Выемка документов при выездной налоговой проверки

Выемка документов: решение должно быть обоснованным

Зобова Е., эксперт журнала

Журнал «Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2019

В ходе выездной налоговой проверки (ВНП) налоговики имеют право провести выемку документов. Но это мероприятие осуществляется на основании мотивированного постановления, утвержденного руководителем налогового органа.

Рассмотрим основания для выемки документов, которые суды признают обоснованными, на примере судебного спора индивидуального предпринимателя, занимающегося аптечным бизнесом.

Решением Арбитражного суда Астраханской области от 21.06.2019 по делу №А06-1454/2019 коммерсанту было отказано в признании недействительным и отмене постановления и протокола о производстве выемки, изъятия документов и предметов, а также признании незаконными действий лиц, принимавших участие в выемке, изъятии документов и предметов, и обязании возвратить оригиналы изъятых документов. Сразу скажем: апелляцией данное решение оставлено без изменения (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2019).

Обстоятельства дела.

Решением руководителя налогового органа была назначена ВНП предпринимателя за период с 01.01.2015 по 31.12.2017, в рамках которой 25.12.2018 должностным лицом, проводящим проверку, на основании ст. 94 НК РФ вынесено постановление о производстве выемки, изъятия документов и предметов из арендованного помещения.

В указанный день налоговики провели выемку документов и предметов, о чем составили протокол и опись изъятых документов. Протоколы были подписаны понятыми, присутствовавшими при совершении выемки.

Аргументы предпринимателя.

Предприниматель не согласился с действиями проверяющих и обжаловал их в вышестоящем налоговом органе, который оставил жалобу без удовлетворения.

В связи с этим налогоплательщик обратился в суд. Он привел следующие основания для признания действий налогового органа незаконными:

  • налоговики в постановлении о выемке не привели доказательства того, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, заменены или изменены;

  • решение о проверке было получено в тот же день, что и проведена выемка;

  • налоговый орган не оформил надлежащим образом перечень изъятых документов, в частности не была составлена подробная опись документов;

  • у налогового органа отсутствовали основания для проведения выемки;

  • в ходе выемки были изъяты документы, не относящиеся к предмету проверки.

Позиция судей.

Исходя из обстоятельств данного дела, суды исследовали два основных вопроса:

  • наличие достаточных оснований для проведения выемки;

  • соблюдение процедуры выемки.

Об основаниях для проведения выемки.

Права налоговых органов установлены в ст. 31 НК РФ. Согласно пп. 3 п. 1 нормы налоговые органы в ходе налоговых проверок вправе производить выемку документов у налогоплательщика в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Кроме того, при наличии у осуществляющих ВНП должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, производится выемка названных документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ (п. 14 ст. 89 НК РФ).

Приведенные нормы продублированы в п. 8 ст. 94 НК РФ.

В рассматриваемом деле выемка мотивирована тем, что при анализе финансово-хозяйственной деятельности предпринимателя установлена группа налогоплательщиков, действующих как единый хозяйствующий субъект, использующий схему «дробление бизнеса» для сохранения права применения специальных режимов налого­обложения. Данная схема позволяет существенно снизить налоговую нагрузку налогоплательщиков, осуществляющих розничную торговлю медицинскими препаратами через аптечную сеть.

«Дробление бизнеса» налоговики подтверждали следующими обстоятельствами:

  • велся один вид деятельности – розничная торговля фармацевтическими товарами;

  • деятельность осуществлялась по адресам нахождения аптечных пунктов под одной вывеской, торговым знаком одного бренда, фасады и интерьеры аптек оформлены в едином корпоративном стиле;

  • физические лица согласно представленным справкам по форме 2-НДФЛ пересекались (одни и те же люди в разные периоды времени являлись сотрудниками нескольких аптек и получали в них официальную заработную плату);

  • все участники схемы применяли специальные налоговые режимы – УСНО или в виде уплаты ЕНВД;

  • в общедоступных информационных ресурсах налогоплательщики позиционируют себя как единая сеть аптек с указанием единого сайта, телефона справочной службы и единой системой заказа;

  • поставщики, с которыми заключены договора на поставку медикаментов и медицинской техники, идентичны;

  • расчетные счета всех налогоплательщиков группы открыты в одних и тех же банках;

  • право распоряжаться расчетными счетами участников группы имеют одни и те же лица.

На основании приведенных данных, полученных еще до начала проверки, у налоговых органов были основания полагать, что сделки между взаимозависимыми лицами имеют формальный характер.

Суды сочли, что наличие такой информации дает основания для возникновения обоснованных предположений у налогового органа о том, что у проверяемого налогоплательщика могут иметь место документы, укрываемые от налогового контроля, а также документы, не соответствующие официальной бухгалтерской и налоговой отчетности, но отражающие реальное движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, по различным причинам не включенных в объект налогообложения. Предположение о наличии таких документов вполне обоснованно дает основания полагать, что предприниматель может принять меры по уничтожению, сокрытию, изменению или замене документов.

Кроме этого, суды сделали еще два важных вывода:

  • факты добровольного представления каких-либо документов в ходе проверки не определяют невозможность изъятия подлинников представленных или иных документов инспекцией в случае установления налоговым органом оснований для их изъятия;

  • довод налогоплательщика о том, что необходимым условием для производства выемки является отказ либо непредставление истребуемых в порядке ст. 93 НК РФ документов, несостоятелен.

Согласно нормам НК РФ выемка документов и предметов может быть произведена:

  • при наличии у проверяющих достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (пп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89 НК РФ);

  • если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копии документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ);

  • при отказе проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Суд уточнил, что решение о производстве выемки налоговый орган может вынести по любому из указанных оснований. Необходимость наличия совокупности указанных обстоятельств НК РФ не предусмотрена.

О соблюдении процедуры выемки.

Порядок проведения выемки документов урегулирован ст. 94 НК РФ. Суды установили, что в рассматриваемом случае выемка документов осуществлена налоговым органом при наличии установленных законом оснований и с соблюдением требований НК РФ.

Ссылка предпринимателя на то, что не была составлена подробная опись изъятого, отклонена. Исследовав опись изъятых документов и предметов, суд счел, что их возможно идентифицировать; более того, при произведении выемки для сохранности документов они были упакованы и опечатаны лентами белого цвета с нанесением подписей лиц, участвующих в процессуальном мероприятии.

При этом суды отметили, что положения ст. 94 НК РФ не содержат обязательного условия об указании конкретного перечня документов в постановлении о производстве выемки. Кроме того, при вынесении постановления о выемке налоговый орган не может заведомо располагать сведениями о наличии всех конкретных документов, оформленных налогоплательщиком при осуществлении предпринимательской деятельности.

Фактов злоупотреблений должностными лицами налоговых органов своими правами при осуществлении выемки, а также нарушений прав и законных интересов общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности предпринимателем не доказано.

Выемка была произведена в присутствии понятых и представителей налогоплательщика. Кстати, довод предпринимателя о том, что количество понятых (четверо), участвовавших в проверке, является недостаточным для проведения налоговым органом мероприятий по выемке, был отклонен судом. Понятые в протоколе удостоверили факт, содержание и результаты действий, производившихся в их присутствии. Каких-либо замечаний от понятых не поступало.

Вывод судей.

В итоге две судебные инстанции пришли к выводу, что оспоренные постановление и действия по производству выемки соответствуют закону и не нарушают права и законные интересы предпринимателя в сфере экономической деятельности.

Еще одно судебное решение.

Отметим, что рассмотренное дело и позиция судов, приведенная в нем, не единичны. Например, в Постановлении от 11.06.2019 № Ф09-2372/19 по делу № А34-6365/2018 АС УО рассмотрел аналогичный спор и признал достаточными основаниями для проведения выемки документов следующие обстоятельства:

  • информация, полученная в ходе допросов бывших работников контрагентов налогоплательщика, свидетельствует о возможном создании схемы уклонения от налогообложения и ведении последним «двойной бухгалтерии»;

  • названными лицами представлена информация о централизованном ведении бухгалтерского учета самим обществом.

Исходя из названных обстоятельств, учитывая очевидную неэффективность мероприятий по истребованию данных документов у налогоплательщика для подтверждения возникшего предположения, суды признали оспариваемые постановления и действия необходимыми, мотивированными и законными.

* * *

В постановлении о производстве выемки налоговый орган должен обосновать (мотивировать) свои выводы о наличии достаточных оснований полагать возможными уничтожение, сокрытие, изменение или замену проверяемым лицом подлинников документов.

Суды отмечают, что в данном случае речь не идет о наличии реальных действий по уничтожению, изменению, сокрытию документов, а именно о наличии достаточных оснований, чтобы говорить о возможности указанных действий со стороны налогоплательщика. Такими основаниями суды признают в том числе информацию, которая имеется у налоговиков на начало проведения проверки. Подобное изложение причин проведения выемки является обоснованным, продиктованным целями эффективности осуществления налогового контроля, не исключающими при необходимости применения принципа внезапности.

При этом добровольное предоставление документов не считается фактором, определяющим невозможность проведения выемки документов, как и отказ от предоставления документов не становится необходимым условием для проведения изъятия документов.

И, безусловно, должна быть соблюдена процедура выемки документов.

  • 24 Января 2017

Выемка документов и предметов в ходе выездной налоговой проверки

Выемка документов и предметов является одним из инструментов налогового контроля. Как правило, выемка проводится в случае отказа налогоплательщика добровольно предоставить запрашиваемые документы.
Однако налоговые органы обязаны доказать факт отказа налогоплательщика от добровольной выдачи документов и обосновать необходимость выемки, а также безукоризненно соблюдать всю процедуру проведения выемки. В случае признания судом факта нарушения должностным лицом налогового органа своих полномочий, а также порядка проведения или документирования самой процедуры выемки, решение налогового органа по факту проверки может быть признано недействительным, даже если изъятые документы прошли экспертизу и показали факты нарушения налогоплательщиком положений Налогового Кодекса.
Таким образом, именно нарушения процедурного характера могут стать ключевым моментом при решении налоговых споров и успешно оспорить решение налогового органа. Поэтому налогоплательщикам очень важно знать о том, каким образом проводится процедура выемки документов и как грамотно защитить свои права.

В соответствии со статьей 94 Налогового Кодекса РФ выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Указанное постановление должно быть обязательно утверждено руководителем или заместителем соответствующего налогового органа.
Выемка документов и предметов может производиться в следующих случаях:
1. Если налоговые органы имеют достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, а именно:
· в случае невозможности должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с подлинниками документов на территории (в помещении) проверяемого лица при проведении выездной налоговой проверки по месту нахождения налогоплательщика
· в случае невозможности должностных лиц налоговых органов ознакомиться с подлинниками документов по месту нахождения налогового органа
· если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица (пункт 8 статьи 94 Налогового Кодекса РФ).
2. При отказе проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении выездной налоговой проверки документов или непредставлении их в установленные сроки.
3. При необходимости получения документов и предметов, имеющих отношение к предмету налоговой проверки в целях проведения осмотра, экспертизы, приобщения к материалам проверки в качестве вещественных доказательств, а также в иных целях налоговой проверки.
Основные этапы и правила процедуры выемки
Выемка должна производиться в присутствии не менее двух понятых, а также лиц, у которых производится выемка. В некоторых случаях могут привлекаться эксперты. В случае, если не известно точное нахождение документов, должен быть проведен предварительный осмотр помещения. Не допускается выемка документов и предметов в ночное время (с 22 до 6 часов по местному времени).
До начала выемки должностное лицо налогового органа обязано предъявить Постановление о производстве выемки документов и предметов и разъяснить всем присутствующим лицам их права и обязанности. Зачастую, налоговые органы пренебрегают этой обязанностью, что является грубейшим нарушением процедуры проведения данного мероприятия. На это следует обращать особое внимание и делать соответствующие пометки в протоколе выемки документов и предметов.
Далее, должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, и лишь в случае отказа производит выемку принудительно.
Выемке подлежат только предметы и подлинники документов, имеющих отношение к предмету проверки, и не могут быть изъяты иные документы и предметы.
В случае отказа вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая необоснованного повреждения дверей, замков и других предметов. О фактах вынужденного повреждения вышеназванных предметов с указанием причины и описанием этого повреждения, или же об отсутствии таковых, делается запись в протоколе выемки документов и предметов.
Неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица влечет за собой административную ответственность в виде штрафа от пятисот до одной тысячи рублей (часть 1 статьи 19.4 КоАП РФ).
Оформление результатов выемки
Выемка документов и предметов оформляется протоколом, составленным с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 Налогового Кодекса.
Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.
При изъятии документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган обязан вернуть оригиналы документов в течение пяти рабочих дней после изъятия.
Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика. В случае отказа налогоплательщика скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка в протоколе выемки документов и предметов.
Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
При проведении выемки, налоговые органы, как правило, руководствуются Инструкцией о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств по уголовным делам, ценностей и иного имущества органами предварительного следствия, дознания и судами. При этом следует отметить, что применение технических норм вышеуказанной инструкции не означает предоставление налоговым органам права на изъятие предметов, ограниченных в обороте (оружие, наркотические препараты, государственные награды и т.д.). Еще раз хочется напомнить, что выемке подлежат только документы и предметы, имеющие отношение к предмету налоговой проверки.
После ознакомления с содержанием протокола выемки, все присутствующие лица должны подписать указанный протокол. Они также вправе сделать замечания, которые должны быть внесены в протокол или приобщены к делу.
Если налогоплательщик, у которого производится выемка, оказывается подписать протокол, он вправе представить мотивированное объяснение причин отказа, которое прилагается к протоколу. Если такое объяснение не было предоставлено, то в протоколе производится соответствующая запись, заверенная проверяющими и понятыми.
Копия протокола выемки документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты, заказным письмом (с описью вложения) с уведомлением о получении.
Знание процедуры проведения и документирования выемки документов может помочь налогоплательщикам отстоять свои права, в том числе и в судебном порядке. Так, поводом для иска после выемки документов может быть:

  • нарушение процедуры проведения выемки
  • невозврат или не полный возврат документов
  • утеря документов

Рекомендации налогоплательщику при проведении выемки документов и предметов:
1. Налоговый орган должен доказать факт отказа налогоплательщика от добровольной выдачи документов и обосновать необходимость выемки.
2. Должностные лица налогового органа обязаны перед началом процедуры разъяснить всем присутствующим лицам их права и обязанности.
3. Выемка должна производиться в присутствии не менее двух понятых, а также лиц, у которых производится выемка.
4. Выемка запрещена в ночное время (с 22 до 6 часов по местному времени).
5. Выемке подлежат только предметы и подлинники документов, имеющих отношение к предмету проверки, и не могут быть изъяты иные документы и предметы. Поэтому необходимо обратить особое внимание на предмет проверки (вид проверяемого налога) указанный в решении руководителя налогового органа.
6. Рекомендуется фиксировать всю процедуру выемки на видео, чтобы в дальнейшем иметь возможность доказать факты нарушений.

Статья 94 НК РФ. Выемка документов и предметов

СТ 94 НК РФ.

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора, плательщика страховых взносов). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора, плательщика страховых взносов) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Комментарий к Ст. 94 Налогового кодекса

В комментируемой статье НК РФ определены правовые основы проведения такого мероприятия налогового контроля, как выемка документов и предметов.

Легального определения выемки документов и предметов НК РФ не содержит. Выемка документов и предметов представляет собой проводимое в рамках выездной налоговой проверки действие налоговых органов, заключающееся в изъятии документов и предметов, имеющих отношение к налоговой проверке.

Определение изъятия документов можно найти в продолжающей действовать до сих пор Инструкции о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан, утвержденной письмом Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176. Согласно п. 1 данной Инструкции изъятие документов представляет собой административно-правовую меру воздействия, состоящую в принудительном лишении лиц возможности пользоваться и распоряжаться указанными документами. Перечень документов, которые могут быть изъяты должностными лицами налоговых органов, приведен в п. 2 данной Инструкции. К ним отнесены: первичные документы, денежные документы, планы, сметы, декларации и иные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет, а также другие справочные материалы и расчеты, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, определенную в установленном законодательством порядке.

Как это следует из п. 1 ст. 31 и ч. 5 ст. 89 НК РФ, выемка документов производится налоговыми органами в случаях, когда у проверяющих должностных лиц есть достаточные основания полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены. Формальным основанием выемки является мотивированное постановление должностного лица налогового органа, осуществляющего налоговую проверку, утвержденное руководителем (заместителем руководителя) этого органа.

Не сформировалось в правоприменении единого подхода по ряду процедурных вопросов проведения выемки документов и предметов.

Прежде всего это касается вопроса, может ли проводиться выемка документов без предварительного направления требования об их представлении (п. 14 ст. 89, п. 4 ст. 93, п. 8 ст. 94 НК РФ).

В некоторых судебных решениях указано, что выемка может проводиться вне зависимости от того, было ли направлено требование о представлении документов, если есть основания полагать, что они могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.05.2010 по делу N А05-17032/2009, Постановление ФАС Поволжского округа от 02.08.2010 по делу N А72-16467/2009). Вместе с тем существуют судебные решения, в соответствии с которыми проведение выемки без предварительного направления требования о представлении документов неправомерно (например, Постановление ФАС Уральского округа от 20.12.2011 N Ф09-8308/11 по делу N А34-689/11, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2009 N Ф04-3822/2009(9598-А70-41) по делу N А70-6338/2008).

Еще один существенный процедурный вопрос, по-разному интерпретируемый на стадии правоприменения, относится к дискуссионному положению о том, должен ли налоговый орган в постановлении о выемке привести доказательства угрозы уничтожения, сокрытия, изменения или замены документов (п. 14 ст. 89, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 94 НК РФ).

В соответствии с п. 14 ст. 89 НК РФ при наличии у должностных лиц, осуществляющих выездную налоговую проверку, достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены, производится выемка.

В комментируемой статье установлено, что выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку (п. 1 ст. 94 НК РФ), а также что если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов и у должностных лиц инспекции есть достаточные основания полагать, что документы могут быть уничтожены (сокрыты, заменены), то они производят выемку этих документов (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Упомянутые нормы НК РФ приводят к вопросу о необходимости указания в постановлении о выемке привести доказательства того, что документы могут быть уничтожены (сокрыты, заменены или изменены).

Административная правоприменительная практика (позиция ФНС России) исходит из того, что в постановлении о выемке необязательно приводить доказательства возможности уничтожения, сокрытия, изменения или замены документов. Имеются и судебные решения, подтверждающие эту позицию.

Однако в ряде судебных решений зафиксирована позиция, в соответствии с которой налоговый орган должен доказать в постановлении о выемке, что документы могут быть уничтожены (сокрыты, заменены или изменены).

Выемке документов и предметов, как правило, предшествуют осмотр, истребование документов (об этих процессуальных действиях — в ст. 92 и 93 НК РФ).

По общему правилу должностные лица налоговых органов изымают копии документов. Случаи и порядок изъятия подлинников документов регламентированы в пункте 8 комментируемой статьи.

Процедурными особенностями выемки являются:

а) обязательное присутствие лиц, у которых производится выемка документов и предметов;

б) обязательное присутствие не менее двух понятых;

в) выемка производится строго в дневное время. При этом НК РФ не устанавливает конкретного временного отрезка в течение суток, который бы признавался ночным временем в отличие от УПК РФ, в котором закреплено, что ночным временем признается промежуток времени с 22 до 6 часов по местному времени (п. 21 ст. 5 УПК РФ).

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Права и обязанности лица, у которого производится выемка документов и предметов, помимо комментируемой статьи, определены также в ст. 21 НК РФ («Права налогоплательщиков (плательщиков сборов)») и в ч. 5 ст. 89 НК РФ. К ним относятся, например, право делать замечания, которые по требованию названного лица должны быть внесены в акт о выемке, скреплять печатью или подписью изымаемые документы, получить копию акта о выемке.

Правовой статус понятых и специалистов, которые также могут быть привлечены для участия в производстве выемки, предусмотрены ст. 96 и 98 НК РФ соответственно.

До принудительного изъятия документов и предметов должностными лицами налоговых органов должны быть произведены следующие действия: истребование документов, предложение добровольной выдачи документов и предметов. И только в случае отказа лица от выполнения данных требований налоговых органов выемка производится принудительно.

В случае отказа лица выполнить упомянутые действия добровольно должностное лицо налогового органа вправе вскрыть помещения и иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов (п. 4 ст. 94 НК РФ).

Результаты выемки документов и предметов оформляются процессуально в соответствии с предписаниями НК РФ (пункты 6, 7, 9, 10 ст. 94 НК РФ).

Как проводится выемка документов налоговыми органами

Обновление: 7 апреля 2016 г.

При выемке документов не могут быть изъяты документы и предметы, не имеющие отношения к сути налоговой проверкип. 5 ст. 94 НК РФ.

Прежде чем приступить к выемке, инспекторы должныпп. 3, 4 ст. 94 НК РФ:

  • предъявить налогоплательщику постановление о выемке и разъяснить его права и обязанности, о чем делается пометка в протоколе выемки, заверенная подписью проверяемого. Если он откажется расписываться, это также будет отражено в протоколеПисьмо ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837 (п. 9.7);
  • предложить выдать документы добровольно. В случае отказа выемку проведут принудительно.

В ходе выемки инспекторы вправе вскрывать помещения или сейфы, в которых могут находиться интересующие их документы или предметы. При этом они должны избегать повреждения запоров, дверей и других предметов, если в этом нет необходимости. Если такие повреждения были, то инспекторы должны сделать запись об этом в протоколе, описав повреждения и указав их причиныПисьмо ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837 (п. 9.7).

Что будет, если препятствовать выемке

Выемка должна проходить только в дневное время (не ранее 6.00 и не позднее 22.00 по местному временип. 21 ст. 5 УПК РФ) в присутствии представителя проверяемого лица и как минимум двух понятыхпп. 2, 3 ст. 94 НК РФ.

Если вы будете препятствовать доступу проверяющих на вашу территорию для производства выемки либо откажетесь вскрыть помещения или сейфы, где могут находиться необходимые документы, то налоговики могут через суд оштрафоватьч. 1 ст. 19.4.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ; Письмо ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837 (пп. 9.5, 9.7):

  • организацию — на 5000—10 000 руб.;
  • ее руководителя (предпринимателя) — на 2000—4000 руб.

Протокол выемки документов

Все изымаемые документы и/или предметы должны бытьпп. 7, 9 ст. 94 НК РФ:

  • предъявлены понятым и другим участвующим лицам и при необходимости упакованы на месте выемки;
  • перечислены и описаны в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков, а по возможности — и стоимости (в отношении предметов).

Из предметов налоговики чаще всего изымают системные блоки компьютеров, с жестких дисков которых они надеются получить интересующую их информацию. Впрочем, инспекторы могут и не изымать сам компьютер, а скопировать информацию на съемный носитель (например, на флеш-карту), который затем должны поместить в конверт и опечататьПисьмо ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837 (п. 1.6); Постановление 18 ААС от 14.05.2015 № 18АП-4304/2015.

Что касается изъятых документов, то они также должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика. В случае его отказа поставить печать или подпись инспекторы делают в протоколе специальную отметку.

По-хорошему, в ходе выемки с изымаемых документов делаются копии, которые заверяются инспектором и передаются налогоплательщику. Но если документов много, то это не всегда возможно. Тогда копии должны изготовить в инспекции и передать проверяемому лицу в течение 5 рабочих дней со дня изъятияп. 8 ст. 94 НК РФ.

Кстати, никто не запрещает налогоплательщикам снимать процесс выемки на видео. В дальнейшем эта запись может помочь доказать многочисленные нарушения, допущенные инспекторами, и признать выемку незаконнойсм., например, Постановления 18 ААС от 24.01.2013 № 18АП-12296/2012; ФАС СКО от 15.01.2013 № А32-7729/2011. А если выемка незаконна, значит, все изъятые в ходе нее документы и предметы не могут являться доказательствами в деле.

Копию протокола о выемке налоговики должны вручить под расписку лицу, у которого происходило изъятие. При невозможности личного вручения протокол вышлют по почтеп. 10 ст. 94 НК РФ.

В период приостановления выездной проверки ИФНС не должна возвращать налогоплательщику изъятые подлинники документовп. 9 ст. 89 НК РФ.

Что касается возврата изъятых подлинников, то в НК нет ни порядка, ни сроков, ни самой такой обязанности для налоговиков, при условии что они передали налогоплательщику заверенные копии документовп. 8 ст. 94 НК РФ. Поэтому формально у проверяемых лиц даже после окончания выездной проверки нет законного права требовать обратно документы, изъятые при выемке.

Когда вернут документы при выемке

Но по-хорошему, если проверка завершена, то налоговикам оригиналы больше не нужны, за исключением случаев, когда документы передаются в следственные органы или в суд. Поэтому вы можете обратиться к ним с просьбой вернуть изъятое. Если они вам откажут, тогда можно требовать возврата подлинников документов через суд. Однако будьте готовы доказать, что их отсутствие привело к каким-то негативным для вас последствиямсм., например, Постановление 13 ААС от 10.04.2012 № А26-7381/2011.

Изъятие документов: порядок действий и советы по уменьшению рисков

Татьяна Войцехович, ведущий эксперт компании «Делис Архив»
по вопросам архивной обработки документов

Компания «Делис Архив»

Спасайте документы! Порядок действий при изъятии. Как подготовиться к изъятию документов. Кто, зачем и как имеет право изымать документы компании.

Ни одна компания не застрахована от санкционированного изъятия документов. Главная опасность процедуры так называемой выемки заключается в ее внезапности. Однако знание закона и своевременно принятые меры, которые можно провести задолго до начала изъятия, позволят избежать нежелательных последствий для бизнеса и репутации компании.

Изъятие документов – мероприятие заурядное, если к нему как следует подготовиться. В обратном случае вы рискуете оказаться в эпицентре далеко не самых благоприятных событий, когда решения приходится принимать необдуманно, а действовать – на скорую руку. Но даже с внезапностью можно бороться. Для этого достаточно знать права и обязанности обеих сторон, а также законные способы того, как можно отсрочить или вовсе избежать неприятного момента изъятия документов.

Как показывает практика, документы могут стать легкой «добычей» не только сотрудников компании и ее контрагентов, но и некоторых органов, которые обладают правом санкционированной выемки документов. Закон есть закон. При осуществлении контрольной и оперативно-розыскной деятельности, в ходе административного и уголовного процессов представители государственных служб могут истребовать документы с их последующим изъятием.

Кто имеет право изымать документы? Во-первых, налоговые органы. Во-вторых, государственные службы, задействованные в оперативно-розыскной деятельности. Кроме того, таким правом обладают органы, уполномоченные на проведение административного и уголовного процессов, а также Счетная палата при проведении контроля за исполнением бюджета и органы государственного контроля за геологическим изучением и разведкой месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением с целью получения сведений о получении, расходовании, учете, хранении драгоценных металлов и камней и др.

В силу обширности темы в рамках данной статьи мы рассмотрим, на каких основаниях и как регламентирован порядок изъятия в деятельности налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-розыскной деятельности.

Изъятие документов налоговыми органами

Для осуществления контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (п. 3 ст. 31 НК РФ; ст. 7 Закона РФ от 21.03 1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»).

Следует отметить, что порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ. Это требование было введено с 1 января 2007 года, когда в силу вступили изменения к закону от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».

В статье 94 НК РФ установлено, что изъятие документов, именуемое выемкой, не может быть произведено вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Выемка документов в порядке налогового контроля имеет место быть в том случае, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не предоставил налоговому органу затребованные документы в течение 5 дней. При этом налоговый орган обязан предъявить соответствующее постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.

Порядок проведения выемки документов:

1. Перед началом выемки должностное лицо налогового органа предъявляет
постановление о производстве выемки. Он также должен разъяснить присутствующим лицам их права и обязанности.

2. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их. В случае отказа он производит выемку принудительно.

3. Если лицо, у которого производится выемка, отказывается вскрыть помещения или иные места, где предположительно хранятся подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно. При этом нужно избегать причинения повреждений (запоров, дверей и других предметов), не вызванных реальной необходимостью.

4. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов (ст. 99 НК РФ).

Кроме того, существует ряд специальных правил, регламентирующих проведение выемки:

1. В ночное время производство выемки документов и предметов исключено.

2. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. При необходимости для участия в производстве выемки приглашают специалиста.

3. Документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки, изъятию не подлежат.

Отметим, что первичные бухгалтерские документы имеют специальный режим изъятия. В соответствии с п. 8 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Копии и подлинники: какие документы изымают налоговые органы

Общее правило для выемки документов налоговыми органами: изыматься должны копии документов. Подлинники разрешается изымать лишь в тех случаях, когда у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что они будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Если налоговые органы изымают подлинники, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать сделанные копии одновременно с изъятием документов в течение пяти дней после изъятия налоговый орган передает их лицу, у которого были изъяты документы (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Если по прошествии пяти дней с момента изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого были изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением. Об этом в протоколе делается соответствующая запись с указанием номера почтового отправления.

Копии документов отправляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, которое указано в протоколе.

Несоблюдение должностными лицами государственной налоговой инспекции порядка выемки (изъятия) документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике существуют случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.

Изъятие документов в ходе оперативно-розыскных мероприятий

Изъятие документов может быть произведено в ходе оперативно-розыскной деятельности. В данном случае законным основанием для выемки являютсяп. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и п. 10 ст. 13 Закона «О полиции» № 3-ФЗ от 7 февраля 2011 года.

Полный перечень органов, правомочных осуществлять изъятие документов при проведении оперативно-розыскных мероприятий, установлен ст. 13 закона «Об оперативно-розыскной деятельности». На территории России право осуществлять такую деятельность предоставляется оперативным подразделениям:

  • Органов внутренних дел РФ;
  • Органов Федеральной службы безопасности;
  • Федеральных органов государственной охраны;
  • Таможенных органов РФ;
  • Службы внешней разведки РФ;
  • Федеральной службы исполнения наказаний;
  • Органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

При осуществлении оперативно-розыскной деятельности уполномоченные органы имеют право:

1. Проводить гласно и негласно оперативно-розыскные мероприятия, перечисленные в статье 6 Федерального закона, производить при их проведении изъятие документов, предметов, материалов и сообщений, а также прерывать предоставление услуг связи в случае возникновения непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы государственной, военной, экономической или экологической безопасности РФ.

2. В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ.

В соответствии с п. 5 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» законные требования должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами, к которым такие требования предъявлены.

Неисполнение законных требований должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, либо воспрепятствование ее законному осуществлению влекут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Действия сотрудников при осуществлении оперативно-розыскной деятельности регламентированы ведомственными нормативными актами, известными только узкому кругу лиц.

Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», сведения об оперативно-розыскной деятельности (силы, средства, источники, методы, планы, результаты) отнесены к государственной тайне.

Основания для проведения оперативно-розыскных мероприятий

1. Наличие возбужденного уголовного дела.

2. Ставшие известными органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, сведения о:

— признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела;

— событиях или действиях, создающих угрозу государственной, военной, экономической или экологической безопасности Российской Федерации;

— лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания;

— лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.

3. Поручения следователя, органа дознания, указания прокурора или определения суда по уголовным делам, находящимся в их производстве.

4. Запросы других органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье.

5. Постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

6. Запросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами РФ.

Кроме того, органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность, в пределах своих полномочий вправе собирать данные, необходимые для принятия решений:

1. О допуске к сведениям, составляющим государственную тайну.

2. О допуске к работам, связанным с эксплуатацией объектов, представляющих повышенную опасность для жизни и здоровья людей, а также для окружающей среды.

3. О допуске к участию в оперативно-розыскной деятельности или о доступе к материалам, полученным в результате ее осуществления.

4. Об установлении или о поддержании с лицом отношений сотрудничества при подготовке и проведении оперативно-розыскных мероприятий.

5. По обеспечению безопасности органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность.

6. О выдаче разрешений на частную детективную и охранную деятельность.

Важно! Если возбуждено уголовное дело, любое мероприятие (включая изъятие документов) проводится по правилам Уголовно-процессуального кодекса. Однако органы, которые перечислены в ст. 13, имеют право осуществлять изъятие документов без возбуждения уголовного дела согласно п. 2 ст. 7 Федерального закона от 12.08 1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности».

Практические рекомендации в ходе оперативно-розыскных мероприятий

1. Не паникуйте и постарайтесь оттянуть время, при этом не отказывая органам в выдаче документов. Все переговоры желательно записывать с помощью звукозаписывающего устройства.

2. Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Перепишите все указанные в них данные.

3. Потребуйте предъявить документ на изъятие с печатью, подписанный руководителем. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, попросите их связаться с руководителем.

4. Если в предоставлении документа на изъятие вам отказано, позвоните 02 (они записывают все вызовы) и попросите помочь разобраться в ситуации.

Как подготовиться к изъятию документов

Чтобы сотрудники контролирующих органов не застали вас врасплох, заранее позаботьтесь о самом важном – о документах компании. В долгосрочной перспективе расходы на превентивные меры окажутся не сопоставимыми с той ценой, которую вам, возможно, придется заплатить за халатное отношение к корпоративному архиву. Что можно предпринять?

Во-первых, решить проблему нехватки времени и тем самым снизить эффект внезапности можно благодаря созданию территориально распределенного архива, то есть передачи документов на внеофисное хранение. Такой способ хранения предполагает, что архивная компания вывозит архив документов за пределы вашего офиса и размещает их в специализированном помещении с повышенным уровнем безопасности.

Преимущество внеофисного хранения очевидно: у компании появляется бесценный запас времени. Контролирующие органы приезжают по месту фактического пребывания компании (не в архив), что позволяет оттянуть момент выемки документов, а руководству – пригласить адвоката или иным образом позаботиться о снижении рисков изъятия. Другое менее очевидное – экономическое – преимущество: создание территориально распределенного архива способно снизить издержки на содержание и обслуживание аналогичного архива в офисе. Помимо этого, в специализированном архиве документы будут чувствовать себя в полной безопасности благодаря высокому технологическому оснащению.

Во-вторых, не забывайте вовремя уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Согласно российскому законодательству вы имеете на это право, но для грамотного уничтожения документов важно не ошибиться в определении сроков хранения. Своевременное выделение дел к уничтожению позволит компании минимизировать риски, возникающие вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения, которые являются потенциальным компроматом.

В-третьих, существует комплексное решение для выхода из ситуации, когда изымаются подлинники документов. По иронии судьбы в один и тот же момент они могут понадобиться не только представителям контролирующих органов, но и вашим ключевым партнерам, инвесторам и прочим сторонним службам. С целью решения этой проблемы российские компании все чаще прибегают к созданию системы электронного архива. С одной стороны, она позволяет всегда иметь под рукой копии документов независимо от того, где находятся их оригиналы. С другой, не только ваша компания, но и налоговые и иные органы по запросу могут получить информацию из базы электронного архива.

Обращение к поставщикам архивных услуга может стать настоящим спасением в случае с изъятием документов, однако следует помнить, что ни одна архивная компания не застрахует вас от ответственности, которая наступает вследствие неправомочных действий, в том числе в отношении контролирующих органов.