Выбор поставщика

Какими критериями и методами руководствоваться при выборе поставщика товаров или услуг

Какими нормативными документами регламентируется закупочная деятельность

Как организовать и задокументировать этапы конкурсного выбора поставщика

В поисках поставщиков

Практически все компании периодически бывают недовольны условиями работы со своими поставщиками: то цены слишком высокие, то качество откровенно низкое, то сроки поставок необоснованно велики. Вы наверняка сталкивались с тем, что после подписания договора с поставщиком вас все устраивает, а потом начинаются проблемы с качеством и сроками поставок, обслуживанием и т.п. И у вас снова возникает необходимость искать поставщиков, которые максимально смогут удовлетворить ваши потребности.

Выбор поставщика – это одна из ключевых проблем в управлении закупками материально-технических ресурсов (МТР) и услуг: из многообразия потенциальных поставщиков товаров и услуг нужно выбрать самого эффективного, выгодного и надежного.

Перечень потенциальных контрагентов необходимо проанализировать по специальным критериям. Количество критериев не ограничивается ценой и качеством МТР и услуг и может составлять от трех до нескольких десятков. Конечно, каждая компания определяет для себя наиболее значимые критерии в зависимости от специфики своей деятельности. Как правило, основными являются следующие:

• сроки выполнения заказов;

• условия оплаты;

• предлагаемый ассортимент;

• наличие сервисного обслуживания;

• удаленность поставщика от потребителя;

• периодичность поставок;

• минимальный размер партии товара;

• надежность снабжения;

• соответствие требованиям компании в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды;

• финансовое состояние поставщика, его кредитоспособность;

• репутация поставщика и др.

В результате анализа и оценки потенциальных поставщиков по основным критериям формируется перечень конечных контрагентов, с которыми проводится дальнейшая работа по установлению договорных отношений.

Наш совет

Оценку поставщиков нужно проводить не только на стадии поиска новых контрагентов, но и в процессе работы с уже имеющимися поставщиками. Многие компании проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают удовлетворять их требования и соответствуют ситуации на рынке. Как правило, для оценки их работы используют метод ранжирования, который позволяет выявить все минусы в работе и дает понимание того, какие критерии для вас в настоящий момент наиболее важны.

Важно!

Вступая в договорные отношения с неизвестным контрагентом, вы рискуете! В случае его недобросовестности или несостоятельности у вас могут возникнуть срывы в выполнении плана работ или даже прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков – дело хлопотное и нелегкое. Необходимо отнестись к выбору поставщика обстоятельно и использовать все возможные способы для выявления ненадежных или «рискованных» поставщиков, в том числе проводя конкурсы и изучая всю доступную информацию о претендентах до заключения с ними договора.

Нормативная база закупочной деятельности

Процесс закупок регламентирован Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (в ред. от 05.04.2016; далее – Федеральный закон № 223-ФЗ). Закон устанавливает общие принципы закупки товаров, работ, услуг и основные требования к закупке товаров, работ, услуг государственными корпорациями, государственными компаниями, субъектами естественных монополий, а также компаниями с 50%-м участием государства.

Обратите внимание!

Полный перечень компаний и хозяйствующих субъектов, подпадающих под действие Федерального закона № 223-ФЗ, вы можете найти в распоряжении Правительства РФ от 21.03.2016 № 475-р «О Перечне конкретных юридических лиц, которые обязаны осуществить закупку инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, в том числе у субъектов малого и среднего предпринимательства» (ред. от 16.07.2016).

Следует отметить, что все перечисленные в нем госучреждения и организации осуществляют свои закупки только через конкурсные процедуры. Для всех остальных компаний этот метод выбора поставщика является одним из многих.

Помимо Федерального закона № 223-ФЗ при закупке товаров, работ, услуг необходимо руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (в ред. от 03.07.2016).

Кроме того, в организации разрабатываются локальные нормативные акты (ЛНА) по закупкам, например: Политика в области закупочной деятельности, Положение о закупочной деятельности, Положение о комиссии по закупкам, Положение о договорной работе. ЛНА не должны противоречить федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, регламентирующим правила закупок.

Любой из специализированных документов о закупочной деятельности (процедура, положение, инструкция) разрабатывается с учетом структуры и специфики деятельности конкретной организации.

Как выбирать?

Поставщиков можно выбирать:

• из числа организаций, которые уже были или являются вашими поставщиками. Это облегчает выбор, т.к. отдел закупок/ответственный закупщик располагает точными данными о деятельности этих компаний;

• из числа новых организаций по результатам анализа рынка. Это отнимает много времени и ресурсов, но приносит прибыль для компании, т.к. цены потенциального поставщика могут быть ниже цен существующих поставщиков.

Методы, используемые для поиска потенциальных поставщиков, у каждого свои:

• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, торговых журналов, прайс-листов, объявлений в СМИ;

• посещение выставок и ярмарок;

• переписка и личные контакты с потенциальными поставщиками;

• бесконкурсный выбор;

• объявление конкурса (тендера).

Первые три метода, как правило, вопросов не вызывают, их процедура более-менее понятна. Остановимся подробнее на конкурсном и бесконкурсном выборе.

Бесконкурсный выбор. К бесконкурсным способам относятся внеконкурсный и безальтернативный выбор контрагента.

Если контрагент по своим конкурентным качествам объективно превосходит остальных контрагентов, присутствующих на рынке, можно выбирать поставщика на внеконкурсной основе. Например, контрагент предлагает уникальную технологию/товар, или из-за нехватки времени вы не успеваете найти приемлемую схожую технологию/товар. Кроме того, внеконкурсный выбор может быть сделан в силу экономических причин: контрагент предлагает уникальные условия, приемлемую технологию, цены и допустимый для вашей компании уровень рисков.

Иногда выбор просто безальтернативен, т. к. в рассматриваемом секторе МТР/услуг просто нет конкуренции, и претендент всего один.

Конкурсный выбор. Большинство вопросов всегда вызывают методы, связанные с конкурсными про­цедурами.

Конкурсный выбор – это процесс подачи заявок с участием двух или нескольких конкурсантов, имеющий целью получение ценовых предложений о предоставлении МТР/услуг. Конкурс проводится, если планируется осуществить закупку на крупную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Конкурсный выбор оправдан в тех случаях, когда есть большой выбор квалифицированных и готовых к участию конкурсантов, т.к. является наиболее прозрачным и приносит максимальную выгоду организации.

Внеконкурсные способы выбора поставщика используются нечасто, поэтому далее в статье мы подробно рассмотрим конкурсный (тендерный) выбор.

Конкурсный выбор состоит их нескольких этапов:

ЭТАП 1: сбор предложений

Выбор контрагента на конкурсной основе начинается с предложения делать оферты.

Предложение делать оферты (ПДО) – это комплект документов, направляемых в адрес потенциальных контрагентов или размещаемых на сайте компании и/или в средствах массовой информации, содержащий основные параметры планируемого сотрудничества с контрагентами и имеющий своей целью получение оферт от потенциальных контрагентов для возможного последующего акцепта наиболее ценной оферты.

Где размещать ПДО

ПДО размещается на информационных ресурсах в открытом доступе и/или направляется закрытому перечню квалифицированных поставщиков или подрядчиков (как правило, это контрагенты, с которыми компания уже работает или работала в прошлом). Это делается для привлечения максимального количества участников, чтобы получить наиболее выгодные условия.

Если информация размещается в открытом доступе, то это можно сделать:

• на сайте организации в соответствующем разделе «Закупки» (где отражена информация обо всех текущих и ранее совершенных закупках компании);

• в бумажных СМИ (например, в отраслевом издании, охватывающем круг потенциальных поставщиков);

• в электронных СМИ;

• на закупочных площадках (www.zakupki.gov.ru, www.roseltorg.ru, www.etp.zakazrf.ru, www.etp-micex.ru и т.п.).

Перед объявлением конкурсного выбора нужно четко определить условия размещения ПДО, критерии/результаты предквалификации, методику оценки оферт, подход к последующим переговорам и переговорной стратегии, а также составить график проведения конкурсных процедур.

Обратите внимание

Извещение о проведении конкурса всегда размещается не менее чем за 20 дней до дня окончания подачи заявок на участие в конкурсе.

Кто размещает

В зависимости от структуры и специфики организации эти задачи выполняет закупочная комиссия в рамках отдела закупок или уполномоченный на закупки сотрудник какого-либо департамента (зачастую административного). Ответственный закупщик готовит пакет ПДО и заявку для размещения в открытом доступе и/или адресной рассылки и организует ее размещение.

Закупочная комиссия, как правило, состоит из представителя отдела закупки, представителей структурных подразделений (бизнес-заказчика) и/или технического специалиста.

Закупочная комиссия ответственна за подготовку инфор­мации для разработки критериев квалификационного отбора и ПДО и оценку контрагентов на соответствие утвержденным критериям, она участвует в переговорах с контрагентами (в соответствии со стратегией переговоров). При рассмотрении вопроса о дисквалификации контрагента закупочная комиссия предоставляет информацию о его несоответствии критериям квалификационного отбора и участвует в подготовке рекомендаций по выбору другого контрагента.

Пакет ПДО

Примерный пакет документов ПДО, который мы обычно используем в процессе выбора поставщиков, включает в себя:

1. Письмо-извещение с описанием сути оферты, информацией о контактных лицах, сроках приема и акцепта оферт, требованиями (инструкциями) по подготовке и предоставлению оферт (например, порядок подачи оферт, формы предоставления технических и коммерческих условий и другая необходимая информация):

2. Документы, содержащие установленные требования к качеству, техническим характеристикам товара/работы/услуги, к их безопасности, функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара/выполняемой работы/оказываемой услуги нашим потребностям (описанным заказчиком в заявке на закупку).

3. Максимально возможный объем работ, оформленный в виде лотов и/или спецификаций и технических заданий.

Обратите внимание

Спецификации на оборудование не должны содержать ссылок на конкретные модели оборудования или названия производителей, если только это четко не оговорено в утвержденной стратегии конкурса.

4. Графики поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг.

5. Сведения о начальной/максимальной цене договора/цене лота (часто помогает на начальном этапе отсеять заведомо непроходных конкурсантов).

6. Порядок формирования цены договора/лота (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей).

7. Требования к участникам конкурса и перечень документов, представляемых участниками для подтверждения их соответствия установленным требованиям (фирменное наименование, сведения об организационно-правовой форме и месте нахождения, почтовый адрес, банковские реквизиты; документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника конкурса, в том числе подписание заявки; копии учредительных документов; при необходимости копии специальных разрешений – лицензий, допусков, членства в саморегулируемых организациях и т.д.).

8. Требование получения от контрагента письменно подтвержденного списка организаций, которые могут действовать от его имени в качестве агентов, дилеров, представителей или торговых домов (при закупке МТР).

9. Требование раскрытия информации об аффилированных лицах, которые участвуют или могут участвовать в конкурсных процедурах одновременно с контрагентом.

10. Проект договора, включающий требования компании в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды, антикоррупционную оговорку.

11. Контактные данные лица, ответственного за организацию конкурсных процедур и предоставление разъяснений потенциальным контрагентам по существу ПДО.

12. Иные документы при необходимости.

Заявки участников конкурса

Участники конкурса подают свои заявки в письменной форме в запечатанном конверте (кроме случаев проведения закупки в электронной форме).

Одновременно с заявкой, подаваемой в письменной форме, предоставляется электронная копия заявки на одном или нескольких компакт-дисках CD-R или DVD-R со всеми документами, составляющими заявку участника. Требования к формату файлов, содержащихся в электронной копии заявки, также определяются в ПДО.

Ответственный закупщик регистрирует каждый поступивший конверт с заявкой, фиксируя дату и время его поступления. Прием оферт завершается в момент наступления даты и времени окончания, указанных в ПДО. На следующий после окончания приема оферт рабочий день ответственный закупщик составляет и подписывает протокол об окончании приема оферт:

В случае если в ответ на ПДО поступило не более одной оферты, ответственный закупщик может инициировать вопрос о продлении срока приема оферт или повторной рассылке (опубликовании) ПДО, разместив оповещение об этом на тех же ресурсах, где размещалось ПДО:

На этом этап сбора предложений закрыт. Теперь наступает необходимость оценить полученные предложения и выбрать наиболее выгодные.

ЭТАП 2: оценка предложений

Процедура вскрытия конвертов с заявками

Процедура вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе проводится ответственным закупщиком в присутствии членов закупочной комиссии и представителей каждого из участников конкурса (по желанию), своевременно представивших конкурсную заявку.

В ходе этой процедуры члены закупочной комиссии обязаны вскрыть каждый поступивший конверт и огласить следующую информацию, исходя из представленных в конкурсной заявке документов и сведений:

• наименование и реквизиты конкурса;

• начальную/максимальную цену договора/цену лота (если устанавливалась);

• о содержимом конверта (заявка на участие в конкурсе, ее изменение, отзыв);

• наименование, ИНН и/или адрес места нахождения и фактический адрес участника конкурса;

• краткое описание указанного в заявке предмета конкурса и цену заявки (или иное указание на общую стоимость предложения участника конкурса);

• для конвертов с изменениями и отзывами заявок — существо изменений или факт отзыва заявки;

• если заявка не прошита должным образом — информацию об этом;

• любую другую информацию, которую члены закупочной комиссии сочтут нужным огласить (в одинаковом объеме в отношении каждой из заявок).

По результатам процедуры вскрытия конвертов с заявками закупочная комиссия подписывает протокол вскрытия конвертов, который должен содержать следующие сведения:

• дата и место проведения процедуры вскрытия конвертов;

• дата вступления в силу протокола вскрытия конвертов;

• общее количество поступивших конвертов;

• наименование, ИНН и/или адреса участников конкурса, отозвавших заявки (если были);

• наименование, ИНН и/или адреса участников конкурса, изменивших заявки (если были), а также суть таких изменений.

Документацией о закупке может быть предусмотрена раздельная подача и вскрытие заявок из нескольких частей (квалификационная часть, техническая часть, коммерческая часть).

Рассмотрение заявок

Рассмотрение заявок происходит в следующем порядке:

• проведение отборочной стадии – решение по отклонению неприемлемых заявок (допуск к участию в конкурсе);

• проведение оценочной стадии – выбор наилучшей заявки среди прошедших отборочную стадию.

Оценка поступивших оферт происходит согласно заранее определенной методике оценки оферт.

Различают совмещенную и раздельную оценку.

Совмещенная оценка подразумевает одновременное проведение технической и коммерческой оценки предложений контрагентов.

Раздельная оценка подразумевает анализ поступивших предложений в два этапа:

• оценка технической приемлемости предложения (техническая оценка);

•выбор коммерческого предложения из технически приемлемых оферт.

Техническая оценка предполагает оценку технической приемлемости контрагента:

• соответствие оферты технологическим требованиям, техническим стандартам организации, требованиям в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды;

• наличие необходимых ресурсов и технологических инноваций;

• готовность контрагента к различным сценариям производственной деятельности организации.

Техническая оценка всегда предшествует коммерческой.

Коммерческая оценка – выбор коммерческого предложения среди технически приемлемых согласно методике оценки оферт. Она заключается в сравнении цен предложений среди технически приемлемых и проводится по одинаковым параметрам (единицы измерения, валюта предложения, условия платежа, комплектация, структура ценообразования, дополнительные необходимые расходы и т.д.) и с использованием единого подхода. Если параметры различаются, то их необходимо привести к единому базису.

Закупочный орган присваивает каждой заявке место, начиная с первого, относительно других по мере уменьшения степени предпочтительности. Ранжирование заявок выполняется на основании содержащихся в них условий, а если предпочтительность измеряется в баллах – исходя из количества баллов.

Для оценки разрабатывается специальная шкала, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика:

№ п/п

Критерий выбора поставщика

Значимость критерия (удельный вес)

Оценка поставщика по данному критерию (от 10 до 100 баллов)

Произведение значимости критерия на оценку

1

Цена

0,25

80

20,0

2

Качество товара

0,20

70

14,0

3

Сроки поставок

0,15

50

7,5

4

Условия оплаты

0,15

60

9,0

5

Полнота ассортимента

0,10

100

10,0

6

Сервисное обслуживание

0,10

90

9,0

7

Отдаленность поставщика

0,05

40

2,0

ВСЕГО

1,00

71,5

Оферты, поступившие от контрагентов не из списка адресной рассылки ПДО (при закрытом размещении), должны рассматриваться наравне с офертами контрагентов, которым направлялось ПДО, с обязательной отметкой об этом в протоколе рассмотрения оферт. Решение о допуске таких оферт до конкурсных процедур принимает уполномоченный руководитель.

Если в ответ на размещенное ПДО поступила только одна оферта, и в результате продления срока приема оферт или повторного размещения ПДО количество представленных оферт не изменилось, а также если по результатам технической оценки только одна оферта была признана технически приемлемой, ответственный закупщик вправе рекомендовать утвердить единственного контрагента, подавшего оферту.

Оценка поступивших оферт может проводиться с использованием автоматизированной системы, если она позволяет идентифицировать лиц и их электронные подписи, защитить документы от изменений, а также если предусмотрена программа шифрования (ограничения доступа всех пользователей системы документооборота) и возможность хранения документов.

ЭТАП 3: проведение переговоров

По результатам рассмотрения оферт организуется проведение технических переговоров по согласованию технических параметров оферты и коммерческих переговоров в целях получения более выгодных коммерческих условий для компании.

Важно!

В случае раздельного поступления технической и коммерческой части оферты не допускается совместное проведение технических и коммерческих переговоров.

Все коммерческие условия должны обсуждаться только после завершения технических переговоров со всеми контрагентами.

В случае участия в переговорах нескольких контрагентов ответственный закупщик обязан обеспечить равенство условий, в том числе доступность дополнительной информации, необходимой для корректировки ими своих коммерческих предложений.

Разъяснительные встречи перед переговорами

Контрагент может запросить у организации-закупщика разъяснения по предмету ПДО. В этом случае ответственный закупщик готовит письменное разъяснение, направляет его всем участникам конкурсного отбора или по решению уполномоченного руководителя организовывает разъяснительные встречи для всех претендентов. Разъяснения касаются только технических требований ПДО и не должны влиять на содержание технического задания.

Разъяснительные встречи по содержанию ПДО к пере­говорам не относятся, их протоколирование не является обязательным.

Технические аспекты проведения переговоров

Решение о проведении коммерческих переговоров и их формат определяется уполномоченным руководителем.

Переговоры могут быть организованы:

• в очной форме (формате встречи);

• с использованием средств голосовой связи (телефон, скайп);

• в письменной форме (в виде письма, отправленного по электронной почте или нарочным);

• в комбинированной форме, сочетающей любые из перечисленных форм.

Подготовку, организацию и проведение коммерческих переговоров с контрагентом осуществляет ответственный закупщик. По решению уполномоченного руководителя в переговорах могут принимать участие заинтересованные службы компании: финансовая, юридическая, служба безопасности, заказчик товара/услуги.

Обратите внимание

Ответственный закупщик должен проинформировать службы для выделения ими представителей на переговоры не позднее чем за 2 рабочих дня до проведения очных переговоров.

Решение о переносе переговоров по причине отсутствия кого-либо из приглашенных участников принимается уполномоченным руководителем или ответственным закупщиком (если ему делегировано такое право).

Подготовка к переговорам

Перед проведением коммерческих переговоров рекомендуется:

1. Проверить стратегию проведения переговоров.

2. Провести анализ конъюнктуры рынка.

3. Определить цели и задачи переговоров.

4. Проанализировать сильные и слабые стороны контрагента и своей организации, определить план их использования или устранения.

5. Определить минимальные и максимальные сроки для проведения переговоров.

6. Ознакомиться с историей взаимоотношений с контрагентом.

7. Оценить риски, связанные с переговорным процессом.

8. Определить участников переговоров.

Результаты переговоров оформляются протоколом.

Пример стратегии переговоров

Рекомендации по тактике ведения переговоров: из личного опыта

В компании должен быть ведущий участник переговоров и его помощник, который будет вести записи/протоколы заседаний.

В переговорах должны участвовать не менее двух представителей компании из разных структурных подразделений.

Во время переговоров следует регулярно делать перерывы, чтобы обе стороны имели возможность пересмотреть свои позиции.

Сильный эффект имеет привлечение к участию в переговорах на первые 10–15 минут руководителя самого высокого (насколько это возможно) уровня.

Если в переговорах участвуют иностранные граждане, убедитесь, что представители обеих сторон говорят на двух языках, или обеспечьте участие переводчика.

Попросите подтвердить возможность начала работ/поставки товара на требуемую дату.

Если вы готовы изменить позицию в ходе переговоров, можете воспользоваться следующими формулировками: «Допустим, мы готовы рассмотреть такую возможность», «Представьте, что мы готовы согласиться c тем, что…».

Попросите контрагента произвести разбивку фиксированной цены и будьте готовы обсудить ее по пунктам. Зачастую это помогает снизить цену.

Вносите предложения и отвечайте на них упорядоченно:

Предложение → Объяснение → Резюмирование → Ожидание ответа.

ЭТАП 4: ­cистематизация инфор­мации и определение победителя конкурса

По результатам проведенных мероприятий ответственный закупщик разрабатывает рекомендации по выбору контрагента. Они основываются на совокупности ранжирования поступивших оферт и результатах проведенных с конкурсантами переговоров (если они проводились).

Выбор победителя закупки осуществляется на заседании закупочной комиссии и утверждается уполномоченным руководителем.

Победителем признается участник, заявке которого присвоено первое место и который предложил лучшие условия исполнения договора в переговорах.

По результатам заседания по подведению итогов выбора поставщика составляется протокол, в котором должны содержаться следующие сведения:

• наименование и реквизиты закупки;

• место, дата проведения заседания;

• дата утверждения протокола;

• начальная (максимальная) цена договора (если устанавливалась);

• перечень участников конкурса, подавших заявки, цены таких заявок;

• перечень допущенных участников конкурса и участников, которым отказали в допуске по результатам проведения отборочной стадии;

• результаты оценки заявок;

• итоговое ранжирование, установленное на основании результатов оценки, с указанием мест и сопоставления результатов переговоров (если проводились);

• наименование победителя (победителей) конкурса с указанием объема, цены закупаемых товаров/работ/услуг, сроков исполнения договора.

Протокол по подведению итогов выбора поставщика

Протокол размещается на официальном сайте компании и сайте закупочной площадки.

После размещения протокола любой участник конкурса вправе направить ответственному закупщику в письменной форме запрос о разъяснении результатов оценки, но только относительно его заявки. Организатор в течение 5 рабочих дней со дня поступления такого запроса обязан предоставить участнику соответствующие разъяснения в письменной форме.

Кроме того, необходимо оповестить всех участников конкурса о его конечных результатах в письменном виде. Для этого мы используем письма-уведомления информационного характера с благодарностью за проявленный интерес к нашей организации и участие в конкурсе.

В первую очередь направляем уведомление победителю конкурса.

Шаблон уведомления победителя о результатах выбора

Уведомления о результатах конкурса необходимо разослать и всем остальным участникам.

Шаблон уведомления невыбранного контрагента

В случае уклонения победителя конкурса от заключения договора организатор вправе:

1. Заключить договор с другим участником, занявшим следующее место (в случае, если указанное право было предусмотрено в документации о конкурсе), а также провести переговоры с ним по уменьшению цены его заявки (такое решение оформляется протоколом с указанием наименования нового победителя (победителей) конкурса, с указанием объема, цены закупаемых товаров/работ/услуг, сроков исполнения договора).

2. Провести повторную процедуру конкурса.

3. Отказаться от заключения договора и прекратить процедуру выбора поставщика.

Далее следует стадия заключения договора по итогам закупочной процедуры. Но это уже совсем другая история и тема отдельной статьи.

Резюме

Надежность поставщиков в достаточной степени влияет на работу организации и ее успешное развитие. В условиях кризиса это становится особенно важным, поскольку выживает сильнейший. Поэтому всегда старайтесь заглянуть в будущее и быть на шаг впереди ваших конкурентов. Выбранные вами достойные поставщики станут для вас хорошей опорой!

Компания «Правильный поставщик» появилась на рынке производства сувенирных продуктов в 2002 году. За время работы организация не только достигла лидирующих позиций в числе компаний – поставщиков всего необходимого для изготовления рекламных магнитов, но и существенно расширила сферу своей деятельности. Фирма поставляет заготовки и комплектующие для сувенирной продукции, расходные материалы, фурнитуру. Деятельность компании связана с собственным производством станков для изготовления закатных значков и реализацией их по доступным ценам. Сувенирные заготовки, которые предлагает компания, способны составить конкуренцию китайским и отечественным образцам по качественным характеристикам и широкому ассортименту.

Заготовки для сувениров

Производство рекламной продукции является востребованным направлением в сфере современной рекламы. Самая распространенная сувенирная продукция – магниты. Это могут быть закатные, акриловые и виниловые магнитики. На подарке размещается логотип фирмы, часто его дополняют контактными данными (телефоны, адрес, слоган и прочее).

Сувениры предназначаются потенциальным заказчикам, клиентам во время промоакций либо их используют как дополнительный бонус во время покупки базового товара. Подобный брелок либо фирменный магнит – это прекрасное место для продолжительного рекламирования товаров или самой фирмы.

Интересные варианты сувенирного направления – заготовки под сублимацию. Тарелки, кружки, канцелярские принадлежности, футболки с последующим нанесением на них рисунка и текста станут уникальным сувениром и носителем рекламной информации.

В компании «Правильный поставщик» основы сувениров представлены в следующих предложениях: заготовки для магнитов, брелоков, под значки, для часов, ручки и посуда под нанесение.

Преимущества сотрудничества с фирмой «Правильный поставщик»

Компания успешно сотрудничает как с крупными российскими компаниями, так и с индивидуальными предпринимателями. «Правильный поставщик» гарантирует партнерам оперативное комплексное обеспечение всей необходимой продукцией при организации рекламно-сувенирного бизнеса. Заказчики получают качественный товар за доступную цену. Анализируя потребительский спрос, сотрудники фирмы постоянно добавляют в ассортимент новую продукцию, проводят распродажи по скидкам. Для проведения корпоративных мероприятий рекламная продукция требуется в больших объемах, поэтому компания предлагает делать оптовые закупки. Реализация товара осуществляется через интернет-магазин, а также в торговых точках России. Магазины розничных продаж находятся по адресам:

  • г. Москва, Каширское шоссе, д. 17\5;
  • г. Санкт-Петербург, Курятная линия, павильон 2;
  • г. Орёл, ул. Машиностроительная, 6.

На первый взгляд кажется, что вопрос о том, как найти поставщиков канцтоваров абсолютно несложен. В любой момент открываем поисковую систему в интернете, или газету объявлений и за пару минут с легкостью находим сотни фирм в Украине, готовых предложить свои услуги. Среди них отбираем тех, кто работает по поставке канцтоваров и других изделий необходимых для офиса, например, хозтоваров, продуктов, техники, мебели, или чего угодно… Потом созваниваемся, согласовываем цены, условия поставок, заключаем договор и через полчаса – готово. Но тут возникает значительное количество проблем, ведь одно дело предложить услугу, а другое – стабильно и точно выполнять заказ, стать партнером на долгое время. Именно здесь сокрыты проблемы, которые мы разберем в этой статье. Ну и ответим на вопрос: как выбрать поставщика канцтоваров, чтобы вел дело профессионально, быстро, выгодно для вас и разберем плюсы и минусы.

Ищем надежную фирму

Поиск в интернете – легкий и быстрый способ ответить на вопрос, как найти поставщика канцтоваров. Открыв поисковый сервис и вбив простую фразу, за несколько секунд мы получаем огромное количество предложений, акций и услуг. Сотни вариантов, и тут уже гораздо важнее определить кто из претендентов нас не подведет. Нужно ответить на вопрос как выбрать поставщика канцелярских товаров, чтобы потом не жалеть. Для этого смотрим предложения, цены, услуги и отбираем претендентов.

Есть несколько простых советов о том, как больше узнать о заинтересовавшей фирме:

  1. Смотрим историю создания вебсайта приглянувшейся компании. Для нас, практиков, не имеет значения, как он внешне оформлен и насколько красив. Если компания работает полгода, скорее всего опыта немного, а значит возможны различные сюрпризы. Иное дело – опытные реализаторы, которые в деле уже много лет. Чаще всего у них отлаженный бизнес, постоянные клиенты и эффективные схемы работы. Проверить возраст легко, заходим на сервис www.nic.ru/whois и вводим адрес сайта, который хотим изучить. Моментально получаем нужную информацию. Теперь из претендентов останутся только те, кто в бизнесе минимум пару лет.
  2. Важную роль играет наличие своего офиса и складских помещений у потенциального партнера. На первый взгляд может показаться что это и не очень нужно, ведь главное, чтобы своевременно привезли заказ. Но с другой стороны, если у выбранной компании нет собственного склада, это означает то, что продукцию, которую получите, будут собирать на базах иных фирм. Это не проблема, если заказали две тетради и набор карандашей, но что будет если в заявке пятьдесят позиций? А если сто? А если потребуется помимо «канцелярии» офисная техника, мебель, химия, вода, соки еда?
    Некоторые компании работают как посредники, перепродают то, что у себя не держат на складе. Соответственно, получите канцтовары с дополнительной наценкой. А если подумать – зачем нужны посредники- «любители», если несложно напрямую обратится к профессионалам, рассчитывая на долгосрочные отношения и гарантированный сервис.
  3. Ассортимент. Если кто-то предлагает хороший ассортимент товаров для офисов – это большой плюс. В таком случае получаете возможность на одной фирме купить все необходимое. Сюда входят расходники, бумага, блокноты, ручки, карандаши, мебель, оргтехника, даже электроника. Богатый выбор выступает весомым аргументом в пользу такого решения.
    Кроме этого, обратите внимание на позиции канцелярских товаров, они должны быть представлены в различных ценовых диапазонах: эконом-класс, средняя цена и высокий уровень. Это очень важный момент, потому что для различных случаев, скорее всего, понадобятся не только дешевые, но и дорогие изделия. Простой пример – раздаточные материалы для проведения семинаров, конференций, презентаций или промоутерских мероприятий. Для этого специально покупают ручки эконом-класса, блокноты, календари, сувениры и мелкие подарки. Для собственного пользования заказывают в среднем ценовом диапазоне, которые при умеренной цене должны долго и исправно работать. Ну а для топ-менеджеров всегда покупают статусные вещи, например, ручки от Паркер или Ватерман, записные книжки, ежедневники с золотым или серебряным тиснением, портативную электронику, изящные сувениры, полезные в быту вещи.
  4. Служба доставки – фактор, который трудно переоценить. Невозможно представить качественный сервис без такой услуги, но каждый организует эту службу по-своему. В различных организациях заявляют свои сроки доставки. Многие обещают подвозить в день оформления, но, в реальности осуществляют доставку от суток до семи дней. Подбирая партнеров, помните, что сроки поставок изделий должны быть точно определены и указаны в документах. Известны случаи, когда заказчикам приходилось сидеть несколько дней без необходимых вещей, или отправлять кого-нибудь в магазин за принтерной бумагой, картриджами, карандашами. Также очень важно чтобы заказ привозили в полном объеме и одновременно. Здесь вернемся на минуту к тем случаям, когда продавец не имеет своего склада. В таком случае реализатор добирает необходимые изделия и материалы по пути или откладывает выполнение, «кормит завтраками», говорит, что вот-вот подвезут. Если ведем дела на серьезном уровне, зачем это терпеть? Есть профессионалы в вопросах офисного обеспечения, с ними имеет смысл работать.
  5. Комфортный выбор канцелярии. Самый простой способ подобрать нужные изделия и материалы для офиса – это воспользоваться функционалом интернет-сайта. Каталог регулярно обновляется, есть описания на позиции, реальные фотографии и технические характеристики. Полезно внимательно читать отзывы клиентов. По ним можно составить точное представление о своих деловых партнерах, и самое главное – о том, какие трудности у них возникают, как они ведут себя в конфликтных ситуациях. Также полезно иметь свежую информацию по интересующим нас рыночным предложениям. Если на сайте ее выставляют – это говорит в пользу конкретного продавца.
  6. Хороший сервис. Сервис, ориентированный на покупателя – это то, что делает партнеров друзьями. Мы отдаем предпочтение тем брендам, которые смогли установить с нами близкие отношения. Если закрепленный менеджер перезванивает, сообщает о скидках, снижениях цен, новинках – то эта компания явно настроена на длительное сотрудничество. Это приятно и удобно. Не придется просить скидку, потому что ее и так будут предлагать. В то же время, будете знать, что появилась новинка, которая будет полезна в вашем офисе.
  7. Обратите внимание на общий уровень цен, я имею в виду не конкретные позиции, а в среднем, по самым популярным вещам. Опытного менеджера слишком низкая стоимость не радует, а настораживает. Явно здесь где-то здесь подвох, ведь бесплатный сыр, знаете где предлагают. Известны случаи, когда привозили без правильного оформления, плохого качества и даже откровенный брак. Важно осознавать, что хороший продукт и продуманный сервис не могут быть слишком дешевым. Всем известно, что цена на услуги заранее заложена в прейскурант. Это хорошо и не очень одновременно, с одной стороны нам удобно. С другой – мы за это удобство платим из собственного кармана. Естественно настораживает, если нам предлагают что-то супердешевое. Всегда хочется спросить – откуда такая цена. Тут нужно проявлять двойную бдительность, чтобы потом не жалеть об потраченных зря средствах.

Доверять или не доверять

Предположим, вы сделали выбор, перечислили предоплату, оформили заказ. А где гарантии того, что новые партнеры правильно отреагируют в случае появления каких-либо претензий? Заказ оплачен, канцтовары уже получили, но оказалось, что не совсем то, на что рассчитывали. Существует опасность просто потерять деньги, связавшись с сомнительными реализаторами. Чтобы этого избежать, есть еще несколько простых методов. Заключая договор, лучше самим приехать к вашим потенциальным партнерам, или хотя бы предложить им такой вариант, чтобы увидеть какова будет реакция. Это не сложно, но может показать насколько оправдано ваше сотрудничество. Недобросовестные торговцы будут всячески избегать личного контакта, они скажут, что переучет, ремонт, закрытая территория, что всегда привозят сами. Лучше иметь дело с открытым бизнесом.

Нужно помнить, что качественно делают свое дело только фирмы с солидным опытом работы в этой отрасли, отлаженной складской, логистической системой, офисом и штатом квалифицированных сотрудников. Выбирая поставщика канцелярских товаров, не забывайте, что в наши дни, это серьезная, ответственная работа, кропотливый, нелегкий труд. Даже если с самого начала кажется, что это просто.

Кроме всего вышесказанного, не забудьте проверить, все ли учтено. Включена ли в стоимость доставка, просчитано ли время на погрузочно-разгрузочные работы, упаковку, переноску и много другое, о чем всегда нужно помнить. Канцтовары — это деятельность, которая требует предельно точного понимания факторов, задействованных в этом процессе.

На что еще стоит обратить внимание

Мы уже рассмотрели большинство моментов в вопросе как найти поставщика канцтоваров. Но есть масса мелочей, которые весьма важны. Многие заказчики привыкли работать исключительно через сеть, но обязательно, прежде чем оплачивать в «личном кабинете» или «корзине» сайта, позвоните в выбранную компанию, чтобы обговорить детали сотрудничества. Обращайте внимание на то, как быстро сотрудники подняли трубку, что сказали и насколько были вежливы. Так составите верное впечатление об организации, с какой планируете работать.

Уточните, предоставляется ли услуга персонального специалиста, попросите связать с ним. Уточните компетенцию сотрудников, ведь от этого зависит то, насколько будет комфортно сотрудничать. Спросите, предоставят ли в этой фирме то, что требуется, на каких условиях. Спрашивайте подробно:

  • есть ли на складе конкретные предметы, кто производитель, каковы особенности, условия поставки;
  • какого типа те или иные расходники, бумага или карандаши.

Анализируйте ответы, так поймете уровень компетенции менеджеров и насколько будет удобно с ними работать. Ведь если продавец не знает свое дело – это нехороший признак.

Детали и подробности

Наша жизнь часто состоит из деталей, при этом никто не желает погрязнуть в мелочах или каждый раз объяснять специалисту по продажам, что нужно, и как оформлять документы. Лучше сразу уточнить, захочет ли продавец делать бумаги в соответствии с вашим делопроизводством. Распечатает ли список по разделам и пунктам. Сделает ли общую распечатку, или канцтовары будут идти отдельно от других заказанных позиций (хозтовары, продукты…). Выставляет счет за месяц, или нужно платить при каждой заявке. На первый взгляд это сущие мелочи, но они отнимают время и силы, которые можно потратить более продуктивно. Опытные менеджеры спрашивают ваши требования по оформлению и сервису один раз. Больше не придется беспокоиться о мелочах, все будет оформлено надлежащим образом.

Рекомендуем также сразу уточнять вопросы логистики и доставки. Возможно ли договориться на определенное время и день. Будут ли водители или экспедиторы звонить заранее, чтобы предупредить, что машина выехала. Входят ли в общую стоимость погрузочно-разгрузочные работы. На каких условиях предоставляется товарный кредит. Есть ли быстрый подвоз, на случай если вдруг потребовалась, например, принтерная бумага, картриджи или бытовая химия. Это мелочи, но они сильно влияют на то, насколько приятно и удобно сотрудничество с новыми партнерами. Надо помнить, что платите вы, а значит в конце концов, решаете тоже вы.

Желаем успехов в вашей деятельности!