Журнал учета командировок, образец

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации – это журнал, который ведет работодатель или назначенное им лицо приказом (распоряжением) в организации, для фиксирования сведений о работниках, выбывающих в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о датах прибытия и убытия в командировки.

Лицо, ответственное за ведение журнала, также осуществляет отметки в командировочных удостоверениях.

Форма журнала утверждена Приказом Здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы».

На практике часто журнал дополняют графами «даты выбытия и прибытия», «примечание» (в котором например, командируемый работник может поставит свою роспись, если журнал ведется в бумажном виде) и другими.

Срок хранения Журнала учета работников, выбывших в служебные командировки из командирующей организации, установлен ст. 695 з Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 5 лет, а в зарубежные командировки более длительный срок хранения — 10 лет.

Срок хранения данного документа, установленный Приказом Здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы», совпадает с вышеобозначенным сроком хранения и составляет также 5 лет.

В случае отсутствия журнала Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) предусмотрено наказание:

  • для должностных лиц — штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — штраф от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • для юридических лиц — штраф от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

При повторном аналогичном нарушении должностное лицо (например, руководитель организации) может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Лицевая сторона журнала выглядит следующим образом

Трудовая деятельность многих сотрудников включает в себя командировки. Под последними принято понимать отъезды трудящихся в другую местность на определенный промежуток времени.

Данной теме в Трудовом Кодексе отведены несколько отдельных статей. В частности, под номерами 166 и 167.

Порядок оформления служебных поездок требует особого внимания. Работодатель должен позаботиться о грамотном оформлении соответствующих бумаг, в том числе журнала регистрации.

Для чего нужен?

Основное предназначение журнала учета командировок – фиксация информации о специалистах, отправляющихся по служебной необходимости в поездки.

Документация указанного характера является актом первичного учета, используемого в бухгалтерском и налоговом учете.

В налоговом учете журнал может быть использован в качестве подтверждающего материала. Наличие бумаги доказывает, что в конкретный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине пребывания в командировке.

Также журнал используется для достижения других целей. Среди таковых необходимо выделить следующие:

  • получение информации о работниках, отправленных в командировку, подробностях данного мероприятия, длительности и количеству таковых;
  • получение информации о частоте деловых встреч;
  • произведение расчета с сотрудниками, которые были отправлены;
  • организация сотрудничества с компаниями-партнерами;
  • получение информации о числе сторонних трудящихся граждан.

В общем итоге можно сказать, что журнал командировок, прежде всего, нужен для ведения в организации статистического, кадрового и управленческого учета.

Обязательно ли вести учет и регистрацию работников, выбывающих в поездки?

В 2019 году оформление командировок существенно изменилось.

Некоторая документация, которая до ближайшего времени была обязательной, в настоящее время потеряла такой статус.

В текущем году к числу обязательных не относятся такие документы:

  • командировочное удостоверение. Его можно заменить билетом, в котором должна стоять дата прибытия и выбытия;
  • служебное задание;
  • отчет о выполнении служебного задания;
  • журнал регистрации командировок.

После введения изменений, начиная с августа текущего года, у работодателей появилась возможность отказаться от ведения перечисленной документации.

При желании можно продолжать вести на предприятии прежний документооборот.

Информация, которая указывается в журнале командировок, присутствует в других бумагах. К примеру, в приказе руководителя, на основании которого сотрудник отправляется в поездку. Именно в связи с этим пропала обязательная необходимость ведения журнала указанного типа на предприятии.

Если в компании присутствует такой журнал, информация о правилах его ведения должна быть отражена в нормативной внутренней документации.

К примеру, в качестве таковой может выступать Положение о командировках. Технология оформления командировок может также отражаться в приказе руководителя компании.

В ситуации, когда в организации не заполняется журнал командировок, вместо него ведется несколько других – выбытия и прибытия. Оформлением такой документации занимается руководитель предприятия или специалист, назначенный им ответственным.

Как оформить?

Журнал указанного образца не имеет унифицированной формы, потому как не является обязательным. Его не могут запросить для проверки сотрудники контролирующих органов, он больше не используется в бухгалтерском учете.

Руководитель, принявший решение вести журнал, вправе самостоятельно разработать его форму. В документе следует отразить следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата начала ведения (при окончании заполнения также ставится соответствующая дата);
  • порядковый номер каждой внесенной записи (он же является регистрационным номером);
  • сведения о сотруднике, отправляющемся или приехавшем в командировку;
  • длительность служебной поездки, дата ее начала и окончания;
  • подписи ответственных лиц.

Журнал должен быть пронумерован и прошит. В нем указывается информация о работнике, ответственном за его ведение.

В документе свою подпись ставит руководитель. Под каждой оставленной записью в обязательном порядке расписывается специалист, который ее оставил.

Скачать образец

Скачать пример журнала учета и регистрации командировок и работников, в них выбывающих – word.

Выводы

Журнал учета и регистрации командировок выполняет несколько функций. Прежде всего, в нем фиксируется информация о данном событии и сотруднике, принявшем в нем участие.

Документация носит необязательный характер. Решение о его ведении/неведении принимается работодателем самостоятельно. Отказ от заполнения журнала не является неправомерным действием.

Лабораторная работа № 1. Генератор командировочных удостоверений

Цель – рассмотреть возможность автоматизации рабочего процесса делопроизводства на примере оформления командировочных удостоверений.

Задание: Автоматизировать процесс заполнения командировочных удостоверений сотрудником отдела кадров. Процесс автоматизации заключается в использовании электронных таблиц Excel для заполнения бланка командировочного удостоверения и последующему выводу его на печать. Основным элементом приложения, на основании данных которого будут генерироваться командировочные удостоверения, является журнал регистрации.

Записать два макроса: «Вывод на печать лицевой стороны КУ», «Вывод на печать обратной стороны КУ».

1. Журнал регистрации командировочных удостоверений (КУ)

Журнал регистрации КУ представляет табличную базу данных, или с позиции Excel – список. Поля базы данных расположите в любом, удобном для пользователя порядке, например, как показано на рис.1. и 2.

1. В ячейку А1 ввести наименование предприятия – ОАО «Зодиак». При проектировании зададимся условием, что разрабатываемое приложение будет содержать до 200 записей. Поэтому ограничьте вертикальное расположение таблицы 200-й строкой.

3. В столбце Н «Дата и номер командировочного удостоверения», в ячейку Н4 может быть введена формула (1), которая соединяет первые элементы текста в столбце G – «Дата и номер приказа», и порядковый номер документа в журнале регистрации.

=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G4); НАЙТИ(«№»; СЖПРОБЕЛЫ(G4)));A4)

(1)

Рис.1. Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Рис.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

4. Для автоматического определения продолжительности командировки в ячейку К5 «Срок командировки» введите формулу (2), которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1.

2. Командировочное удостоверение

1. Создать форму командировочного удостоверения (рис. 3). При создании формы командировочного удостоверения на рабочем листе КомандировочноеУдостоверение, не следует пренебрегать объединением ячеек и переносом текста в ячейках с формулами, созданием границ различной толщины (линии ограничивающие границы ячеек), применением различных шрифтов и их размеров.

Рис. 3. Форма командировочного удостоверения

2. Ввести в ячейку L1 цифру 1, порядковый номер первого сотрудника с таблице «Журнал командировочных удостоверений». По значению порядкового номера, введенного в эту ячейку, будет осуществляться поиск всех данных в журнале регистрации для заполнения выведенного на экран монитора командировочного удостоверения на конкретного работника.

3. Функция, на которой базируется автоматизация заполнения командировочного удостоверения – функция поиска ВПР. В ячейку Е3 (Фамилия, имя, отчество) ввести формулу (3).

=ВПР(L1;’ЖурналРегистрацииКУ’!A4:M200;2;ЛОЖЬ)

(3)

4. Остальные формулы (кроме формулы в ячейке D5) отличаются от описанной выше только номером столбца в третьем аргументе. Значения аргументов:

5. Ввод текста места работы и должности. Формула в ячейке D5 использует комбинацию функций СЦЕПИТЬ, ВПР, а также ссылку и ввод текстовых данных (4).

По ссылке на ячейку А1 листа ЖурналРегистрацииКУ осуществляется ввод текста наименования предприятия. Первая функция ВПР производит поиск должности работника, а вторая — наименования отдела, в котором он работает. Все определенные текстовые значения (предприятие, должность и наименование отдела) соединены функцией СЦЕПИТЬ с разделением между собой знаками запятых и пробелами.

6. Ввести обратную сторону командировочного удостоверения. Обратная сторона командировочного удостоверения расположена на том же рабочем листе «КомандировочноеУдостоверение», ниже области занимаемого лицевой стороной документа (рис. 4.).

Рис.4. Обратная сторона командировочного удостоверения

Модуль формирования даты прописью представлен на рис. 5.

Рис.5. Модуль написания даты прописью с формулами

Для того, чтобы организовать модуль формирования даты прописью необходимо:

1. В ячейку L25 «Вход модуля» в вести формулу (5). Это ячейка для ввода даты, которая будет отображена в виде текстовой строки. В ячейку входа модуля может быть введена дата с клавиатуры, указана ссылка на ячейку содержащей дату или формула, возвращающая эту дату.

=ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ!A4:M200;9;ЛОЖЬ)

(5)

2. В ячейку M25 «Промежуточные вычисления» ввести формулу (6):

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

3. В ячейку N25 «Выход модуля» ввести формулу (7). В этой ячейке, окончательно формируется текстовая запись введенной на вход даты. На выход модуля может быть указана ссылка, из ячейки в которой должен находиться текст даты.

=СЖПРОБЕЛЫ(СЦЕПИТЬ(ЕСЛИ(ДЕНЬ(L25)

Журнал регистрации командировочных удостоверений образецОценка 5 проголосовавших: 1

Позвольте представиться на нашем ресурсе. Меня зовут Владимир Ежов. В настоящее время я уже более 6 лет работаю юрисконсультом в крупной компании. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Журнал учета командировок

Ранее в России составлять журнал учета служебных поездок было обязательно (как и подготовка ряда других важных документов). Однако с 2015 года обязательным остался лишь приказ о командировке, а остальные формы и отчеты компании заполняют при желании.

Поэтому уже несколько лет заполнять журнал учета выбывших в командировку сотрудников не обязательно, но многие организации до сих пор это делают. Поговорим о том, зачем это может быть нужно.

Зачем заполнять журнал, если это не обязательно

По действующим сейчас нормам подготовка журналов выбытия и прибытия не являются обязательными (как и журнал приказов по командировкам) для задач бухгалтерского и налогового учета.

Тем не менее, эти документы могут быть использованы в качестве доказательств при возникновении налоговых споров. В таких случаях их можно будет использовать как косвенное доказательство реальности затрат, связанных с деловыми поездками сотрудников.

Во-первых, наличие журнала с внесенными туда поездками доказывает их реальность. Во-вторых, в нем фиксируются различные параметры поездок. Таким образом документ может быть полезен как источник важных данных для возможной оптимизации бизнес-процессов и с точки зрения менеджмента.

Как правильно заполнять

Несмотря на то, что заполнять журнал учета командировок не обязательно, в том случае, если он все же заполняется, документ должен соответствовать правилам. Вести журнал должен специально уполномоченный сотрудник или руководитель организации. Хранить документ нужно 5 лет, для заграничных командировок – 10 лет.

Сегодня можно купить уже готовый и прошитый журнал, либо сделать его самостоятельно. Нужно будет лишь скачать и заполнить соответствующие формы.

Журнал учета командировок образец

Журнал состоит из двух частей. Первая – это журнал выбытия. В нем есть ряд обязательных разделов:

  • порядковый номер записи;
  • дата и реквизиты командировочного удостоверения для конкретной поездки;
  • место назначения поездки (где и в какой организации будет работать сотрудник).

Это обязательные графы, но по желанию руководителя в журнал еще можно внести ФИО сотрудника и дополнить любыми другими сведениями.

Вторая часть журнала – журнал прибытия, который включает соответствующую информацию:

  • номер записи;
  • ФИО прибывшего сотрудника,
  • организация, которая его направила;
  • даты командировки.

Ранее за отсутствие такого журнала учета командировок полагались штрафы, но сейчас это не обязательный документ. Поэтому вести его не обязательно, и компанию за это не накажут. Однако составление журнала может быть полезно с точки зрения улучшения бизнес-процессов и для использования в возможных налоговых спорах вокруг затрат на командировки.

Сотрудника организации направляют в командировку. Кадровый специалист сомневается, какие документы нужно оформить. Дело в том, что это первая командировка в компании за несколько лет, и многое могло измениться. Один из вопросов, возникших у кадровика, касается журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. В 2019 году обязателен он для заполнения или нет? Наши специалисты подскажут ответ на этот вопрос.

Обязателен только приказ

Несколько лет назад, направляя сотрудника в командировку, нужно было составлять множество разнообразных документов. В том числе, подготовить служебное задание, командировочное удостоверение и сделать запись в журнал учета работников. Однако с 8 января 2015 года заполнение данных документов перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). В настоящее время использование этих форм остается целиком на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Командировка оформляем документы 2019»).

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

  • некоторых работников в командировку направлять нельзя (подробнее об этом см., «Для некоторых работников командировки запрещены»);
  • нужно получить согласие работника, имеющего семейные обязанности (подробнее об этом см., «Берем согласие на командировку у женщины с ребенком до 3 лет (образец)»).

Журнал заполняют по желанию

Итак, с 2015 года заполнять журнал учета работников, выбывающих в командировки, необязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако, если компании удобно продолжать применять данный документ, то это можно делать добровольно.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, компания должна компенсировать:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы».

Использовать можно как форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н, так и произвольно разработанный компанией бланк.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.