Затраты на подбор персонала

Перечислю типичные, на мой взгляд, ситуации, в которых требуется рассчитать затраты на подбор персонала с учетом всех прямых и косвенных расходов.

Вводная 1. У нас нет сотрудника, нужно его нанять.

Стоит заранее узнать, в какую сумму нам обойдется его подбор и найм.

Вводная 2. Сотрудник у нас есть, но он кандидат на увольнение.

Надо знать, сколько будет стоить подбор нового.

Стоит ли терпеть недостатки в работе сотрудника или можно без потерь заменить его на более квалифицированного.

Вводная 3. Сотрудник есть, но он просит прибавки к заработной плате и грозит уволиться в случае отказа.

Что выгоднее — подобрать того, кого устроит текущий размер заработной платы, или проще повысить заработную плату работающему сотруднику, потому что подбор нового «съест» всю экономию.

Вводная 4. Предстоит массовый подбор персонала.

Нужно понять, в какую сумму обойдется комплектование штата.

Вводная 5. Специалисты по подбору персонала в штате вашей компании отсутствуют, но отбирать сотрудников нужно.

Насколько затраты на аутсорсинг подбора персонала превысят затраты на подбор своими силами.

Вводная 6. Составляется бюджет кадровой службы.

Какие расходы на подбор персонала в нем учесть.

Вводная 7. Заработная плата в компании ниже среднерыночной, имеет место текучесть персонала.

Что выгоднее — восполнять потерю сотрудников усилиями отдела подбора персонала или улучшить условия труда и уменьшить текучесть.

Содержание

Как рассчитать стоимость подбора сотрудника

Используем универсальный подход, который позволит нам справиться с любой вводной.

Составляем полный перечень затрат, связанных с подбором персонала, и суммируем планируемые или уже понесенные расходы, стараясь ничего не пропустить.

Составляем несложную таблицу в MS Excel (кликните рисунок для увеличения), которая рассчитает сумму, в которую нам обойдется поиск, подбор и найм сотрудника.

Итоговые расчеты за весь период поиска и подбора выводятся в таком виде

Для удобства учета и анализа выделяем статьи и группы затрат — прямые и косвенные.

Можно считать, сколько стоил подбор персонала по факту уже понесенных затрат, можно прогнозировать, в какую сумму обойдется подбор сотрудника.

Прямые затраты на подбор персонала

К ним относим те расходы, которые мы несем до найма сотрудника.

Иными словами, считаем, кому и сколько мы платим за то, чтобы у нас появился соискатель, которому мы делаем предложение.

Расходы на рекламу, плата за доступ к базе резюме, гонорар кадрового агентства, заработная плата специалиста по подбору персонала — все это прямые расходы на подбор персонала.

Косвенные затраты на подбор персонала

К ним относим любые расходы, связанные с подбором и наймом сотрудника, начиная с расходов по увольнению сотрудника для того, чтобы должность стала вакантной, и заканчивая потерями при оплате труда сотрудника, который не в полном объеме справляется с работой, так как еще адаптируется к новому месту работы.

Состав затрат на подбор персонала

Зависит от ситуации, для которой мы определяем стоимость подбора сотрудника.

Ваше право включать или не включать отдельные статьи расходов в стоимость подбора.

Формируя перечень затрат, я исходил из допущения, что текущие расходы работодателя на сотрудника ограничиваются выплатой ежемесячной заработной платы.

Соответственно, все расходы сверх этой суммы, прямо или косвенно связанные с увольнением, подбором и наймом сотрудника, подлежат включению в состав затрат на подбор.

Для того, чтобы пояснить логику и способы расчета затрат на подбор, прокомментирую затраты на подбор, перечисленные в таблице выше.

Имеются в виду выходные пособия и прочие выплаты по соглашению сторон или выплаты, предусмотренные Трудовым Кодексом, например, двухнедельное пособие при отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

Можно поспорить, включать ли эту сумму в стоимость подбора сотрудника, ведь рано или поздно ежегодный отпуск все равно пришлось бы оплатить.

Но если рассматривать выплату компенсации ежегодного отпуска как непредвиденные расходы работодателя, связанные с увольнением сотрудника, стоит учесть эти расходы.

Вряд ли существенно повлияют на стоимость подбора сотрудника, но для полноты расчета можно их учесть.

Вносим в таблицу размер заработной платы этих специалистов и время (в часах), которое будет потрачено.

Затраты считаются по формуле «стоимость часа * потраченное время».

Эта статья расходов определяется временем, которое будет потрачено на прием дел у увольняемого сотрудника.

Понятно, что грузчику передавать нечего, а вот у специалиста по работе с ключевыми клиентами передача дел может занять несколько часов.

Это рабочее время, которое в «штатном» режиме принимающий дела сотрудник потратил бы на другую работу.

Считается так же, как расходы на расчет и оформление увольнения — «стоимость часа * потраченное время».

Если покупаете доступ к базе работного сайта специально для этой должности, то все просто — потраченную сумму включаете в расходы на подбор.

Если доступ куплен на несколько месяцев и для разных должностей, полагаю, корректно будет поделить потраченную на доступ сумму на количество закрытых или планируемых к закрытию за оплаченный период вакансий.

Расчет, конечно, будет приблизительный, но это лучше, чем не считать эти расходы, определяя стоимость подбора.

Стоимость размещения рекламы вакансии на работном сайте, газете, журнале, вагоне метро или растяжке на центральном проспекте вашего города.

При учете затрат на рекламу вакансий для одной должности логика расчета проста — три месяца публикуем вакансию за 700 рублей на хедхантере, значит, потратим на рекламу вакансии 2100 рублей.

Если вы ищете нескольких сотрудников, рекламные расходы на закрытие одной вакансии подсчитать тоже несложно.

Купили баннер за 15000 рублей, за 2 месяца наняли трех продавцов, будем считать, что реклама вакансии для найма одного продавца обошлась вам в 5000 рублей.

Это, конечно, расчет задним числом — прогнозировать расходы на массовый подбор нужно пользуясь статистикой эффективности рекламы за прошлые периоды.

Они требуют детального учета, но рассчитать их несложно, о чем я уже писал в статье про расчет трудозатрат при подборе персонала.

Если занимаетесь массовым подбором — обязательно рассчитывайте трудозатраты на найм одного сотрудника.

Про статистические расчеты напишу отдельную статью, пока отмечу только главное: если для найма одного водителя вам нужно принять 30 звонков и провести 5 очных интервью — не забудьте отразить это в трудозатратах на подбор.

Затраты в деньгах считаются как обычно — «стоимость часа * потраченное время».

Выбор сотрудника — тоже работа.

Даже если встретиться с тремя соискателями и на каждого потратить по полчаса — уже полтора часа.

Чем выше заработная плата руководителя-интервьюера, тем выше затраты компании на подбор сотрудника.

Расчет делается также по часовой ставке.

Проводят некоторые компании.

Принцип расчета аналогичен учету трудозатрат руководителей.

За то, чтобы «пробить по базам» соискателя, нужно заплатить.

Если ваша компания оплачивает «информационные услуги», эти расходы стоит учесть.

Просто вносите эту сумму в перечень расходов.

Это выплаты тем, кто порекомендовал работать в вашей компании родственникам, друзьям или знакомым.

Акции «Приведи друга» и т. п.

Как вы знаете, для некоторых категорий сотрудник при приеме на работу он обязателен.

На нее, возможно, тоже придется потратиться при найме нового сотрудника.

К подбору персонала напрямую отношения не имеет, но в некоторых случаях стоит учесть эти расходы.

Трудозатраты при оформлении приема сотрудника на работу

Рассчитываются по тому же принципу, что и при увольнении.

Будет ли у нового сотрудника наставник, или новичок пройдет стажироваться под наблюдением опытного коллеги — решать вам.

Но не забудьте, что в некоторых случаях стажировка обязательна.

Если у вас проводится обучение, вам имеет смысл рассчитать расходы на подготовку одного сотрудника, начиная с трудозатрат преподавателей и заканчивая расходными и раздаточными материалами, используемыми при обучении.

Во многих случаях КПД нового сотрудника будет существенно ниже 100%.

10, 20, 30, 40% рабочего времени он будет тратить на освоение новой работы — собирать информацию, знакомиться, изучать документы, инструкции, уточнять задания и т. д. и т. п.

Но это не освобождает работодателя от оплаты всех 100% рабочего времени нового работника, несмотря на то, что его продуктивность ниже, чем у того, кто уже давно занимает эту должность.

Ту сумму, которую работодатель вынужденно переплачивает новому сотруднику, я и назвал «переплата в период адаптации».

Рассчитывается она просто — определяется процент от того рабочего времени, в течение которого новичок будет адаптироваться, и умножается на стоимость часа.

Полученную сумму считаем расходами работодателя на адаптацию сотрудника, которые входят в стоимость подбора персонала.

Например, новый сотрудник за 5 восьмичасовых рабочих дней 25% рабочего времени потратил на адаптацию.

Переплата в период адаптации будет рассчитана по формуле 5*8*25%* часовую ставку.

В общей сложности работодатель оплатит «авансом» 10 рабочих часов.

Не стоит думать, что после увольнения сотрудника можно думать только о затратах на подбор.

Если вам все равно нужно оплачивать выполнение работы за отсутствующего сотрудника, стоит учитывать эти затраты.

Особенного когда вы анализируете потери от текучести персонала или считаете затраты на замену сотрудника.

Это разница между размером заработной платы уволенного и вновь принятого сотрудника.

В зависимости от знака — «+» или «-» эта сумма увеличит или уменьшит ваши затраты на подбор.

Ее стоит учитывать в затратах на подбор, если речь идет о замене сотрудника или снижении текучести.

За какой период считать разницу между текущей и будущей заработной платой — решайте сами.

Я бы рассчитывал ее в пределах испытательного срока нового работника — в этом случае она будет сопоставима с общей суммой затрат на подбор персонала.

Временной фактор исключительно важен для определения стоимости подбора персонала.

Большинство расходов, связанных с подбором персонала, растут пропорционально длительности поиска.

Обязательно учитывайте это при расчетах.

В заключение

Пробуйте считать сами, калькулятор для расчета стоимости подбора персонала можете скачать ниже.

Сломать в скачиваемой версии вы ничего не сможете — ячейки, куда не нужно вводить данные, защищены от изменений.

Тем, кто хочет настроить его под себя, открыть дополнительные строки для статей расходов и столбцы со сроками поиска, подскажу пароль защиты — 1.

Успехов и удачи в подборе персонала!

Денис Карандашев, hr-praktika.ru/

Затраты на поиск и отбор персонала. Показатели эффективности процесса отбора кадров.

Наем на работу — это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией.

Источники привлечения персонала могут быть внешние и внутренние. Внутренние это кадровый резерв. Внутренние источники. Положительные стороны:

— появление шансов для служебного роста

— повышение степени привязанности работника к организации

Как минимум стоит попробовать, потому что:

  • Более 80 курсов для обучения
  • Всего 20 минут в день на занятия
  • Персональный преподаватель

Узнать детали

— низкие затраты на кадры

— претендент знает организацию

— претендента хорошо знают в организации и другие

Отрицательные стороны:

— ограниченные возможности выбора кадров

— конфликты в коллективе на почве карьерного роста

— нежелание отказать сотруднику имеющему больший стаж и т.д.

Внешние источники. Положительные моменты:

— широкие возможности выбора

— новый человек — новые идеи

Узнай стоимость написания работы Получите ответ в течении 5 минут. Скидка на первый заказ 100 рублей!

— меньше интриг в коллективе
Отрицательные моменты:

— большие затраты на прием персонала

— плохое знание организации

— нового работника плохо знают

-высокая степень риска при испытании работника

В России источники найма располагаются следующим образом:

1. люди зашедшие в организацию 2. объявления в газете З. учебные заведения 4. службы по трудоустройству

5. кадровые агентства.

Для оценки эффективности процесса поиска и отбора новых работников может быть использован ряд количественных показателей, характеризующих работу персонала, приступившего к работе в организации: уровень текучести кадров, особенно среди новых работников; доля работников, не прошедших испытательный срок, от общего числа принятых на работу: финансовые затраты на обеспечение процесса поиска и отбора кадров; уровень нарушений трудовой дисциплины среди новых работников (прогулы, не согласованные с руководством опоздания, отсутствие на рабочем месте и*г.п.); уровень брака и ошибок, допускаемых новыми работниками; частота поломок оборудования: эффективность использования необходимых материалов, комплектующих; уровень производственного травматизма среди новых работников; количество жалоб со стороны клиентов, потребителей, поставщиков по вине новых работников. Дополнительная информация о качестве используемой в организации системы отбора кадров может быть получена из трех источников: от самих кандидатов, от работников организации и от увольняющихся. С этой целью могут использоваться интервью, опросы, оценка эффективности работы. Дополнительная информация о качестве используемой в организации системы отбора кадров может быть получена из трех источников: от самих кандидатов, от работников организации и от увольняющихся. С этой целью могут использоваться интервью, опросы, оценка эффективности работы. Надо иметь в виду, что трудно получить достоверную информацию из какого-либо одного источника или за счет оценки какого-то одного показателя. К примеру, высокие значения показателя текучести кадров могут быть обусловлены действием ряда факторов, не имеющих отношения к системе поиска и отбора персонала. Эффективность подбора персонала можно оценить частично сразу же по завершении этого процесса, частично — через определенный плановый промежуток времени. Непосредственно после окончания подбора могут оцениваться: 1 Соответствие плана мероприятий по подбору и фактического комплекса мероприятий в привязке к срокам выполнения; 2)степень отклонения фактических затрат на подбор персонала от плановых показателей; 3)удельны и вес затрат и привлеченных кандидатов из расчета на каждый источник привлечения; 4)общий уровень расходов на привлечение одного потенциального кандидата; 5) уровень расходов на заполнение вакансии: 6) другие параметры оценки. Через определенный промежуток времени эффективность подбора персонала может быть оценена уже непосредственно на основании анализа деятельности принятых на работу специалистов. При этом охватываются следующие аспекты: 1)уровень производительности труда принятого на работу специалиста; 2)доля работников, не прошедших испытательный срок; 3)уровень нарушений трудовой дисциплины и корпоративных правил; 4)уровень текучести кадров: 5)информ:ация, поступающая (по принципу обратной связи) от клиентов и поставщиков при работе с данным: специалистом; 6)уровень поломок оборудования, производственного брака, качества использования комплектующих и пр.; 7)другие параметры оценки.

В практической деятельности любой организации рано или поздно возникает ситуация, связанная с необходимостью поиска и приема на работу новых сотрудников. Причины, побуждающие предприятие заняться подбором специалистов, могут быть разными – расширение предпринимательской деятельности, увольнение прежнего работника и т.п. Различными могут быть и способы комплектации штата. Осуществлять подбор кадров организация может либо собственными силами, либо с помощью специализированных (рекрутинговых) компаний. В любом случае у фирмы возникают расходы. Отражение затрат предприятия в бухгалтерском учете, возможность включения их в налоговые расходы и принятия НДС к вычету – обо всем этом и будет рассказано в данной статье.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы организации, связанные с подбором сотрудников, относятся к управленческим и признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности, формирующим себестоимость продукции (работ, услуг). При этом согласно требованиям п. 18 ПБУ 10/99 данные расходы отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место быть, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, в случае если организация по условиям договора перечисляет предоплату кадровому агентству или в СМИ за размещение объявления, то расходы в учете признаются на дату подписания сторонами акта об оказанных услугах. До этого момента перечисленные денежные средства отражаются на счете 60 субсчет «Авансы выданные».

Налоговый учет

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных компаний по подбору персонала относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. НК РФ не содержит никаких ограничений по учету рассматриваемых расходов в целях налогообложения, кроме тех, что установлены ст. 252 НК РФ , а именно:

– расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты;

📌 Реклама Отключить

– под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

– под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

– расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

По мнению МНС России , если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, представленных специализированными компаниями по подбору персонала, произведенные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения ( п. 6 разд. 5.4 Методических рекомендаций по налогу на прибыль ).

📌 Реклама Отключить

Такой подход, по нашему мнению, не обоснован в силу того, что формулировка пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не содержит требования делить произведенные расходы в целях налогообложения на успешные и безуспешные, а позволяет учитывать их в полном объеме. Кроме того, само понятие предпринимательской деятельности означает деятельность, осуществляемую на свой риск.

… Предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг ( п. 1 ст. 2 ГК РФ ).

Другими словами, если предприятие, осуществляя расходы на подбор специалистов (собственными силами или с помощью специализированных фирм), не нашло нужных работников, это не означает, что понесенные в связи с этим расходы не являются экономически оправданными. Экономическая обоснованность расходов объясняется в данном случае тем, что предприятие ставило перед собой цель и могло нанять сотрудников для ведения предпринимательской деятельности и получения благоприятных экономических результатов. Причиной того, что фирма, понеся расходы по подбору специалиста, тем не менее не заключила с ним трудового договора, может быть отказ самого кандидата по тем или иным обстоятельствам.

📌 Реклама Отключить

В данном случае недостаточно четкая формулировка закона может стать причиной многочисленных конфликтов между налогоплательщиками и налоговыми органами. Если организация, считая понесенные расходы экономически оправданными, уменьшит на их сумму налоговую базу, а налоговый инспектор, исходя из обратного, исключит их из расходов, то это повлечет начисление не только недоимки по налогу на прибыль, но также пени и штрафа. Поэтому налогоплательщик должен принять решение: либо не учитывать в уменьшение прибыли произведенные расходы, не давшие положительного результата, либо предпринять соответствующие меры по дополнительному экономическому обоснованию рассматриваемых затрат.

Конкретные критерии экономической обоснованности этих расходов выработает, скорее всего, только судебная практика. В настоящее время автору неизвестны случаи рассмотрения споров по данному вопросу в арбитражных судах.

📌 Реклама Отключить

Признание расходов в виде оплаты услуг рекрутинговых компаний, а также за размещение объявлений в печатных изданиях или на телевидении зависит от метода, выбранного организацией. Так, при методе начисления , в соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, датой осуществления расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) признается:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

– последний день отчетного (налогового) периода.

При кассовом методе расходы будут признаны только после фактического погашения задолженности за оказанные услуги (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

Организации, работающие на «упрощенке», не могут уменьшить свои доходы на затраты по подбору персонала. Сделать это не позволяет ст. 346.16 НК РФ , содержащая закрытый перечень расходов.

📌 Реклама Отключить

Расходы организации по подбору персонала отражаются по строке 100 «Другие расходы» приложения 2 к листу 2 декларации по налогу на прибыль .

Особенности набора персонала через специализированные организации

Если организация планирует осуществлять поиск и подбор работников с привлечением специализированных фирм, ей необходимо иметь в виду следующее.

Услуги специализированных организаций могут квалифицироваться не только как услуги по подбору кадров, но и как информационные услуги. Последние учитываются в целях налогообложения на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ . Определяющей здесь будет формулировка обязанностей исполнителя. Например, если в обязанности агентства входят проведение собеседования, профессиональное тестирование, проверка представленных кандидатами рекомендаций, изучение биографических данных претендентов, то эти услуги следует отнести к услугам по подбору персонала. Если исполнителю поручены сбор и анализ информации, представление сведений об имеющихся в базе данных лицах, осуществляющих поиск работы, то эти услуги будут являться информационными. Заключение договора на информационные услуги и правильное оформление акта об оказанных услугах позволит организации – заказчику учесть все расходы в уменьшение прибыли при расчете налога.

📌 Реклама Отключить

Трудности при подтверждении экономической оправданности произведенных расходов могут возникнуть, в частности, у тех налогоплательщиков, которые для поиска специалиста на одну и ту же вакансию заключают договоры с несколькими кадровыми агентствами или самостоятельно ищут нужного сотрудника путем размещения в СМИ объявлений параллельно с подбором через рекрутинговую фирму, неся при этом расходы, а также при наличии в штате предприятия кадровой службы, если в должностные обязанности кадровиков входит подбор персонала. В подобных случаях предприятию понадобятся дополнительные убедительные доказательства правомерности уменьшения налоговой базы на сумму произведенных затрат или не учитывать их в налоговых расходах.

Бухгалтеру необходимо обратить внимание на содержание формулировок заключаемого с агентством договора. Так, в частности, возможно, что специализированная фирма предложит вам типовую форму договора, один из пунктов которого предусматривает обязанность кадрового агентства произвести бесплатную замену работника, не выдержавшего испытательный срок. Ясно, что фактически это небесплатно, так как стоимость услуг по договору включает и эти возможные дополнительные затраты агентства. Тем не менее, следуя формулировке данного пункта, предприятие может понести дополнительные расходы. Связано это с тем, что согласно п. 8 ст. 250 НК РФ безвозмездно полученные услуги являются внереализационным доходом. Налоговый инспектор не упустит возможности начислить недоимку с рыночной стоимости услуг по подбору персонала, пени и штраф по налогу на прибыль. Лучше сформулировать этот пункт таким образом, что специализированная компания обязуется произвести замену работника, не прошедшего испытательный срок, при этом договорная стоимость услуг включает в себя и расходы на его замену.

📌 Реклама Отключить

Особенности самостоятельного подбора кадров

Часто, размещая в средствах массовой информации объявления о вакансиях, перед бухгалтером встает вопрос о том, нужно ли с этих затрат начислять и уплачивать налог на рекламу. Ответ на него содержится в Законе «О рекламе» . Согласно ст. 2 закона рекламой признается » распространяемая в любой форме, с помощью любых средств информация о физическом или юридическом лице, товарах, идеях и начинаниях (рекламная информация), которая предназначена для неопределенного круга лиц и призвана формировать или поддерживать интерес к этим физическому, юридическому лицу, товарам, идеям и начинаниям и способствовать реализации товаров, идей и начинаний «. Таким образом, расходы по размещению в СМИ объявлений о поиске работников не должны включаться в облагаемую налогом на рекламу базу.

📌 Реклама Отключить

Существует еще одно условие, соблюдение которого является обязательным не только для подтверждения правомерности учета затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли, но и для подтверждения того факта, что объявления не носят рекламного характера. Предприятию необходимо иметь тексты своих объявлений. Очевидно, что при публикации в печатных изданиях объявлений подтвердить их содержание не составит особого труда. В этом случае достаточно иметь печатное издание (либо вырезку из него, либо его ксерокопию). При размещении объявлений в теле- или радиоэфире их полный текст необходимо привести в акте приемки оказанных услуг.

Принятие НДС к вычету

Очевидно, что возможность принять НДС к вычету имеется только у организаций, являющихся плательщиками данного налога. Кроме того, должны выполняться все условия, предусмотренные ст. 171, 172 НК РФ , а именно:

📌 Реклама Отключить

– услуги фактически оказаны;

– произведена оплата услуг сторонней организации;

– имеется счет-фактура, составленный в соответствии с требованиями законодательства;

– сумма НДС выделена в первичных учетных (акт) и в расчетных (квитанция приходного кассового ордера, чек ККТ, платежное поручение) документах.

Важным в данном случае является правильное определение момента фактического оказания услуг. При самостоятельном подборе специалистов путем размещения объявлений об имеющихся вакансиях и требованиях к кандидатам моментом оказания услуг будет дата выхода печатного издания, теле- или радиопередачи. При привлечении рекрутинговой компании платеж чаще всего осуществляется в два этапа: 1-й – предоплата после подачи заявки и заключения договора, 2-й – окончательный расчет после подписания сторонами акта об оказанных услугах. В этом случае правомерность применения налогового вычета будет определяться условиями заключенного договора.

📌 Реклама Отключить

Пример 1.

ООО «Вектор» заключило со специализированной фирмой договор об оказании услуг по подбору не менее трех кандидатов на должность юриста. По условиям договора услуги считаются оказанными по истечении трехмесячного испытательного срока и после утверждения в должности специалиста.

Цена договора – 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб. Договором предусмотрена уплата агентству аванса в течение трех дней с даты его подписания в размере 5 900 руб. и окончательный расчет в течение трех дней после утверждения специалиста в должности.

В марте с одним из трех представленных кандидатов был заключен трудовой договор, предусматривающий испытательный срок для специалиста в течение трех месяцев. В июне, после завершения испытательного срока, работник был утвержден в должности юриста.

📌 Реклама Отключить

В данном случае право на принятие НДС в сумме 1 800 руб. к вычету и на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов по оплате услуг кадрового агентства в размере 10 000 руб. у предприятия возникнет только в июне. Именно в этом месяце между предприятием и агентством будет подписан акт приемки оказанных услуг.

Пример 2.

Допустим, что договором предусмотрено, что если в течение испытательного срока принятый работник будет уволен (или уволится сам), то агентство обязуется представить еще одну кандидатуру. При замене специалиста услуги считаются оказанными в момент его выхода на работу, независимо от того, пройдет он испытательный срок или нет.

Цена договора – 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб. Оплата производится в следующем порядке:

а) 2 950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.) – в течение трех дней от даты подписания договора;

📌 Реклама Отключить

б) 2 950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.) – в течение трех дней после выхода специалиста на работу;

в) 5 900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.) – в течение трех дней после завершения испытательного срока и утверждения специалиста в должности.

Пусть первый представленный специализированной фирмой работник был уволен в течение испытательного срока. Агентство, получив письменное уведомление заказчика, представило дополнительно трех кандидатов, один из которых был принят на работу. В этом случае оплата стоимости услуг агентства до момента выхода на работу второго кандидата будет являться авансовым платежом. Принять НДС к вычету и отнести перечисленную сумму на себестоимость, а также учесть ее в уменьшение прибыли можно только в том месяце, в котором был принят на работу второй претендент.

Документальное подтверждение расходов

📌 Реклама Отключить

Независимо от выбранного организацией способа подбора специалистов – собственными силами или посредством кадрового агентства, – документами, подтверждающими произведенные расходы, будут:

– договор возмездного оказания услуг;

– акт приемки оказанных услуг;

– трудовой договор с работником, который в соответствии со ст. 67 ТК РФ обязательно должен заключаться письменно в двух экземплярах.

Таким образом, мы рассмотрели основные вопросы, которые необходимо учитывать бухгалтеру предприятия при исчислении расходов по подбору персонала. Надеемся, что изложенный материал сориентирует «практиков учета» и будет полезен им в работе.

Положение по ведению бухгалтерского учета «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом МФ РФ от 6.05.99 № 33н.

Методические рекомендации по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» части второй НК РФ, утв. Приказом МНС от 20.12.02 № БГ-3-02/729.

📌 Реклама Отключить

Приказ МНС РФ от 11.11.03 № БГ-3-02/614 «Об утверждении формы Декларации по налогу на прибыль организаций».

Федеральный закон от 18.07.95 № 108-ФЗ «О рекламе».

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 346.16 «Порядок определения расходов» главы 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Налогоплательщиком был заключен договор на оказание услуг по производству продукции, по условиям которого контрагенты обязались осуществлять для налогоплательщика производство продукции в помещениях и на оборудовании, предоставленном налогоплательщиком, при этом все необходимые материалы для производства также предоставлялись налогоплательщиком (газ, вода, электроэнергия, сырье, материалы, транспорт, расходные материалы и запчасти, спецодежда). Оплата выполненной работы осуществлялась налогоплательщиком по мере необходимости путем перечисления денежных средств на зарплату и материальную помощь на карточки сотрудникам исполнителей. Суд пришел к выводу, что договоры, заключенные налогоплательщиком, не являются договорами оказания услуг, расходы по которым учитываются в соответствии с подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а являются договорами о предоставлении труда работников (персонала), расходы по которым относятся к расходам по подбору персонала (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ), которые не подлежат учету в составе налоговой базы при исчислении единого налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения в силу п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Расчет стоимости подбора персонала калькулятором HR-ПРАКТИКА: прямые и косвенные затраты, статьи расходов

Зависит от ситуации, для которой мы определяем стоимость подбора сотрудника.

Ваше право включать или не включать отдельные статьи расходов в стоимость подбора.

Формируя перечень затрат, я исходил из допущения, что текущие расходы работодателя на сотрудника ограничиваются выплатой ежемесячной заработной платы.

Соответственно, все расходы сверх этой суммы, прямо или косвенно связанные с увольнением, подбором и наймом сотрудника, подлежат включению в состав затрат на подбор.

Для того, чтобы пояснить логику и способы расчета затрат на подбор, прокомментирую затраты на подбор, перечисленные в таблице выше.

Выплаты при увольнении

Имеются в виду выходные пособия и прочие выплаты по соглашению сторон или выплаты, предусмотренные Трудовым Кодексом, например, двухнедельное пособие при отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

Компенсация неиспользованного отпуска

Можно поспорить, включать ли эту сумму в стоимость подбора сотрудника, ведь рано или поздно ежегодный отпуск все равно пришлось бы оплатить.

Но если рассматривать выплату компенсации ежегодного отпуска как непредвиденные расходы работодателя, связанные с увольнением сотрудника, стоит учесть эти расходы.

Трудозатраты бухгалтера и кадровика на расчет и оформление увольнения

Вряд ли существенно повлияют на стоимость подбора сотрудника, но для полноты расчета можно их учесть.

Вносим в таблицу размер заработной платы этих специалистов и время (в часах), которое будет потрачено.

Затраты считаются по формуле «стоимость часа * потраченное время».

Передача-прием дел

Эта статья расходов определяется временем, которое будет потрачено на прием дел у увольняемого сотрудника.

Понятно, что грузчику передавать нечего, а вот у специалиста по работе с ключевыми клиентами передача дел может занять несколько часов.

Это рабочее время, которое в «штатном» режиме принимающий дела сотрудник потратил бы на другую работу.

Считается так же, как расходы на расчет и оформление увольнения — «стоимость часа * потраченное время».

Доступ к базе резюме

Если покупаете доступ к базе работного сайта специально для этой должности, то все просто — потраченную сумму включаете в расходы на подбор.

Если доступ куплен на несколько месяцев и для разных должностей, полагаю, корректно будет поделить потраченную на доступ сумму на количество закрытых или планируемых к закрытию за оплаченный период вакансий.

Расчет, конечно, будет приблизительный, но это лучше, чем не считать эти расходы, определяя стоимость подбора.

Реклама вакансии

Стоимость размещения рекламы вакансии на работном сайте, газете, журнале, вагоне метро или растяжке на центральном проспекте вашего города.

При учете затрат на рекламу вакансий для одной должности логика расчета проста — три месяца публикуем вакансию за 700 рублей на хедхантере, значит, потратим на рекламу вакансии 2100 рублей.

Если вы ищете нескольких сотрудников, рекламные расходы на закрытие одной вакансии подсчитать тоже несложно.

Купили баннер за 15000 рублей, за 2 месяца наняли трех продавцов, будем считать, что реклама вакансии для найма одного продавца обошлась вам в 5000 рублей.

Это, конечно, расчет задним числом — прогнозировать расходы на массовый подбор нужно пользуясь статистикой эффективности рекламы за прошлые периоды.

Трудозатраты специалиста по подбору персонала

Они требуют детального учета, но рассчитать их несложно, о чем я уже писал в статье про расчет трудозатрат при подборе персонала.

Если занимаетесь массовым подбором — обязательно рассчитывайте трудозатраты на найм одного сотрудника.

Про статистические расчеты напишу отдельную статью, пока отмечу только главное: если для найма одного водителя вам нужно принять 30 звонков и провести 5 очных интервью — не забудьте отразить это в трудозатратах на подбор.

Затраты в деньгах считаются как обычно — «стоимость часа * потраченное время».

Трудозатраты руководителей на интервью

Выбор сотрудника — тоже работа.

Даже если встретиться с тремя соискателями и на каждого потратить по полчаса — уже полтора часа.

Чем выше заработная плата руководителя-интервьюера, тем выше затраты компании на подбор сотрудника.

Расчет делается также по часовой ставке.

Собеседование в службе безопасности

Проводят некоторые компании.

Принцип расчета аналогичен учету трудозатрат руководителей.

Проверка службой безопасности

За то, чтобы «пробить по базам» соискателя, нужно заплатить.

Если ваша компания оплачивает «информационные услуги», эти расходы стоит учесть.

Оплата услуг аутсорсинговой компании или кадрового агентства

Просто вносите эту сумму в перечень расходов.

Выплаты рефералам

Это выплаты тем, кто порекомендовал работать в вашей компании родственникам, друзьям или знакомым.

Акции «Приведи друга» и т. п.

Медицинский осмотр

Как вы знаете, для некоторых категорий сотрудник при приеме на работу он обязателен.

Спецодежда

На нее, возможно, тоже придется потратиться при найме нового сотрудника.

Оборудование рабочего места

К подбору персонала напрямую отношения не имеет, но в некоторых случаях стоит учесть эти расходы.

Рассчитываются по тому же принципу, что и при увольнении.

Заработная наставника или руководителя стажировки

Будет ли у нового сотрудника наставник, или новичок пройдет стажироваться под наблюдением опытного коллеги — решать вам.

Но не забудьте, что в некоторых случаях стажировка обязательна.

Стоимость обучения сотрудника в учебном центре

Если у вас проводится обучение, вам имеет смысл рассчитать расходы на подготовку одного сотрудника, начиная с трудозатрат преподавателей и заканчивая расходными и раздаточными материалами, используемыми при обучении.

Переплата в период адаптации

Во многих случаях КПД нового сотрудника будет существенно ниже 100%.

10, 20, 30, 40% рабочего времени он будет тратить на освоение новой работы — собирать информацию, знакомиться, изучать документы, инструкции, уточнять задания и т. д. и т. п.

Но это не освобождает работодателя от оплаты всех 100% рабочего времени нового работника, несмотря на то, что его продуктивность ниже, чем у того, кто уже давно занимает эту должность.

Ту сумму, которую работодатель вынужденно переплачивает новому сотруднику, я и назвал «переплата в период адаптации».

Рассчитывается она просто — определяется процент от того рабочего времени, в течение которого новичок будет адаптироваться, и умножается на стоимость часа.

Полученную сумму считаем расходами работодателя на адаптацию сотрудника, которые входят в стоимость подбора персонала.

Например, новый сотрудник за 5 восьмичасовых рабочих дней 25% рабочего времени потратил на адаптацию.

Переплата в период адаптации будет рассчитана по формуле 5*8*25%* часовую ставку.

В общей сложности работодатель оплатит «авансом» 10 рабочих часов.

Выплаты и. о. отсутствующего сотрудника

Не стоит думать, что после увольнения сотрудника можно думать только о затратах на подбор.

Если вам все равно нужно оплачивать выполнение работы за отсутствующего сотрудника, стоит учитывать эти затраты.

Особенного когда вы анализируете потери от текучести персонала или считаете затраты на замену сотрудника.

Повышение/понижение заработной платы

Это разница между размером заработной платы уволенного и вновь принятого сотрудника.

В зависимости от знака — «+» или «-» эта сумма увеличит или уменьшит ваши затраты на подбор.

Ее стоит учитывать в затратах на подбор, если речь идет о замене сотрудника или снижении текучести.

За какой период считать разницу между текущей и будущей заработной платой — решайте сами.

Я бы рассчитывал ее в пределах испытательного срока нового работника — в этом случае она будет сопоставима с общей суммой затрат на подбор персонала.

Длительность поиска и подбора персонала

Временной фактор исключительно важен для определения стоимости подбора персонала.

Большинство расходов, связанных с подбором персонала, растут пропорционально длительности поиска.

Обязательно учитывайте это при расчетах.

Успехов и удачи в подборе персонала!

Денис Карандашев