ВрИО

Необходимые документы:

Приказ о временном исполнении обязанностейБесплатный образецПриказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (временном замещении)Бесплатный образецДополнительное соглашение к трудовому договору. Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудникаБесплатный образецУведомление сотрудника о прекращении работы в режиме временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудникаБесплатный образецДоверенность на осуществление полномочий генерального директора в его отсутствиеБесплатный образец

Содержание

Что включает в себя понятия «врио» и «ио»

Ио и врио — это аббревиатуры. Первая расшифровывается как «исполняющий обязанности», а вторая — «временно исполняющий обязанности».

Исполняющего обязанности назначают в случае, когда должность руководителя свободна, и ищут кандидата на эту вакансию. Еще один вариант — испытательный срок. Это делают в случае, когда должность руководителя — выборная, и одному из кандидатов на место дают возможность поработать в этом качестве.

Ситуация с врио другая. Временно исполняющего обязанности руководителя назначают в случае, если руководитель уходит в отпуск, уезжает в длительную командировку, болеет или по какой-то другой причине не может выполнять свои обязанности. Должность руководителя при этом не освобождают. Это ключевой момент. Таким образом, временное исполнение обязанностей руководителя будет дополнительной работой для одного из сотрудников организации.

Для того, чтобы назначить ВРИО руководителя, нужно официальное согласие сотрудника. Обычно формой такого согласия служит приказ о временном замещении, в котором исполняющий обязанности сотрудник оставляет свою подпись.

Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника

Скачайте образец

Трудовой кодекс регламентирует продолжительность рабочего времени, которую отводят на выполнении сотрудником обязанностей руководителя. Она не должна выходить за пределы его рабочего времени. Сотрудник, который выполняет обязанности руководителя, получает заработную плату за свою основную работу и за работу в качестве руководителя компании.

Обратите внимание!

Временно исполнять обязанности руководителя может не только штатный сотрудник, но и гражданин, которые не работает в компании. Для этого с ним надо будет заключить срочный трудовой договор.

Чем отличается ио от врио руководителя

Отличие врио от ио прописано в ст. 151 и ст. 74 ТК РФ. Чем же в итоге отличаются ВРИО от ИО директора? Ключевая разница заключается в способе выполнения возложенных на них обязанностей. ВРИО — это сотрудник, который замещает руководителя, а ИО — лицо, которое полностью выполняет руководящие функции до момента, когда найдут кандидата на должность руководителя.

Чем еще отличается врио от ио директора, так это тем, что ио в дальнейшем может занять место руководителя, а врио — нет.

В чем разница между врио и ио

ВРИО ИО
Обязанности
Сотрудник, который занял позицию на время, и может совмещать ее функции со своей основной деятельностью Сотрудник, которого перевели на новую работу. Выполняет только задачи на должности
Временные рамки
Исполняет обязанности начальника на определенный период — болезни, отпуска, беременности и т.п. Занимает должность, пока не найдут нового сотрудника. Может в итоге остаться на этой позиции
Открытость вакансии
Вакансия закрыта, просто руководитель сейчас по каким-то причинам свои обязанности выполнять не может Вакансия руководителя открыта

В целом, разница между врио и ио не так уж велика — в обоих случаях один из сотрудников выполняет функции руководителя. Но внутренние различия между этим понятиями большие.

Читайте по теме в Системе Кадры

  • Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Как оформить врио и ио

Временное исполнение обязанностей

Процедура зависит от того, каким образом замещающий сотрудник будет выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если его полностью освободят от обязанностей, нужно оформить временный перевод. Это следует из статьи 72.1 ТК. Исполнение работником «чужих» функций наряду со своими дает возможность двух вариантов оформления:

  1. Совмещение. Работа в течение основного рабочего времени, расширение зон обслуживания и увеличение общего объема работ.
  2. Совместительство. Занятость в свободное от основной работы время. Это следует из статей 282-288 ТК. К этой категории относится и работа по договору подряда.

Если выберите совместительство, придется заключить новый трудовой договор. В нем указать сам факт работы по совместительству, а также продолжительность рабочего времени и размер компенсации. Сведения о такой работе по желанию работника заносят в его трудовую книжку.

Читайте по теме в Системе Кадры

  • Какие особенности имеет работа по совместительству

Если выберите вариант совмещения, расширения трудовых функций или перевода, то необходимо заключить дополнительное соглашение к уже существующему трудовому договору и в нем дать описание новой работы, оговорить продолжительность рабочего времени и размер компенсации.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника

Скачайте образец документа полностью

Как правило, распоряжение о передаче обязанностей на время отсутствия руководителя включается в приказ, в котором обосновывают факт отсутствия. Например, в приказе об отпуске руководителя, отдельной строкой дают информацию о сотруднике, который будет временно выполнять обязанности руководителя. С приказом нужно ознакомить оба заинтересованных лица.

Если сотрудник будет выполнять обязанности материально ответственного лица, то с ним нужно заключить отдельный договор о полной материальной ответственности.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственностиБесплатный образец

Исполнение обязанностей

Оформлять должность и. о. можно несколькими способами. Вот основные варианты:

  • не открывать новую вакансию — руководитель сам назначит себе и.о.;
  • издать приказ после собрания директоров или общего собрания. Такая ситуация возможна, когда есть вакантная должность. При этом решение о назначении кандидатуры на пост директора должно быть принято ровно за месяц.

Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.», «ио», «врио»

Использовать эти аббревиатуры нельзя. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) и квалификационный справочник не содержат должностей, которые имеют приставку «и. о.», «ио», «врио». Исполнение обязанностей другого работника, временное замещение оформляют или как поручение дополнительной работы с сохранением прежних обязанностей без изменения должности, или как временный перевод на должность того, кого требуется заменить (ст. 60.2, 72.2 ТК).

Однако если сотрудника не освободили от своих основных обязанностей, но он временно замещает сотрудника, который отвечает за подписание каких-либо документов, то при подписании таких документов в реквизите «Подпись» вместо своей текущей должности он может указать «и. о.» и должность сотрудника, которого замещает.

Для того чтобы подтвердить свои полномочия при подписании документов, рядом с подписью дополнительно можно сделать ссылку на приказ, по которому сотруднику временно поручили замещать другого сотрудника и исполнять его обязанности.

Итог

Основное отличие ио от врио руководителя заключается в том, что ио исполняет обязанности отсутствующего руководителя, а врио — лишь временно отсутствующего. Врио выполняет свои обязанности по совместительству, а ио — как основную работу. Разница в функциональном потенциале врио и ио обусловливает разницу оформления: совмещение или полная ставка.

Составляя официальную документацию, следует учитывать все правила и нормы. В их число входит верное указание реквизитов, среди которых — подпись руководителя. В некоторых случаях, если непосредственный руководитель отсутствует, документацию подписывает другой человек, который временно исполняет его обязанности. Его так и называют — исполняющий обязанности директора, начальника или иного представителя руководства.

Как грамотно оформить документ и поставить подпись в соответствии с требованиями правил? Разберемся, как необходимо оформлять подпись в случае отсутствия руководителя, чтобы документ был правильно составленным и юридически действительным.

Отличия временно исполняющего обязанности и исполняющего обязанности

Согласно стандартам современного делопроизводства, если необходимо обозначить сотрудника, который вправе подписать документ во время отсутствия уполномоченного руководителя, применяют два вида сокращенных наименований, указываемых рядом с названием руководящей должности — врио и и.о. Эти сокращения означают: временно исполняющий обязанности и исполняющий обязанности.

Законодательно эти наименования нигде не определены и в тексте законов не существует официальной формулировки. Таким образом, возникают сомнения в правильности использования такого вида конструкций. Будет ли оформленный документ грамотным и иметь юридическую силу? Рассмотрим детальнее.

Законодательное обоснование

В отсутствие лица, штатно занимающего определенную должность, допускается поручить выполнение его профессиональных обязанностей другому сотруднику, дополнительно к его собственным профессиональным обязанностям. Такой метод называется совмещением и регламентируется ст.№60.2 Трудового кодекса. Оформляется такое замещение заключением допсоглашения на определенное время и изданием соответствующего приказа о возложении дополнительных обязанностей.

В тексте статьи не приведены никакие моменты, ограничивающие перепоручение обязанностей отсутствующего руководящего работника коллеге. Такое ограничение существует только в Разъяснении Государственного комитета труда СССР, изданном в 1965 году, и не потерявшем силы по сей день.

Оно указывает, что совмещать обязанности работник может, только если временное исполнение обязанностей возложено на него вышестоящими органами.

Кроме совмещения, предусматриваются такие способы замещения на должности временно отсутствующего руководителя:

  • оформление перевода, согласно ст.№72.2;
  • перемещение, согласно ст.№72.1;
  • прием нового сотрудника на условиях срочного трудового договора, согласно ст.№59.

Но в вышеперечисленных ситуациях сотрудники, временно занимающие должность руководителя, будут являться полноправным руководством, а не исполняющими обязанности. Их назначение, даже на определенный срок, будет утверждено приказом и оформлено соответствующей документацией. Поэтому данные варианты тут не рассматриваются.

Когда назначают и.о.

Исполняющий обязанности руководителя необходим в случае освобождения руководящей должности прежнего управляющего. Он выполняет профессиональные обязанности, соответствующие должности до момента назначения нового руководителя приказом. Освобождение руководящей должности может произойти по нескольким причинам:

  • по собственному желанию;
  • по распоряжению собственника или вышестоящего руководства;
  • при переводе прежнего руководителя на другую должность и проч.

То есть, вне зависимости от того, что стало причиной освобождения должности, итогом является вакантное место. Чтобы подобрать нового руководителя потребуется некоторое время, но прерывать работу организации на это время никто не станет. Поэтому на период поиска выполнение обязанностей отсутствующего руководителя поручают другому сотруднику, как правило, действующему заместителю.

С момента поручения и до законного утверждения на эту должность (либо до назначения на нее другого лица) сотрудник является исполняющим обязанности руководителя предприятия.

Назначение исполняющим обязанности оформляют в виде приказа после подписания допсоглашения к трудовому договору. При этом отметка в трудовую книжку не вносится.

Что такое врио

Временное исполнение обязанностей отличается тем, что не предполагает освобождение вакансии руководителя. Поручить выполнение руководящих функций, включая подпись документации, другому сотруднику может и сам руководитель. Так происходит во время отпуска, рабочей поездки и других ситуациях, когда непосредственное руководство длительно отсутствует на рабочем месте, но обязательно возобновит работу по возвращении.

Временное исполнение обязанностей оформляют соответствующим приказом, который содержит определенные сроки в виде даты начала и окончания, либо в виде фразы «на период отсутствия», когда точные сроки отсутствия не определены.

Если за время исполнения обязанностей руководителя назначенным сотрудником планируется подписывать банковские документы, контракты и соглашения, то в банковское учреждение и партнерам передают копию приказа о назначении врио.

Точно так же, как и в предыдущей ситуации, отметка в трудовую книжку не вносится. При этом в заключенном допсоглашении обязательно фиксируется размер дополнительной оплаты за выполнение возложенных обязанностей.

Как правильно писать врио и и.о. в документах, с какой буквы

Нормативы деловой речи достаточно условно регламентируют варианты написания. Ведь в обоих случаях, как с и.о., так и с врио, обязанности руководителя исполняются на временной основе.

При этом за годы делопроизводственной практики сложились правила, согласно которым врио пишут при временном отсутствии руководителя на месте — отпуск, больничный, деловая поездка и прочие. В противоположность отсутствию действующего руководителя, при освобождении должности и наличии вакансии указывается сокращенное название и.о.

Согласно правилам, написание реквизитов к подписи временно исполняющего обязанности руководителя может иметь два варианта:

  • врио генерального директора Истомин В.П.;
  • подписаться своей фактической должностью — первый заместитель генерального директора Истомин В.П.

Сокращение врио пишут строчными буквами, не используя заглавные и точки в аббревиатуре. Это написание является единственным верным вариантом. Применять заглавную букву можно только в случае употребления аббревиатуры в начале предложения.

Если вакансия руководителя освободилась и назначен исполняющий обязанности, то этот статус до назначения нового руководителя на постоянную должность отражается в форме сокращения и.о. Вместе с сокращением используют название должности руководителя, обязанности которого сотрудник выполняет. Выглядит это так:

и.о. генерального директора Истомин В.П.

Сокращение также пишется строчными буквами, но с использованием точек.

Написание в международном общении

В международном деловом общении также необходимо указывать официальный статус временного руководителя. Это выполняется с помощью англоязычных формулировок и аббревиатур. Как правило, применяются такие словоформы:

  • Officer in Charge of the (вставить полное название руководящей должности) — означает исполняющего обязанности руководителя;
  • Director General ad Interim для временно исполняющего обязанности руководителя (сокращенный вариант Director General a.i);
  • acting head (вставить полное название руководящей должности) для исполняющего обязанности руководителя (упрощенный вариант acting as+).

Особенности временного исполнения обязанностей

Корректное и грамотное составление деловой документации и писем, в том числе оформление реквизитов, является не только требованием стандартов делопроизводства, но и показателем имиджа организации. Безупречно оформленная подпись производит впечатление знающих профессионалов, владеющих нормами документоведения и стандартов деловой переписки. При этом с юридической точки зрения особой разницы между написаниями и.о. и врио не существует.

Основным документом, определяющим положение исполняющего обязанности, является приказ по предприятию. При назначении сотрудника на место временно исполняющего обязанности приказ готовит кадровый отдел, а подписывает непосредственно руководитель, обязанности которого возлагают на исполняющего.

Назначать исполняющего обязанности при появлении вакантной руководящей должности до момента утверждения на это место нового постоянного сотрудника имеют право высшие управляющие структуры предприятия — собрание либо совет руководства (для коммерческих организаций).

Принятое решение оформляют приказом, а также составляют и подписывают допсоглашение к основному трудовому договору. Приказ о назначении исполняющего обязанности для вакантной должности становится первым документом, который сотрудник подписывает в новом статусе.

В организациях некоммерческого типа назначение исполняющего обязанности на вакантную должность производят учредители. В остальных деталях процедура полностью аналогична вышеуказанной — заключение соглашения и издание приказа, который подписывает уже исполняющий обязанности.

О назначении врио или и.о. уведомляют банковскую организацию, в которой у компании открыты счета, а также партнеров. Банки создают временные учетные документы, которые позволяют компании использовать собственные счета в отсутствие прямого руководителя.

Почему иногда формулировка «временно исполняющий обязанности главбуха» сродни «осетрине второй свежести», и к чему в некоторых случаях приводят попытки совместить «временного человека» с непрерывным процессом, читайте в публикации.

Обязательно ли назначать исполняющего обязанности?

В п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что бухучет должен вестись непрерывно. Поэтому без ВРИО на время отсутствия главного бухгалтера не обойтись. И это один из минусов штатного начальника бухгалтерии: за беспрерывный и принципиально важный для бизнеса процесс отвечает человек, который без перерывов работать не может.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер: что выбрать?

Как именно будут передаваться полномочия от главбуха к ИО, зависит от способа оформления исполняющего обязанности.

На кого можно возложить обязанности главного бухгалтера?

Согласно ст. 7 Закона N 402-ФЗ, ведение бухучета и хранение соответствующих документов организует руководитель компании. Он же должен решить, кто именно возьмет на себя эти обязанности – в принципе или пока главбух выбыл из рабочего процесса.

Может ли ООО работать без бухгалтера?

Итак, кто может стать исполняющим обязанности главного бухгалтера:

  • заместитель главного бухгалтера, если таковой есть в штате компании. Трудовой договор или должностная инструкция данного сотрудника должны содержать соответствующее условие: полномочия главбуха переходят к заму на время отсутствия первого. Приказ в этом случае оформлять не нужно;
  • опять-таки сам руководитель. Такой вариант делегирования полномочий требует оформления приказа о временном возложении на него обязанностей главного бухгалтера;
  • другой сотрудник компании;
  • частный сторонний специалист. Данный специалист, как и гипотетический кандидат из предыдущего пункта, должны соответствовать требованиям п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.

Если руководитель обратится за комплексным бухгалтерским обслуживанием в аутсорсинговую компанию, ему не придется ломать голову, какими способами обеспечить непрерывное ведение бухучета и одновременно не потерять в качестве работы при смене сотрудников, соблюсти законодательные нормы и негласные требования налоговой.

Специалисты 1С-WiseAdvice выстраивают сотрудничество с максимальной выгодой для клиента. Наша экспертная поддержка не сводится только к бухгалтерии и налогам, мы готовы вам помочь в кадровых и юридических вопросах.

Как оформить временно исполняющего обязанности

Есть несколько вариантов оформления ИО главбуха.

Внутреннее совмещение

Такая форма делегирования полномочий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер отсутствует непродолжительное время. Порядок совмещения двух фронтов работ регламентируют статьи 60.2 и 151 ТК.

От сотрудника, который будет выполнять работу главбуха, требуется письменное согласие в виде допсоглашения к трудовому договору. Работник вправе отказаться от данного предложения работодателя (ст. 60.1 ТК). В документе уточняется период исполнения обязанностей главбуха или же конкретизируется, что срок совмещения не ограничен. Далее издается приказ о совмещении. В обоих документах, говоря о дополнительных полномочиях ИО, лучше сослаться на должностную инструкцию – чтобы четко обозначить объем, а также степень сложности и ответственности функций, которые придется выполнять.

Кроме того, в приказе указывается, передается ли сотруднику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера или нет. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК, кроме гендира и главбуха подписывать счет-фактуру могут «лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью». А вот факсимиле, как показывает судебная практика, лучше не злоупотреблять. Так, из Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 можно узнать, что компании отказали в вычете, «поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения». И подобных примеров более, чем достаточно.

Внутреннее совместительство

Не стоит путать данную форму сочетания двух должностей с предыдущей. Совместительство, которое больше подходит для продолжительного отсутствия главбуха в организации, возможно при следующих условиях:

  • если речь идет об ООО, а не ИП;
  • допускается исключительно в рамках второго трудового договора, а не как допсоглашение к предыдущему, основному ТД;
  • дополнительный функционал сотрудника должен относиться к другой должности, а не той, что указана в первом трудовом договоре.

Так как Трудовое законодательство не предусматривает наличие у специалиста двух основных рабочих мест, в дополнительном ТД необходимо уточнить, что выполнение функционала главбуха является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК).

Внутреннее совместительство невозможно, если у сотрудника сокращен рабочий день.

Временный перевод

Эту форму делегирования полномочий регламентирует ст. 72.2 ТК. Сотрудник заключает с работодателем соглашение в письменном виде, согласно которому переводится на другую должность в рамках той же компании. Срок нового назначения – до года. А если перевод является замещением временно отсутствующего специалиста – пока тот снова не выйдет на работу.

Упомянутая статья защищает интересы исполняющего обязанности. Например, в ней уточняется, что, если по окончании перевода такому специалисту «не предоставлена прежняя работа», перевод считается постоянным.

Данный вариант выполнения обязанностей главбуха полностью освобождает ИО от основной работы. Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом.

Срочный трудовой договор

На время пока компания осталась без главбуха работодатель вправе привлечь стороннего специалиста (ст. 59 ТК). У такого варианта сотрудничества есть один минус: если главбух вдруг уволится, так и не появившись на работе, а новый работник не оправдает ожидания руководства, расторгнуть срочный договор может быть проблематично.

У договора есть свой срок действия. И не позднее, чем за три дня до его окончания работодатель должен предупредить сотрудника об увольнении. Но, согласно Апелляционному определению Хабаровского краевого суда от 15.05.2015 по делу N 33-2752/2015, у руководства организации «не имелось оснований для увольнения истца с занимаемой должности в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса», поскольку предыдущий сотрудник так и не вышел на работу.

Следовательно, при приеме на работу главбуха-срочника не стоит игнорировать требования к его квалификации, перечисленные в п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.

Учитывая, что одни варианты сочетания обязанностей предполагают работу в режиме острой нехватки времени, а другие – всецело встают на защиту интересов сотрудника, пусть и не всегда квалифицированного, а не работодателя, лучше доверить бухгалтерию экспертам на аутсорсинг.

Доплата за исполнение обязанностей главбуха

Решая, доплачивать или нет сотруднику за исполнение обязанностей главбуха, нужно учитывать:

  • Содержит ли трудовой договор или должностная инструкция сотрудника обязанность исполнять обязанности конкретного отсутствующего работника или нет. В письме Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897 говорится, что в первом случае сочетание двух должностей не предполагает осуществление доплат, так как данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора, с содержанием которого сотрудник ознакомился при приеме на работу.
  • О какой именно форме сотрудничества идет речь. Например, ст. 151 ТК предполагает, что размер доплаты при внутреннем совмещении работодатель устанавливает с учетом содержания и объема дополнительной работы. Речь может идти о фиксированной сумме, разнице между окладами или проценте от оклада по основной работе.

В случае же с временным переводом вопрос доплаты решается по соглашению сторон, так как в соответствии с ч. 1 ст. 72.2 ТК такой вид делегирования полномочий возможен только с согласия работника.

Однако, стоит отметить, что даже если в трудовом договоре есть условие о совмещении функций на время отсутствия главбуха, и несмотря на письмо Минздравсоцразвития России, на деле работник иногда оказывается не таким лояльным, как это предполагает содержание документа. Согласно ст. 21 ТК, сотрудник имеет право на то, чтобы зарплату ему выплачивали своевременно, а ее объем соответствовал сложности, количеству и качеству выполненной работы. И в этом смысле подобный пункт в ТД может расцениваться судом как противоречие трудовому законодательству.

Доказательством актуальности такой позиции является определение Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25: упомянутые выше условия трудового договора «создают препятствия для реализации заместителям, длительное время замещающим отсутствующего руководителя, права на оплату труда в соответствии с его сложностью, а также с количеством и качеством выполняемой работы».

Ответственность ИО главного бухгалтера

Возможность привлечь ИО главного бухгалтера к административной или материальной ответственности также во многом зависит от содержания трудового договора.

Ст. 2.4. КоАП предусматривает право работодателя привлечь сотрудника к административке, если тот ненадлежаще исполнял служебные обязанности, возложенные на него трудовым договором. Поэтому, «разбирая полеты», необходимо учитывать, включена ли функция, выполняя которую работник провинился, в ТД (должностную инструкцию) или нет.

Быть привлеченным к материальной ответственности рискуют все сотрудники без исключения, согласно ст. 238 ТК, если причинили работодателю «прямой действительный ущерб». Возможность наказывать специалиста рублем при выполнении конкретных функций предусматривает ч. 2 ст. 243 ТК – подобные условия необходимо отразить в трудовом договоре. Однако, нужно иметь в виду, что данный документ, заключенный с главбухом – а, следовательно, эта норма касается и ВРИО – не может возлагать на него матответственность за работу с денежными средствами и ценностями.

Исключение – ситуации, когда работник совмещает должность главбуха с функционалом специальностей, включенных в Перечень, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности регулируется ст. 192 ТК и практически не зависит от характера выполняемой работы.

Тем не менее любое наказание сотрудника ничтожно по сравнению с убытками, которые обычно несет работодатель из-за ошибок главбуха – временного или постоянного.

Заказать услугу