и подлежат сдаче на лицевой счет учреждения также по статье 221 «Услуги связи». Согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н, указанные операции отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 1 401 01 221
«Расходы на услуги связи»
Кредит 1 302 04 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»
— отражены в учете расходы по услугам связи на основании предъявленных счетов;
Дебет 1 302 04 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»
Кредит 1 304 05 221
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»
— оплачены счета за услуги связи;
Дебет 1 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 1 401 01 221
«Расходы на услуги связи»
— внесены в кассу сотрудником учреждения денежные средства в возмещение произведенных расходов;
Дебет 1 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
— сданы денежные средства на лицевой счет учреждения, открытый в УФК, на восстановление кассового расхода;
Дебет 1 304 05 221
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»
Кредит 1 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
— зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения в восстановление кассового расхода.
Обратите внимание, что данными бухгалтерскими записями отражаются операции, произведенные в текущем финансовом году. Если поступает задолженность за предшествующий финансовый год, то она отражается как дебиторская задолженность прошлых лет.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях регулируется инструкцией, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н), а также инструкцией, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Из вопроса понятно, что по данным бухгалтерского учета взаиморасчеты учреждения с контрагентом закрыты. Вместе с тем, из акта контрольно-счетной палаты следует, что учреждение приняло к учету расходов больше, чем следовало, на сумму 9700 руб.

Согласно абз. 3 п. 18 Инструкции № 157н учреждению необходимо скорректировать принятые к учету расходы бухгалтерской записью по способу «красное сторно». При этом возврат дебиторской задолженности прошлых лет отражается на лицевом счете учреждения как восстановление кассового расхода с указанием тех же составных частей классификации расходов бюджетов, по которым ранее была отражена выплата.

В соответствии с законодательством у бюджетных учреждений не возникает обязанности по перечислению в доход бюджета сумм возврата дебиторской задолженности, образовавшейся за счет субсидии на выполнение задания (ч. 17 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ). Если же в учреждении будет принято решение о перечислении этих средств в бюджет, это приведет к увеличению расходных обязательств по статье 290 КОСГУ.

Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемая ситуация отражается следующим образом:

Дебет КРБ Х 109 ХХ 225 (Х 401 20 225) Кредит КРБ Х 302 25 730 – уменьшен методом «красное сторно» объем выполненных работ на сумму 9700 руб. (п. 128 Инструкции № 174н);

Дебет КИФ Х 201 11 510 (увеличение счета 17, КОСГУ 225) Кредит КРБ Х 302 25 730 – отражено поступление средств на лицевой счет в погашение выявленной дебиторской задолженности (данная операция отсутствует в Инструкции № 174н, поэтому ее следует согласовать с учредителем).

Согласно п. 365 Инструкции № 157н для учета возвратов дебиторской задолженности по расходам (поступлений от восстановления расходов) прошлых лет используется забалансовый счет 17.

Если возврат дебиторской задолженности осуществляется в рамках деятельности по выполнению задания, перечисление этой суммы в бюджет отражается записями:

Дебет КРБ 4 401 20 290 Кредит КРБ 4 303 05 730 – начислена задолженность перед бюджетом (п. 131 Инструкции № 174н);

Дебет КРБ 4 303 05 830 Кредит КИФ 4 201 11 610 (увеличение счета 18, КОСГУ 290) – погашена задолженность перед бюджетом (п. 133 Инструкции № 174н).

Если возврат дебиторской задолженности осуществляется за счет субсидии на иные цели, перечисление этих сумм в бюджет отражается записями:

Дебет КДБ 5 401 10 180 Кредит КДБ 5 303 05 730 – начислена задолженность перед бюджетом (п. 152 Инструкции № 174н);

Дебет КДБ 5 303 05 830 Кредит КИФ 5 201 11 610 (увеличение счета 18, КОСГУ 180) – денежные средства перечислены в доход бюджета (п. 73 Инструкции № 174н). Забалансовый счет 18 используется в соответствии с п. 367 Инструкции № 157н для обособления этой суммы в Отчете (ф. 0503737).

Разъяснения порядка отражения в учете возврата остатков целевых субсидий, в т.ч. в случае нарушений их использования, даны в письме Минфина России от 15.12.2017 № 02-07-10/84803.