Юридически значимый

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Д.С.Самойлова

  • Электронная подпись
  • Применение электронной подписи
  • Проблемы, возникающие при использовании электронной подписи

Достаточно длительный период в Российской Федерации термин «юридически значимый документ» определялся как документ, обладающий всеми необходимыми свойствами (реквизитами), позволяющими использовать его в качестве доказательства при рассмотрении спорных ситуаций, в том числе в арбитражных судах, судах общей юрисдикции.

Безусловно, юридически значимый документ обладает юридической силой.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В зависимости от вида документа, обладающего юридической силой, ряд норм и правовых актов устанавливает определенные требования по оформлению и составу обязательных реквизитов, а также к содержанию такого документа.

В частности, требования, предъявляемые к содержанию устава общества, содержатся в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью»,
требования, предъявляемые к содержанию трудовых договоров, коллективного договора (соглашения) для предприятий, утверждены Трудовым кодексом Российской Федерации,
требования, предъявляемые к формам первичной учетной документации по учету торговых операций, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132,
требования, предъявляемые к формам первичной учетной документации по учету основных средств, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7,
Общие требования к управленческим документам закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. Но многие формы документов, такие как акт оказания услуг, утверждаются внутренним правовым актом – приказом руководителя организации.
В настоящее время, одновременно с термином «юридически значимый документ» участники деловых отношений часто упоминают термин «электронный документ», на мой взгляд, данная ситуация связана с развитием IT-технологий.
Законодательство также не стоит на месте и законодательные органы стараются оперативно реагировать на переход документооборота между участниками деловых отношений с бумажных носителей на электронные.
Например, статья 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержит определение термина «электронный документ», статья 6 Федерального закона «Об электронной подписи» раскрывает условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.
Вместе с тем, под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись может быть простая (неквалифицированная) и усиленная (квалифицированная).
Участники электронного взаимодействия имеют право использовать электронную подпись по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Достаточно длительный срок не был отражен порядок использования документов, подписанных электронной подписью, в качестве отчетных и учетных документов для предоставления налоговым органам. Письмо Минфин России от 15 сентября 2011 года № 03-02-08/96 внесло некоторую ясность в данный вопрос. Из данного письма следует, что в соответствии с п.2 ст.93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в порядке, предусмотренном Приказом ФНС России от 17 февраля 2011 года № ММВ-7-2/168@.
Кроме того, Федеральный закон «Об электронной подписи» предусматривает возможность подписи одной электронной подписью связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).
Соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
Существует два вида информационных систем (пункты 12 и 13 статьи 2 ФЗ «Об электронной подписи»), а именно:
— корпоративная информационная система – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц,
— информационная система общего пользования, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам может быть отказано.
Поскольку порядок создания корпоративной информационной системы действующим законодательством не установлен, то создание такой системы в компании представляется достаточно сложным.
Несмотря на вышеизложенное, различные организации, в том числе банки, применяют данные положения закона в следующем порядке. При заключении с клиентом договора банковского счета и осуществлении расчетно-кассового обслуживания, предусматривают возможность использования клиентом системы дистанционного банковского обслуживания. После получения согласия клиента на использование системы дистанционного банковского обслуживания банк выдает клиенту сертификат ключа, после чего такой клиент становится участником корпоративной информационной системы. (Постановление ФАС Уральского округа от 28 февраля 2012 г. № Ф09-116/12)
Создание юридически значимого документа осуществляется следующим образом: на каждый компьютер отправителя и получателя устанавливается средство электронной подписи (ст.12 ФЗ «Об электронной подписи) — специальная криптографическая программа. Для каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ электронной подписи – пароль, который является двойным (состоит из открытого – сообщаемого своим партнерам по переписке и закрытого – хранящегося в секрете).
Юридическая значимость у электронных документов, созданных с помощью электронной подписи, появляется с помощью удостоверяющих центров.
На практике это происходит так: для признания электронного документа подписанным с помощью простой электронной подписи достаточно пройти регистрацию в соответствии с правилами какого-либо информационного сообщества (например, электронной торговой площадки).
В соответствии со статьей 13 Федерального закона «Об электронной подписи» удостоверяющий центр создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия таких сертификатов, аннулирует сертификаты, выдает средства электронной подписи и осуществляет иные действия, предусмотренные данным федеральным законом.
Предусмотрена также аккредитация удостоверяющего центра на добровольной основе.
Статьями 16 и 17 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрена защита информации и ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Обладатель информации, оператор информационной системы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, обязаны обеспечить предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации, своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации, предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации, недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование, возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней, постоянный контроль за обеспечение уровня защищенности информации.

Вместе с тем, из Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» следует, что нарушение требований Федерального закона влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В том числе, пунктом 10 статьи 7.30 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение оператором электронной площадки порядка проведения открытого аукциона в электронной форме.

Из анализа постановлений ФАС России следует, что основанием применения п.10 ст.7.30 КоАП РФ в большинстве случаев является необеспечение непрерывности проведения оператором электронной площадки открытого аукциона в электронной форме и равный доступ участников открытого аукциона и участие в нем.

Вот непосредственные примеры:

1) 29 ноября 2010 г. в период проведения аукциона общество не смогло подать предложение о цене государственного контракта по причине возникшей ошибки на сайте оператора электронной площадки. Свою правовую позицию оператор электронной площадки пояснил следующим. Оператор электронной площадки получил уведомление от удостоверяющего центра о выпуске 10 ноября 2011 года нового корневого сертификата для физического лица носителя ЭЦП и данный сертификат установлен на всех серверах оператора электронной площадки, кроме аукционного сервера, поэтому у общества возникли проблемы при подаче ценового предложения. ФАС России пришел к выводу о том, что оператором электронной площадки не была обеспечена непрерывность проведения открытого аукциона в электронной форме и равный доступ участников открытого аукциона и участие в нем.(постановление ФАС России от 19 июля 2011 года № К-1447/10/АК91-11),
2) организация, реализуя свое право на участие в торгах, несколько раз пыталась направить заявку оператору электронной площадки, однако каждый раз программно-аппаратный комплекс оператора электронной площадки не принимал указанную заявку, а обработка операции заканчивалась с ошибками. Оператор электронной площадки приобщил к материалам дела документы, подтверждающие технологический сбой удостоверяющего центра, выдавшего ЭЦП организации. Впоследствии было установлено, что результатом указанного сбоя стало неопубликование актуального списка отозванных сертификатов. Данное обстоятельство повлекло за собой нарушение права организации на подачу заявки, при этом данное нарушение было допущено оператором электронной площадки. (постановление ФАС России от 22 сентября 2010 г. № К-259/10/АК371-10Э),3) во время подачи заявителем ценового предложения при проведении аукциона в электронной форме 09 июня 2011 года возникла ошибка проверки сертификата ЭЦП («Ошибка проверки сертификата: при проверке ЭЦП произошла ошибка проверки цепочки сертификата.

Возможно, сертификат ЭЦП выдан удостоверяющим центром, который не находится в списке доверенных удостоверяющих центров электронной площадки»). Согласно представленным данным удостоверяющий центр авторизован в соответствии с договором авторизации и выдает сертификаты ключей ЭЦП участникам размещения заказов для работы на пяти электронных торговых площадках. Также оператором электронной площадки не представлено доказательств того, что при проведении аукциона в электронной форме функционирование программных и технических средств проходило в штатном режиме, поэтому ФАС России пришел к выводу, что оператором электронной площадки не обеспечил заявителю должного участия в аукционе в электронной форме. (решение ФАС РФ от 20 июня 2011 г. по делу № К-1219/11).
Согласно пункту 3 статьи

13 Федерального закона «Об электронной подписи» удостоверяющий центр в соответствии с законодательством Российской Федерации несет ответственность за вред, причиненный третьим лицам в результате: неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром, неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей предусмотренных настоящим Федеральным законом.

Помимо вышеуказанных проблем, есть еще некоторые вопросы применения юридически значимых электронных документов, которые заключаются в следующем:
— каким образом и как долго надлежит хранить электронные документы,
— ответственность удостоверяющего центра – хранителя довольно дорогой информации, равно как и оператора информационной системы четко и ясно не указана, при этом аккредитация удостоверяющих центров является добровольной.

Несмотря на то, что в действующем законодательстве есть пробелы в сфере применения юридически значимых электронных документов, Постановлением Правительства Российской Федерации № 976 от 28 ноября 2011 г. определен уполномоченный орган исполнительной власти в сфере использования электронной подписи – Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации .

В соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» № 8-ФЗ от 09 февраля 2009 г. физические и юридические лица, общественные объединения вправе направлять запросы в Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

На взгляд автора статьи, ответы Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации на запросы рядовых физических и юридических лиц, общественных объединений вполне могут восполнить пробелы в действующем законодательстве в отсутствии новых законодательных и нормативных актов в этой сфере.

  • 15 марта 2016
  • Статьи

Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

  • гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
  • выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • участвовать в госзакупках и тендерах;
  • наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
  • гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
  • найти оптимальные способы использования электронных подписей;
  • отказаться от ручного ввода и хранения документации;
  • снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Программные решения позволяют вести полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Чтобы обеспечить эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision был разработан модуль для юридически значимого обмена между контрагентами, подключенными к системе «Диадок» от СКБ Контур, либо к любому другому оператору электронного документооборота.

Наши решения:

  • дают возможность реализовать интеграцию с «Диадок» или любым произвольно выбранным оператором электронного документооборота;
  • помогают создавать, отправлять контрагентам документацию, подписанную ЭЦП (механизм встроен в решения Docsvision);
  • облегчают процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
  • предоставляют возможности получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
  • упрощают поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, контрагентские документы, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы. Решение заказчики получают в виде удобных дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:

Дополнительные услуги Docsvision

Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:

  • адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
  • консультации и обучение персонала предприятия;
  • техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.

Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правомочности. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.

ЮЗДО

Вместе с этой статьей выбирают:

  • Юридическая сила и юридическая значимость. Есть ли разница?

Понятие юридической силы документа — давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98. Понятие юридического значения (значимости) документа — относительно новое, получившее широкое распространение только в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется обычно не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот», которое широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем.

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Юридическая значимость электронного документа

Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и соответственно сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе — это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.

Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе — это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект. Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:

Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе — системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:

Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой — СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и в том числе признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, — возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.

В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

  1. «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
  2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи…».

Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Представим ситуацию: мы создали электронный документ внутренний, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ — это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа — о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, пп. 7.2.1-7.2.5), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.

По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду — в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

Автор статьи: Янковая В.Ф.

Источник: PRO-Делопроизводство и СЭД

База знанийАналитика

Информация в статье была актуальна в 2013 году.

Полезно сегодня:

  • Электронный документооборот или ЭДО: понимать и не путаться
  • Организация электронного документооборота с контрагентами

За прошедший год межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД) между контрагентами (в области B2B) активно укрепил свои позиции, делая принцип «бизнес без бумаги» все более реалистичным. Остановимся на причинах актуальности ЮЗЭД и его основных принципах подробнее.

Юридически значимый электронный документ

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие электронной подписи:

«электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

А Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ содержит условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа):

«юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами

Межкорпоративный обмен ЮЗЭД имеет следующие основные преимущества перед бумажной формой:

  • быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов;
  • сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.

Гарантии доставки и конфиденциальности документов:

  1. Специализированные технологии:
    • Информационные системы операторов обмена со средствами интеграции.
    • Протоколирование всех действий по передаче документов.
    • Защищённые протоколы передачи данных и т.п.
  2. Регламенты обработки электронных документов:
    • Регламент обработки электронных документов служит целям разграничения между участниками оборота прав и обязанностей по обработке документов, указывает состав и порядок использования различных технических документов.
    • Для электронных счетов-фактур существует законодательный порядок выставления, т.е. обработки всеми участниками оборота (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»).
    • Для других видов документов участники оборота или оператор определяют регламент обработки (порядок действий, технологические документы, права и обязанности участников и т.п.).

Из данных преимуществ следуют выгоды:

  • быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени;
  • сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач;
  • быстрый обмен ЮЗЭД и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте;
  • форма электронных документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Кроме очевидных плюсов электронного обмена ЮЗЭД значительное влияние на его развитие оказывает законодательство и предлагаемые на рынке продукты и решения по обмену, которые делают межкорпоративный электронный документооборот реальностью.

Основы законодательства и правовое поле обмена

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен ЮЗЭД:

  1. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
  2. Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002, который ещё действует до 1-го июля 2013 года.
  3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.
  4. Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
  5. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).
  6. Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
  7. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Также есть и другие НПА, регулирующие использование ЮЗЭД.

Представленное законодательство создает правовое поле для использования электронных документов наравне с бумажными, т.е. организации уже сейчас для определенных видов документов могут производить обмен электронными юридически значимыми документами.

Также для межкорпоративного обмена ЮЗЭД компаниям необходимо определить локальное правовое поле – заключить соглашения об обмене контрагент-контрагент или присоединиться к регламенту обмена, если используется оператор обмена; выпустить необходимые внутренние приказы и положения по использованию электронной подписи и ЮЗЭД, которые будут регламентировать выполнение внутри компании внешних принятых соглашений (например, Положение организации об обмене ЮЗЭД с контрагентами, Приказ о создании системы обмена ЮЗЭД и принятии регламента системы, Инструкция уполномоченного сотрудника).

Виды документов для межкорпоративного обмена

При переводе межкорпоративного документооборота в электронный вид компаниям необходимо определить, какие виды документов использовать.

Для вида документа необходимо проверить законодательные требования и сроки хранения: разрешено (или не запрещено) законом использовать электронный вид документа и электронную подпись на документ, и сможет ли организация обеспечить в электронном виде необходимые сроки хранения документов.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

  • письма (требующие юридической значимости);
  • договоры;
  • счета;
  • товарные накладные;
  • товарно-транспортные накладные;
  • акты выполненных работ и оказания услуг;
  • акты сверки взаиморасчетов;
  • счета-фактуры.

Электронная подпись

№63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет следующие виды электронной подписи:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная электронная подпись, которая также подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

№1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет вид электронной подписи: электронная цифровая подпись.

Для межкорпоративного обмена ЮЗЭД, как правило, используется усиленная электронная подпись (или электронная цифровая подпись), которая обеспечивает:

  • контроль целостности передаваемого документа;
  • защиту от изменений (подделки) документа;
  • невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.

Электронная подпись в России на текущий момент активно используется в следующих областях:

  • сдача отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (для подписания отчетности);
  • электронные торговые площадки и государственный заказ;
  • внутренний документооборот в крупных компаниях;
  • системы интернет-банкинга с использованием банк-клиента (часто используется электронная подпись и сертификат подписи).

Активную роль в распространении электронной подписи играет государство как регулятор различных областей. Т.е. на текущий момент электронная подпись работает и успешно используется для решения различных задач бизнеса и государства.

Для межкорпоративного документооборота использование электронной подписи также не вызывает проблем, необходимые законы и технологии существуют и работают (например, для сдачи электронной отчётности в налоговые органы, пенсионный фонд, ФСС, Росстат).

Виды межкорпоративного документооборота

Обмениваться ЮЗЭД контрагенты могут по-разному, выделяются следующие основные виды обмена:

  1. Обмен напрямую контрагент-контрагент.
    Основной минус данного варианта: компании необходимо с каждым из своих контрагентов заключать соглашения, настраивать порядок и технологии обмена документами и т.п. Для части компаний плюс варианта в следующем: не надо платить оператору за передачу документов; но все расходы по организации обмена компания будет нести сама.
  2. Обмен через спецоператора.
    Спец.оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота юридически значимых документов между заинтересованными контрагентами.

Весомый плюс данного варианта: компании достаточно один раз подключиться к сети спецоператора, а он, в свою очередь, обеспечивает все необходимое для обмена, но здесь отношения будут очень похожи на услуги связи (например, по аналогии с услугами телефонной связи). Для части компаний минус данного варианта в следующем: надо платить оператору за передачу документов; но расходы по организации обмена полностью или частично берёт на себя оператор.

Подробное рассмотрение плюсов и минусов представленных вариантов (и других возможных вариантов) выходит за рамки данной статьи, поэтому остановимся подробнее на некоторых особенностях 2-го варианта.

На текущий момент на рынке уже существуют различные спецоператоры, которые предлагают комплекс услуг по межкорпоративному обмену ЮЗЭД. Данные услуги можно разделить на 2 основные категории:

  • услуги по организации обмена и подключению к спецоператору – «подключение к сети»,
  • услуги по передаче документов (после подключения) – «услуги связи».

Кроме того, через спецоператоров будет производиться обмен документами с налоговыми органами (согласно приказам Минфина и ФНС –приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.), выставление счетов-фактур также должно производиться через спецоператоров согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Безопасность межкорпоративного обмена ЮЗЭД

Многие компании еще сомневаются в надежности электронного межкорпоративного документооборота, это связано с недоверием к электронной подписи и привычной бумажной формой юридически значимых документов (оригиналов документов).

Разберем некоторые часто встречающиеся сомнения:

  1. Можно ли доверять электронной подписи и не подделают ли мои документы?
    Технология электронной подписи очень надежна и обеспечивает целостность передаваемого документа, его защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа; подделать электронную подпись при соблюдении порядка ее использования практически не возможно. По сравнению с подписью и печатью на бумажных документах, электронная подпись более надежна; подделать бумажные документы сейчас значительно проще. Технология электронной подписи использует асимметричные схемы криптосистем с открытым ключом. В отличие от асимметричных алгоритмов шифрования, в которых зашифрование производится с помощью открытого ключа, а расшифрование — с помощью закрытого, в схемах цифровой подписи подписывание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого. Без обладания закрытым ключом вычислительно очень сложно создать легитимную цифровую подпись, на это необходим мощный суперкомпьютер и несколько лет работы (и не факт, что в итоге получится создать легитимную подпись).
  2. А если мой документ удалится или потеряется?
    Современные технологии электронного обмена и установленные регламенты деятельности специалистов компаний обеспечивают резервное копирование документов и гарантируют доставку документов до адресата; вероятность потери электронных документов существенно ниже (практически нулевая), чем бумажных документов, а своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов.
  3. Что делать, если государственные органы запросят документы?
    На текущий момент часть государственных органов уже предусмотрела порядок предоставления электронных юридически значимых документов (например, налоговые органы – приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.); также, согласно законодательству (например, ст. 93 Налогового кодекса РФ), на требования госорганов компаниями могут предоставляться бумажные копии ЮЗЭД, заверенные печатью организации.
  4. А можно ли электронные документы использовать в качестве доказательств и как их предоставлять в суд?
    ЮЗЭД могут использоваться в качестве доказательств наравне с бумажными, это подтверждает судебная практика (например, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010 – ФАС Волго-вятского округа признал юридическую значимость (силу) электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. В суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.); в случае сомнения подлинности электронного документа или электронной подписи, как и с бумажными документами, может использоваться экспертиза.

Итоги

Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами становится реальностью, есть законодательные основы и необходимые технологии, а преимущества электронной формы обмена очевидны. Также есть примеры проектов, когда между компаниями в рамках холдинга был организован и работает обмен ЮЗЭД. На текущий момент накоплен огромный опыт по автоматизации документооборота предприятий с применением электронной подписи. Теперь пришла пора переходить на новый уровень электронного взаимодействия, вовлекая партнеров по бизнесу.

Автор статьи: Иван Агапов, аналитик проекта Synerdocs.